檔案管理制度

檔案管理制度一、總則1、為了規(guī)范全公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務(wù)，特制訂本管理制度。2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權(quán)歸公司綜合部，綜合部負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于綜合管理部，并設(shè)置檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理人員崗位職責(zé)，檔案管理人員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二）各部門資料管理1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明白的檔案管理員崗?fù)ぢ氊?zé)，規(guī)范部門檔案管理，施行部門檔案與公司檔案歸口管理。2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)聯(lián)合公司級(jí)檔案管理辦法，施行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。三、檔案分類（一）檔案質(zhì)量1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆謄寫，字跡要工整，模糊，封面落款應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有題名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。（二）立檔1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇?，收文在后；?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，順次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。（三）分類1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。2、公司檔案大致分為以下幾類：（1）證照類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各種證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等；（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；（3）制度類：管理制度匯編；（4）條約類：份內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理?xiàng)l約和業(yè)務(wù)條約兩種。（5）計(jì)劃總結(jié)類：分年度計(jì)劃及總結(jié)等；（6）會(huì)議紀(jì)要類：辦公例會(huì)紀(jì)要等3、檔案的歸口存放部門（1）公司各類批文、合同、協(xié)議、證照、存放于綜合管理部。（2）公司的各種財(cái)務(wù)資料、稅務(wù)資料存放于財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部按國(guó)家及公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、分類存檔。（3）有關(guān)工程的各類圖紙、技術(shù)資料，由工程部和研發(fā)部負(fù)責(zé)保管。（4）有關(guān)房產(chǎn)銷售的銷售合同，由市場(chǎng)營(yíng)銷部負(fù)責(zé)保管。（5）除售房條約外，所有對(duì)外簽訂的條約，必須將原件寄存在綜合管理部。（四）檔案編號(hào)1、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)體例《檔案登記目錄表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序順次排列，以便查閱。2、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。3、公司檔案員賣力檔案文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”，各部門要積極配合公司檔案管理事情。4、為規(guī)范管理便于查找，所有檔案盒應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。按照公司名稱、部門名稱、文件類別、檔案盒號(hào)碼分為四個(gè)部分。四、歸檔及保存年限（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，15年。檔案的保管期限除政府有關(guān)法令或本公司其它規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理：1、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；公司證照；各級(jí)批文；印鑒；公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和總結(jié)；年度財(cái)務(wù)報(bào)表；重要技術(shù)資料；不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其它債權(quán)憑證；人事資料；大型活動(dòng)的圖片、音像資料；其它核定應(yīng)永久保留的文件。2、十五年保存：會(huì)計(jì)憑證（其他財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）；其它經(jīng)核定須十五年保存的文件。3、五年保存：期滿或解除的條約、和談；完工后的項(xiàng)目方案；別的經(jīng)核定須五年保存的文件。4、一年保存：部門事情計(jì)劃和總結(jié)；完成后的部門請(qǐng)求報(bào)告；無長(zhǎng)期保存需要的文件。5、公司的規(guī)章、制度由綜合管理部視其有效期予以保存6、1年以下暫時(shí)保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。（三）公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)完全完全，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。（五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)。五、檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續(xù)（1）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等公司高管借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。（2）因事情需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門賣力人辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》并送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。（3）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意借閱的書面《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（4）檔案管理人員接到《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。（5）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核對(duì)無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、檔案借閱審批權(quán)限（1）證照類：含營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等；該類檔案資料的借閱由綜合部審批后交由公司常務(wù)副總審批。（2）文件類：分外來文件（當(dāng)局職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。財(cái)務(wù)文件、法律文書等重要文件借閱須由常務(wù)副總及總司理核準(zhǔn)。（3）制度類：管理制度匯編；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務(wù)副總審批。（5）計(jì)劃總結(jié)類：分年度計(jì)劃及總結(jié)等；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務(wù)副總審批。（6）會(huì)議紀(jì)要類：辦公例會(huì)紀(jì)要等。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。（7）涉密檔案類：公司機(jī)要檔案中絕密檔案原則上禁止借閱，特殊情形下絕密檔案的借閱由總司理及董事長(zhǎng)審批、機(jī)密檔案的借閱由常務(wù)副總及總司理審批、隱秘檔案的借閱由綜合管理部及常務(wù)副總審批、3、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、更調(diào)、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)核準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。4、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請(qǐng)示，經(jīng)綜合管理部及常務(wù)副總批準(zhǔn)。5、借閱人對(duì)檔案的借閱需在檔案室內(nèi)完成，嚴(yán)禁私自帶出檔案室。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時(shí)需按填寫要求注明相關(guān)事宜。6、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。7、借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料，情況特殊者可填寫《檔案資料續(xù)借申請(qǐng)單》，主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后續(xù)借。借用重要檔案（如各類政府批文、證照原件等）當(dāng)日必須歸還，其他檔案資料借用時(shí)間不得超過七天。若到期不能歸還，又未辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理人員將出具《閱檔催還單》，借用人在收到《閱檔催還單》三天內(nèi)，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。愈期仍未歸還者，將來強(qiáng)制其歸還檔案，并給予相應(yīng)處分。8、丟失當(dāng)局下達(dá)的重要文件者，應(yīng)主動(dòng)去當(dāng)局部門補(bǔ)辦文件，同時(shí)應(yīng)承擔(dān)補(bǔ)辦手續(xù)費(fèi)和影響、拖延他人辦事的損失費(fèi)。若丟失文件者補(bǔ)辦不齊，處以500元至3000元的罰款。若文件丟失，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失者，根據(jù)實(shí)際情形和公司規(guī)定進(jìn)行處罰。9、丟失技術(shù)變更單或其他單據(jù)，造成公司經(jīng)濟(jì)損失者，處以損失費(fèi)用2倍的罰款。（二）銷毀1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許和批準(zhǔn)不得銷毀公司檔案資料。2、每年保管限期已滿的檔案由檔案員體例紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀審批表》，報(bào)公司賣力人審核核準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。《檔案銷毀審批表》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。3、銷毀前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人?！稒n案銷毀審批表》需永久保管，一式兩份，綜合管理部及申請(qǐng)部門各留存一份。4、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總司理或常務(wù)副總司理或綜合管理部指定專人監(jiān)督銷毀。5、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（三）移交1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和吸收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守隱秘，樹立全心全意為公司各項(xiàng)事情服務(wù)的頭腦，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者供給檔案資料。3、愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。4、機(jī)要檔案分為：絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。機(jī)要檔案的界定標(biāo)準(zhǔn)：絕密檔案包括公司發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在1000萬元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括財(cái)務(wù)資料、公司重要會(huì)議紀(jì)要、公司經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、薪資檔案、勞動(dòng)合同、技術(shù)資料、金額在100－1000萬元的合同。秘密檔案包括重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同或協(xié)議。六、附則（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)綜合部備案后，與本制度具有同等效力。（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。七、檔案管理人員職責(zé)1、賣力收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、判定、保管公司檔案；積極開展檔案的供給利用事情；2、認(rèn)真研究檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清