2023年關(guān)于我市城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的調(diào)研報告

關(guān)于我市城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的調(diào)研報告*地處中原要沖，素以氣候溫和、四季分明、物產(chǎn)豐富、環(huán)境優(yōu)美而聞名于世。改革開放、堅持科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建和諧社會，給這塊古老而又年輕的熱土帶來了翻天覆地的變化：城鄉(xiāng)建設(shè)日新月異，一幢幢高樓拔地而起，一條條馬路寬闊筆直，一座座大橋溝通了浉河兩岸的聯(lián)系；各縣XX縣區(qū)和建制鎮(zhèn)的建設(shè)熱火朝天；鐵路、高速公路、國道、省道以及密如蛛網(wǎng)的縣鄉(xiāng)道路，構(gòu)成了共和國腹地一個極為重要的交通樞紐……**，正以前所未有的速度擺脫貧窮、落后和臟、亂、差，以龍騰虎躍的磅礴氣勢，以紅火熱烈的蓬勃生機，迅速崛起于中原大地，用自己嶄新的面貌和獨特的活力與魅力，令世人刮目相看?！⑹澜n，如火如荼的城鎮(zhèn)建設(shè)，催生出一項新興而又重要的事業(yè)：城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理。

為了澄清全市城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理、利用情況，了解《檔案法》和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)的宣傳貫徹執(zhí)行進度，掌握城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理動向，總結(jié)經(jīng)驗，完善體制，改進工作，促進我市城建檔案事業(yè)不斷發(fā)展，更好地為城市經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，最近我通過實地調(diào)查、召開座談會、走訪部分單位和群眾等方式，對全市各縣區(qū)城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作的過去、現(xiàn)狀和未來發(fā)展前景進行了調(diào)查了解，在看到成績的同時，也發(fā)現(xiàn)了一些亟待解決的問題，經(jīng)過總結(jié)、討論、提出意見和建議，進一步認識到在城鎮(zhèn)建設(shè)飛速發(fā)展的今天，城建檔案管理利用工作的重要性日益顯現(xiàn)，健全組織、落實經(jīng)費和設(shè)施、規(guī)范管理、科學(xué)利用將是今后一個時期城建檔案工作的重要任務(wù)。

一、基本情況

城市建設(shè)檔案，就是一座城市建設(shè)的文字記載、是城市發(fā)展嬗變的真實記錄。無論城市規(guī)劃、城市建設(shè)，還是城市管理中形成的重要檔案，都需要依靠系統(tǒng)、完整的征集和科學(xué)、安全的保管，使其為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)。改革開放以來，我市的城市建設(shè)檔案事業(yè)從無到有，由小到大，與時俱進，日趨完善。為“魅力**”建設(shè)提供科學(xué)的依據(jù)和及時有效的服務(wù)發(fā)揮了不可替代的職能作用。

（一）應(yīng)納入城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的數(shù)據(jù)

據(jù)統(tǒng)計，**市區(qū)、各縣XX縣區(qū)和建制鎮(zhèn)總?cè)丝跒?87.9萬人，規(guī)劃面積5760.09平方公里，其中：

（二）城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作現(xiàn)狀

城建檔案是整個檔案工作的重要組成部分即專業(yè)門類，她與人文的、歷史的、物質(zhì)的、非物質(zhì)的遺存一樣，都是人類文化遺產(chǎn)，都是中華民族的寶貴財富。

1997年，國家建設(shè)部發(fā)布第61號令，即《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，以法規(guī)的形式確定了城建檔案事業(yè)的機構(gòu)性質(zhì)、地位、工作內(nèi)容及行業(yè)規(guī)范，使之逐步走上快速發(fā)展的軌道。

1、市區(qū)城建檔案管理

1997年前，原**市城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護局下屬的一個股級檔案館，1999年9月，上劃為市建委下屬的正科級事業(yè)單位。在市建委的重視和領(lǐng)導(dǎo)下，城建檔案館有了長足的進步和發(fā)展。

市城建檔案館在積極拓展業(yè)務(wù)，做好服務(wù)工作的同時，加強內(nèi)部管理，先后完善了業(yè)務(wù)制度、工作制度、黨建制度在內(nèi)的一整套規(guī)章制度，明確了城建檔案的保密、接收、整理、借閱、鑒定、銷毀等制度。組織編寫了《**市城建檔案館指南》、《**市城建檔案館利用效果選編》、《**市城建檔案館大事記》。建立了科學(xué)、準確、齊全的檔案總目錄和分類目錄。案卷的編制、整理、歸檔、編碼、上架美觀、整齊，完全達到國家標準的要求。建立了庫房溫濕度記錄制度，庫房溫濕度完全達標，庫房整潔，對檔案的收進、移出、保管、利用都有詳細記載。為庫房安裝了密集檔案架、防盜門窗、溫濕度記錄儀、臭氧滅菌機、除濕機、吸塵器、滅火器、空調(diào)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。2000年以來，先后投入資金50余萬元，購置了微機、打印機、復(fù)印機、攝像機、照相機、vcd和工作用車等辦公設(shè)備。目前，館內(nèi)已有檔案柜192組，辦公、庫房面積達到1400平方米。單位內(nèi)部設(shè)置辦公室、檔案管理科、技術(shù)指導(dǎo)科，現(xiàn)有工作人員10人。基本實現(xiàn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)劃化。截止2008年上半年，市區(qū)建設(shè)工程檔案報送責任書的簽訂率、建設(shè)工程檔案歸檔率均達到95%以上。擁有規(guī)劃、施工、竣工、征地、招投標、定額、環(huán)保、私人建房檔案13715卷冊，連年獲得全省城建檔案管理先進單位，并于2003年晉升為XX省5個一級城建檔案館之一，跨入了全省先進行列。

2、縣及建制鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理

市城建檔案館與各縣城建檔案館（室）是業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，因而在工作上只能進行指導(dǎo)、督促、檢查和協(xié)調(diào)，不具備行政約束力。為了建立一個包括全市建設(shè)系統(tǒng)、建設(shè)管理單位在內(nèi)的、縱向到底、橫向到邊的立體城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，更好地為城鄉(xiāng)經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，2005年以來，我們加大了對城市規(guī)劃區(qū)以外8個縣城建檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)力度，目前，已有羅山、XX縣區(qū)、商城3縣建立了城建檔案館，工作人員納入縣級編制，配備了檔案室及檔案柜等設(shè)備和辦公用房，建立健全了各項規(guī)章制度，檔案管理、征集、借閱以及經(jīng)費收入等項業(yè)務(wù)進入正規(guī)；固始、潢川、XX縣區(qū)城建檔案室做到了人員、經(jīng)費、庫房、辦公室“四落實”，配備了檔案保管設(shè)備，檔案管理工作比較規(guī)范。其共同特點是：

①、縣政府重視并支持城建檔案工作，將檔案館納入事業(yè)編制并解決人員、經(jīng)費問題。

②、縣建設(shè)局領(lǐng)導(dǎo)分工負責城建檔案工作，協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各口支持城建檔案的征集、管理，幫助拓展業(yè)務(wù)范圍。

③、有固定的辦公室、檔案室和檔案保管、“五防”措施。

④、建立了各項規(guī)章制度，工作人員實行定崗定責。

⑤、部分縣局還為城建檔案館（室）配備了計算機、掃描儀等設(shè)備，開展電子文件檔案管理業(yè)務(wù)。

⑥、加強了城建檔案法律法規(guī)的宣傳，注重專業(yè)人員的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能和管理服務(wù)水平。

二、存在的問題

從以上事實可以看出，我市城建檔案工作在市委、市政府的重視、支持和市建委的具體領(lǐng)導(dǎo)下，從困境中起步，艱苦創(chuàng)業(yè)，奮力進取，經(jīng)過不斷拓展業(yè)務(wù)，擴大服務(wù)范圍，終于在2003年跨入XX省5個一級城建檔案館行列，并且連續(xù)獲得省級先進單位稱號，實現(xiàn)了歷史上的第一次“三級跳”。

當然，在總結(jié)成績和進步的同時，我們也應(yīng)當清醒的看到，當前全市城建檔案工作仍然存在著頭重腳輕的現(xiàn)象——城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)城建檔案的征集、管理、利用實現(xiàn)了現(xiàn)代化、規(guī)范化，而所屬各縣及建制鎮(zhèn)的工作卻相對薄弱，具體表現(xiàn)為：

1、思想認識上的偏差。

在一定程度上還存在重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象，尤其是價值判斷失當造成不能充分認識城建檔案對城市長遠管理的重要作用。有的單位把建設(shè)放在一個首要的位置，投入數(shù)百萬元搞“物質(zhì)資源”，卻鮮有拿出資金去投資城建檔案這項珍貴的“技術(shù)資源”。輕檔案的根源在于檔案管理是基礎(chǔ)性工作，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，容易使人忽視城建檔案作為城市管理長遠投資的必要性，忽視城建檔案在解決征用土地、產(chǎn)權(quán)糾紛、維修隱蔽工程等方面所起到的不能取代的重要作用。因而在思想上認為這是一項可有可無、可輕可重的工作。

2、組織機構(gòu)不健全。

八個縣中只有羅山、XX縣區(qū)城建檔案館單獨掛牌辦公，人員、經(jīng)費納入縣級編制；XX縣區(qū)城建檔案館雖然有獨立編制但與縣建設(shè)職業(yè)技能崗位培訓(xùn)中心合屬辦公，一套班子兩塊牌子，屬自收自支性事業(yè)單位；XX縣區(qū)建設(shè)局的文書檔案由局檔案室負責，而大量的科技檔案則由業(yè)務(wù)科室自己收集、整理、保管，各科室自行管理；固始、潢川、光山3縣為局辦公室屬下的檔案室，人員為1人且為兼職。

3、部分縣城建檔案庫房小、設(shè)備差、容量不足，甚至沒有防火防潮防盜設(shè)備，很難適應(yīng)建設(shè)市場飛速發(fā)展的需要，現(xiàn)有檔案的安全性、保密性沒有保障。

4、對城市建設(shè)檔案管理工作宣傳不夠廣泛，不夠深入，使建設(shè)單位對城建檔案管理缺乏應(yīng)有的法律認識，造成城建檔案管理機構(gòu)在檔案收集工作上有一定的難度。同時，由于建設(shè)工程時間跨度長，有的單位不理解、不配合，客觀上給檔案管理工作的開展帶來了一定困難，如果把關(guān)不及時，就會造成建設(shè)項目資料收集不全甚至永遠失散。

5、檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。一是城建檔案是檔案管理的新課題，具有復(fù)雜性、廣泛性、專業(yè)性等特點，這就要求城建檔案工作者既要有城市建設(shè)方面的知識，又要有檔案管理方面的知識；二是對檔案管理人員變動大、新手多，缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，造成檔案管理人員業(yè)務(wù)水平相對不高，業(yè)務(wù)知識跟不上形勢需要，導(dǎo)致對檔案管理意識不強。

6、檔案管理、借閱、利用制度不健全，個別縣因庫房不足、人手少，導(dǎo)致當年審批的檔案寄存于所屬單位而不能及時歸檔；全市65個建制鎮(zhèn)中，沒有一個建設(shè)檔案納入管理范圍，形成歷史的空白。

三、幾點建議

世界已經(jīng)進入太空、微電子、全球化時代，中國正在進行一場前所未有的大轉(zhuǎn)型，城鄉(xiāng)建設(shè)正以前所未有的速度前進，收集、記錄、保存、利用這些歷史資料既是對現(xiàn)在負責，又是對歷史負責，也是對后人負責，更是我們義不容辭的責任。我們在分析全市城建檔案工作歷史、現(xiàn)狀、成績和問題后，經(jīng)過反復(fù)討論，一致認為：城建檔案工作，不但要有認識，還要有平臺；不但要有具體措施，還要打“組合拳”；不但要有領(lǐng)導(dǎo)人的決心，還要有各方面的配合行動。因此特提出如下建議：

立即著手，加強縣（區(qū)）級城建檔案館建設(shè)，形成一個縱向到底、橫向到邊的檔案征集、管理網(wǎng)絡(luò)，杜絕建設(shè)檔案流失。

1、已經(jīng)建館的縣，要有3—5名工作人員并保持相對穩(wěn)定，增加庫房面積、檔案柜和“五防”設(shè)備，盡快達到三級檔案館的標準。

2、尚未建館的縣，是否由市建委領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)，促使其盡快建館，并解決人員編制、經(jīng)費等具體問題。

3、建制鎮(zhèn)應(yīng)由縣（區(qū)）建設(shè)局出面在鎮(zhèn)城建管理機構(gòu)明確一位認真負責能干的工作人員擔任檔案管理員，具體負責本鎮(zhèn)建設(shè)檔案的征集、整理、上報工作。

4、把縣級城建檔案館的建設(shè)列入目標考核。

總之，我們的目的就是要通過一系列扎實有效的工作，破除一些人輕視城建檔案工作，認為檔案工作“不出經(jīng)濟效益”、“不出政績”、“可有可無“的思想，盡快建立起一個覆蓋全市各規(guī)劃區(qū)、縣（區(qū)）和建制鎮(zhèn)的城建檔案征集、收藏、管理網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理和利用質(zhì)量，實現(xiàn)城市建設(shè)信息資源的社會共享，進一步夯實城市規(guī)劃、建設(shè)、管理基礎(chǔ)，為發(fā)展**