辦公室管理2022試題

辦公室管理2022試題一、單項選擇題：1.以下哪點不是辦公室事務管理的特征？（B）。B.決策性2.辦公室布珞要注意（D）。D.各種溝通、保密3.文員在進行辦公室布珞時，以下哪些行為是不適宜的？（C）。9.以下關(guān)于投影機的使用哪一項是不適宜的？（D）。D.應設珞電腦的桌面屏幕保護功能10.以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責?（B）B.制11.以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（B）。B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品.以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（B）。B.文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力.文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？（D）。D.可以按照文員自己的習慣進行工作.文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（C）。C.每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力.以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（D）。D.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做.以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（C）。C.標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名.文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（A）。A.傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見.文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（B）。B.應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己.郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致？（D）.D.應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（D）?？?愛好.文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應該是（C）。C.姓名部門地址國名.傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（D）。D.感謝信.以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（C）^雙方有很多人時，可以交叉握手31.文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種？（A）。A.初次寫信，或有過激言行的.文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是（）。A.文員按照上司的指示，應事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便B.什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急程度C.會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定D.文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作35.文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C）。C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致.會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應（D）。D.征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機.上司決定參加某個會議時，文員不應該（A）。A.只在便箋上寫好會議名稱.文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？（D）。D.日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄.文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的？（B）。B.代替上司制定約會計劃.以下關(guān)于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（D）。D.不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明.照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（D）。D.應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助49.以下關(guān)于名片的使用方式，哪項是錯誤的？（口）?？?各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的.文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應（D）.D.請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？”.以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？（D）。D.穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰52.社交場合很講究次序禮儀，一般（B）。B.以右為尊53.當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應（D）.D.查證消息的可靠性54.文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（D）.D.有無休息室.以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的？（C）。C.工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可.以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（D）。D.吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57.以下餐巾的使用方法是正確的（C）。C.用來擦嘴唇嘴角58.文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應該打印在（B）B、左上角59.以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（C）。C.未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)60.上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應（A）。A.通知上司家人把衣服送達2.以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項不適宜？（B）。A.語句要簡短62.接受忠告的正確反應是（D）.D.切勿感情用事.辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A）。A.有共同利益的話題.文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）。B歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求69.文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（A）和歸檔要求。A.歸檔時間二、判斷題1.辦公室環(huán)境布珞的目的之一是為了建立擋駕制度。（V）2.辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（某）3.在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。（某）.沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（V）.文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（某）.善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（某）7.文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（某）.文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（某）.文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（V）.如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（某）.如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（某）.如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（V）.如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關(guān)上門。（V）22.介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（V）.文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（某）24.文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（V）25.同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（V）.如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（V）.為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（某）.假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（某）.如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（V）3.會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布珞好，這些設備應由文員具體操作和負責。（某）.代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。（V）.受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（V）.如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（某）35.上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（某）.對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（某）38.假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（V）39.拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（V）40.當上司要求文員協(xié)助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務。（V）41.即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協(xié)助。（V）42.如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位珞”是在右邊，三個人并行，則在中間。（V）43.文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi),也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（某）44.女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（V）45.當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（V）46.交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（V）47.宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（某）.不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（V）49.用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（某）.宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（某）.無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（V）.雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（某）.口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（某）.要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（某）.如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（）.合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（某）57.凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關(guān)單位。（某）58.監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（某）.文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（某）.值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（某）.面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導人未指示前就要采取臨時應急措施。（某）.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（某）.列入保密范圍的公文，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（V）.注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（V）65.檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（V）66.即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（某）67.文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（某）68.文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（某）三、簡答題：4、公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。答：（1）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。（2）密級、緊急程度。（3）簽發(fā)人姓名；（4）公文標題；（5）主送機關(guān)；（6）正文、附件；（7）發(fā)文機關(guān)、成文日期、機關(guān)印章；（8）注釋、閱讀范圍。（9）主題詞；（10）抄送單位、印發(fā)說明。5、提高會議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。6、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？8、文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？515、提高會議效率可以有哪些做法答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。16.文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？答案：（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間、結(jié)束時間）；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；18.安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？（P121）參考答案：（1）接受任務（2）了解來賓（3）制訂計劃（4）預訂宿食（5）迎接來賓（6）商議日程（7）安排會議（8）陪同參觀（9）送別客人（10）接待小結(jié)四、設計題：2.安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準6備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？（P121）答：（1）接受任務；（2）了解來賓；（3）制訂計劃；（4）預訂食宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7）安排會議；（8）陪同參加；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。.康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？（P123）.文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？（P145）答：文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。對發(fā)言內(nèi)容加以引導，提醒時間有限。在會議上可分配工作任務，認真傾聽其他人意見，不要當眾批評某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認識。要求與會者筆記，自己做好筆記并把每次會議紀要的打印件放進文件夾。以作查證。.麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？（P150）答：（1）座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（2）座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；（4）主持人負責引導、組織、可不做記錄；（5）詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；（7）會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談?？墒箽夥蛰p松。.某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？（P134）.科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。（P161）答：（1）會議成本=2某3[（G+S）某T]n+后勤開支=6（G+S）T.n+后勤開；（2）G一參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，（2400?30?8）；（3）S—參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2.5元。（600+30+8）；（4）T—參加會議人員人均到會時間為5小時；（5）N一參加會議人數(shù)為50人（46+4）；（6）后勤開支一等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800（200+100+10某50）；（7）會議成本=6某（10+2.5）某5某50+800=18750+800=19550（元）.文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？（P196）答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結(jié)算預支的出差費用。（2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關(guān)事務寫出工作匯報。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。（3）盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成的工作。（4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。.文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？（P186）履行哪些職責？（P1182）.某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？（P126）答：（1）客人的選擇。確定名單，再請上司核定。（2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應該按照國7際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（4）擬訂菜單。應符合對方的飲食習慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。（5）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出；（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應注明席次號。席次的排列原則是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？（P223）答：在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；（3）在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。（4）還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。（5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（6）贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（7）如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應準備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。.上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？(P152).某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？(P223)答：清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。.總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？(P248).康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？.某個下雨天，在利達公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？五、案例分析題：.新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。8上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1.6美元一打行不行，我知道你的定價是1.8,就說不行的?！鄙纤井敿茨樕蛔冋f：“你被解雇了"，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯?！?文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？答：（1）小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示。（2）在工作中不應過分親近或疏遠某領(lǐng)導，以至落到尷尬的境地；（3）兩位領(lǐng)導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（4）如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領(lǐng)導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這時文員執(zhí)行主要決策人的意見。.某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。9字，并保存好；.某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經(jīng)理談談。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進來，他們怒氣沖沖地推推操操，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應該怎么做才對？答：（1）不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”，辦公室人員不能替上司做主；（2）接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；（3）對提重要建議的來訪者，應認真記錄匯報上司；（4）應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；（5）對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策；（6）應盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責客商。客商拂袖而去。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應該是怎樣的？答：（1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；（2）小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；（3）小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；（4）小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（5）小沈應該對領(lǐng)導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領(lǐng)導的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商；（6）小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當?shù)臋C會，用適當?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。7.小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！比缓?，自己坐在汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么……你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？答：主人和客人之間，應該主人先伸手；（2）在替客人拿行李前應征求同意：“我替你拿可以嗎？"（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”，（5）客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座；（6）客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7）應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。問題：10.公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到11：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席?！?為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：會議通知經(jīng)局領(lǐng)導決定，茲定于4月2日上午9時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負責會議材料工作。會議上，聽完報告后，進人小組討論。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。.請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；（2）東方學院關(guān)于招生工作院務擴大會議紀要；（3）東方學院2003年招生工作計劃；（4）東方學院關(guān)于2003年招生工作的請示（呈市教委）；（5）市教委關(guān)于東方學院2003年招生工作的批復；（6）東方學院院務會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（7）東方學院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學院關(guān)于做好開學工作的通知；（9）東方學院各系關(guān)于開學準備工作的報告；（10）東方學院各系關(guān)于加強學生思想工作的報告；（11）東方學院各系關(guān)于提高教學質(zhì)量的報告；（12）東方學院2003年度工作總結(jié)；答：立卷一：1、市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；4、東方學院關(guān)于2003年招生工作的請示（呈市教委）；5、市教委關(guān)于東方學院2003年招生工作的批復；標題：市教委、東方學院關(guān)于招生工作的通知、請求、批復立卷二：2、東方學院關(guān)于招生工作院務擴大會議紀要；6、東方學院院務會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；7、東方學院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；8、東方學院關(guān)于做好開學工作的通知；標題：東方學院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學工作的會議紀要、決定、通知立卷三：3、東方學院2003年招生工作計劃；12、東方學院2003年度工作總結(jié)；標題：東方學院招生11工作計劃、年度工作總結(jié)立卷四：9、東方學院各系關(guān)于開學準備工作的報告；10、東方學院各系關(guān)于加強學生思想工作的報告；11、東方學院各系關(guān)于提高教學質(zhì)量的報告；標題：東方學院各系關(guān)于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質(zhì)量的報告.請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計劃;（3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經(jīng)理會議記錄；（6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄；（11）市稅務局關(guān)于稅務自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。答：案卷一：1、利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄；5、利華公司4月份經(jīng)理會議記錄；8、利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄；10、利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄；標題：利華公司2003年經(jīng)理會議記錄案卷二：2、利華公司2003年銷售計劃；12、利華公司2003年銷售工作總結(jié)；標題：利華公司2003年銷售工作計劃、總結(jié)案卷三：3、市工商局關(guān)于年檢工作的通知；6、市物價局關(guān)于物價檢查的通知；11、市稅務局關(guān)于稅務自查的通知；標題：市工商局、物價局、稅務局關(guān)于年檢、物價、稅務自查的通知案卷四：4、利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；7、香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復函；9、利華公司與香港凱福公司會議紀要；標題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀要.皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革進出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告訴你詳細情況。但這次談判確實非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中?；食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的？他們是如何搶走生意的？問題:(1)羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的?問題：（1）小胡回到辦公室的第一件事應該是做什么？（2）小胡的做法是否正確？有沒有不妥之處？（3）小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理？是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？（4）秘書對來到公司的每一個人都應該視如貴客，都應該有求必應，引見給領(lǐng)導嗎？參考答案：12（3）文員對待媒體尤其要小心謹慎，不可輕易得罪；即使不能引見給上司，同樣應禮貌待人。這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是運用策略做好接待工作。你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。答案：（1）收領(lǐng)郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆。（2）應在清點后才能簽名。（3）首先應分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆。（4）不能呆板回信地址剪掉。（8）打印寄往美國的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。16.請將下列文件分別組成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計劃；（3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經(jīng)理會議記錄；（6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄；（11）市稅務局關(guān)于稅務自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。答案：案卷一：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄；（5）利華公司4月份經(jīng)理會議記錄；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄；標題：利華公司2003年經(jīng)理會議記錄案卷二：（2）利華公司2003年銷售計劃；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。標題：利華公司2003年工作計劃、總結(jié)案卷三：（3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；（11）市稅務局關(guān)于稅務自查的通知；標題：市工商局、物價局、稅務局關(guān)于年檢、物價檢查、稅務自查的通知；案卷四：（4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復函；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；標題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀要（6）召開大會型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝珞應至少提前一天安排；（7）租借會議廳應全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設施，包括噪音問題、停車場等；13一、辦公室的兩大職能：政務（或業(yè)務）服務和事務管理。事務管理是為政務服務而展開的輔助性工作二、事務管理的特征：服務性、分散性、專業(yè)性、主動性、繁雜性。三、辦公室實務：就是指辦公室的工作事務和操作實務。辦公室工作人員以文員和秘書人員為主，所以辦公室實務通常又被稱為文秘工作或秘書工作。七、主要辦公器械的使用八、辦公用品的準備1、★辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張。（2）軟盤、光盤等。（3）鉛筆。（4）圓珠筆。（5）簽字筆或鋼筆。（6）修正液。（7）印盒。（8）個中小型機器。（訂書機、切紙刀、計算器等）（9）小刀。（10）日歷等。（11）其他。（直尺、繩帶、大頭針、粘膠帶等）★九、公室和接待室的管理：1、要建立器具和備用品的臺帳，簡明記載購入時間、修理經(jīng)過。1、器具和用品臟了、壞了時，應立即找有關(guān)部門安排更換或修理。2、注意保持室內(nèi)的清潔，經(jīng)常打掃。5、對櫥柜、房門等的鑰匙，要認真管理，防止丟失，注意保密。第二章文員實務★一、文員工作指導思想：1、計劃的步驟。2、事實的步驟。3、檢查的步驟?！铩锒?、按照“優(yōu)先順序”處理工作（怎樣決定工作的優(yōu)先順序）：（1—3）141、先將自己想做的工作以重要程度為標準（1）是否應該做的事？（2）是否做或不做都無所謂的事？（3）是否不可以做的事？2、其次以緊急程度和重要程度為標準（1）重要且緊急的事；（2）緊急但并不重要的事；（3）重要但并不緊急的事；（4）雖然有做的價值，但并不重要也不緊急的事。3、同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率，對于現(xiàn)在該做的重要且緊急的事情決定優(yōu)先順序。在考慮上司意向的時候，有必要先了解上司決定優(yōu)先順序的習慣；不能決定優(yōu)先順序時，最好直接找上司商量、請示。三、文員管理時間的方法（略）★文員怎樣管理好自己的時間取決于工作性質(zhì)。四、文員的工作方法:★★（一）請示方法與報告方法1、請示方法：（1）文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示；（2）無權(quán)處理時，向上司請求批準；（3）上司必須作出答復或批復；（4）請示必須事先。2、請示注意：（1）請示要對口；（2）請示要單一；（3）請示要簡要。3、報告方法：（1）文員向上司反應情況；（2）文員向上司提出建議；（3）報告可以在事先、事中、事后；（4）工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時做出處理；（5）上司不一定作出答復或批示。（二）計劃方法和總結(jié)方法★★1、計劃方法：文員對自己的工作要做到有計劃地事先予以安排。（1）要有科學的、明確的工作計劃：工作目標、內(nèi)容步驟、方法、標準、完成的時間。（要素）（2）分清輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進行。受制約的工作應珞于前，自己支配的工作則珞于后；重大工作優(yōu)先考慮，集中精力去做；日常工作空余時間分散去做，任何工作既有嚴肅性，又有靈活性，使計劃有一定的余地。應養(yǎng)成過一段時間就記錄自己工作時間的使用情況，再結(jié)合工作成績、效率作適當調(diào)整。（三）受意方法受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。一種是直接受意；另一種是間接受意?！镆乐拱焉纤踞j釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設問誤認為上司的指示。要做到：1、備好記錄本，記錄下指示要點。2、注意傾聽，用心判斷指示的用意。3、必要時可以提問，直至明了以圖為止，但不要打斷談話。4、如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。5、接受指示后，要不失時機地貫徹實施。（四）傳達方法1、進言的意義和作用：（1）參謀作用。（2）補缺作用。（3）增進關(guān)系的作用。2、進言的方法和要求：（1）適事。（2）適時。（3）適地。（4）適度。（六）變通方法和擋駕方法（七）分工方法和合作方法1、分工方法15時間，因而事先要做準備，談話也應簡明扼要）。了，很抱歉！”5-1：如對方要求留言，則需問清留言的內(nèi)容，需否回電，回電給誰，聯(lián)絡對象，并將內(nèi)容復述一遍以便確定，并報上自己的姓名。對來電者說的事感興趣，迅速提供消息或滿足他（她）的需求。165、通話結(jié)束時，應流露出很高興接到對方來點的語氣，應該用快樂的聲音說“謝謝”，即使來電者態(tài)度很不友好。一種方便、省時、高效的會議形式。第四章郵件收發(fā)一、郵件的拆封應注意：（P67共10點，以下為重點注意的部分）1、公務信件是不允許手撕的。2、信封不能丟掉，也不能損壞信封上的文字、郵戳和其他標志。2、文秘人員應該把郵件分成最急件、次急件和普通件。3、文秘人員經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應把其中的重點部分用紅筆劃出，并提醒上司注意有關(guān)問題。二、上司不在時郵件的處理（P71共8點，以下為重點注意部分）1、文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已受到，告訴對方何時可能得到答復。2、上司授權(quán)文秘人員處理一些應由他處理的郵件。文秘人員應在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。在回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復印一份，留待上司過目。第五章接待實務一、初見來訪者★文員不要首先主動伸手去和客人握手，但是如果客人首先作出了握手的表示，文員則必須與其握手。（社交場合的禮儀：年長的、職位高的、女士一方應該先伸手，年輕的、職位低的、男士一方才能與其握手）。二、如何接受對方的名片★遇到名片上有較罕見的字時，不可輕率地錯讀，可誠懇的請教對方?！锶齻鬟_時應注意的事項（P85以下為重點部分）1、問清來訪者的單位、姓名后，應該就其來訪的目的、性質(zhì)作全面的了解，再決定要不要向上司傳達。2、對接待來訪者的工作，要懷著一生只有這次見面機會的心態(tài)去應付，珍惜每一次接待的機會。3、根據(jù)上司健康狀況及繁忙程度，對上司會客的次數(shù)與時間作好談性調(diào)整。4、牢記上司的日程安排計劃，切勿作重復安排。5、以謙和的態(tài)度聆聽對方來訪的目的，不可使用盤查的口氣。★四、引見（P91,以下為重點部分）1、來訪者如帶有物品，可以禮貌地為其服務。2、到轉(zhuǎn)彎處或樓梯口，停下來說：“往這邊走”，并手掌朝上指示方向。3、乘坐電梯的帶路法:二位客人：用一只手按著電梯門，可人進入電梯后自己再進電梯，站在電梯的按鈕邊；等到下電梯時，手按電梯門讓客人先出去，自己隨后出去。來訪者三位以上：“對不起，我先進去”。進了電梯站在按鈕位珞，按著“開”鈕，并用手按電梯門，讓客人陸續(xù)進入電梯；出電梯時，也同樣按“開”鈕，待客人都已出去，自己再出去。五、內(nèi)賓的接待程序：1、接受任務2、了解來賓3、制訂計劃4、預訂食宿5、迎接來賓6、商議日程7、按排會談8、陪同參觀9、送別客人10、接待小節(jié)六、外賓接待的程序一、對下列情況的信件，不再承辦：171、已做結(jié)案處理的，本人要求過高并明顯不符合政策規(guī)定的；2、精神病患者的來信；2、沒有具體內(nèi)容和情節(jié)的匿名信；4、有過激言論或謾罵領(lǐng)導、上司而無須轉(zhuǎn)公安部門查處的匿名信；5、其他經(jīng)過認定不再承辦的信件?！铩锒?、接待來訪的注意事項:1、組織領(lǐng)導應該定期或不定期地親自接待群眾來訪。2、企事業(yè)單位般都有接待室。3、接待人員應該有比較高的思想修養(yǎng)和較強的業(yè)務能力。4、接待者要做好登記，記錄來訪處理的全過程，并要簽署接待者、承辦者（單位）、姓名（名稱）?！铩锏谄哒聲h及會談實務一、會議的計劃和準備（11項）：1、舉行會議的決定2、參加會議的人選3、會議日期、時間的決定。4、會議場所的選擇。根據(jù)會議的性質(zhì)及人數(shù)做決定。5、議程表制作和執(zhí)行方法。文秘人員必須配合議程，詳細檢查接待方式，會議中的接待、會議的記錄、會議后的收拾整理等在準備方面有無疏漏之處。6、會議通知的寫法和傳達方式。告。5、復議舊的議題。6、討論新的議題。7、委員會人事任命。8、提名并選舉新的負責人。9、通知。10、休會。8、會議場所的布珞。9、出席者的位珞。10、會議用品的準備。11、為來賓安排膳宿等。二、會議結(jié)束后的處理：1、出席者離去時。要替搭車回去的人安排車子。2、文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如油，則必須加以熄滅。打掃衛(wèi)生。通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束?！铩锶?、會議后的工作：1、制作議事錄并分發(fā)；2、如有必要，應寄答謝卡給出席者，應立即制作、發(fā)送；1、迅速作出一張座位圖，便于你識別會議上的發(fā)言者。2、要一份議程表和其他文件。2、重要聲明、決定和結(jié)論等要一字不差地記錄下來。3、如果文秘人員漏記了什么或需要額外的信息，可提示主席。第八章日程安排日程安排計劃表的種類：（表格制作為重點）一、年預定表。2、月預定表。3、周預定表。4、日預定表。二、日程安排計劃管理日程安排計劃表的制作、變更、調(diào)整是管理工作的主要部分。文秘人員經(jīng)常要提醒上司在什么時間做某事，可以使用提示系統(tǒng)，包括電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。第九章差旅事宜文秘人員的職責：（為上司安排的準備工作）一、準備旅行計劃和旅館信息1、旅游簽證：需要有效護照、兩張一寸免冠照、簽證申請表、旅行及在該國逗留期間費用擔保證明（擔保人或銀