中央電大職業(yè)技能《辦公室管理》

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的之一是為了建立擋駕制度。（∨）2．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）3．在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。（×）4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（∨）5．文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（×）6．善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（×）7．文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（×）8．文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（×）9．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（×）10．文員代替上司傳達不利消息時，因為當(dāng)這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（×）11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（∨）12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（∨）13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（∨）14．文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行。（×）15．文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)該去洗手間。（∨）16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（×）17．按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（×）18．如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（×）19．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（×）20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（∨）21．如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關(guān)上門。（∨）22．介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（∨）23．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（∨）25．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（∨）26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（∨）27．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（×）28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）29．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（∨）30．會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負責(zé)。（×）31．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細核對出席人數(shù)。（∨）32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（∨）33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（∨）34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（×）35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（×）36．文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^某項工作”和完成某項工作”是完全相同的。（×）37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（×）38．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（∨）39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（∨）40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（∨）41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（∨）42．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（∨）43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（×）44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（∨）45．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（∨）46．交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（∨）47．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（×）48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（∨）49．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（×）50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（×）51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（∨）52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（×）．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（×）54．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（×）55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（）56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（×）57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（×）58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（×）60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（×）61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。（×）62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（×）63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（∨）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（∨）65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（∨）66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。（×）67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（×）68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（×）三、簡答題1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法？受意：是指文員接受和領(lǐng)會上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項：用心傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時實施。2．文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么？P3637進言:是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進關(guān)系作用。進言的方法和要求：⑴適事⑵適時⑶適地⑷適度3．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？(1)受理的范圍是:,主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件。職工,群眾直接給機關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件.(1分)(2)及時拆封.拆封時,不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方.對急信,要信,或有過激言語的來信,要處理及時,報告上司,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理.拆開后在裝訂時,信紙在前,信,要一并裝訂.(2分)(3).把握信中的主要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點,或在信紙的空白處注明"參閱某卷宗''或"可與前信印證"等.提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料.(2分)(4)逐項登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè),,寫信時間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載,便于統(tǒng)計,查找和催辦.(1分)(5)認(rèn)真處理.處理信伺:應(yīng)該按照"分級負責(zé),歸口辦理"的原則,進行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.(2分)(6)及時復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對組織的信任.復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信,或承辦人(單位復(fù)信兩種方式進行.(2分)4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？p170171(1)要獲得上司的許可；(2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn)(3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等)、所需要的時間等等；(4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會所需要的文件資料。(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；(6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；(?)公司有重大活動的那一天不宜安排約會；(8)地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178—181（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)((2分)（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報警系統(tǒng),一周計劃以及其他提示事項,文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.(3分)人工提示系統(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表((1分),固定活動日期一覽表((1分),使用提示性備忘錄((1分準(zhǔn)備約會表((1分),準(zhǔn)備特殊提示卡(<1分準(zhǔn)備交往提示文件((1分).6．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？p137（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間，結(jié)束時間）；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會議預(yù)定日期。7．提高會議效率可以有哪些做法？p156159遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；減少會議的數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。8．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？p234（1）不要時區(qū)報告的適當(dāng)時機，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中報告；如果上司太忙，或報告時間長，要預(yù)先約好時間。（2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復(fù)雜的報告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？p237238讓對方接受自己的看法而沒有勉強的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。．單位印章主要有哪些？p244—245印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？p245—247(1)單位印章,套印章，鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章,是哪一級的公章,須經(jīng)哪一級的負責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號,日期,,領(lǐng)用人,蓋章人等項詳細登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。11．按照2000年《國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？p255(1)命令(令)；(2)決定；(3)公告。通告；(4)通知、通報；(5)議案；(6)報告；(7)(8)批復(fù):意見；(9)函；(10)會議紀(jì)要。12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些工程。P255256(1)版頭,發(fā)文字號,印刷順序號；(2)密級,緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；<4)公文標(biāo)題；<5)主送機關(guān)；<6)正文,附件；(7)發(fā)文機關(guān),成文日期,機關(guān)印章；<8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；<9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說明。13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。P259263(1)擬稿.(2)核稿.是指擬稿人員的上級負責(zé)人對初稿的審查和核實(3)簽發(fā).指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定,簽字發(fā)出(4)編號.已經(jīng)簽發(fā)的文件,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(5)繕印.對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清,復(fù)印或排版印制.(6)校對,指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章.(8)登記(9)分發(fā).指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件:進行分裝和發(fā)送.14．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？p265267(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷,稱為"立卷特征"；(2)按問題特征立卷；(3)按特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運用六個特征立卷時,需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。四、設(shè)計題1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?(P13)電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機,右手做記錄。電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P121)(1)接受任務(wù)；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；<4)預(yù)訂食宿；<5)迎接來賓；<6)商議日程；<7)安排會談；<8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。3．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？(P123)(1)會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結(jié)束的預(yù)定時刻)；(4)地點:(具體在幾樓幾號會議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號碼等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖)；(8)注意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。4．文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細節(jié)？(P145)5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會？(P150)(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；<3)座談會上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；<4)主持人負責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；<6)座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長可短；(7)會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,茶點,邊吃邊談,可使氣氛輕松。6．某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？(P134)(1)要替搭車回去的人安排車子(2)在接待處暫時代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領(lǐng),冒領(lǐng)(3),切記務(wù)必傳達(4)檢查會場有無物品遺漏(5)要為參加會議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動,必須還原。洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門窗并上鎖。7．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。(P161)(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G---參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)參加會議人員人均到會時間為5小時；(5)n參加會議人數(shù)為50人(46+4)；(6)等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財務(wù)部門報銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費用(2)回到公司上班后,應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報.如果是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告,送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作(4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表示感謝。9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些工程？(P186)履行哪些職責(zé)？(P1182)(1)準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點,是乘飛機還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達的日期及時間,座位情況,旅館情況.(2)制定約會計劃.約會計劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國外旅行,寫明城市名和國家名),日期和時間,與上司約會者的姓名,公司和地址,電話號碼.(3)為商務(wù)洽談收集資料.(4)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時需要帶的用品列出清單.(5)考慮行李問題.通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息.為每件:行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽.(6)安排差旅費.(7)建立旅行旅館信息資料庫.隨時與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實自己的資料庫.(8)辦理旅行保險,如意外傷害保險等。10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？(P126)(1)客人的選擇.確定名單,再請上司核定.(2)確定時間.如果是涉外宴請,宴請時間應(yīng)該按照國際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對方的重大節(jié)假日.(3)會場的選擇.要考慮宴會的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費用等,考慮宴會的形式與氣氛等。11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(P223)(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等(2)還要清楚贈禮對象身份,愛好,文化背景,性格習(xí)慣等。(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意.時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境.(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.(5)要看對方的實際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對方.(6)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價,并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7)如果不是親自送禮,應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價格范圍.(9)為了避免所送禮物的重復(fù),文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.12．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P103)接受任務(wù)；了解來賓；制定計劃；預(yù)定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請；正式會談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈禮品；歡送來賓；接待小結(jié)。13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？(P223)(1)了解清楚德方總經(jīng)理的愛好,文化背景,性格習(xí)慣等(2)征求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物(3)比較合適的生日禮物是有中國特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品(4)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價,并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下(5)附上賀卡寫上中國公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？(P248)小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖。如因事