《現(xiàn)代會(huì)議組織與服務(wù)》第一章 現(xiàn)代會(huì)議概述

現(xiàn)代會(huì)議組織與服務(wù)有效利用會(huì)議

二現(xiàn)代會(huì)議組織工作

三現(xiàn)代會(huì)議文書服務(wù)

四目錄現(xiàn)代會(huì)議環(huán)境服務(wù)

五現(xiàn)代會(huì)議接待服務(wù)

六現(xiàn)代會(huì)議生活服務(wù)九現(xiàn)代會(huì)議信息服務(wù)八現(xiàn)代會(huì)議保障服務(wù)

十現(xiàn)代會(huì)議禮儀服務(wù)

七現(xiàn)代會(huì)議概述

一

現(xiàn)代會(huì)議概述【定向目標(biāo)】理解會(huì)議的概念、功能了解會(huì)議的類型掌握會(huì)議的構(gòu)成要素知道會(huì)議的一般工作流程

第一章第一節(jié)現(xiàn)代會(huì)議的含義和功能一、什么是現(xiàn)代會(huì)議

從詞義上講，“會(huì)”，是聚集、會(huì)合，“議”是商議、議事，就是討論和研究問題。會(huì)議是人們?cè)诜煞秶鷥?nèi)有組織地聚集在一起，討論和研究問題的一種社會(huì)活動(dòng)方式。一些無領(lǐng)導(dǎo)、無組織、無目的的聚合議論、閑聊，則不能稱之為會(huì)議。二、現(xiàn)代會(huì)議的特點(diǎn)（一）針對(duì)性（二）規(guī)定性（三）程序性

三、現(xiàn)代會(huì)議的功能（一）信息交流（三）協(xié)調(diào)溝通（五）監(jiān)督檢查（二）決策功能（四）宣傳教育除了以上五點(diǎn)主要功能之外，會(huì)議還具備其他附屬功能，也或多或少或強(qiáng)或弱地引導(dǎo)著會(huì)議的前進(jìn)方向，比如地位象征、激發(fā)士氣、增強(qiáng)凝聚力、明確組織目標(biāo)、資源共享、激發(fā)靈感、跨文化國際交流等。第二節(jié)現(xiàn)代會(huì)議的要素

一、會(huì)議的基本要素

現(xiàn)代會(huì)議要素通常分兩類：一類是基本要素；另一類是其他要素。要素是即可供選擇的，并非為所有會(huì)議所共有。（一）主辦者（二）與會(huì)者（三）會(huì)議主持人（四）會(huì)議議題（五）會(huì)議名稱大中型的會(huì)議名稱被制作成橫幅大標(biāo)語，置于會(huì)議主席臺(tái)的上方或后方，作為會(huì)議的標(biāo)志，簡稱“會(huì)標(biāo)”。會(huì)標(biāo)必須用全稱，不能隨意省略，以免不通，產(chǎn)生誤會(huì)。（六）會(huì)議時(shí)間（七）會(huì)議地點(diǎn)（八）會(huì)議結(jié)果會(huì)議結(jié)果必須在會(huì)議即將被宣布結(jié)束之前被明確地表達(dá)出來，通常以會(huì)議決議、合同、條約、協(xié)定、聲明等文件的形式記載下來，可以歸檔保存，也可以直接傳達(dá)。這樣做能夠讓與會(huì)人員明白這剛才的會(huì)議上發(fā)生了什么，會(huì)后還要做哪些工作。二、會(huì)議其他要素第三節(jié)現(xiàn)代會(huì)議的類型及流程

一、現(xiàn)代會(huì)議的類型（一）按照舉辦單位劃分1.公司類會(huì)議2.社團(tuán)協(xié)會(huì)類會(huì)議

3.其他組織會(huì)議

（二）根據(jù)會(huì)議的規(guī)模劃分1.小型會(huì)議2.中型會(huì)議3.大型會(huì)議4.特大型會(huì)議（三）根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容劃分1.年會(huì)7.研討會(huì)、專家討論會(huì)、討論會(huì)2.專業(yè)會(huì)議8.專題討論會(huì)3.代表會(huì)議9.培訓(xùn)會(huì)議4.論壇10.獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議5.座談會(huì)、專題討論會(huì)11.其他特殊會(huì)議6.講座第三節(jié)現(xiàn)代會(huì)議的類型及其流程

一、現(xiàn)代會(huì)議的類型（四）按照會(huì)議活動(dòng)特征劃分1.商務(wù)型會(huì)議2.政治性會(huì)議

3.展銷會(huì)議4.文化交流會(huì)議5.培訓(xùn)會(huì)議6.度假型會(huì)議7.專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議（五）新式會(huì)議類型1.玻璃魚缸式會(huì)議

2.辯論會(huì)

3.角色扮演

4.網(wǎng)絡(luò)會(huì)議第三節(jié)現(xiàn)代會(huì)議的類型及其流程

二、現(xiàn)代會(huì)議的一般流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備1.目標(biāo)設(shè)定5.準(zhǔn)備會(huì)議文件2.確定參會(huì)人員、主持人6.發(fā)布會(huì)議信息3.擬定會(huì)議議程、日程及會(huì)議方案7.會(huì)場布置4.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（二）會(huì)議進(jìn)行1.會(huì)前確認(rèn)2.會(huì)場檢查3.會(huì)議展開（三）會(huì)議結(jié)束1.整理會(huì)場2.整理會(huì)議文件3.經(jīng)費(fèi)結(jié)算4.會(huì)議評(píng)估總結(jié)第三節(jié)現(xiàn)代會(huì)議的類型及其流程

管理流程

管理要求/標(biāo)準(zhǔn)

開始1、接受任務(wù)：確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容；2、會(huì)議簽報(bào)：有經(jīng)費(fèi)會(huì)議申請(qǐng)。

會(huì)前準(zhǔn)備資料1、確定參會(huì)人員資料：姓名、電話、性別、職務(wù)，并將資料打印給各工作人員熟悉；2、準(zhǔn)備議程，確定我方參會(huì)人員、陪同人員；3、聯(lián)系媒體人員并準(zhǔn)備媒體人員禮品；4、安排會(huì)議和就餐座次；5、落實(shí)專人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議用品：會(huì)標(biāo)、簽到表、桌牌、會(huì)議資料、代表證等，并務(wù)必督促到位情況；6、落實(shí)主持人、安排領(lǐng)導(dǎo)講話稿。接待準(zhǔn)備1、住宿：聯(lián)系酒店，安排房間，注意咨詢客人是否有特殊要求；2、就餐：根據(jù)會(huì)議議程安排午餐和晚餐地點(diǎn)及規(guī)格，準(zhǔn)備酒水；3、車輛：根據(jù)參會(huì)人員職務(wù)安排不同車輛、接送時(shí)間；4、活動(dòng)安排：安排會(huì)議晚上娛樂休閑和參觀，提前通知陪同人員；5、短彩信安排：會(huì)前會(huì)中會(huì)后定時(shí)溫馨提示6、準(zhǔn)備禮品：采購贈(zèng)送禮品或紀(jì)念品。接待工作（會(huì)前一天）1、迎賓、簽到：會(huì)前一天聯(lián)系參會(huì)人員，確定是否派車迎接或在酒店接待，安排接待人員，提前將禮品送到客人房間。當(dāng)晚視情況安排人員陪同用餐及晚上休閑。2、會(huì)場布置：擺好桌椅、桌牌、話筒、插線板、投影儀、紙筆、會(huì)標(biāo)，調(diào)試音響、放好會(huì)議資料和議程表會(huì)場布置（會(huì)議當(dāng)天）1、會(huì)場布置：備好鮮花水果、放暖場音樂、將收集好的PPT拷貝到專用電腦、布置簽到臺(tái)、安排會(huì)場路標(biāo)；2、會(huì)前簽到：短信提示開會(huì)時(shí)間，安排車輛迎接，接待簽到；3、會(huì)前接待：安排服務(wù)人員引導(dǎo)就座。會(huì)中服務(wù)1、服務(wù)人員安排：劃分區(qū)域安排服務(wù)人員關(guān)注現(xiàn)場需求，如調(diào)節(jié)溫度、到水、補(bǔ)充紙筆、協(xié)助遞紙條等；2、會(huì)議記錄：安排人員作會(huì)議記錄、照相、DV錄制；3、會(huì)議活動(dòng)：安排車輛、陪同人員陪同參觀、就餐、娛樂。會(huì)議結(jié)束1、物料收集：清點(diǎn)會(huì)議用品及未用完酒水；2、發(fā)送送行短信；3、安排車輛、送行人員；結(jié)束1、出會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議總結(jié)，寫信息，審核媒體新聞；2、完善手續(xù)，實(shí)施報(bào)銷。三、通用會(huì)議流程圖：（表1-1）第一章小結(jié)

本章簡要介紹了會(huì)議的概念和類型、會(huì)議功能、會(huì)議構(gòu)成要素以及會(huì)議一般工作流程，讓秘書從業(yè)人員和初學(xué)者了解有關(guān)會(huì)議的最基本的理論知識(shí)，對(duì)會(huì)議與秘書工作的關(guān)系建立明確的認(rèn)識(shí)，從根本上理解會(huì)議存在的價(jià)值，初步掌握會(huì)議應(yīng)該如何進(jìn)行。這些都是