項(xiàng)目2 數(shù)據(jù)庫(kù)的管理

Access實(shí)用教程

項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理

項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理項(xiàng)目目標(biāo)通過(guò)本項(xiàng)目的學(xué)習(xí)，讀者在初步了解Access2003數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，能夠獨(dú)立完成對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的基本維護(hù)和管理工作。項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理項(xiàng)目要點(diǎn)1．創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)2．壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)3．備份數(shù)據(jù)庫(kù)4．設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)管理密碼5．轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫(kù)文件格式項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理項(xiàng)目任務(wù)創(chuàng)建教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，在指定的目錄下對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件進(jìn)行壓縮和備份，并為該數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置管理密碼。最后，以Excel文件格式導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)信息。圖所示為項(xiàng)目流程。項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)一創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)（一）創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)步驟：①啟動(dòng)MicrosoftOfficeAccess2003，【文件】菜單中選擇【新建】選項(xiàng)，原有的“開始工作”窗格即跳轉(zhuǎn)至“新建文件”窗格，單擊【空數(shù)據(jù)庫(kù)】選項(xiàng)就可以創(chuàng)建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)了，如圖2-1所示。圖2-1新建空數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)一創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)以上操作在彈出的“文件新建數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框中就可以進(jìn)行，本例中選擇保存文件的路徑是“D:\我的文檔”，數(shù)據(jù)庫(kù)文件命名為“教師信息”，如圖2-2所示。圖2-2保存數(shù)據(jù)庫(kù)文件項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)一創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)②單擊“創(chuàng)建”按鈕，彈出數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)話框，數(shù)據(jù)庫(kù)文件就創(chuàng)建好了，如圖2-3所示。圖2-3數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)話框項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)一創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)（二）利用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)步驟：①【文件】菜單中選擇【新建】選項(xiàng)，在彈出的“新建文件”窗格中單擊【本機(jī)上的模板】，彈出“模板”對(duì)話框。這時(shí)可以看見在“數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)卡中Access提供了幾種常用的數(shù)據(jù)庫(kù)模板可供選擇，如圖2-4所示。圖2-4數(shù)據(jù)庫(kù)模板對(duì)話框項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)一創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)②選擇相應(yīng)的選項(xiàng)，如“聯(lián)系人管理”，單擊“確定”按鈕，按照系統(tǒng)提示在指定的目錄下創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)即可。③在彈出的“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框中，單擊“下一步”直至完成，數(shù)據(jù)庫(kù)就創(chuàng)建好了，如圖2-5所示。圖2-5根據(jù)向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)一創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)（三）打開和關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)Access2003在打開和關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)和其他軟件一樣，把數(shù)據(jù)庫(kù)也作為一個(gè)文件使用。不同的是每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中可能包含了眾多數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。在對(duì)這些對(duì)象進(jìn)行相應(yīng)操作時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示是否對(duì)以上操作保存。因此在關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，一般不需要對(duì)修改過(guò)的數(shù)據(jù)庫(kù)再次保存，這是Access和其他軟件不同的地方。項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)（一）壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)文件壓縮目的：可以重新組織文件在磁盤上的存儲(chǔ)方式，由Access重新安排數(shù)據(jù)，去除其中碎片，收回磁盤空間，從而達(dá)到優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)性能的目的。修復(fù)目的：可以修復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)中的表、窗體、報(bào)表或模塊的損壞。項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)以“教師信息”數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)為例，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行壓縮和修復(fù)過(guò)程：①啟動(dòng)MicrosoftOfficeAccess2003，關(guān)閉所有的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。②【工具】菜單中選擇【數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)用工具】選項(xiàng)，單擊【壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)】，彈出“壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源”對(duì)話框，如圖2-7所示。

圖2-7壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)③選擇要壓縮的數(shù)據(jù)庫(kù)“教師信息.mdb”，單擊“壓縮”按鈕，系統(tǒng)開始對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件進(jìn)行檢測(cè)，如沒有錯(cuò)誤，則會(huì)彈出“將數(shù)據(jù)庫(kù)壓縮為”對(duì)話框，這時(shí)為壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)文件輸入一個(gè)新的文件名，如“db1.mdb”，單擊“保存”按鈕，對(duì)原數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行壓縮。項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)為了防止Access數(shù)據(jù)庫(kù)文件受損，進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)性能，還需要定期壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)，具體分為以下兩步。①打開數(shù)據(jù)庫(kù)文件。②選擇【工具】菜單，單擊【選項(xiàng)】命令，在“選項(xiàng)”對(duì)話框的“常規(guī)”選項(xiàng)卡中選擇“關(guān)閉時(shí)壓縮”，如圖2-8所示。當(dāng)關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行壓縮，以減少存儲(chǔ)空間。圖2-8“選項(xiàng)”對(duì)話框項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)（二）備份數(shù)據(jù)庫(kù)備份數(shù)據(jù)庫(kù)是指創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件的副本，它與單純拷貝的數(shù)據(jù)庫(kù)文件是不同的，通過(guò)備份數(shù)據(jù)庫(kù)得到的數(shù)據(jù)庫(kù)副本可以與源數(shù)據(jù)庫(kù)保持同步更新，而復(fù)制的數(shù)據(jù)庫(kù)文件則不具備這樣的功能。項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)以下是對(duì)“教師信息”數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份的具體步驟。①啟動(dòng)Access2003，打開要備份的源數(shù)據(jù)庫(kù)文件“教師信息.mdb”。②選擇【工具】菜單中【同步復(fù)制】選項(xiàng)，單擊【創(chuàng)建副本】，系統(tǒng)彈出提示對(duì)話框，如圖2-9所示。圖2-9創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)副本提示項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)③選擇“是”按鈕，關(guān)閉打開的數(shù)據(jù)庫(kù)“教師信息”，開始創(chuàng)建副本。系統(tǒng)彈出對(duì)話框，如圖2-10所示。圖2-10數(shù)據(jù)庫(kù)備份提示項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)④該對(duì)話框提示在轉(zhuǎn)換為“設(shè)計(jì)母版”之前是否先對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)備份。此時(shí)單擊“是”按鈕，系統(tǒng)先將源數(shù)據(jù)庫(kù)重命名為“教師信息.備份”，再將其轉(zhuǎn)換為“設(shè)計(jì)母版”，所有數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的更改都必須在“設(shè)計(jì)母版”中完成。系統(tǒng)彈出新的對(duì)話框，如圖2-11所示，要求確定新副本的存儲(chǔ)位置和名稱，選擇默認(rèn)名稱后，單擊【確定】按鈕。繼續(xù)彈出對(duì)話框，如圖2-12所示，提示用戶數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)的修改方式。項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)圖2-11保存新副本文件圖2-12數(shù)據(jù)庫(kù)副本創(chuàng)建成功提示項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)⑤返回“教師信息.mdb”數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)話框，可以看到在標(biāo)題欄上顯示當(dāng)前打開的為“設(shè)計(jì)母版”，并且在每個(gè)對(duì)象前面多了一個(gè)小球圖標(biāo)，如圖2-13所示。圖2-13設(shè)計(jì)母版項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的修改只允許在“設(shè)計(jì)母版”中進(jìn)行，副本中只能以“只讀”的形式打開。所以當(dāng)“設(shè)計(jì)母版”中數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的結(jié)構(gòu)發(fā)生改變時(shí)，就需要執(zhí)行同步數(shù)據(jù)庫(kù)的操作，使副本數(shù)據(jù)庫(kù)保持同步更新，具體步驟如下。①打開需要同步的數(shù)據(jù)庫(kù)備份“教師信息的副本.mdb”。②選擇【工具】菜單中【同步復(fù)制】選項(xiàng)的【立即同步】命令，彈出對(duì)話框，如圖2-14所示。圖2-14同步數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)話框項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)③單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)彈出圖2-15所示的提示框，要求同步之前關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)。單擊“是”后，系統(tǒng)就會(huì)執(zhí)行同步命令，并提示“已經(jīng)成功地完成同步”，此時(shí)副本的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與“設(shè)計(jì)母版”中的完全一致。圖2-15關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)提示項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)（三）為數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置和撤銷密碼為數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置密碼可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)起到一定的保護(hù)作用，從而不被別人利用和修改，這是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)最為簡(jiǎn)單的安全保護(hù)措施。這種措施只適用于單用戶的環(huán)境，具體操作如下。①在【文件】菜單中選擇【打開】選項(xiàng)，或者直接使用工具欄中“打開”按鈕，彈出“打開”對(duì)話框，如圖2-16所示。圖2-16數(shù)據(jù)庫(kù)打開對(duì)話框項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)②在“打開”對(duì)話框中選擇所要打開的數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“打開”對(duì)話框中“打開”按鈕右側(cè)的下拉箭頭，在下拉菜單中選擇“以獨(dú)占方式打開”，如圖2-17所示。③【工具】菜單中選擇【安全】選項(xiàng)，單擊【設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)密碼】，彈出“設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)密碼”對(duì)話框，如圖2-18所示。圖2-17文件打開方式的選擇

圖2-18“設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)密碼”對(duì)話框項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)④在“密碼”和“驗(yàn)證”文本框中輸入兩次相同的密碼。⑤單擊“設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)密碼”對(duì)話框中的“確認(rèn)”按鈕，完成數(shù)據(jù)庫(kù)密碼的設(shè)置。以上為設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)密碼的操作步驟。密碼完成后，再次打開該數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，Access將彈出對(duì)話框，在該對(duì)話框中輸入正確的密碼，就可以打開數(shù)據(jù)庫(kù)了，如圖2-19所示。圖2-19“要求輸入密碼”對(duì)話框

項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)的密碼可以設(shè)置也可以撤銷，撤銷數(shù)據(jù)庫(kù)密碼的步驟如下。①以“獨(dú)占方式”打開數(shù)據(jù)庫(kù)，輸入正確的數(shù)據(jù)庫(kù)密碼后進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)窗口。②在【工具】菜單中【安全】選項(xiàng)，單擊【撤銷數(shù)據(jù)庫(kù)密碼】，彈出“撤銷數(shù)據(jù)庫(kù)密碼”對(duì)話框，如圖2-20所示。③在該對(duì)話框中輸入正確的密碼后，單擊“確定”按鈕，就可以完成數(shù)據(jù)庫(kù)密碼的撤銷。

圖2-20“撤銷數(shù)據(jù)庫(kù)密碼”對(duì)話框項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)（四）轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫(kù)文件格式Access2003新建的數(shù)據(jù)庫(kù)文件默認(rèn)為Access2000文件格式。同時(shí)，Access2003還提供了在不同版本之間文件格式的轉(zhuǎn)換功能，如轉(zhuǎn)換成Access2003文件格式。在【工具】菜單中選擇【數(shù)據(jù)庫(kù)使用工具】選項(xiàng)，單擊【轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫(kù)】中的相應(yīng)菜單項(xiàng)即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的轉(zhuǎn)換，如圖2-21所示。圖2-21轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫(kù)文件格式項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理任務(wù)二維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)中的表格還能以Excel等多種文件格式導(dǎo)出。只要在數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)話框中選擇相應(yīng)的對(duì)象，如“數(shù)據(jù)表格”，單擊【文件】菜單中的【導(dǎo)出】選項(xiàng)，彈出對(duì)話框中，設(shè)置正確的“保存類型”單擊“導(dǎo)出”按鈕即可，如圖2-22所示。圖2-22導(dǎo)出Excel文件項(xiàng)目二

數(shù)據(jù)庫(kù)的管理項(xiàng)目總結(jié)通過(guò)以上項(xiàng)目實(shí)訓(xùn)，讀者能夠掌握數(shù)據(jù)庫(kù)