時間管理課程課件

時間管理

Time Management因為我們不知道究竟什么對我們最重要，所以每件事好像都很重要。因為每件事好像都很重要所以我們不得不每件事都做。有些人看到我們每件事都做，所以，他們期望我們什么都做。每件事都做讓我們非常忙碌，所以我們沒有時間去考慮，究竟什么對我們最重要。忙人的告白你真的很忙嗎?時間管理檢查表(一)Ａ1．推遲不想做的事，從想做的開始。［］2．沒興趣的事盡量推遲去做。［

］3．對于愛好的事不知不覺地花費了太多的時間。

［

］4．對于已開始的工作，自己不滿意不會停止。［

］5．不用他人的做法、希望致力于自己喜歡的做法。

［

］Ｂ6．把不懂的工作放在后面，先做知道的工作。［］7．費時間的放在后面，先做不太化時間的工作。［］8．一開始總是猶豫不覺，跨不出第一步。［］9．推遲難做的工作。

［］10．擅長踏踏實實地完成已決定的工作程序。

［］［問］閱讀以下的提問，在右面的［］欄里寫上符合點數(shù)。（全部是：２點稍微是：１點不是：０點）時間管理檢查表(三)根據(jù)表一、二的點數(shù)在時間矩陣圖上畫出區(qū)域作為結果判斷ABCD我們真的花了時間去做這些對我們一生都很重要的事情了嗎?時間矩陣圖重要不重要緊急不緊急虛假的必要的危機有限期的任務項目計劃準備建立關系真正的創(chuàng)新領導的干擾一些會議一些報告浪費的逃避的活動DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授權不做立即做4D原則25-30%15%50-60%2-3%時間安排普通人的時間安排20-25%65-80%15%＜1%成功人士的時間安排有效計劃計劃限制了自由著急要緊的事情總是先到，要先解決我沒有時間做計劃1、當我們做重要的事情時，就不會被瑣碎的事情所牽制。2、將預先決定要做的事情寫出來不做或少做計劃的原因有效計劃1.「期限未到，急什么？」2.「它太令人感到不愉快!」3.「它很難!」4.「目前我很忙，勻不出時間做那件事！」5.「茲事體大，我怎么能貿然采取行動？」6.「我現(xiàn)在沒心情做這件事!」7.「我在壓力下工作績效較佳!」8.「在行動前，我要先休息一下!」拖延時間的借口時間管理的7個基本技能1.項目列舉能力將應該做的事列表。2.工數(shù)估計能力

估計需要多少時間，或應該需要的時間。3.程序構成能力

考慮進展工作最適當?shù)某绦颉?.應變能力

善于應付突發(fā)工作的能力。5.突發(fā)事件的降低能力

減少突發(fā)的工作。6.先見計劃能力

計劃將來的事。7.日程遵守能力

絕對遵守制定的計劃。工數(shù)估計的能力

「何時為止能完成此工作」「要到明天」明天，「時間不夠沒有完成」…為何會這樣？這是因為沒有估計工作所需時間的能力。對于各個列舉的項目，將所需的時間與自己的能力對照，必須做到盡量能夠正確地估計。另外，對于有時間制約的工作，同時也有必要決定應該花費的時間。養(yǎng)成了這樣的習慣，可以用時間尺度來測定自己的能力。1.「規(guī)定時間」是抓住工作的每個單位時間和件數(shù)2.「確定時間」是確定目標時間3.謀求時間的模式化4.估計「期間」5.養(yǎng)成確定目標時間的工作習慣程序構成能力為了將所列舉的應該做的項目付諸實施，有必要構成項目的順序，根據(jù)此做法，決定工作的效率、效果。另外，所列舉的項目，有已定交貨期和未定交貨期，著手做即能完成、不知道何時完成等性格不同的混雜在一起。為了最有效地實行有必要考慮順序的構成。1.把要做的項目模型化§匯總在一起能處理的項目§適于自己一人集中來做的項目§簡單能處理的事／費時間的事2.選擇應該做的項目§對于結果、時間難以預料的事，盡量趁早著手做§重要的課題盡量放到前面來做§討厭的、不擅長的，擔心的事早點處理3.決定要做的順序§注意交貨期（最后期限）§確認預約§在步調的分配和節(jié)奏上下功夫應變能力現(xiàn)實中有緊急預定的變更、聯(lián)絡的不徹底、對方的個性等原因、工作不能按自己的意圖進展。一定會發(fā)生許多預料不到的突發(fā)工作和麻煩。制定計劃時，必須事先預計即使有突發(fā)工作的發(fā)生也能有對應的自由度和空間。另外，必須理解臨場對應。1.冷靜地判斷對應的必要性§是否有必要進行對應？（不能拒絕嗎？）§是否有必要馬上對應？（等一會兒行嗎？）§是否有必要自己對應？（能委托別人嗎？）

2.努力做有效的對應方法§仔細把握需求，避免做無用功？§考慮是否能用別的來替代？§判斷匯總在一起的方法是否有效果？3.做時間的主人4.預先考慮臨時對應時間突發(fā)事件的降低能力

「即使制定了計畫也沒用」的最大的理由是沒有按照計劃去試驗。即使想按計劃去做，一旦發(fā)生了臨時事件便不能順利地進展。正因為不得已的突發(fā)事件是不能預見的，所以計劃是無意義的。但是，臨時事件并不是都不能管理的。追究其原因，制定對策以減少臨時事件也是可能的。1.分析突發(fā)的內容

§怎么樣的突發(fā)／由誰／為何／有何問題2.改善方法?結構、抑止發(fā)生3.事先對策，未發(fā)生前進行預防4.預測發(fā)生，事前做好準備5.發(fā)生時的對應委托別人先見計劃能力了解今天的工作，但不知道明天要做什么…很困惑。另外，首先只把明天要做的事記入筆記本也不能不安心。開始做了工作，只是無目地決定應該做的事，預計未來決定今天、明天、本周應該做的，將會產生很大的意義。為了養(yǎng)成工作的預見性，必須有決定不用說是明天，比如１周后、1個月后、半年后應該做的工作習慣。1.把將來的課題拆開，可以放到前面來§確認本月…下個月…半年…一年中的要做的業(yè)務§細分方法?順序§確認不發(fā)生「重復」那樣的工作目標2.把將來的計劃寫入筆記本§不僅是最終交貨期，也要設定中間交貨期§約定適當?shù)闹虚g交貨期（Appoint）§也要記錄一年的會議日程等3.確保時間§將將來的課題盡量提前完成，優(yōu)先確保解決時間§如能有空閑時間，優(yōu)先運用日程遵守能力即使列舉應該做的項目，在正確的優(yōu)先權的基礎上使計劃具體化，如果不予以實行日程計劃就會成為泡影。不得不遵守與他人所規(guī)定的日程這是理所當然的，不只是這樣，如何遵守自己所規(guī)定的日程是則自己革新的關鍵。1.不只是要遵守與他人的規(guī)定，還要遵守與自己的規(guī)定2.創(chuàng)造不做不行的環(huán)境§心理的自動化3.想辦法節(jié)約和活用§發(fā)現(xiàn)「空閑時間」§發(fā)現(xiàn)「同時處理…」的余地§發(fā)現(xiàn)「一邊…一邊…」的時間4.遵守「時刻（日期）」和「小時」的兩個方面今天必須做的事今天應該做的事今天