人力管理溝通0402-如何上司

第6公文、幻燈片和屏幕的設蘇珊·克萊曼(SusanKleimann),蘇珊·克萊曼博士為私人和機構設計、審閱它們發(fā)給客戶的通信文稿。她擔任特區(qū)文件設計中心的。其名下的克萊曼通信是這位擁有的一家小型企業(yè)，目的在于幫助公司商家懂得清楚的寫作關鍵要思維清晰。設計精良的文稿是以讀者為中心的。不能只顧及作者的創(chuàng)作目的，要設想著讀者們要切實地在這篇文稿指導下行事。假如撰寫的是某的說明書。目的是什么？一方面要說明對方欠付信貸，截止時間期限和信貸余額等，但是最主要的目的是敦促對方償付信貸透支?！扒房睢币话銓懺谛诺谝恍校疑辖?，寫清楚詳細數(shù)額，周圍留出足夠的空白。習慣上款項都出現(xiàn)在這個位置。所謂文稿設計不是如何裝飾草擬的文件，而是怎樣引導讀者閱讀后應完成的任務。測試文件可以讓讀者實際使用它，例如填充表格。讓人試著填寫，然后他們會告訴你什么地方明白了，什么地方很難明白。注意觀察他們的反應，可以發(fā)現(xiàn)哪些指令不清楚，哪些指令他們找不到。第一部分屬于認知性測試，可以測試出讀者們對文件的理解程度；第二部分屬于實用性測試，檢測的是讀者利用文件的價值。兩種測試都能告訴你該文件的有效性。設計好的文件對生意幫助很大。它可以節(jié)省因為讀不懂某文件而不得不停下來檢查拼寫錯誤或打詢問所花的時間。節(jié)省下來的時間完全可以用在為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務上。文件設計得好能保障重要信息得以準確地傳送（見本章結尾處的故事。良好的文件設計說明你在乎客戶的時間，力圖讓他們輕松愉快地享受的服務。難道這不是公司推銷自己的最佳嗎？ 的設計案例；而中則列出了很多設計技巧和建議。這些標準也會不斷變化的。每個人需要處理的信息量都很大，所以花在某一個信息、文件或屏幕上的時間應該盡可能地少，這是我們應該享有的權利。這就是為什么要講究文件的設計。精良的公文版面設計既省時、、減少法律糾紛，又有利于樹立良好形象。這類公文看上去悅目、親切，讀起來簡單易懂。好的設計將觀點分類直觀安排，讀者能明確把握文章結構。1現(xiàn)易讀好懂的文章會大大提高個人的信譽，在讀者心目中樹立專業(yè)、精干的形象。不僅、網(wǎng)頁、期要注重版面設計，公告、信函和備忘錄等也需要。表6-1用小標題把觀點分類使讀者容易把握文章結(續(xù)控制每篇公文的字體數(shù)用分欄來統(tǒng)一圖表的格使用陰影突出、適度和其他點綴方用空白突出重這里的空白是指頁面上空白的地方。用空白處將某一部分分開以示強調(diào)，這是使文章易懂的版面設計方法之一。通常左右空白應為1文章正文部分排版時可以使用小于正常的空白邊界。例如，只要頁面正文四周邊界留夠，頁碼可以離紙的上邊近些,大約0.5處。(6打印行以下)，看上去會好讀些。首末段要尤其短，大約3～5打印行即可，整段只有一句話也可以。中等段落不應超過7～8用列舉表示強調(diào)。列舉的可以是詞組、句子或段落。列舉內(nèi)容一般是左邊縮進。由于不同數(shù)字打印出的寬度不同，用制表鍵或縮進對齊而不是空格鍵，才能將列舉項目縱向?qū)R。圖6-1

圖6- 3.面 的?3.選拔、培訓面 使用小標喬治·米勒(GeorgeMiller)發(fā)現(xiàn)人類的短暫只能記住7加減兩位的信息。2只有在建將這些信息經(jīng)過加工整理為長期后，我們才能真正地“吸收”了新信息。大量的信息在被分成3～7小標題可以是詞、短語或短句，它們將觀點整理成組，把備忘錄、信函等分為段落。小標題使讀者對文章的組材能一目了然，快速地找到自己特別感的部分，輕松地類比或?qū)Ρ炔煌挠^點。小標題可以將頁面進行分割，這樣文章看上去就不那么，而且更有意思了。一旦采用小標題，一般是不止一個。小標題應內(nèi)容具體?！斑_拉斯(Dallas)人員”比一個簡單的“人事處”要好。同時，小標題必須能概括下一個小標題出現(xiàn)前的所有內(nèi)容。通常小標題之間就一個的論述，最多不過兩到三個自。6-2使用的就是問題作小標題。同級的小標信函和備忘錄中，主要的小標題甚至要用左空格、黑體等格式。標題首詞的第一個字母和其他一些的字首等要大寫；余下的字母和單詞全小寫。(見圖6-2中例)在行間距為單行的文件中，小標題與前面正文間要空三行；然后標題與下面正文間空兩行。如果一個小標題中還要再細分幾個副標題，將副標題下劃線或使用黑體，結尾處加句號，后續(xù)段落可以緊接著該副標題。副標題有兩個以上時才可使用。155個不同測試自己短期的方法之一是。的為7位數(shù)。如果你撥打時不得不看簿，這說明你的短期僅有五六位數(shù)的信息量。如果你從不用參考簿，說明你的短期至少有7位數(shù)的信息量。限制全大寫詞匯的使我們認識單詞靠的是對它們形狀的辨識。3(圖6-3)19％。4因而，應限制使用全部大控制每篇公文的字體字體是文章的統(tǒng)一風格。每一字體大小和字型都會有幾種(黑體、斜體等)。打印的字體一般是固定的，即每個字母所占的空間相同。例如：字母i和w占同樣大小的地方。Courier和PrestigeElite都是設定字體。計算機中也有設計好的比例字體，就是寬的字母占空間大，窄的字母占空間TimesRoman,Palatino,ZapfChancery,Helvetica和Futura等也是很常見的字體設Serif字體是另一主要字體設計模式Serifs的衍生形式。(見圖6-4，注意Courier字體中rs兩字PrestigeElite字體中g字母右上角的短撇。)Courier,Elite,TimesRoman,Palatino,和ZapfChancery等都是serif字體。serif字體容易閱讀,因為它有助于眼睛在字里行間移動。Helvetica和Geneva屬sansserif字體，因san為法文中“沒有”的意思。Sansserif字體最適用于題白紙上應用黑墨打印。深色紙上打白字，讀起來較費時。加陰影和邊框的字體也很難閱讀。招示牌、牌上適于用這些字體。TimesRoman或Helvetica。也可以使用粗體、斜體和以不同的字號表示強調(diào)或形成多層次小標題的字體。只需一種強調(diào)字體時，因為粗體字比斜體易讀，最好使用粗體字。復雜文章中，主標題用大號字，副標題和正文字號相對小些。盡量少用加陰影和邊框的字體，因為太難閱讀。假如文章中需要混用兩種不同的字體，可以試著將serif和Sansserif字體合用。TimesRoman字體的11號字與打字機標準字一般大??；1210號略小9、10號字多用的資料超過了預定的頁數(shù)時，可以縮小字號。把字號小型化的確可以節(jié)省頁面，但是也會產(chǎn)生很多的副作用，甚至會影響到該公文的機構。按具體情況和讀者要求調(diào)整邊計算機通常具備左右對齊的功能，這樣頁面文字左右都對得很整齊。段落也可以左右對齊。20％；而且看上去好像終稿一樣。但是應在比例字體中使用它，每行文字以較多為宜(約45字符)。很短的行使用左右對齊時，容易導致單詞間留空過大，文章整體上形成了很多的縱向空白條，很影響讀者的注意力。非左右對齊一般也叫參差的右邊界。每一行因為單詞數(shù)量和長度不盡相同，右邊結束時的長度也會有所不同。使用打字機打制的文稿一般右邊界不齊。頁邊插入的欄目可以用參差的右邊界來排版，另外內(nèi)容較少的行也可以用參差的右邊界的方式排版，因為使用左右對齊會看上很出來的文稿。假如是左右對齊的文件，一旦行中有所調(diào)整，可能會影響全行以至于整段或整篇的排版狀況。然而，非左右對齊的，正因為其有邊界是參差不齊的，可能改動一兩個單詞不會影響整篇的布局。研究證實，不閱讀的讀者感覺非左右對齊的文章比左右對齊格式的文章好讀。5圖6- 圖6-4文稿設計中的文化差異是基于閱讀習慣和處理文稿的方法而定的。例如，一家洗滌劑廠在其中東版的上印著：左邊是一件臟得發(fā)硬的衣服，中間是他們生產(chǎn)的洗滌劑的包裝盒，右邊是一件洗干凈的衣服。但是因為那個地區(qū)的人們習慣由右至左，而非由左至右地閱讀，所以他們得出的印象是這種肥皂可以使衣服變硬。不同文化的審美也不盡相同。的經(jīng)理們認為公司的年報設計要引人入勝，大膽使用的視覺因素，為公司樹立良好的形象。但是，這些視覺因素不一定非與公司有關；而實際上，公司才是這些工作的。人在讀這樣的報告時，常感到不知所措，因為他們很想找到這些吸引人的視覺因素同公司年報內(nèi)容間的關系。資料來源：DavidA.Ricks,BlundersinInternationalBusiness（Cambridge,MA:Blackwell,1993),53,andKaushikiMaitraandDixieGoswami,“ResponsesofAmericanReaderstoVisualAspectsofaMid-SizedJapanese'sAnnualReport:ACaseStudy”IEEETransactionsonProfessionalCommunication38,no.4(December1995):197-203.用左上和右下角表示強調(diào)重英文讀者閱讀時一般由左上角開始，由左至右，由上而下。眼睛的移動呈Z狀。6(見圖6-所以，菲力蒲·莫·魯彬斯(PhilipM.Rubens)注意到，每一頁的四個不同位角落在視覺效果上作7標題應總用分欄來統(tǒng)一圖形、圖表格很多年以來，圖表設計人員已經(jīng)形成了一整套分欄系統(tǒng)設計頁面。最簡單地講，分欄可以使頁面形成兩個或多個假想的縱列。稍復雜的格子系統(tǒng)中，縱列可以進一步細分。這樣，文章的左邊界、標題、布局等界定在這些無形的縱列中。這種版面的統(tǒng)一使文稿看來更加悅目，使長篇文稿整齊劃一。8使用陰影突出，適度和其他點綴方很多文字處理軟件中都有箭頭、數(shù)碼和其他一些可以插入的特殊符號。剪貼圖像中存有可以插入文稿的、更大的形象。文件設計中心在為伏特公司修改其保修手冊時，使用了符號和版面設計功能等(見圖6-7)。陰影突出、適度和點綴方式等使頁面顯得更加有色彩。但是，一定不要過分。如果頁面上集所有點綴方式于一身，結果只能是看來雜亂而難懂。色彩可以有效地突出重點。在總結和重要標題的位置使用色彩，小的地方不要用色彩。藍色、綠色、紫色深受年輕讀者的喜愛。50歲以上讀者對于藍色的接受程度漸漸。9在，紅色表示警示。因為不同文化對于色彩的內(nèi)涵的理解各不相同，在給國際性或多文化背景的讀者寫信中使用色彩時，先參照第12章中的介紹。假如文件最終要在普通的復印機上印制數(shù)份，不要用任何色彩：藍色是注定顯示不出來的，其他的顏色也會變得很模糊的。 眼睛在紙上運動的軌 深色方框為最重要內(nèi)終始圖6- 資料來源：RusselN.BairdArthurT.Turnbull),andDuncanMcDonald,TheGraphicsofCommunication:Typography,Layout,Design,Production,5thed.(NewYork:Holt,Rinehart,andWinston,1987),37. 頁 版 簡歷版 3 6 12圖6- 小冊子和期的設設計小冊子或期時，首先要想到的應是讀者方面和寫作的目的。那些“形象”小冊子是為了推銷公司的知名度，而“信息”小冊子是為了告訴人們怎樣做一件事或勸說人們做一件事，兩者截然不同。開始先計劃寫作的內(nèi)容。勾勒出總體的輪廓后(見圖5-2)，試著選擇適當?shù)慕M材方式。試一試6-8中的小冊子使用的三折紙是最普通的一種，當然還有其他的形式。BAC上還有很多其他的小冊子設計。同一系列的小冊子或相同的期手冊，風格盡量保持一致。設計小手冊時，要考慮人們得到該手冊的會是什么樣的。是否應將手冊最后一頁的1/3頁面留作讀者回執(zhí)用空白？該手冊是否要同陳列在一起的品種繁多的其他手冊相競爭？封面最好設計一張或。當然要適合讀者的胃口。對于想?yún)⒓淤F校暑期班的讀者，封面設計采用校園的某一景色實際意義不是很大。除非推銷的產(chǎn)品或服務十分有名，封面中不要出現(xiàn)明顯的推銷痕跡。將擺放在同一縱列里，或排成C，U或T狀將有趣的引言或能總結一篇故事的情節(jié)的描述等用大號字打印，使該故事從形式上更加引人注目。 重要的信息印在背面，然后想當然地認為讀者還會將它們剪報，用信或傳真同聯(lián)絡。BAC提供了更加詳實的關于手冊或期設計的 首 尾 圖6- LeeL.Gray,“FordoffersaReadableWarrantyBooklet,”simplyStated?inBusiness,no.18(March1987):2.在使用或其他的幻燈片設計軟件時，謹記下列注意事項標題使用大號字，44或50好為宜；副標題用32號字；舉例用28可以用公司的徽章、互聯(lián)網(wǎng)上的網(wǎng)頁或掃描進計算機的和點綴設計的幻燈片。在確認圖像的確同你的貼切并不含性和種族的前提下，可以使用計算機中的預制庫。(1996年，瑪麗蓮·戴路德證實現(xiàn)有的計算機預制庫存在傾向。一個系列的幻燈片選用統(tǒng)一的背景平臺，該背景應適用于你的內(nèi)容。例如，討論國際商務時可使用地球儀為背景，討論熱帶假日時再使用橄欖樹為背景。使用中的一個問題是：很多頁的幻燈片使用同一背景平臺，很容易讓人有重復的感覺。在設計十分重要的幻燈時，可以考慮僅將那些基本的頁面平臺統(tǒng)一即可。放幻燈時，假如關燈，則選用亮色的背景；開燈則使用暗色的背景。背景和文字選擇的反6-8中的有效及無效的色彩組合。版版面版面折紙張應與使用或復印機配套使封內(nèi)頁內(nèi)頁內(nèi)頁封封內(nèi)頁12圖6-88×112文文字淺、背景也看不效果文字與背景強烈有圖6- 網(wǎng)頁的封面很重要。雅各布·尼爾森：僅有大約10％的瀏覽者會翻看封面后面的內(nèi)計算機不斷的發(fā)展而帶來的更加清楚的表格使摩托羅拉公司的財務部記帳核算的速度由原來的12至現(xiàn)在的4天就可完成，共節(jié)省達每年$20,000000。通信通過改進其公民無線頻率使用規(guī)則，最終將節(jié)省下的原來專門回答民眾 咨詢有關規(guī)則的工作人員調(diào)到了其他的工作崗位?；ㄆ煦y行在使用了改進的表格后，員工培訓時間縮短了一半，員工提供給客戶的信息的準確度也得到了大幅提高。南方石油氣公司使用了簡化了的收帳單后，客戶詢問大為減少，估計為公司每年節(jié)約近$252000。資料來源：KarenA.Schriver,“Quality Design:IssuesandControversy,TechnicalCommunication40,no.2(1993):250-篇幅要小。明確的寬度和高度，在插入的過程中就可以同時錄入文字了BAC列舉了一些最常用的網(wǎng)頁域址從1982年起，英國就開始重新審視他們使用的各種表格。至今，已有27000種表格被刪除；41000種表格被重新設計；工節(jié)省開支$28000000。航空旅客行李丟失申報表格的設計修改后，差錯率由原來的55%降至3%(續(xù)荷蘭，修改了教育獎金的申請表格后，申請人提交的填錯或漏填表格的數(shù)量減少了2/3資料來源：KarenA.Schriver,“Quality Design:IssuesandControversy,TechnicalCommunication40,no.2(1993):250-設計得很好的文稿并非能對所有的讀者產(chǎn)生效果。要知道自己的設計是否達到了預計的結果，可以對讀者群進試。BAC列舉了很多關于檢測頁面設計的實用性的案例最佳的測試方式是觀察讀者在使用該文稿時的狀況。讀者在哪里停頓、復讀或猶豫？為了真正了解對方的分析思維過程，你可以：(1)要求讀者執(zhí)行任務時“出聲地思索”；(2)在關鍵的地方打斷讀者，詢問他們的想法；(3)當對方完成了實施的計劃后，讓他們描述他們自身的思想經(jīng)歷。了解讀者的思維過程十分重要，因為有的讀者出于錯誤的分析也能得出正確的結論。這種情況下，你的設計實際上還應該改進。假如你的文稿的使用者將是很大的一個讀者群，測試那些最有可能存在問題的讀者：年長或年輕的讀者；受教育很少的讀者；英語是第二語言的讀者。公文設計是寫作程序的一部公文設計不應該是寫作完畢后給文章“穿上”的裝飾。事實上，最好的公文要在寫作的每個步驟融合恰當?shù)脑O計而創(chuàng)作出來。寫作時，綜合使用序列和標題等形式。采用一定的視覺效果因素將數(shù)字化信息表達得清楚而有說服力。從使用你設計的文稿的人們那里獲取反饋信息。文稿的哪一部分他們認為不好理解？他們是否還需要額外的信息？BAC中可以查閱到關于頁面設計的前17。12該工廠的工人們本來可以在任何事故發(fā)生前排除故障的。但是，無論是工廠還是什么別的地方，顯而易見的是一旦問題出現(xiàn)，復現(xiàn)的可能總是有的。一位經(jīng)理曾建議一項新政策，并將之寫進了一送的12名成員沒有一位給他送回了回執(zhí)。原來是該備忘錄的句不夠準確；寫作技巧不佳；文稿設計不夠精良等使得文件完全沒有得到應有的重視。 日，同樣的毛病引致了歷史上迄今為止最嚴重的一次核事故—假如公文的作者們將某些相關文稿設計得更能讓讀者理解或樂于實施，這次事故是完全可以避免的。葡特南(Putnam)投資公司管理著超過$150000000000的互助金和退休資產(chǎn)。(續(xù)勞倫斯·爾說：“視覺效果上，我們一開始就有兩個原則：首先，我們想與眾不同。打破傳統(tǒng)的風格 吸引中間商和投資者兩方面的?！捌浯尉褪且喕?。通過避免使用套話使語言簡練，文風吸引人而友善。這一行業(yè)中的企業(yè)習慣于認為無微不至、言無不盡就是好。我們則不以為然，想給讀者一些他們能自己理解吸收的東西。我們使用了明快的顏色和圖標......加之空白處 重要信息改為黑體加以突出......以即使只讀標題和副標題也一樣可以掌握故事的梗概 ”資料來源：“Putnam'sLawrenceJLasseronDesign@Issue2,no2(Fall1996):1-設計精良的公文看上去悅目、親切，讀起來簡單易懂。好的設計將觀點分類直觀安排，讀者能明確地把握文章結構。設計小冊子或期時，首先要想到的應是讀者方面和寫作的目的。同一系列的小冊子或稿要盡量保持同一的設計。設計一個網(wǎng)頁內(nèi)容指南，這樣讀者可以根據(jù)自己的需要選擇感的部分瀏覽。計劃時，要考慮到讀者方面。他們很閱讀嗎？忙嗎？會通讀至結束還是跳讀呢？寫作時，綜合使用序列和標題等形式。采用一定的視覺效果因素將數(shù)字化信息表達得清楚而有說服力。索”；在關鍵的地方打斷讀者，詢問他們的想法；當對方完成了實施的計劃后，讓他們描述他們自身的思想經(jīng)歷。練基礎知識DianeBurnsandS.Venit,“What'sWrongwithThisPaper”PCMagazine6,no.17(October13,1987):174-75。 資料來源：大眾汽車評估 對下列利用設計的幻燈片進行客觀的評價背景是否適合該用某種字體。一旦頻繁使用后，這些標志就自然地同該機構聯(lián)系起來了。你能說出下面這些字母同什么商品或公司有關系嗎？資料來源：“AlphabetSoup,”@Issue:TheJournalofBusinessandDesign3no.2(Fall1997):24-25.將某產(chǎn)品的理由置于左上