文件體系的建立與管理

文件體系的建立與管理第一章概述1.1文件作用組織實話質量管理體系誰和有效管理的前提條件是建立文件體系。它是組織管理的基礎工作.其作用有：（1）.(2）為跨職能群體提供信息。(3）.有須下死功夫員工和管理者相互理解。為工作業(yè)績的期望提供根據(jù)。說明要實現(xiàn)具體的要求應如何行事。提供具體要求已被滿足的客觀證據(jù)。（9)提供清晰、高效的運作框架。(10）提供新員工培訓及在職員工定期再培訓基礎.（11)為組織內(nèi)的秩序和平衡提供基礎。以文件化過程為基礎的操作具有一致性。.在形成文件的體系基礎上，為顧客提供信心。（15)向相關方證明組織的能力。（16)對供方的要求形成清楚的框架。(17)為質量管理體系審核提供依據(jù).（18）為評價質量管理體系的有效性及持續(xù)適宜性提供基礎。1。2文件分類1。1.2按文件之間的內(nèi)在關系分類將質量管理體系文件分為三層：第一層——質量手冊，其內(nèi)容根據(jù)聲明的質量方針和目標描述質量管理體系；第二層—-程序文件，其內(nèi)容描述實話質量管理體系所需的相互聯(lián)系的過程和活動。第三層——作業(yè)文件，其內(nèi)容描述具體的作業(yè)活動。文件分層的好處是便于文件間相互支持、相互銜接，以便形成內(nèi)容統(tǒng)一協(xié)調、使用方..1。1.2.2按文件屬性分類,將文件分為標準和行政文件，如《文件體系示例表（2)是我們國家比較熟悉的辦法。這種分類的好處，有利文件編寫和管理,性不同，其編寫格式、程序、表述都不同。1。2.3第三種文件分類方法，按文件的用途分類，如《文件體系示例表理體系文件按其用處分為若干類,大部分組織是分為四大類——設計文件、操作文件、管理..標準編制質量管理體系、環(huán)境管理體系或職業(yè)健康安全管理體系的的文件，必須理解懂得標準文件牲,于企業(yè)標準。標準概念標準是對重復事物概念所做的統(tǒng)一規(guī)定，它以科學、技術和實踐經(jīng)驗的成果為基礎,經(jīng)有關方面協(xié)商一致,由主管部門批準，以特定開工發(fā)布，作為共同遵守的準則和依據(jù)。質量或綜合標準。標準具體包含四個方面含義：制定標準對象是重復事物.如質量手冊、程序文件，一般是組織管理中的重復事物，一般可以理解為管理標準。標準的產(chǎn)生是科學技術成果，是實踐經(jīng)驗的總結。質量管理體系文件應是組織的技術和管理水平體現(xiàn)。制定標準過程通過協(xié)商，實質上是體現(xiàn)全員參與，集中全員的經(jīng)驗與智慧所形成的文件。通過標準的制定、批準和發(fā)布,達到科學、合理、有效的統(tǒng)一.1。3。2標準構成按照GB/T1.≈ISO/IEC詳見附錄部分組成；范圍范圍主要表述準適用范圍或應用領域，必要時還應明確寫出不適用的范圍或領域.一般采用下列典型用語：……，……引用標準GB/T1.2就構成了該標準的規(guī)的具體內(nèi)容，以減少篇幅。引用標準，需有標準名稱、標準代號,如：GB/T1.1——2000《標準的結構和編寫規(guī)則》GB/T1.2——2002《標準中規(guī)范性技術要素內(nèi)容的確定方法》引用標準的年代號表示與否具有重要意義;.術語、定義術語、定義章節(jié),可以表示特定的術語、定義以及符號、代號或縮略語。如：術語凡有編號、版號并經(jīng)批準發(fā)布,同時應動態(tài)管理保持其長期有效文件。正品全部符合產(chǎn)品標準要求的產(chǎn)品。不合格品凡非正品均判為不合格品。簡稱監(jiān)測裝置—-檢驗、測量、監(jiān)視設備和計量儀器；產(chǎn)品——原材料、半成品、成品縮略語ISO—-國際標準化組織GB——國家標準；QMS——質量管理體系;EMS——環(huán)境管理體系；OMS——職業(yè)健康安全管理體系。技術內(nèi)容或管理內(nèi)容。.正文的內(nèi)容應同“范圍術語、定義是正文用到的。標準格式按GB/T1.（見附錄B，表述原則按GB/T（見附錄C).標準特征從標準定義、構成和格式,難看出標準對事物的表述具有如下特征：標準適用范圍極廣,適合各行各業(yè)，適合于各種工作內(nèi)容的表述；標準具有表述復雜事項的能力，是國際上公認的一種科學、系統(tǒng)、嚴密的表述方法?？尚纬梢环N完整、統(tǒng)一、協(xié)調的技術或管理文件體系;標準采用1。1。1，1.1.2，1.2。2…自然數(shù)，表示章、節(jié)、條，引用非常方便；標準制定過程是集中員工的智慧、總結經(jīng)驗、統(tǒng)一理解、統(tǒng)一認識的過程，因此，標準批準發(fā)布后，能順利實施。第二章文件體系建立2。1文件體系策劃2。1.1文件體系應達到如下目標：(1）滿足ISO9001標準各條款要求，有的組織可在滿足ISO9001要求基礎上，補充ISO9004標準要求。..（4)文件應具有先進性、科學性和可操作性。文件內(nèi)容應系統(tǒng)、完整，術語、格式應統(tǒng)一協(xié)調。文件應有編號、版號、頁號等標識。（7)文件應經(jīng)評審、批準發(fā)布.（8）文件應建立完善的定期評審和適用的更改制度,保持持續(xù)有效。2。1。2文件體系策劃的實施(1）建立與產(chǎn)品質量有影響部門人員組成的寫作班子，每一部門一般應有1人.對寫作班子成員進行文件編寫培訓。培訓內(nèi)容可按本書并參照其附錄A、、。收集現(xiàn)行的有關法規(guī)、顧客需求以及質量管理有關的文件（)件目錄、表格目錄、法規(guī)清單和顧客需求匯編等。識別、確定管理過程和產(chǎn)品實現(xiàn)過程及其支持過程。確定編寫文件層次，通常情況下,規(guī)模小或機構層次簡單的組織,的文件結構形式，即手冊（含程序文件）和作業(yè)文件。（6)確定編寫的文件項目（含新編項目、修訂項目。（7）寫作班子分工進行編寫,一般本部門負責編寫本部門執(zhí)行的文件（含手冊的相關部分內(nèi)容)。2。2文件體系建立的程序及要求2。3文件編寫方法2.3.1文件編寫格式2。31.1標準式編寫范圍:定義:正文詳見。3。2.3.1.2程序文件式編寫目的;范圍;程序要求；引用文件；執(zhí)行記錄；2.3。1.3文字直敘式編寫文字直敘式編寫方法多用于管理制度、管理規(guī)定、崗位職責和部分作業(yè)指導書的編寫，采用章、節(jié)、條式直接表述其內(nèi)容。如7.6《部門質量目標》；7。5《顧客滿意度測量規(guī)定》等。。。4表格式編寫表格式編寫方法可用于部分管理類文件或操作熱愛的編寫。如《文件總清單（件一覽表（記錄一覽表.2。3.1。5流程圖式編寫流程圖式編寫方法多用于工序作業(yè)指導書、檢測作業(yè)指導書,分別對各步流程的工藝參數(shù)或檢驗參數(shù)提出控制要求、操作要求和檢測要求等。如79《航空貨物裝卸工作程序7.10《罐車定期檢驗流程圖.2。3.2文件表述要求通俗易懂,可用文字圖表及其組合；