會議接待服務(wù)管理工作規(guī)程

文件編號：作業(yè)指導(dǎo)書版本號：修改狀態(tài)：頁碼：小型會議接待服務(wù)管理工作規(guī)程0目的1本指導(dǎo)書規(guī)范了小型會議接待服務(wù)管理工作程序，確保其會議的順利進(jìn)行。0適用范圍1本指導(dǎo)書適用于辦公樓會議室的接待服務(wù)管理工作。0職責(zé)1服務(wù)人員負(fù)責(zé)會議前的準(zhǔn)備工作及會議中的服務(wù)工作。2管理處主任或樓宇管理員負(fù)責(zé)檢查工作。0工作內(nèi)容1會議前準(zhǔn)備工作（會議開始前20分鐘準(zhǔn)備完畢）1.1布置會場，擺放好會議桌臺、座椅及其它用品，保持干凈整潔。4.1.2將空調(diào)、照明開啟，保證適合的溫度和亮度。4.1.3將茶具茶水或礦泉水準(zhǔn)備好。若是礦泉水，則派到各座位臺面；若是飲茶，則待客人座定時沏上4.1.4服務(wù)員在接到通知前，檢查空調(diào)、照明等設(shè)備設(shè)施是否完好。若損壞，應(yīng)及時報工程組維修，確保會議前的設(shè)備設(shè)施處于正常狀態(tài)。4.2督導(dǎo)及檢查工作4.2.1在會議開始前1小時，管理處主任或樓宇管理員親臨現(xiàn)場督導(dǎo)、檢查會場的布置情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。4.2.2具體檢查內(nèi)容：照明、衛(wèi)生、各種飲品存量及其使用期限、熱水器、空調(diào)系統(tǒng)、會議物品的放置位置等。4.3會議中的服務(wù)要求4.3.1端茶送水，服務(wù)員須用托盤及備白餐巾一條；添茶水應(yīng)從客人右側(cè)或前方服務(wù)。服務(wù)過程要用禮貌用語，注意不要將茶水灑落在會議桌上和地面上，若不慎將茶水灑落在桌面或地上，服務(wù)員應(yīng)隨手用白餐巾清擦。4.3.2茶要以七成滿為標(biāo)準(zhǔn)，上茶時要提醒客人注意，說：“對不起，打攪一下”。4.3.3每次進(jìn)入會議室服務(wù)時，要先用手輕力敲兩下門后，方可入內(nèi)。4.3.4添茶水的時間間隔：a）一次不應(yīng)超過十分鐘；b）第二次與第一次相隔不超過十五分鐘；c）其他可因人而異，酌情考慮。作業(yè)指導(dǎo)書文件編號：版本號：修改狀態(tài)：頁碼：4.3.7茶水服務(wù)次序原則：先上級后下級，先女后男，先客后主。最后的服務(wù)對象是工作人員和陪同。4.4會議結(jié)束時的工作4.4.1散會后，服務(wù)員應(yīng)迅速進(jìn)入會場仔細(xì)地檢查，如發(fā)現(xiàn)賓客遺忘的物品，須立即設(shè)法追送，追送不到時，按管理處要求速交管理處主任。4.4.2收拾會場4.4.2.1清理臺面4.4.2.2拾起地面紙碎、雜物4.4.2.3放好椅子4.4.2.6關(guān)掉照明系統(tǒng)4.4.2.7洗凈飲具、放回原處4.2.8填寫會議記錄表0引用文件和記錄表格5.1《會議記錄表》文件編號：作業(yè)指導(dǎo)書版本號：修改狀態(tài)：頁碼：大中型會議接待服務(wù)管理工作規(guī)程0目的1本指導(dǎo)書規(guī)范了中大型會議接待服務(wù)管理工作程序，確保其會議的順利進(jìn)行。0適用范圍1本指導(dǎo)書適用于辦公樓會議室的接待服務(wù)管理工作。0職責(zé)1服務(wù)員負(fù)責(zé)會議的接待工作。2服務(wù)員負(fù)責(zé)會議前的準(zhǔn)備工作及會議中的服務(wù)工作。3管理處統(tǒng)一安排會議場地布置，橫幅制作、設(shè)備、音響調(diào)試、花卉擺放等事宜。4管理處主任負(fù)責(zé)現(xiàn)場督導(dǎo)及檢查工作。0工作內(nèi)容1會議前準(zhǔn)備工作（會議開始前30分鐘準(zhǔn)備好）1.1按參加會議人數(shù)準(zhǔn)備好各類合格的飲具、文具用品及會議必需品，待布置會場時使用。1.1.1通知清潔綠化組長準(zhǔn)備該會議室的插花，放置鮮花時花盤底要用餐碟盛著。1.1.2通知工程組檢查會議室的照明、空調(diào)、音響等設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行情況，保障會議順利進(jìn)行。4.1.1.3檢查熱水器的工作情況，如發(fā)生意外，馬上報修工程組并準(zhǔn)備好備用開水。4.1.1.4擺設(shè)文具盤，檢查會議室文具是否齊全。4.1.1.5準(zhǔn)備好糖盅、水果碟、糖果、茶包。4.1.1.6重新檢查會議室的準(zhǔn)備情況，特別是照明、空調(diào)是否有異味。4.1.2按參加會議人數(shù)放好椅子并擺設(shè)飲具及會議各類文具。4.1.3各類物品的擺設(shè)要求：a）文件夾放于座位的正前方。B）杯耳與桌面成45°角。c）礦泉水：若一次性茶杯，則放于座位桌面正面。將礦泉水放置座位桌面正面，每位一支。d）茶包：每茶盅放茶袋一包或用小茶壺沏茶。4.2現(xiàn)場督導(dǎo)及檢查4.2.1在會議開始前1小時，管理處主任親臨現(xiàn)場指揮和督導(dǎo)員工按要求布置會場，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。文件編號：作業(yè)指導(dǎo)書版本號：修改狀態(tài)：頁碼：4.2.2具體檢查內(nèi)容：照明、窗簾、衛(wèi)生、各種飲品存量及其使用期限、熱水器、空調(diào)系統(tǒng)、音響設(shè)備、文具用品、會議物品的放置位置。4.3接待服務(wù)要求4.3.1服務(wù)員站立門恭候客人，并引至?xí)h室坐下；客人入座起座時，服務(wù)人員要幫客人拉椅。4.3.2問明客人所需飲品，在座位表上作好相應(yīng)的記錄。4.3.3根據(jù)記錄逐一上飲品，先上主位，后次位的原則；端茶送水，服務(wù)員須用托盤及備白餐巾一條；添茶水應(yīng)從客人右手側(cè)服務(wù)。服務(wù)過程要用禮貌用語。4.3.4茶要以七成滿為標(biāo)準(zhǔn)，上飲品時要提醒客人注意，說：“對不起，打攪一下”。4.3.5每次進(jìn)入會議室服務(wù)時，要先用手輕力敲兩下門后，方可入內(nèi)。4.3.6添茶水的時間間隔：a）一次不應(yīng)超過十分鐘；b）第二次與第一次相隔不超過十五分鐘；c）其他可因人而異，酌情考慮。4.3.7茶水服務(wù)次序原則：先上級后下級，再先女后男，先客后主。最后的服務(wù)對象是工作人員和陪同。4.4會議結(jié)束時的工作4.4.1會議結(jié)束時，禮賓員、服務(wù)員應(yīng)在門站立，熱情目送客人，并禮貌地說：“再見”等告別敬語。4.4.2客人離去后，服務(wù)員應(yīng)迅速進(jìn)入會場仔細(xì)地檢查，如發(fā)現(xiàn)賓客遺忘的物品，須立即設(shè)法追送，追送不到時，按管理處要求速交管理處主任。4.4.3收拾會場4.4.3.1清理臺面4.4.3.2拾起地面紙碎、雜物4.4.3.3擺