上市集團(tuán)公司采購管理制度

xx集團(tuán)有限公司采購管理制度及流程（試行）目錄TOC\h\z\t"采購文件標(biāo)題1,1,采購文件標(biāo)題2,2"1 目的 22 適用范圍 23 采購的管理 2 3.1采購的責(zé)任范圍 2 3.2申請部門責(zé)任范圍 23.3采購的管控規(guī)則 33.4采購流程控制 43.5采購申請OA流程 53.6采購審批OA流程 54 采購流程操作指引 54.1 采購項(xiàng)目開發(fā) 54.2 確定項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)間 64.3 采購項(xiàng)目管理 64.4 確定潛在供應(yīng)商 64.5 比價(jià)或招投標(biāo) 64.6 確定采購標(biāo)的規(guī)格及技術(shù)指標(biāo) 74.7 采購訂單/合同 84.8 驗(yàn)收和付款 84.9 供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量追蹤 85 文件管控 106 附件 107 附則 11降成本保質(zhì)量建體系提效益目的為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，確保及提高產(chǎn)品質(zhì)量，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。適用范圍公司所有的采購項(xiàng)目（物品或服務(wù)）。采購管理3.1采購員的責(zé)任范圍根據(jù)本公司申請部門的需求，制定采購計(jì)劃及策略；根據(jù)本公司及集團(tuán)采購管理制度負(fù)責(zé)對本公司所有采購事項(xiàng)的執(zhí)行，包括但不限于對供應(yīng)商的選用、資質(zhì)審核、比價(jià)議價(jià)、招投標(biāo)組織、訂單的跟進(jìn)等；控制采購成本，保證產(chǎn)品質(zhì)量，確保產(chǎn)品質(zhì)量可追蹤；根據(jù)采購交易方式，負(fù)責(zé)申請采購項(xiàng)目中的所有費(fèi)用，包括但不限于預(yù)算內(nèi)、預(yù)算外、提前墊付、預(yù)付款、尾款及全款報(bào)銷等；建立及維護(hù)本公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，開發(fā)關(guān)鍵及后備供應(yīng)商，對供應(yīng)商進(jìn)行定期的評估和管理，促進(jìn)供應(yīng)商的優(yōu)勝劣汰；每季度出具本公司的采購分析報(bào)告，在每季度的第1周內(nèi)完成上季度的采購分析，并提報(bào)給分管總監(jiān)及、總裁及集團(tuán)企管部。3.2申請部門責(zé)任范圍制定需求計(jì)劃，包括項(xiàng)目名稱、產(chǎn)品及服務(wù)基本要求、預(yù)計(jì)需求時(shí)間及費(fèi)用，并將預(yù)計(jì)費(fèi)用歸口到采購員進(jìn)行采購費(fèi)用預(yù)算編制，報(bào)集團(tuán)進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算審批；提出采購申請，項(xiàng)目需求應(yīng)明確，采購申請需要預(yù)留采購周期；協(xié)同采購員參與采購事項(xiàng)辦理：評選供應(yīng)商，關(guān)注產(chǎn)品及服務(wù)是否可以滿足需求；對申請采購的物資和服務(wù)負(fù)責(zé)進(jìn)行驗(yàn)收及反饋；對產(chǎn)品質(zhì)量、交期及售后服務(wù)提出反饋意見。3.3采購的管控規(guī)則公司所有的采購事項(xiàng)均需通過“先申請及審批，后執(zhí)行”的流程進(jìn)行管控，具體規(guī)則如下：1）采購申請流程各部門對有需求的采購項(xiàng)目均需提報(bào)采購申請流程，采購申請流程必須經(jīng)過分管總監(jiān)及總裁審批同意后，方可轉(zhuǎn)至運(yùn)營部采購員負(fù)責(zé)采購。注：a、行政辦公類類物品由行政部統(tǒng)一收集各部門的需求，并發(fā)起采購申請流程。b、向已簽有年度合作協(xié)議的供應(yīng)商重復(fù)采購特定產(chǎn)品的采購項(xiàng)目無需提報(bào)采購申請流程，可直接發(fā)起采購審批（訂單）審批流程c、涉及需進(jìn)行招標(biāo)的采購項(xiàng)目，采購申請流程除經(jīng)過分管總監(jiān)及總裁審批同意后，還需知會集團(tuán)企管部的相關(guān)崗位同事，并與集團(tuán)企管部相關(guān)同事進(jìn)行協(xié)同辦理。2）采購審批流程由運(yùn)營部采購員負(fù)責(zé)發(fā)起采購審批流程，如有需要，可要求需求部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行采購協(xié)同：單次采購金額小于KKKK元的采購項(xiàng)目（含KKKK元），無須提報(bào)采購審批流程，接到各部門發(fā)起的經(jīng)總裁批準(zhǔn)同意的采購申請流程后，即可采購，無需簽定采購合同，通過付款流程或費(fèi)用報(bào)銷方式進(jìn)行結(jié)算。單次采購金額大于KKKK元但小于20萬的采購項(xiàng)目，則須提報(bào)采購審批流程，簽定采購合同，經(jīng)公司及集團(tuán)各級領(lǐng)導(dǎo)（采購審批流程及采購合同蓋章審批流程可合并發(fā)起，并參照集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)限規(guī)定設(shè)置各級領(lǐng)導(dǎo)的審批節(jié)點(diǎn)）審批同意后，方可進(jìn)行采購。年度采購金額大于100萬、且需重復(fù)性采購的特定采購項(xiàng)目，則須簽定年度采購合同，并經(jīng)集團(tuán)企管部相關(guān)崗位同事協(xié)同辦理，XX及集團(tuán)各級領(lǐng)導(dǎo)（參照集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)限執(zhí)行）審批同意后（采購審批流程及采購合同蓋章審批流程可合并發(fā)起，并參照集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)限規(guī)定設(shè)置各級領(lǐng)導(dǎo)的審批節(jié)點(diǎn)），方可進(jìn)行進(jìn)行采購。備注：特定采購項(xiàng)目為指：1）具有唯一性的物品采購（如：享有國內(nèi)獨(dú)家經(jīng)銷權(quán)的酒品采購、供應(yīng)商享有專利的物品采購等）；2）雖非唯一性，但有較高技術(shù)或質(zhì)量要求的物品采購（如：需先打樣并經(jīng)驗(yàn)收或需第三合作方共同驗(yàn)收合格后才能進(jìn)入采購環(huán)節(jié)的物品等）；3）提供長期服務(wù)的第三方服務(wù)采購；已簽有年度采購合同的特定采購項(xiàng)目，后續(xù)只需提報(bào)采購訂單，并經(jīng)公司及集團(tuán)各級領(lǐng)導(dǎo)（采購審批流程及采購訂單蓋章審批流程可合并發(fā)起，并參照集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)限規(guī)定設(shè)置各級領(lǐng)導(dǎo)的審批節(jié)點(diǎn)）審批同意后，方可進(jìn)行采購。單次采購金額大于20萬元的采購項(xiàng)目原則上需通過招投標(biāo)進(jìn)行采購（向簽有年度采購合同的特定產(chǎn)品采購除外），或依集團(tuán)招投標(biāo)采購制度要求需通過招投標(biāo)方式進(jìn)行采購的采購項(xiàng)目，采購審批流程需經(jīng)集團(tuán)企管部相關(guān)崗位同事協(xié)同辦理，XX及集團(tuán)各級領(lǐng)導(dǎo)（參照集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)限執(zhí)行）審批同意后，方可進(jìn)行采購合同蓋章審批，即，采購審批及采購合同蓋章審批需分開申請。采購類型類別或范圍是否需要采購申請是否需要采購審批是否需集團(tuán)企管部協(xié)同單次采購金額≤KKKK元小額、常規(guī)采購項(xiàng)目是否否KKKK元＜單次采購金額＜20萬元所有采購項(xiàng)目是是否年度采購合同年度預(yù)計(jì)采購金額＞100萬的特定物品或服務(wù)采購項(xiàng)目否是是采購訂單特定物品或服務(wù)否是否招投標(biāo)項(xiàng)目單次采購金額在20萬元以上的采購項(xiàng)目（簽有年度采購合同的特定產(chǎn)品除外）；或依集團(tuán)招投標(biāo)采購制度要求的招投標(biāo)采購項(xiàng)目是是是3.4采購流程控制圖說明1：1、參考采購申請OA流程2、附件：采購申請表、產(chǎn)品參數(shù)采購申請2制定采購計(jì)劃1采購申請（說明1）采購審批流程控制申請部門運(yùn)營部采購員備注說明明說明1：1、參考采購申請OA流程2、附件：采購申請表、產(chǎn)品參數(shù)采購申請2制定采購計(jì)劃1采購申請（說明1）采購審批3（說明2）確定潛在3（說明2）確定潛在供應(yīng)商4(說明3)產(chǎn)品信息確認(rèn)說明2:1、優(yōu)先選用合格供應(yīng)商2、新供應(yīng)商需調(diào)查及提交資料說明2:1、優(yōu)先選用合格供應(yīng)商2、新供應(yīng)商需調(diào)查及提交資料否6（說明5）否6（說明5）相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批采購審批說明3：1、樣品確認(rèn)說明3：1、樣品確認(rèn)2、包裝方式、標(biāo)識3、交期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)5（說明4）比價(jià)議價(jià)流程是7確定供應(yīng)商是7確定供應(yīng)商8簽合同/下訂單/付預(yù)付款說明4：8簽合同/下訂單/付預(yù)付款說明4：1、常規(guī)采購項(xiàng)目比價(jià)原則：三千至兩萬元（含兩萬）至少兩家供應(yīng)商比價(jià)；兩萬至萬二十萬元至少三家供應(yīng)商比價(jià)；二十萬元以上至少三家供應(yīng)商比價(jià)或招標(biāo)特定采購項(xiàng)目年度比價(jià)原則：具有唯一性的采購項(xiàng)目：通過參照物的橫向性價(jià)比對比，關(guān)注性價(jià)比評估非唯一性的采購項(xiàng)目：提前尋找及確定2家以上（含）的質(zhì)量或技術(shù)合格的供應(yīng)商，并進(jìn)行性價(jià)比對比產(chǎn)品訂購跟單產(chǎn)品訂購跟單9（說明6）9（說明6）跟單15（說明7）付尾款/數(shù)據(jù)整理歸檔13是否解決說明7：采購申請、審批OA采購合同/訂單、驗(yàn)收憑證供應(yīng)商資料說明5：1、參考采購審批OA流程15（說明7）付尾款/數(shù)據(jù)整理歸檔13是否解決說明7：采購申請、審批OA采購合同/訂單、驗(yàn)收憑證供應(yīng)商資料說明5：1、參考采購審批OA流程2、附件：供應(yīng)商選用表、報(bào)價(jià)單、合同/訂單、供應(yīng)商及產(chǎn)品相關(guān)資料說明6：接到申請部門下單通知且確定需求后一個(gè)工作日內(nèi)下單否是驗(yàn)收及付款是否12是否有異常情況11驗(yàn)收貨物14收貨10通知到貨3.5采購申請OA流程：a)非招投標(biāo)申請人→部門負(fù)責(zé)人→分管總監(jiān)→總裁→采購員3.6采購審批OA流程a、非招投標(biāo)的常規(guī)采購項(xiàng)目審批及合同審批OA流程（含在已簽有特定采購項(xiàng)目年度合同前提下的重復(fù)性采購訂單）采購員→集團(tuán)法務(wù)總監(jiān)（KK）、財(cái)務(wù)總監(jiān)（KK）、運(yùn)營總監(jiān)（KK）【并發(fā)，協(xié)同】→總裁（KK）【審批】→集團(tuán)總裁（KK）【審批】→集團(tuán)董事長（KK）、集團(tuán)財(cái)務(wù)副總裁（KK）、集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)（KK）、集團(tuán)副總裁（KK）【并發(fā)，知會】→KK（廣州章）/KK（南京章）、采購員【并發(fā)，知會】b、特定采購項(xiàng)目的年度采購審批及合同審批的流程采購員→集團(tuán)法務(wù)總監(jiān)（KK）、財(cái)務(wù)總監(jiān)（KK）、運(yùn)營總監(jiān)（KK）、集團(tuán)企管部采購員、集團(tuán)企管部經(jīng)理（KK）、集團(tuán)企管部總監(jiān)（KK）【并發(fā)，協(xié)同】→總裁（KK）【審批】→集團(tuán)總裁（KK）【審批】→集團(tuán)董事長（KK）、集團(tuán)財(cái)務(wù)副總裁（KK）、集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)（KK）、集團(tuán)副總裁（KK）【并發(fā)，知會】→KK（廣州章）/KK（南京章）、采購員【并發(fā)，知會】c、招投標(biāo)的采購審批OA流程采購員→財(cái)務(wù)總監(jiān)（KK）、運(yùn)營總監(jiān)（KK）、集團(tuán)企管部采購員、集團(tuán)企管部經(jīng)理（KK）、集團(tuán)企管部總監(jiān)（KK）【并發(fā)，協(xié)同】→總裁（KK）【審批】→集團(tuán)總裁（KK）【審批】→采購員c、招投標(biāo)的合同審批OA流程采購員→集團(tuán)法務(wù)總監(jiān)（KK）、財(cái)務(wù)總監(jiān)（KK）、運(yùn)營總監(jiān)（KK）、集團(tuán)企管部采購員、集團(tuán)企管部經(jīng)理（KK）、集團(tuán)企管部總監(jiān)（KK）【并發(fā)，協(xié)同】→總裁（KK）【審批】→集團(tuán)總裁（KK）【審批】→集團(tuán)董事長（KK）、集團(tuán)財(cái)務(wù)副總裁（KK）、集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)（KK）、集團(tuán)副總裁（KK）【并發(fā)，知會】→KK（廣州章）/KK（南京章）、采購員【并發(fā)，知會】注：說明：具體需加簽的集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)要求請參照附件《XX集團(tuán)財(cái)務(wù)審批權(quán)限表》。只有涉及到需集團(tuán)高管審批、且為廣告或媒體資源的采購業(yè)務(wù)，才需加簽集團(tuán)副總裁（KK）。單次采購金額KKKK元及以下的采購項(xiàng)目無須提報(bào)以上采購審批流程。在進(jìn)行OA的采購審批流程前，采購員需把采購項(xiàng)目相關(guān)信息發(fā)給申請部門確認(rèn)，在進(jìn)行采購審批OA流程時(shí)，要把采購申請OA流程和審批相關(guān)資料（合同、比價(jià)報(bào)價(jià)等）作為附件添加。采購流程操作指引4.1采購項(xiàng)目開發(fā)a)運(yùn)營部采購員根據(jù)申請部門提供的采購需求或計(jì)劃立項(xiàng)方案描述進(jìn)行采購跟進(jìn)；b)開發(fā)產(chǎn)品或服務(wù)方案可優(yōu)先從現(xiàn)有的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫（含集團(tuán)提供的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫）中選擇，也可根據(jù)采購需求的類別和方案描述，邀請相關(guān)供應(yīng)商參與開發(fā)設(shè)計(jì)方案；c)項(xiàng)目方案的開發(fā)，應(yīng)結(jié)合需求部門的意見，并充分考慮后續(xù)生產(chǎn)的合法性，合理性以及品質(zhì)保證能力；d)提交具體項(xiàng)目方案，并與申請部門一起確定最終產(chǎn)品及方案。4.2確定項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)間確定產(chǎn)品及方案后，必須與申請部門確認(rèn)該項(xiàng)目的具體時(shí)間。項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度確認(rèn)應(yīng)該包括并不限于：項(xiàng)目最終上市時(shí)間及上市方式;項(xiàng)目最早及最晚交付時(shí)間；訂單最晚確認(rèn)時(shí)間；最終包裝，標(biāo)識及運(yùn)輸方法的最晚確認(rèn)時(shí)間（如適用）；最少生產(chǎn)保障時(shí)間；采購崗應(yīng)根據(jù)該項(xiàng)目的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，及時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。4.3采購項(xiàng)目管理為確保采購項(xiàng)目按時(shí)保質(zhì)的完成，采購員應(yīng)該制定詳細(xì)的項(xiàng)目管理計(jì)劃，跟蹤項(xiàng)目執(zhí)行情況，并定時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)度；項(xiàng)目執(zhí)行中，涉及到有可能影響項(xiàng)目產(chǎn)品及服務(wù)的情況，如：交付時(shí)間，數(shù)量，價(jià)格，產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更，品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)或服務(wù)要求等，采購崗需及時(shí)與申請部門協(xié)調(diào)處理，必要時(shí)匯報(bào)到運(yùn)營總監(jiān)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。4.4確定潛在供應(yīng)商新供應(yīng)商的選擇由采購員申請，經(jīng)分管總監(jiān)及總裁審批同意使用，原則上應(yīng)首先考慮供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫內(nèi)的合格供應(yīng)商。非唯一性的，且年采購額超100萬元人民幣的采購項(xiàng)目應(yīng)至少有一家以上的經(jīng)驗(yàn)收合格的后備供應(yīng)商；所有供貨供應(yīng)商均應(yīng)填報(bào)附件2:《潛在供應(yīng)商調(diào)查表》，并提供營業(yè)執(zhí)照及稅務(wù)登記證復(fù)件，根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)初步篩選；4.5比價(jià)或招投標(biāo)比價(jià)原則采購單筆采購項(xiàng)目單筆購買金額比價(jià)方式人民幣KKKK元及以下直接采購不需要比價(jià)人民幣KKKK元以上X0,000元以下(含2萬元)至少選擇2家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)人民幣X0,000元以上、X,000,00元及以下至少選擇3家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)人民幣X,000,00元以上至少選擇3家或以上供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)或招標(biāo)特定采購項(xiàng)目的年度重復(fù)性采購性質(zhì)比價(jià)方式唯一性的采購項(xiàng)目采用參照物進(jìn)行性價(jià)比對比非唯一性的采購項(xiàng)目至少選擇2家經(jīng)驗(yàn)收合格后的供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)優(yōu)先在現(xiàn)有的合格供應(yīng)商（含集團(tuán)提供的合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫）中挑選業(yè)務(wù)范圍匹配的供應(yīng)商，重復(fù)采購的項(xiàng)目應(yīng)每一年進(jìn)行價(jià)格審核或成本分析；涉及生產(chǎn)供應(yīng)安全或重大活動(dòng)保障等特殊情況的項(xiàng)目，應(yīng)該考慮使用2家或以上合格供應(yīng)商供應(yīng)同一產(chǎn)品或服務(wù)；需要進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，應(yīng)與集團(tuán)企管部相關(guān)同事及領(lǐng)導(dǎo)協(xié)同開展，向3家或以上經(jīng)審核具有資質(zhì)的供應(yīng)商發(fā)出統(tǒng)一的招標(biāo)書；標(biāo)書或詢價(jià)單應(yīng)根據(jù)需要包括但不限于如下內(nèi)容：招標(biāo)內(nèi)容和要求；招投標(biāo)時(shí)間表；投標(biāo)文件格式及（或）報(bào)價(jià)模板；簽訂合同的主要條款，如：交貨地點(diǎn)，交貨時(shí)間，運(yùn)輸方式，轉(zhuǎn)包限制，風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，安裝，驗(yàn)收，付款條件，保修，更改條款，提供服務(wù)人員的要求，違約責(zé)任，保密協(xié)議等；廢標(biāo)條件，例如：截標(biāo)時(shí)間后收到的標(biāo)書、技術(shù)參數(shù)不符合要求等，廢標(biāo)應(yīng)得到總裁的批準(zhǔn)；標(biāo)書應(yīng)密封或通過電子招標(biāo)系統(tǒng)上傳至總裁，同時(shí)開標(biāo)；若標(biāo)書以郵寄方式送達(dá)，應(yīng)請第3方部門見證開標(biāo)；要有開標(biāo)記錄，記錄價(jià)格，文件情況，需要開標(biāo)參與人簽名，招標(biāo)文件由運(yùn)營總監(jiān)保管；供應(yīng)商評估結(jié)果必須由總裁批準(zhǔn)。其他招標(biāo)行為依集團(tuán)后續(xù)補(bǔ)充的招投標(biāo)相關(guān)制度的規(guī)定執(zhí)行；4.6確定采購標(biāo)的規(guī)格及技術(shù)指標(biāo)；采購員應(yīng)在批準(zhǔn)發(fā)出采購訂單前確認(rèn)產(chǎn)品或服務(wù)的主要采購標(biāo)的及技術(shù)指標(biāo)；項(xiàng)目技術(shù)指標(biāo)的制定應(yīng)該參考相應(yīng)的國際，國家，行業(yè)或者企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合申請部門在《采購申請單》上注明的基本規(guī)格，指標(biāo)或需求，與供應(yīng)商確定具體的技術(shù)要求內(nèi)容；技術(shù)具體的指標(biāo)及細(xì)節(jié)，采購員應(yīng)與申請部門和驗(yàn)收部門溝通確定；需進(jìn)行招投標(biāo)的項(xiàng)目，招投標(biāo)之前應(yīng)與集團(tuán)企管部相關(guān)同事共同成立專項(xiàng)招標(biāo)小組，由招標(biāo)小組統(tǒng)一制定各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及招標(biāo)書要求，采購產(chǎn)品或服務(wù)的主要規(guī)格及技術(shù)指標(biāo)或其范圍，以便供應(yīng)商根據(jù)統(tǒng)一的要求報(bào)價(jià)；產(chǎn)品規(guī)格及技術(shù)指標(biāo)必須反映在訂單/合同或其附件中。4.7采購訂單/合同；申請部門的《采購申請》需符合公司相關(guān)的要求，需填寫采購申請單，格式詳見附件3：《采購申請單模板》；采購訂單由采購員提交，經(jīng)公司及集團(tuán)各級領(lǐng)導(dǎo)（參照集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)限規(guī)定）審批同意批準(zhǔn)并蓋章后，才能發(fā)出采購訂單,訂單格式詳見附件4：《采購訂單模版》；采購項(xiàng)目在生產(chǎn)或執(zhí)行過程中需要用到的工具，器械設(shè)備，如：生產(chǎn)模具等；應(yīng)當(dāng)在采購訂單或合同中清晰的表明該工具或設(shè)備的權(quán)屬關(guān)系和處理?xiàng)l款；訂單簽署后，采購員應(yīng)在生產(chǎn)期間定期與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度，確保準(zhǔn)時(shí)交貨。4.8驗(yàn)收和付款；驗(yàn)收工作由采購員和采購需求部門共同執(zhí)行，并以需求部門的驗(yàn)收為準(zhǔn)。產(chǎn)品交付前，采購員應(yīng)該與供應(yīng)商溝通，制定詳細(xì)的交付計(jì)劃并通知相關(guān)部門收貨；采購員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)相關(guān)部門的驗(yàn)收狀況，若