工作任務(wù)10 設(shè)計(jì)和制作報(bào)表

工作任務(wù)10設(shè)計(jì)和制作報(bào)表10.1任務(wù)描述

在公司的經(jīng)營管理過程中，制作和打印報(bào)表是數(shù)據(jù)管理的日常工作。

除需要進(jìn)行簡單的表格式報(bào)表打印外，常常需要對(duì)公司的經(jīng)營情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總和分析，最后將這些以一種美觀、實(shí)用的格式打印出來。

在本任務(wù)中，我們將通過自動(dòng)方式和設(shè)計(jì)視圖制作有關(guān)庫存、進(jìn)貨、商品和訂單的一系列滿足經(jīng)營管理需求的報(bào)表。10.2業(yè)務(wù)咨詢10.2.1報(bào)表的定義

報(bào)表是將信息用打印機(jī)以打印形式輸出、將數(shù)據(jù)以打印形式展示的一種有效形式。

報(bào)表的數(shù)據(jù)源大多數(shù)是表、查詢或SQL語句。

使用報(bào)表可以控制報(bào)表上所有內(nèi)容的外觀，可以按照所需方式顯示要查看的信息。

有了報(bào)表，用戶就可以控制數(shù)據(jù)格式，獲取數(shù)據(jù)匯總，并以所需的任意順序?qū)π畔⑦M(jìn)行排序。

報(bào)表是打印和復(fù)制數(shù)據(jù)庫管理信息的最佳方式，可以幫助用戶以更好的方式表示數(shù)據(jù)。

報(bào)表既可以在屏幕上輸出，也可以被傳送到打印設(shè)備中進(jìn)行打印輸出。10.2.2報(bào)表的功能

報(bào)表是打印數(shù)據(jù)的最好方式。

與直接從表、查詢或窗體中打印數(shù)據(jù)相比，報(bào)表打印可以提供更多的控制數(shù)據(jù)格式的方法，包括對(duì)記錄進(jìn)行排序、分組，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、總結(jié)和小計(jì)，以及控制報(bào)表的布局和外觀，如定義頁面的頁眉、頁腳及報(bào)表頁眉和頁腳等。

報(bào)表是查閱和打印數(shù)據(jù)的較好方式，與其他打印數(shù)據(jù)的方法相比，它具有以下兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)。

首先，報(bào)表不僅可以對(duì)簡單的數(shù)據(jù)執(zhí)行瀏覽和打印功能，還可以對(duì)大量原始數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、匯總和小計(jì)。

其次，報(bào)表可生成清單、訂單及其他所需的輸出內(nèi)容。

報(bào)表作為Access2003數(shù)據(jù)庫的一個(gè)重要組成部分，不僅可用于數(shù)據(jù)分組，單獨(dú)提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)并執(zhí)行計(jì)算，還提供了以下功能。（1）可以制成各種豐富的格式，從而使用戶的報(bào)表更易于閱讀和理解。（2）可以插入大量的圖片、圖表以及其他OLE對(duì)象美化報(bào)表的設(shè)計(jì)。（3）可以在每頁的頂部和底部打印標(biāo)識(shí)信息的頁眉及頁腳。（4）可以利用圖表和圖形幫助說明數(shù)據(jù)的含義。（5）可包含子窗體和子報(bào)表。（6）能按特殊格式排版，例如，可生成發(fā)票、電話和標(biāo)簽等。（7）能打印所有表達(dá)式的值。

報(bào)表與窗體在設(shè)計(jì)與使用上有許多類似之處，它們的數(shù)據(jù)源都是表、查詢或SQL語句，兩者之間可以相互轉(zhuǎn)換。

窗體的設(shè)計(jì)方法、技巧可作為報(bào)表設(shè)計(jì)的一面鏡子。

窗體設(shè)計(jì)中所提到的控件的添加、復(fù)制、移動(dòng)、刪除及布局等操作，都可以應(yīng)用在報(bào)表的設(shè)計(jì)過程中。

兩者不同的是，在窗體中可以輸入數(shù)據(jù)，而報(bào)表則側(cè)重于按指定格式來輸出數(shù)據(jù)。10.2.3報(bào)表的組成

報(bào)表的結(jié)構(gòu)和窗體的結(jié)構(gòu)相似，也具有5個(gè)節(jié)，只是名稱不同。

報(bào)表一般由“報(bào)表頁眉”、“頁面頁眉”、“主體”、“頁面頁腳”和“報(bào)表頁腳”組成，如圖3.57所示。

分組報(bào)表中還有組頁眉和組頁腳兩個(gè)節(jié)，它們是報(bào)表所特有的。

報(bào)表中的內(nèi)容以節(jié)來劃分，每一個(gè)節(jié)都有特定的目的，并按照一定的順序打印在頁面和報(bào)表上。1．報(bào)表頁眉

報(bào)表頁眉出現(xiàn)在整個(gè)報(bào)表的開頭處，而且只出現(xiàn)一次。

報(bào)表頁眉顯示整個(gè)報(bào)表的一般性說明文字，以及報(bào)表的標(biāo)題、圖標(biāo)等，讓用戶一眼就能看出報(bào)表所包括的主要內(nèi)容。

報(bào)表頁眉一般和頁面頁眉一起顯示在首頁。

報(bào)表頁眉打印在第一頁的頁眉之前。

但如果報(bào)表很大，則有必要把報(bào)表頁眉單獨(dú)設(shè)置成一頁來作為封面。

如果要向報(bào)表中添加報(bào)表頁眉/頁腳，可選擇【視圖】→【報(bào)表頁眉/頁腳】命令，或者鼠標(biāo)右鍵單擊任何一節(jié)，在快捷菜單中選擇【報(bào)表頁眉/頁腳】命令。

當(dāng)報(bào)表中已經(jīng)具有報(bào)表頁眉和頁腳時(shí)，執(zhí)行上述命令，將同時(shí)刪除報(bào)表頁眉、頁腳以及其中的控件。2．頁面頁眉

頁面頁眉將顯示在報(bào)表中每一頁的最上方，其信息包括報(bào)表的標(biāo)題、圖標(biāo)、日期及字段的名稱等。

如果要向報(bào)表中添加頁面頁眉/頁腳，則可以按照前面介紹的方法，選擇【視圖】→【頁面頁眉/而腳】命令。3．組頁眉

組頁眉出現(xiàn)在報(bào)表每一個(gè)分組字段的開始，用于顯示該組的標(biāo)題及相關(guān)信息，還可以顯示分組字段的名稱等。

如果報(bào)表有多個(gè)層次性的分組，則對(duì)應(yīng)的組頁眉也有多個(gè)，而且從上到下按分組級(jí)別高低依次排列。4．主體

主體節(jié)包含了報(bào)表數(shù)據(jù)的主體，報(bào)表的基表記錄源中的每一條記錄都放置在主體節(jié)中。

該部分顯示報(bào)表的詳細(xì)記錄。5．組頁腳

在報(bào)表中，頁眉和頁腳總是對(duì)應(yīng)出現(xiàn)的。

組頁腳對(duì)應(yīng)著組頁眉。

組頁腳出現(xiàn)在報(bào)表每一個(gè)分組的末尾，用于顯示該組總結(jié)性信息。6．頁面頁腳

頁面頁腳和頁面頁眉對(duì)應(yīng)，出現(xiàn)在報(bào)表每一頁的末尾，其信息包括報(bào)表頁碼、日期等。

值得注意的是，頁面頁腳和頁面頁眉顯示在同一頁，因此要避免兩者信息的重復(fù)。

頁面頁腳與頁面頁眉使用同樣的命令，成對(duì)地添加或刪除。7．報(bào)表頁腳

報(bào)表頁腳用于在報(bào)表的底部放置信息，例如，報(bào)表總結(jié)和總計(jì)數(shù)等。10.2.4報(bào)表的視圖

報(bào)表有3種視圖，分別為設(shè)計(jì)視圖、打印視圖和版面視圖。1．設(shè)計(jì)視圖

在設(shè)計(jì)視圖中可以自行設(shè)計(jì)報(bào)表，也可以修改報(bào)表的布局。

在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表時(shí)，字段列表和工具箱會(huì)自動(dòng)顯示出來。

要在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表，先在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇該報(bào)表，然后在數(shù)據(jù)庫窗口的工具欄上單擊【設(shè)計(jì)】按鈕。

若已在打印預(yù)覽視圖中打開了報(bào)表，則可以選擇【視圖】→【設(shè)計(jì)視圖】命令，切換到報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中。2．打印預(yù)覽視圖

在打印預(yù)覽視圖中可以預(yù)覽報(bào)表的版式，瀏覽報(bào)表中的數(shù)據(jù)。

若要顯示報(bào)表的打印預(yù)覽視圖，則在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇報(bào)表，然后選擇【文件】→【打印預(yù)覽】命令。

當(dāng)查看由多個(gè)頁面組成的報(bào)表時(shí)，可以使用窗口左下方的瀏覽按鈕在不同的頁面之間切換，從而同時(shí)查看多個(gè)頁面。3．版面預(yù)覽視圖

版面預(yù)覽視圖用于查看報(bào)表的版面設(shè)置。

在版面預(yù)覽視圖中可以檢查報(bào)表的字體、字號(hào)和常規(guī)布局。

版面預(yù)覽視圖與打印預(yù)覽視圖非常相似，但版面預(yù)覽視圖中只顯示報(bào)表中的示范數(shù)據(jù)，而不是完整的呈現(xiàn)數(shù)據(jù)。10.2.5報(bào)表的分類

常見的報(bào)表類型有縱欄式報(bào)表、表格式報(bào)表、圖表示報(bào)表和標(biāo)簽報(bào)表。1．縱欄式報(bào)表

縱欄式報(bào)表是在每頁中從上到下按字段打印一條或多條記錄的一種報(bào)表，其中每個(gè)字段占一行。

這類似于縱欄式窗體，只不過縱欄式報(bào)表可以顯示多條記錄，記錄與記錄之間用一條橫線隔開。2．表格式報(bào)表

表格式報(bào)表以表格（即行和列）的形式顯示和打印表或查詢中的數(shù)據(jù)。

與普通表格不同的是，表格式報(bào)表還可以對(duì)數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行分組，對(duì)分組結(jié)果進(jìn)行匯總等。

因此，這類報(bào)表很常用。3．圖表報(bào)表

圖表報(bào)表是Access中的一種特殊格式的報(bào)表，它通過圖表的形式輸出數(shù)據(jù)源中兩組數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。

圖表可以更方便、更直觀地表示數(shù)據(jù)間的關(guān)系。4．標(biāo)簽報(bào)表

標(biāo)簽報(bào)表一般很小，類似于一個(gè)標(biāo)簽。

一張紙往往可以打印幾個(gè)到幾十個(gè)標(biāo)簽報(bào)表。10.2.6編輯報(bào)表的操作

編輯報(bào)表的布局時(shí)常用的操作是選擇控件、移動(dòng)控件、對(duì)齊控件、改變控件大小、復(fù)制控件、刪除控件、撤銷操作、保存編輯結(jié)果等。1．選擇控件

要對(duì)報(bào)表設(shè)計(jì)器中的控件進(jìn)行對(duì)齊、移動(dòng)和刪除等編輯操作，通常需要先選擇它。

用戶可以選擇一個(gè)控件，也可以選擇多個(gè)控件。（1）選擇一個(gè)控件

單擊控件即可選擇該控件。選定的控件的邊框?qū)⒊霈F(xiàn)控制柄（黑色的小矩形）。（2）選擇多個(gè)控件

①與Windows環(huán)境中選擇多個(gè)文件圖標(biāo)的方法相同，在報(bào)表設(shè)計(jì)器中拖曳以畫一個(gè)矩形的選擇框，選擇框內(nèi)部的控件和選擇框邊框所經(jīng)過的控件將全部被選中。這種方法常用于選擇連續(xù)的多個(gè)控件。

②先按住【Shift】鍵，再單擊需要選擇的控件。這種方法常用于選擇不連續(xù)的多個(gè)控件。

③按【Ctrl】+【A】組合鍵或選擇【編輯】→【全選】命令，可以選擇全部控件。2．移動(dòng)控件

設(shè)計(jì)報(bào)表的布局時(shí)，經(jīng)常需要移動(dòng)控件。

用戶可以利用鼠標(biāo)快速地移動(dòng)控件，也可以利用鍵盤細(xì)微地移動(dòng)控件，還可以利用屬性窗口精確地設(shè)置控件的位置。（1）利用鼠標(biāo)移動(dòng)控件

先選擇需要移動(dòng)的一個(gè)或多個(gè)控件，再將鼠標(biāo)指針指向選定的控件。

當(dāng)鼠標(biāo)指針變成黑色的小手形狀時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖曳時(shí)，可以移動(dòng)所有選定控件的位置。（2）利用鍵盤移動(dòng)控件

先選擇需要移動(dòng)位置的一個(gè)或多個(gè)控件，再按【Ctrl】+方向鍵即可細(xì)微地移動(dòng)選定的控件。3．對(duì)齊控件

設(shè)計(jì)報(bào)表時(shí)，常常需要使控件按行或列對(duì)齊。

因?yàn)槭褂檬髽?biāo)和鍵盤移動(dòng)控件時(shí)很難精確地對(duì)齊控件，所以用戶通常使用菜單命令來對(duì)齊控件。

先選擇需要對(duì)齊的控件，再選擇【格式】→【對(duì)齊】子菜單中的命令，即可精確地對(duì)齊控件。

常用的對(duì)齊控件命令的功能說明如表3.6所示。命

令功能說明【格式】→【對(duì)齊】→【靠左】以選定的控件中最左邊的位置為標(biāo)準(zhǔn)對(duì)齊控件【格式】→【對(duì)齊】→【靠右】以選定的控件中最右邊的位置為標(biāo)準(zhǔn)對(duì)齊控件【格式】→【對(duì)齊】→【靠上】以選定的控件中最高的位置為標(biāo)準(zhǔn)對(duì)齊控件【格式】→【對(duì)齊】→【靠下】以選定的控件中最低的位置為標(biāo)準(zhǔn)對(duì)齊控件表3.6 對(duì)齊控件的命令4．設(shè)置控件的間距

設(shè)計(jì)報(bào)表時(shí)，常常需要使控件的水平間距或垂直間距相等。

用戶只要先選擇需要使水平間距或垂直間距相等的多個(gè)控件，再選擇如表3.7所示的命令，即可設(shè)置控件的水平間距或垂直間距相等。命

令功能說明【格式】→【水平間距】→【相同】以所有選定的控件的左、右邊界為標(biāo)準(zhǔn)，使控件的水平間距相等【格式】→【水平間距】→【增加】使選定的控件的水平間距相同，并增加水平間距【格式】→【水平間距】→【減少】使選定的控件的水平間距相同，并減少水平間距【格式】→【垂直間距】→【相同】以所有選定的控件的上、下邊界為標(biāo)準(zhǔn)，使控件的垂直間距相等【格式】→【垂直間距】→【增加】使選定的控件的垂直間距相同，并增加垂直間距【格式】→【垂直間距】→【減少】使選定的控件的垂直間距相同，并減少垂直間距表3.7 設(shè)置控件的命令5．改變控件的大小

在報(bào)表設(shè)計(jì)器中可以利用鼠標(biāo)快速改變控件的大小，也可以利用鍵盤細(xì)微地改變控件的大小，還可以利用屬性窗口精確地設(shè)置控件的大小。（1）利用鼠標(biāo)改變控件的大小

利用鼠標(biāo)改變控件的大小時(shí)，先選擇需要改變大小的控件，再將鼠標(biāo)指針指向選定的控件的控制柄。

當(dāng)鼠標(biāo)指針變成黑色的雙箭頭形狀時(shí)，拖曳選定的控件的控制柄，即可方便地改變所有選定的控件的大小。

如果控件有與之關(guān)聯(lián)的標(biāo)簽控件，默認(rèn)情況下改變其中某個(gè)控件的大小，將不改變另一個(gè)控件的大小。（2）利用鍵盤改變控件的大小

利用鍵盤改變控件的大小時(shí)，只需先選擇需要改變大小的控件，再按【Shift】+方向鍵，即可細(xì)微地改變選定的控件的大小。6．設(shè)置多個(gè)控件大小相同

設(shè)計(jì)報(bào)表時(shí)，常常需要使一組控件具有相同的寬度或高度。

因?yàn)槭褂檬髽?biāo)和鍵盤很難精確設(shè)置控件的大小，所以用戶通常使用菜單命令設(shè)置多個(gè)控件的大小，從而使它們大小相同。

先選擇需要設(shè)置相同大小的控件，再選擇如表3.8所示的命令，即可設(shè)置

多個(gè)控件具有相同的高度和寬度。命

令功能說明【格式】→【大小】→【至最高】以各選定控件高度的最大值為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置控件的高度【格式】→【大小】→【至最短】以各選定控件高度的最小值為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置控件的高度【格式】→【大小】→【至最寬】以各選定控件寬度的最大值為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置控件的高度【格式】→【大小】→【至最窄】以各選定控件寬度的最小值為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置控件的高度表3.8 設(shè)置控件大小相同的命令7．復(fù)制控件

如果報(bào)表中有多個(gè)相同的控件，則創(chuàng)建了其中一個(gè)控件后，可以使用復(fù)制的方法創(chuàng)建其他控件，以提高工作效率。

復(fù)制報(bào)表控件的操作步驟如下。

（1）選擇需要復(fù)制的控件。

（2）單擊報(bào)表設(shè)計(jì)工具欄中的【復(fù)制】按鈕

或選擇【編輯】→【復(fù)制】命令，把控件復(fù)制到剪貼板上。

（3）單擊報(bào)表設(shè)計(jì)工具欄中的【粘貼】按鈕

或選擇【編輯】→【粘貼】命令。

完成以上操作后，復(fù)制出的報(bào)表控件將出現(xiàn)在選定控件附近。

用戶可以把復(fù)制出的控件移動(dòng)到目標(biāo)位置。8．刪除控件

報(bào)表中不需要的控件必須刪除。

先選擇需要?jiǎng)h除的控件，再按【Delete】鍵，即可刪除選定的控件。9．撤銷操作

如果某個(gè)編輯操作做錯(cuò)了，可以立即單擊報(bào)表設(shè)計(jì)工具欄中的【撤銷】按鈕

撤銷剛做的操作。

如果撤銷操作做錯(cuò)了，那么可以單擊報(bào)表設(shè)計(jì)工具欄中的【恢復(fù)】按鈕

恢復(fù)剛撤銷的操作。

例如，誤刪除了控件后，若想馬上恢復(fù)刪除的控件，則單擊報(bào)表設(shè)計(jì)工具欄中的【撤銷】按鈕

撤銷刪除控件的操作，這樣誤刪除的控件又會(huì)出現(xiàn)在原來的位置。10.3任務(wù)實(shí)施10.3.1創(chuàng)建庫存報(bào)表

自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表的方法是創(chuàng)建報(bào)表的一種快捷方式，使用該方法可以創(chuàng)建縱欄式或表格式報(bào)表。

這里，我們將使用自動(dòng)方法創(chuàng)建表格式庫存報(bào)表。

（1）打開“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫。

（2）在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“報(bào)表”對(duì)象，再單擊【新建】按鈕，彈出如圖3.58所示的“新建報(bào)表”對(duì)話框。

（3）在“新建報(bào)表”對(duì)話框右側(cè)的列表框中選擇“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表:表格式”選項(xiàng)，再從下面的“請(qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”下拉列表中選擇“庫存表”作為報(bào)表的數(shù)據(jù)源。

（4）單擊【確定】按鈕，打開新建的報(bào)表的打印預(yù)覽視圖，如圖3.59所示。

（5）選擇【文件】→【保存】命令，彈出如圖3.60所示的“另存為”對(duì)話框。在“報(bào)表名稱”文本框中輸入“庫存報(bào)表”，單擊【確定】按鈕保存報(bào)表。

（6）單擊報(bào)表中的【關(guān)閉】按鈕

，關(guān)閉創(chuàng)建好的報(bào)表。10.3.2制作商品詳細(xì)清單

在使用自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表的方法創(chuàng)建“庫存報(bào)表”時(shí)，由圖3.58可知，我們只能選擇一個(gè)對(duì)象作為報(bào)表的數(shù)據(jù)源，且創(chuàng)建的報(bào)表包含數(shù)據(jù)源中所有的字段。

在實(shí)際操作中，如果報(bào)表的數(shù)據(jù)源有多個(gè)，要想使用自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表的方法，則一般需要先創(chuàng)建包含相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢。

使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表，則可從多個(gè)數(shù)據(jù)源中選擇需要的字段創(chuàng)建報(bào)表。

例如，我們將要?jiǎng)?chuàng)建的“商品詳細(xì)清單”報(bào)表，需包含來自“商品”、“類別”和“供應(yīng)商”表中的字段，因此在這里我們使用報(bào)表向?qū)韯?chuàng)建報(bào)表。

（1）打開“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫。

（2）在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“報(bào)表”對(duì)象，再單擊【新建】按鈕，彈出“新建報(bào)表”對(duì)話框。

（3）在“新建報(bào)表”對(duì)話框右側(cè)的列表框中選擇“報(bào)表向?qū)А边x項(xiàng)，再從“請(qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”下拉列表中選擇“商品”表。單擊【確定】按鈕，彈出如圖3.61所示的“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框。（4）添加報(bào)表字段。①添加“商品”表中的字段。②添加“供應(yīng)商”表中的字段。③添加“類別”表中的字段。

（5）單擊【下一步】按鈕，彈出如圖3.63所示的“報(bào)表向?qū)А钡?步對(duì)話框。由于該報(bào)表的數(shù)據(jù)源為3個(gè)表，因此需要選擇查看數(shù)據(jù)的方式。這里選擇“通過類別”來查看。

（6）單擊【下一步】按鈕，彈出如圖3.64所示的“報(bào)表向?qū)А钡?步對(duì)話框，確定是否添加分組級(jí)別。這里，我們保持默認(rèn)設(shè)置，即不添加分組級(jí)別。

（7）單擊【下一步】按鈕，彈出如圖3.65所示的“報(bào)表向?qū)А钡?步對(duì)話框，確定明細(xì)信息使用的排序次序和匯總信息。這里，我們選擇按“商品編號(hào)”升序排列報(bào)表記錄，并且不指定“匯總選項(xiàng)”。

（8）單擊【下一步】按鈕，彈出如圖3.66所示的“報(bào)表向?qū)А钡?步對(duì)話框，確定報(bào)表的布局方式。這里，我們選中“布局”中的“遞階”單選按鈕，并且設(shè)置頁面方向?yàn)椤翱v向”。

（9）單擊【下一步】按鈕，彈出如圖3.67所示的“報(bào)表向?qū)А钡?步對(duì)話框，確定報(bào)表所用樣式。該對(duì)話框中顯示可以使用6種樣式。選擇列表框中表示報(bào)表樣式的選項(xiàng)，左邊的預(yù)覽區(qū)域中將顯示選定的樣式的效果。這里，我們選擇“正式”樣式。

（10）單擊【下一步】按鈕，彈出如圖3.68所示的“報(bào)表向?qū)А钡?步對(duì)話框，為報(bào)表指定標(biāo)題。在“請(qǐng)為報(bào)表指定標(biāo)題”文本框中輸入報(bào)表標(biāo)題“商品詳細(xì)清單”，然后選中【預(yù)覽報(bào)表】單選按鈕。（11）單擊【完成】按鈕，報(bào)表的打印預(yù)覽結(jié)果如圖3.69所示。（12）關(guān)閉報(bào)表預(yù)覽窗口，完成報(bào)表的創(chuàng)建。10.3.3制作商品標(biāo)簽

標(biāo)簽是Access報(bào)表的一種特殊類型。

在日常的工作中經(jīng)常需要制作一些標(biāo)簽式的短信息，如商品的標(biāo)簽、客戶的郵件地址等。

利用“標(biāo)簽向?qū)А笨梢钥焖俚貏?chuàng)建各種規(guī)格的標(biāo)簽式報(bào)表。

（1）打開“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫。

（2）在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“報(bào)表”對(duì)象，再單擊【新建】按鈕，彈出“新建報(bào)表”對(duì)話框。

（3）在“新建報(bào)表”對(duì)話框中，先從列表框中選擇“標(biāo)簽向?qū)А边x項(xiàng)，再從“請(qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”下拉列表中選擇“商品”表，最后單擊【確定】按鈕，彈出如圖3.70所示的“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框。

（4）指定標(biāo)簽的尺寸及類型，也可以單擊【自定義】按鈕自行設(shè)計(jì)，這里我們?cè)O(shè)置尺寸為“52mm

×

90mm”。

（5）單擊【下一步】按鈕，彈出如圖3.71所示的“標(biāo)簽向?qū)А钡?步對(duì)話框，然后設(shè)置標(biāo)簽文本的字體、字號(hào)、粗細(xì)和顏色等。

（6）單擊【下一步】按鈕，彈出如圖3.72所示的“標(biāo)簽向?qū)А钡?步對(duì)話框，確定標(biāo)簽的顯示內(nèi)容?？梢詮淖筮呥x擇需要的字段，也可以直接在原型標(biāo)簽上輸入所需的文本。（7）單擊【下一步】按鈕，彈出如圖3.73所示的“標(biāo)簽向?qū)А钡?步對(duì)話框，然后選擇標(biāo)簽記錄的排序依據(jù)。（8）單擊【下一步】按鈕，彈出如圖3.74所示的“標(biāo)簽向?qū)А钡?步對(duì)話框。指定報(bào)表的名稱，再選中【查看標(biāo)簽的打印預(yù)覽】單選按鈕。

（9）單擊【完成】按鈕，標(biāo)簽報(bào)表的打印預(yù)覽結(jié)果如圖3.75所示。

（10）關(guān)閉報(bào)表預(yù)覽窗口，完成報(bào)表的創(chuàng)建。10.3.4制作訂單明細(xì)表

在創(chuàng)建報(bào)表的過程中，除了可以使用表作為其數(shù)據(jù)源外，當(dāng)要制作的報(bào)表涉及多個(gè)數(shù)據(jù)表的字段或要打印由查詢生成的記錄集時(shí)，也可以利用做好的查詢作為報(bào)表數(shù)據(jù)源。

下面，我們將用工作任務(wù)9中創(chuàng)建的“查看訂單明細(xì)信息”查詢打印訂單明細(xì)表。

（1）打開“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫。

（2）在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“報(bào)表”對(duì)象，再單擊【新建】按鈕，彈出“新建報(bào)表”對(duì)話框。

（3）在“新建報(bào)表”對(duì)話框右側(cè)的列表框中選擇“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表:表格式”選項(xiàng)，再從下面的“請(qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”下拉列表中選擇“查看訂單明細(xì)信息”作為報(bào)表的數(shù)據(jù)源。

（4）單擊【確定】按鈕，彈出新建的報(bào)表的打印預(yù)覽視圖，如圖3.76所示。

（5）以“訂單明細(xì)表”為名保存創(chuàng)建好的報(bào)表。

（6）美化和修飾報(bào)表格式。

①單擊打印預(yù)覽工具欄中的【設(shè)計(jì)視圖】按鈕

，打開如圖3.77所示的“訂單明細(xì)表”的設(shè)計(jì)視圖。②設(shè)置頁面格式。a．選擇【文件】→【頁面設(shè)置】命令，彈出“頁面設(shè)置”對(duì)話框。b．如圖3.78所示的參數(shù)，設(shè)置頁面邊距。c．單擊【確定】按鈕，返回設(shè)計(jì)器。③修改報(bào)表標(biāo)題。a．將報(bào)表頁眉中默認(rèn)的標(biāo)題“訂單”修改為“訂單明細(xì)表”。b．將標(biāo)題的文本設(shè)置為華文行楷、28磅、黑色。c．選中標(biāo)題控件，選擇【格式】→【大小】→【正好容納】命令，調(diào)整好控件的大小，并將標(biāo)題控件居中。

④修改字段標(biāo)題。選中頁面頁眉中所有的報(bào)

表字段標(biāo)題控件，將標(biāo)題設(shè)置為宋體、11磅、

加粗、居中、黑色。選擇【格式】→【大小】

→【正好容納】命令，再選擇【格式】→【水

平間距】→【增加】命令，調(diào)整控件的水平間

距。

⑤修改報(bào)表記錄格式。選中主體節(jié)中的控件，將文本設(shè)置宋體、9磅，并調(diào)整控件的大小為“正好容納”，同時(shí)適當(dāng)調(diào)整控件的水平間距和對(duì)齊方式，使其記錄的內(nèi)容與上面的字段標(biāo)題對(duì)應(yīng)。

（7）保存報(bào)表，并預(yù)覽報(bào)表，效果如圖3.79所示。10.3.5制作銷售業(yè)績統(tǒng)計(jì)報(bào)表

通過創(chuàng)建的訂單明細(xì)表，我們可以了解公司的整個(gè)訂單情況。

如果想進(jìn)一步統(tǒng)計(jì)和分析業(yè)務(wù)員的銷售業(yè)績，可利用訂單明細(xì)表，通過數(shù)據(jù)的分組和匯總來實(shí)現(xiàn)。

（1）打開“訂單明細(xì)表”報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖，將報(bào)表另存為“銷售業(yè)績統(tǒng)計(jì)表”。

（2）將報(bào)表頁眉中的報(bào)表標(biāo)題修改為“銷售業(yè)績統(tǒng)計(jì)表”。

（3）按“業(yè)務(wù)員”字段對(duì)報(bào)表進(jìn)行排序。

①選擇【視圖】→【排序與分組】命令，或單擊報(bào)表設(shè)計(jì)工具欄上的【排序與分組】按鈕

，彈出“排序與分組”對(duì)話框。

②在“字段/表達(dá)式”列的第一行輸入“業(yè)務(wù)員”，或在下拉列表中選擇“業(yè)務(wù)員”，在“排序次序”中選擇“升序”，如圖3.80所示。

（4）按“業(yè)務(wù)員”字段對(duì)報(bào)表進(jìn)行分組。

①在“排序與分組”對(duì)話框的“組屬性”中設(shè)置相應(yīng)的組屬性，將“組頁眉”和“組頁

腳”設(shè)置為“是”。

②關(guān)閉“排序與分組”對(duì)話框，報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中便添加了如圖3.81所示的“業(yè)務(wù)員頁眉”和“業(yè)務(wù)員頁腳”兩個(gè)節(jié)。

③將字段列表中的“業(yè)務(wù)員”字段拖曳到“業(yè)務(wù)員頁眉”中，并將附在文本框上的標(biāo)簽文本修改為“業(yè)務(wù)員”。在“業(yè)務(wù)員頁腳”中添加一個(gè)文本框控件，在文本框中輸入計(jì)算表達(dá)式“=Sum（[銷售金額]）”，并將其標(biāo)簽文本修改為“銷售金額”，如圖3.82所示。

④將添加的組頁眉和組頁腳控件的文本設(shè)置為宋體、12磅、加粗，控件大小為“正好容納”。

⑤設(shè)置組頁腳中“銷售金額”文本框控件的數(shù)據(jù)格式。a．鼠標(biāo)右鍵單擊組頁腳中“銷售金額”文

本框控件，從快捷菜單中選擇【屬性】命令，彈出如圖3.83所示的屬性對(duì)話框。b．選擇“格式”選項(xiàng)卡，在“格式”下拉

列表中選擇“貨幣”格式。c．關(guān)閉屬性對(duì)話框。（5）保存報(bào)表，切換到打印預(yù)覽視圖，效果如圖3.84所示。10.3.6制作商品銷售情況統(tǒng)計(jì)表

為了進(jìn)一步了解各類商品的銷售情況，這里，我們將制作一份能反映各種商品銷售量、銷售額和毛利潤的商品銷售情況統(tǒng)計(jì)表。

（1）打開“商貿(mào)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫。

（2）使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建包含“商品”表和“訂

單”表的“訂單編號(hào)”、“商品編號(hào)”、“商

品名稱”、“類別編號(hào)”、“規(guī)格型號(hào)”、

“進(jìn)貨價(jià)”、“銷售價(jià)”、“訂購量”字段的

表格式報(bào)表“商品銷售情況統(tǒng)計(jì)表”，如圖3.85

所示。

（3）打開“商品銷售情況統(tǒng)計(jì)表”的設(shè)計(jì)視圖。

（4）設(shè)置頁面紙張方向?yàn)椤皺M向”。

（5）調(diào)整節(jié)的寬度。將鼠標(biāo)指針指向節(jié)的右邊距，當(dāng)鼠標(biāo)指針為“

”狀態(tài)時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵向右拖曳，將節(jié)的寬度適當(dāng)增加。

（6）設(shè)置報(bào)表標(biāo)題格式。

①將報(bào)表頁眉中的報(bào)表標(biāo)題文本設(shè)置為宋體、24磅、加粗。

②選中標(biāo)題控件，將其大小設(shè)置為“正好容納”，并將標(biāo)題控件居中。

（7）設(shè)置字段標(biāo)題和報(bào)表記錄格式。

①修改字段標(biāo)題。選中頁面頁眉中所有的報(bào)表字段標(biāo)題控件，將標(biāo)題字體設(shè)置為宋體、12磅、加粗、居中?？丶笮椤罢萌菁{”，然后適當(dāng)增加控件的水平間距。

②修改報(bào)表記錄格式。選中主體節(jié)中的控件，將字體設(shè)置宋體、10磅，將控件的大小設(shè)置為“正好容納”，同時(shí)適當(dāng)調(diào)整控件的水平間距和對(duì)齊方式，使其記錄的內(nèi)容與上面的字段標(biāo)題對(duì)應(yīng)。

（8）按“商品名稱”字段對(duì)報(bào)表進(jìn)行排序和分組。

①選擇【視圖】→【排序與分組】命令，彈出“排序與分組”對(duì)話框。

②在“字段/表達(dá)式”列的第一行選擇

“商品名稱”，在“排序次序”中選擇

“升序”。

③在“排序與分組”對(duì)話框下部的“組屬性”中設(shè)置相應(yīng)的組屬性。將“組頁眉”和“組頁腳”設(shè)置為“是”，在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中添加了“商品名稱頁眉”和“商品名稱頁腳”兩個(gè)節(jié)。

④將字段列表中的“商品名稱”字段拖曳到“