打印機(jī)類設(shè)備維護(hù)與耗材供應(yīng)外包管理辦法

打印機(jī)類設(shè)備維護(hù)與耗材供應(yīng)外包管理辦法目的為提高慶安制冷設(shè)備股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）打印機(jī)類設(shè)備維護(hù)與耗材采購(gòu)工作的質(zhì)量與效率，規(guī)范打印機(jī)類設(shè)備維護(hù)與耗材采購(gòu)管理，有效的降低采購(gòu)成本，提升打印類設(shè)備工作效率，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，特制定本管理辦法。適用范圍適用于全公司打印機(jī)類設(shè)備及其耗材采購(gòu)、領(lǐng)用業(yè)務(wù)，維護(hù)維修業(yè)務(wù)，并涵蓋對(duì)外包單位的管理。夕卜包單位進(jìn)行每三年一招標(biāo)。定義3.1打印機(jī)類設(shè)備：激光打印機(jī)、針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、復(fù)印機(jī)及多功能一體機(jī)等打印設(shè)備，另包含掃描儀與投影儀等辦公設(shè)備。3.2打印機(jī)類設(shè)備耗材：硒鼓、粉盒、墨盒、色帶、打印紙等打印機(jī)耗材，另包含投影儀燈泡。3.3打印機(jī)類設(shè)備維修：進(jìn)行打印機(jī)類設(shè)備的維修服務(wù)，使發(fā)生故障的設(shè)備達(dá)到正常使用狀態(tài)。3.4打印機(jī)類設(shè)備耗材供應(yīng)：對(duì)耗材供應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)，定額配送的方法。外卜包單位按照公司的要求進(jìn)行耗材配送服務(wù)，將所需的耗材統(tǒng)一配送至公司，由倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)各單位需求配發(fā)。外卜包公司根據(jù)我方耗材的消耗狀況，在現(xiàn)場(chǎng)常備適量的常用耗材。對(duì)廢舊耗材由外包公司按照國(guó)家環(huán)境保護(hù)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收處理，處置費(fèi)用由外包單位承擔(dān)。職責(zé)4.1各單位4.1.1負(fù)責(zé)本單位打印機(jī)類設(shè)備耗材與維修的申請(qǐng)工作。4.1.2負(fù)責(zé)對(duì)外包單位服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)工作。4.2財(cái)務(wù)部4.2.1負(fù)責(zé)公司年度打印機(jī)類設(shè)備耗材與維護(hù)費(fèi)用預(yù)算的審定工作。4.2.2負(fù)責(zé)公司打印機(jī)類設(shè)備耗材與維護(hù)款項(xiàng)支付、發(fā)票審核、報(bào)銷等相關(guān)工作。4.2.3負(fù)責(zé)對(duì)打印機(jī)類設(shè)備耗材與維護(hù)采購(gòu)、使用行為進(jìn)行監(jiān)督管理。4.3公司辦公室4.3.1負(fù)責(zé)公司年度打印機(jī)類設(shè)備耗材與維護(hù)費(fèi)用預(yù)算的制定工作。4.3.2負(fù)責(zé)與外包單位的溝通及管理工作。4.3.3負(fù)責(zé)耗材安全庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)的制定與耗材管理工作。4.3.4負(fù)責(zé)打印機(jī)類設(shè)備維護(hù)與耗材使用過程各類單據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作。4.4設(shè)備能源部4.4.1負(fù)責(zé)打印機(jī)類設(shè)備耗材的收、發(fā)、存4.5夕卜包服務(wù)單位主要職責(zé)4.5.1負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備進(jìn)行巡檢，已達(dá)到良好的使用狀態(tài)；4.5.2負(fù)責(zé)對(duì)故障設(shè)備進(jìn)行維修，已達(dá)到正常使用的狀態(tài)；4.5.3負(fù)責(zé)進(jìn)行耗材供應(yīng)，已滿足公司各單位的使用需求；4.5.4負(fù)責(zé)向公司提供相應(yīng)數(shù)據(jù)支持，提供可行性建議。工作程序：5.1設(shè)備維護(hù)控制要求公司打印機(jī)類設(shè)備及其耗材統(tǒng)、維護(hù)統(tǒng)一外包，各單位不再單獨(dú)購(gòu)置與維護(hù)。6.1設(shè)備維護(hù)6.1.1在發(fā)現(xiàn)故障設(shè)備后通知信息中心，說明故障現(xiàn)象。信息中心記錄后負(fù)責(zé)通知外包單位，并同時(shí)告知外包單位現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)系人的姓名和電話及故障現(xiàn)象。6.1.2夕卜包單位人員到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，能當(dāng)場(chǎng)解決的，在現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)解決，不能當(dāng)場(chǎng)解決需要外送維修的，由信息中心進(jìn)行登記處理。夕卜包公司負(fù)責(zé)去修送還工作。6.1.3設(shè)備維修：外包公司人員填寫《維修維護(hù)服務(wù)單》，描述故障現(xiàn)象，設(shè)備型號(hào)、維修時(shí)間，記錄維修方法、是否使用配件、配件名稱、規(guī)格及數(shù)量及是否需要外送維修。維修完成后記錄維修結(jié)果及修復(fù)時(shí)間等信息，并對(duì)服務(wù)質(zhì)量做滿意度評(píng)價(jià)。設(shè)備使用單位負(fù)責(zé)人，外包人員在相關(guān)的項(xiàng)目下簽字確認(rèn)。6.1.4每月底，由外包公司匯總統(tǒng)計(jì)當(dāng)月《維修維護(hù)服務(wù)單》提交信息中心。6.2設(shè)備巡檢工作6.2.1夕卜包公司進(jìn)行維護(hù)巡檢時(shí)，要填寫《維修維護(hù)服務(wù)單》（三聯(lián)：夕卜包公司聯(lián)、留存聯(lián)、公司聯(lián)）。服務(wù)單經(jīng)信息中心簽字確認(rèn)。6.2.2每月底，由夕卜包公司匯總統(tǒng)計(jì)當(dāng)月巡檢工作量提交信息中心。6.2.3巡檢的內(nèi)容包括設(shè)備狀態(tài)、設(shè)備的清潔等。6.2.4對(duì)巡檢中發(fā)現(xiàn)的問題，夕卜包公司要給出具體的解決方案，并予以解決。6.3耗材使用管理6.3.1每月25日前各部門提交下月的《打印機(jī)、耗材需求申請(qǐng)單》，公司辦負(fù)責(zé)匯總并于月底前提交外包公司。夕卜包公司按照耗材需求清單采購(gòu)，并于次月10日前直接向公司配送耗材。接收耗材時(shí)，要核對(duì)耗材的類型、數(shù)量等信息，確認(rèn)無(wú)誤后，填寫耗材簽收單（三聯(lián)：外包單位聯(lián)、材料室留存聯(lián)、公司聯(lián)）。簽收耗材時(shí)，經(jīng)辦人、材料室在簽收單上簽字。對(duì)實(shí)際物品與需求匯總單不符的情況，應(yīng)拒絕接收。耗材簽收單的內(nèi)容包括耗材名稱、單價(jià)、數(shù)量、合計(jì)金額、負(fù)責(zé)人簽字。6.3.3因耗材庫(kù)存不足需要零散供應(yīng)耗材的，由各單位向信息中心提出申請(qǐng)，信息中心通知外包公司配送。6.3.4內(nèi)部耗材領(lǐng)用過程：耗材使用人填寫《領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字及財(cái)務(wù)部蓋章后可由本部門人員領(lǐng)取。耗材存放部門（材料室）依據(jù)《領(lǐng)用單》發(fā)放耗材。發(fā)放耗材時(shí)，在《耗材領(lǐng)用登記表》中逐一登記發(fā)放耗材的類型、數(shù)量、領(lǐng)用部門，領(lǐng)用人（簽字）等。詳細(xì)記錄每個(gè)耗材的領(lǐng)用信息，領(lǐng)用人要在《耗材領(lǐng)用登記表》上簽字。耗材領(lǐng)用時(shí)，以交舊領(lǐng)新的原則，交回的耗材要記錄進(jìn)《廢舊耗材回收登記表》。6.3.5對(duì)存在質(zhì)量問題的耗材，可采取退（換）貨處理。使用單位將存在問題的耗材交公司辦，由公司辦填寫換貨、退貨登記表后聯(lián)系外包單位退換。換回耗材由公司辦按退庫(kù)程序交還材料室。采取換貨處理時(shí)，只限于更換相同型號(hào)、單價(jià)和數(shù)量的耗材。6.4廢舊耗材的回收處置流程6.4.1對(duì)可回收的廢舊耗材，由倉(cāng)儲(chǔ)部門統(tǒng)一收集保管造冊(cè)