薪酬管理操作流程（案例）

④內(nèi)部公開請勿外傳31/32薪酬管理操作流程（案例）目錄1、業(yè)務(wù)綜述 31.1業(yè)務(wù)簡介 31.2業(yè)務(wù)流程 32、基礎(chǔ)設(shè)置 32.1計算規(guī)則 32.1.1規(guī)則基礎(chǔ)設(shè)置 32.1.2項目規(guī)則設(shè)置 52.1.3公式設(shè)置 72.2薪酬檔案維護 102.3社保檔案維護 113、薪酬核算 133.1核算員工 143.2薪酬核算 173.3薪酬發(fā)放 223.4結(jié)賬 254、報表查看 264.1薪酬明細表 264.2薪酬對比分析表 304.2薪酬成本分攤表 311、業(yè)務(wù)綜述1.1業(yè)務(wù)簡介A公司是是一家跨地區(qū)、跨產(chǎn)業(yè)的多元化集團企業(yè)，薪酬管理主要涉及企業(yè)的薪酬成本以及企業(yè)的薪酬制度、集團化的薪酬體系和薪酬結(jié)構(gòu)、薪酬核算發(fā)放等落實。分子公司薪酬管理重點是薪酬發(fā)放，強調(diào)自動與考勤模塊和績效模塊相掛鉤，實現(xiàn)對薪酬總額的匯總；集團總部共496人，薪酬、社保均由人力資源部負責核算，財務(wù)部負責審核和發(fā)放。本案例主要針對集團總部薪酬的核算發(fā)放業(yè)務(wù)。1.2業(yè)務(wù)流程2、基礎(chǔ)設(shè)置2.1計算規(guī)則2.1.1規(guī)則基礎(chǔ)設(shè)置A公司薪酬結(jié)算周期為按月結(jié)算，月度起止時間為自然月。操作路徑：操作路徑：【薪酬核算】→【薪酬業(yè)務(wù)設(shè)置】→【計算規(guī)則】項目的具體說明如下：編碼、名稱：不允許重復。組織：計算規(guī)則的默認權(quán)限控制：用戶有計算規(guī)則所屬組織的權(quán)限時，才能看到該計算規(guī)則。如果使用數(shù)據(jù)權(quán)限，請參考薪酬數(shù)據(jù)權(quán)限第2.3章節(jié)。計稅單位：當需要用到合并計稅時，需要選擇計稅單位，只有法人組織才能作為計稅單位，同一個計稅單位的同一個月的發(fā)薪才合并計稅。計算規(guī)則中的人員的計稅單位默認引用計算規(guī)則的計稅單位，不同可在薪酬核算向?qū)А?gt;核算員工的已選人員中進行單獨設(shè)置。結(jié)賬周期：計算規(guī)則發(fā)放的周期，可選擇月度、季度、半年、年度，計算規(guī)則結(jié)賬時會自動按照結(jié)賬周期，滾到到下一期，統(tǒng)計年，統(tǒng)計月，起始日期，結(jié)束日期自動滾動。起始日期：創(chuàng)建計算規(guī)則從那個發(fā)薪周期開始使用，其起始日期是哪天。結(jié)束日期：根據(jù)起始日期和結(jié)賬周期自動計算出結(jié)束日期，可修改。統(tǒng)計年：自動取結(jié)束日期的年，可修改；統(tǒng)計月：自動取結(jié)束日期的月份，可修改。2.1.2項目規(guī)則設(shè)置A公司薪酬項目中，部分項目的值每個月是固定，為減少每期重復輸入這部分數(shù)據(jù)，可以設(shè)置為：【帶到下期】；同時，將需要顯示在系統(tǒng)工資條的項目標示出來，并對所有需要顯示的項目進行排序。操作路徑：點擊側(cè)邊欄“薪酬項目”，維護計算規(guī)則中核算發(fā)放的薪酬項目。進入選定的薪酬項目，可以進行添加、設(shè)置、刪除等操作。點擊【添加】按鈕，彈出薪酬項目基礎(chǔ)資料，選擇薪酬項目，可以翻頁選擇，已經(jīng)勾選可以切換到“已選”頁面來確認是否有誤。確定無誤后點擊【確定】按鈕，完成添加。項目添加后，項目的順序默認沿用薪酬項目基礎(chǔ)資料中設(shè)置的順序。點擊【設(shè)置】按鈕，可以設(shè)置項目是否帶到下期，費用分攤，是否工資條顯示，以及薪酬項目的顯示順序。項目的具體說明如下：“順序”：可以直接錄入數(shù)字，后續(xù)用到這個計算規(guī)則項目的地方，都默認按照這個順序顯示。“帶到下期”：勾選了該選項的項目，在計算規(guī)則按期結(jié)賬或者按次結(jié)賬時，會將結(jié)賬期間的項目的數(shù)據(jù)帶到下個期次中?！百M用分攤”：勾選了該選項的項目，在薪酬發(fā)放-成本分攤時，這些項目才按員工的費用承擔組織和承擔比例進行分攤，沒有勾選的項目，不會進行分攤操作?！笆欠窆べY條顯示”：勾選了的項目才在員工自助-我的工資條，移動應(yīng)用“我的工資條”中顯示。在項目里上選擇項目，點擊刪除，可以刪除計算規(guī)則引用的項目。已經(jīng)結(jié)賬的數(shù)據(jù)不會發(fā)生變化。當前期間開始不再使用該項目。2.1.3公式設(shè)置針對A公司的薪酬計算規(guī)則，設(shè)置不同的計算公式，以便系統(tǒng)自動核算最終的薪酬數(shù)據(jù)。操作路徑：在計算規(guī)則查看界面，點擊側(cè)邊欄的“計算公式”，進入公式新增界面，用于維護計算規(guī)則中薪酬項目的計算公式，可以直接在公式編輯區(qū)錄入公式，或者從其他地方復制粘貼過來?！咎嵝选浚阂淮沃荒芙o一個項目設(shè)置公式，比如這種公式是不允許的：如果年齡<20那么項目A=1.0其余項目B=2.0等式的左邊和右邊類型要相同，字符串要用英文半角的雙引號引起來。公式的執(zhí)行順序一定要設(shè)置正確，比如項目B要通過項目A進行計算，那么項目A的公式順序要在項目B的公式之前。簡單一個例子扣款合計中包含了代扣稅，代扣稅要通過公式函數(shù)進行計算，那么代扣稅的這個公式要先算，然后算扣款合計，這個順序就是通過這個執(zhí)行順序來控制。執(zhí)行順序默認基于上個公式+2，可以修改。。雙擊左邊信息集字段，字段會到公式編輯區(qū)，薪酬項目默認顯示為紅色，人事信息集和職業(yè)信息集下的字段默認顯示為藍色，以“[]”括起來，雙擊選擇人事屬性具體值，比如婚姻狀況未婚，選到公式編輯區(qū)，會自動加上””,這些格式請保留。如果人事信息集和職業(yè)信息集下的字段比如：入職日期要作為函數(shù)的參數(shù)，那么需要把直接把字段傳進去，不要加””，如果是具體的某個值作為參數(shù)，則需要加””，見下圖：設(shè)置好的公式，可以當作是一段文本，你可以對這段文本設(shè)置字體，顏色，格式，使公式看起來更明了。注意符號要求必須是英文半角。操作符列在中下方，也可以直接輸入；條件判斷操作符中，“如果”相當于“if”，“那么”相當于“then”，“再濾”相當于“elseif”，“其余”相當于“else”，“并且”相當于“and”，“或者”相當于“or”；括號除了“（”、“）”外，其余括號一律不允許使用。界面中點擊【高級】按鈕，將展開設(shè)置好的核算函數(shù)、核算變量、核算臨時表，可以從中選擇填入到公式編輯框中。模擬執(zhí)行功能：設(shè)好公式以后，通常在不確定公式是否正確的情況下，可以用模擬執(zhí)行來檢查。參與計算：當這個選項不勾選時，計算時是不會計算這個公式的。這個地方一般用在定位問題：比如計算時報錯，但是不確定哪個公式報錯的情況下，可以把懷疑的公式先不計算看看是不是這個公式的問題，還有就是反結(jié)賬到歷史期間重新計算，而歷史期間的公式可能與當前期間的公式不一樣，可以另外設(shè)置一個，把現(xiàn)有的公式暫時設(shè)置為不參與計算。2.2薪酬檔案維護對A公司的員工，批量導入或單個維護員工薪酬信息：薪酬結(jié)構(gòu)，核算組織，銀行賬號，費用承擔組織和承擔比例等。操作路徑：【薪酬核算】→【員工薪酬檔案】員工薪酬檔案，人員范圍：員工的核算組織在當前登錄用戶的行政范圍內(nèi)的所有人員。員工管理中通過導入、入職、人員補錄等等操作后，員工薪酬檔案就可以查到人了，默認是發(fā)薪狀態(tài)。（員工薪酬檔案查的實體與員工信息維護是一個實體，只是權(quán)限范圍，展示字段等不一樣。所以默認情況下，兩邊的人員是一致的）。在薪酬檔案信息界面中，用戶可以選中具體的員工記錄來進行發(fā)薪、停薪操作?？梢詫?，導出，以及查詢，點擊設(shè)置可以設(shè)置列表顯示字段，排序，凍結(jié)列，過濾條件等。人員離職后，不再發(fā)薪，可以選擇這些人，點擊【停薪】，停薪時判斷：這些人沒有被計算規(guī)則引用就可以停薪成功。之后在薪酬核算向?qū)?核算員工中就選不到這些人了。【提醒】：停薪時判斷：計算規(guī)則當期沒有引用該員工，且歷史期間該員工的薪酬數(shù)據(jù)是結(jié)賬狀態(tài)（數(shù)據(jù)庫中fcalstate的值為20），才能成功停薪。選中具體的員工記錄，進入該員工薪酬檔案信息的維護界面，界面上列出該員工的主要任職的組織和崗位、薪酬結(jié)構(gòu)（當前生效的定調(diào)薪數(shù)據(jù)、薪酬體系）、計算規(guī)則、核算組織、銀行賬號、費用承擔組織。薪酬結(jié)構(gòu)（定調(diào)薪數(shù)據(jù)，包括歷史記錄）、薪酬體系、核算組織、銀行賬號、費用承擔組織都可以通過導入模板進行導入。也可以對單個員工進行這些信息的新增、編輯、刪除等操作。2.3社保檔案維護維護A公司所有員工的社保信息，包含社保賬號、住房公積金賬號、參保規(guī)則、參保組織、生效日期以及社保基數(shù)的導入。操作路徑：【薪酬核算】→【員工社保檔案】員工社保檔案，人員范圍：員工的核算組織在當前登錄用戶的行政范圍內(nèi)的所有人員。員工管理中通過導入、入職、人員補錄等等操作后，員工社保檔案就可以查到對應(yīng)的員工信息（員工社保檔案和員工薪酬檔案中的人員權(quán)限范圍是完全一致的），但此時社保相關(guān)數(shù)據(jù)為空。在社保檔案信息界面中，用戶可以選中具體的員工記錄來進行導入、導出，以及查詢，點擊【設(shè)置】按鈕可以設(shè)置列表中顯示的字段，排序，凍結(jié)列，設(shè)置過濾條件等操作。員工社?；拘畔⒑屠U納基數(shù)都可以通過模板進行導入。員工社保檔案基本信息導入：可導入員工的社保賬號、住房公積金賬號、參保規(guī)則、參保組織、生效日期。參保組織需要錄入組織全稱（根組織名稱_一級組織名稱_二級組織名稱_...）。員工社保繳納基數(shù)導入：可導入員工歷史和當前的各個險種的個人繳納基數(shù)和單位繳納基數(shù)。員工繳納基數(shù)調(diào)整時也可以使用該導入模板導入調(diào)整后的基數(shù)，歷史的基數(shù)記錄保存在歷史記錄中。點擊【基數(shù)歷史查詢】進行查看。也可以對單個員工進行基數(shù)調(diào)整，點擊【編輯】按鈕直接修改分錄中的基數(shù)和生效日期，保存后，修改前的那條記錄保存在歷史記錄中，剛剛修改的數(shù)據(jù)顯示在當前列表中。3、薪酬核算操作路徑：【薪酬核算】→【薪酬核算向?qū)А啃匠旰怂惚砜梢岳斫鉃橛嬎阋?guī)則的一個實例，在計算規(guī)則的基礎(chǔ)上加上發(fā)放的周期、員工、薪酬項目具體數(shù)值。核算表有以下幾種狀態(tài)：未計算、已計算、已審核、審批中，審批通過，已結(jié)賬?！拔从嬎恪北硎竞怂惚碇械乃腥藛T的薪酬都還沒有進行過計算；“已計算”表示核算表中已經(jīng)有人員的薪酬進行過計算，但是還沒有完成發(fā)放；“已審核”表示核算表中已經(jīng)有人員的薪酬記錄并且薪酬專員已經(jīng)審核，但還未提交領(lǐng)導審批發(fā)放；“審批中”表示核算表中的薪酬數(shù)據(jù)提交領(lǐng)導審批中；“審批通過”表示核算表中所有薪酬數(shù)據(jù)都已審批通過，可進行發(fā)放；“已結(jié)賬”表示發(fā)放完成，本期數(shù)據(jù)凍結(jié)，要進行下一期的發(fā)放。3.1核算員工A公司每月員工都有變動，發(fā)薪前需要確定各個部門本月發(fā)薪員工，把這些人員添加到核算人員中。本期如果有新入職、調(diào)入、調(diào)出、離職、離退休員工，可在流入人員中添加新入職、調(diào)入的員工，在流出人員中可選擇調(diào)出、離職、離退休的人員從核算人員中刪除。如圖示，有四個列表，“核算人員63人”的列表表示該規(guī)則當前期次已經(jīng)選擇63人，點擊“查看明細”看到的是當前用戶有權(quán)限的人員。“所有可選人員496人”列表表示所有可加入到本期次規(guī)則的人數(shù)，不包括已經(jīng)加入的人員。如果是在發(fā)放周期之后入職的人員，在這里是看不到的。流入人員：默認顯示發(fā)放周期內(nèi)屬于流入分類的員工流動記錄。流出人員：默認顯示發(fā)放周期內(nèi)屬于流出分類的員工流動記錄。查看已選人員：可以進行刪除人員，同步組織崗位，核算信息校驗等操作。如果本期有些人員有變動，且薪酬中的組織，崗位，用工關(guān)系狀態(tài)要同步更新，則可將此部分人員過濾出來，點擊【同步組織崗位】按鈕。選擇人員，如果都不選，表示全選，點擊【同步組織崗位】按鈕，則更新方式為“同步”人員的核算結(jié)果組織名稱、核算結(jié)果崗位名稱、用工關(guān)系狀態(tài)更新為員工最新的主要任職組織、崗位、用工關(guān)系狀態(tài)。點擊【核算信息校驗】，則出現(xiàn)以下界面：從界面中可以看到有紅、黃、綠三種顏色的指示燈來標明該人員對應(yīng)的薪酬計算元素是否符合要求。對于涉及到薪酬檔案信息的記錄，在操作欄可以點擊“編輯”將直接彈出對應(yīng)的編輯界面，點擊“完整度”則會列出對應(yīng)的薪酬檔案明細內(nèi)容。可選人員：員工的核算組織在當前用戶行政組織范圍和數(shù)據(jù)權(quán)限范圍內(nèi)的，且任職的開始日期在當前核算周期截止日期之前，且任職的結(jié)束日期在在當前核算周期截止日期之后的任職記錄?？梢赃x擇對應(yīng)的記錄添加到核算表中，選擇記錄上的員工，所屬組織，崗位，用工關(guān)系狀態(tài)，核算組織都會保存到核算表中，以便以后查詢時可以查到當時的數(shù)據(jù)。點擊【設(shè)置】按鈕可以進行查詢配置，可選擇列表上顯示的字段，可設(shè)置過濾條件，排序字段，凍結(jié)列等。查詢字段和列表字段可以在“查詢配置”中進行擴展。流入人員：默認過濾條件為未加入到當前核算表的，變動類型為流入的，生效日期在核算當前月份的任職記錄。點擊【設(shè)置】按鈕可以進行查詢配置，可選擇列表上顯示的字段，可設(shè)置過濾條件，排序字段，凍結(jié)列等。查詢字段和列表字段可以在“查詢配置”中進行擴展。流出人員：默認過濾：已加入到當前核算表的，變動類型為流出的，生效日期在當前發(fā)放周期內(nèi)的任職記錄。點擊【設(shè)置】按鈕可以進行查詢配置，可選擇列表上顯示的字段，可設(shè)置過濾條件，排序字段，凍結(jié)列等。查詢字段和列表字段可以在“查詢配置”中進行擴展。3.2薪酬核算選完需要發(fā)放薪酬的人員之后，有浮動項目需要在核算前手工錄入或?qū)?。所有?shù)據(jù)準備完成后，進行薪酬核算，確認數(shù)據(jù)無誤，最后進行審核操作。操作路徑：在第三步“薪酬核算”，可以在界面上直接對人員的項目值進行錄入、刪除、修改、批量錄入、保存、計算、鎖定、審核、對比分析、合并計稅查看、查看考勤數(shù)據(jù)、查看績效數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)導出等操作。在錄入數(shù)據(jù)時，可編輯的單元格可通過鍵盤上的↑、↓、←、→鍵定位到鄰近單元格。選擇人員，如果都不選，表示全選，點擊【列值編輯】按鈕，彈出所有可編輯的項目（沒有設(shè)置公式），可對選中的人員的項目進行批量錄入，勾選“若存在數(shù)據(jù)則不修改”，則列表已存在數(shù)據(jù)的則不會變化，沒有數(shù)據(jù)的統(tǒng)一錄入左邊錄入的值。點擊【保存】按鈕，則直接保存到數(shù)據(jù)庫中，列表上不需要再進行保存。每月考勤、績效、或者外部數(shù)據(jù)需要提交薪酬參與工資計算時，到達約定時間或者線下溝通無誤后，進行“鎖定”操作，在考勤、績效這邊當前期次這些人員的考勤、績效數(shù)據(jù)都不能再轉(zhuǎn)入薪資。需要“解鎖”后才能轉(zhuǎn)薪資。選擇人員，如果都不選，表示全選，點擊【計算】按鈕，系統(tǒng)將針對選中的數(shù)據(jù)按照核算規(guī)則中設(shè)定的公式和執(zhí)行順序來進行計算操作（人員全部未選時點擊“計算”則表示對全部人員整體計算），系統(tǒng)給出計算過程的提示信息并完成計算后結(jié)果數(shù)據(jù)的保存，對應(yīng)的“是否計算”表示為√，如果計算中途失敗，則退回原來的初始數(shù)據(jù)狀態(tài)。選擇人員，如果都不選，表示全選，點擊【審核】按鈕，則可以針對選中的人員記錄進行審核操作（人員全部未選時點擊“審核”則表示對全部人員整體審核）。如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤，則可以進行反審核。在更多功能中有【對比分析】按鈕，點擊后出現(xiàn)界面如下，一般選擇上期進行對比分析，查看差異數(shù)據(jù)，輔助檢查數(shù)據(jù)的正確性。點擊【導入數(shù)據(jù)】按鈕，可以下載模板，在模板中維護數(shù)據(jù)后，通過模板進行批量導入，沒有設(shè)置公式的項目才能進行導入。有三種模板可選擇使用，模板一中不帶員工編碼和姓名，舉例：規(guī)則中有5000人，本次只導入20人數(shù)據(jù)，則可以用此模板，20人的編碼姓名是可以從列表上導出后直接復制黏貼過來。模板二則是帶員工編碼和姓名，帶的是當前用戶有權(quán)限的當前規(guī)則中所有人。模板三除了帶上員工編碼和姓名之外，還帶上沒有設(shè)置公式的所有項目和項目數(shù)值。此外，還可以使用全部導出功能，導出來后，只留員工編碼、姓名、組織（其他多余的非薪酬項目的字段使用刪除列刪除）、后面各個薪酬項目，直接錄入后修改數(shù)據(jù)，不導入數(shù)據(jù)的薪酬項目列也可以使用刪除列刪除，使用修改后的文件也支持上傳導入。合并計稅查看，可查看當前期次中的人員與哪些規(guī)則的數(shù)據(jù)進行了合并計稅，以及明細數(shù)據(jù)。查看考勤數(shù)據(jù)，考勤轉(zhuǎn)到當前期次的規(guī)則中的人員的考勤匯總數(shù)據(jù)。查看績效數(shù)據(jù)，績效轉(zhuǎn)到當前期次的規(guī)則中的人員的績效考核結(jié)果數(shù)據(jù)。3.3薪酬發(fā)放A公司薪酬數(shù)據(jù)核算完成后，需要經(jīng)過財務(wù)部以及相關(guān)領(lǐng)導審批，然后進行銀行代發(fā)。工作流審批，需要配置并發(fā)布工作流，點擊“工作流審批”，在薪酬發(fā)放工作流單據(jù)列表中，點擊【創(chuàng)建】按鈕，會將薪酬發(fā)放列表中已審核的人員自動帶到新建的單據(jù)中?？蛇x擇未提交審批的單據(jù)點擊【刪除】按鈕進行刪除。點擊【創(chuàng)建】按鈕，錄入單據(jù)編號，發(fā)放說明，保存。保存后，可上傳附件。發(fā)放單據(jù)中有兩個列表：個人明細和組織匯總，數(shù)據(jù)為：薪酬核算中已審核的數(shù)據(jù)。未審核的數(shù)據(jù)不允許提交審批。點擊【提交】按鈕，單據(jù)提交工作流審批，下一節(jié)點處理人在【主頁】—>【流程中心】—>【我的待辦】—>【薪酬發(fā)放表】下可以看到待審批的單據(jù)?？梢詥螕粢粋€單據(jù)進去單個審批，有可以多選進行“批量審批”。進行批量審批時，對選中的所有單據(jù)同樣的處理和審批意見。選擇一個單據(jù)點擊，可做“同意”“不同意”處理，并輸入審批意見，點擊“現(xiàn)在提交”流程進入下一個節(jié)點。當前處理人可以點擊“查看流程圖”查看單據(jù)的整個審批流程，以及各個節(jié)點的審批人和審批意見。流程圖閃動的節(jié)點為當前處理節(jié)點。3.4結(jié)賬A公司薪酬發(fā)放完成后，可以進行結(jié)賬操作，以進入下一個周期的薪酬核算，同時鎖定本期的薪酬數(shù)據(jù)。點擊【按期結(jié)賬】按鈕，則系統(tǒng)會對當前薪酬周期的核算表數(shù)據(jù)進行封存，同時自動產(chǎn)生下一薪酬周期對應(yīng)的核算表數(shù)據(jù)；點擊【按次結(jié)賬】按鈕，則系統(tǒng)會對當前薪酬周期及當前次數(shù)下的核算表數(shù)據(jù)進行封存，同時自動產(chǎn)生下一次數(shù)對應(yīng)的核算表數(shù)據(jù)。4、報表查看A公司每月需要統(tǒng)計每個員工的薪酬明細，并與上個統(tǒng)計周期的數(shù)據(jù)進行對比分析，還要生成薪酬成本分攤表。操作路徑：【薪酬核算】→【薪酬報表】4.1薪酬明細表可查詢每次發(fā)放的員工明細數(shù)據(jù)，可用系統(tǒng)內(nèi)置的查詢方案：員工薪酬明細表(系統(tǒng))，選擇了統(tǒng)計年，統(tǒng)計月，核算次數(shù)，則查詢出來是每次發(fā)放的員工明細數(shù)據(jù)。可以在此過濾方案上繼續(xù)設(shè)置，需要查詢的字段，配需字段，凍結(jié)列，保存為另一個名稱?？砂丛露葏R總