內(nèi)審員、外審員、過程審核員如何有效開展審核？(質(zhì)量管理體系ISO9001)

內(nèi)審員、外審員、過程審核員如何有效開展審核？(質(zhì)量管理體系ISO9001)1/9目錄1、審核策劃： 32、應該注意的事： 33、構(gòu)思檢查表的三個要點： 34、樣本選擇的原則： 45、有效的工作方式： 46、有效的審核順序： 57、現(xiàn)場審核中導致失敗的情況： 58、高層審核難題： 59、同級溝通也不輕松： 610、與作業(yè)層人員溝通應注意： 611、現(xiàn)場審核中要有深度： 712、證實是重要的一環(huán)： 713、審核發(fā)現(xiàn)的形成應抓大放?。?814、審核發(fā)現(xiàn)記錄和報告： 815、不合格報告三要素： 816、不合格報告撰寫要求： 817、糾正措施內(nèi)審的根本落腳點： 918、限時檢查（驗證）是關(guān)鍵： 92/91、審核策劃：①過程的順序；②關(guān)鍵點的關(guān)注；③時間的有效分配；④合理的人員配置(獨立性和專業(yè)性的要求)；⑤審核時機的確定和把握。2、應該注意的事：①策劃的結(jié)果事先應通知受審核方，不要造成突然襲擊；②允許別人作充分的準備；③不要嚴重干擾別人的正常業(yè)務作業(yè)，審核時間應可以協(xié)商并可調(diào)整；④檢查表是重要的，但不一定是詳細的；⑤可以幫助你把握節(jié)奏，體現(xiàn)你的重點關(guān)注；⑥內(nèi)容表達可僅是提示性的，詳略取決于你的經(jīng)驗；⑦不能照本宣科，提問應講究技巧；⑧內(nèi)審應可以提前給受審核方審核檢查表（受審核方需要時）；⑨檢查表應是審核記錄的一種。3、構(gòu)思檢查表的三個要點：①日常工作是如何處理的；②當某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時/體系是否還工作；3/9③當出現(xiàn)危機時/事物是否仍在控制下；④進入現(xiàn)場前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的；⑤目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟；⑥同時進一步明確審核中的重點關(guān)注；⑦相互提醒審核中應特別注意的事項；⑧審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處；⑨因而與人打交道得十分小心；⑩不能讓對方反感而導致你審核的失敗。記住：千萬不能把審核做成是審查（找麻煩）。4、樣本選擇的原則：①為了達到目標；②密切相關(guān)的；③有代表性；④樣本量：3＜n＜12。5、有效的工作方式：①聽：聆聽、傾聽，聽你所關(guān)心的；②看：敏銳、敏感，絲絲縷縷中看出問題的真相；③查：學會抽樣查看，學會證實；④問：不脫離你的主題，詢問你所關(guān)心的事；⑤記錄：是不可缺少的，尤其是對問題點應予詳細的記錄。4/96、有效的審核順序：①交談——提問；②描述——聽??；③文件——依據(jù)；④證明——有效證據(jù)。7、現(xiàn)場審核中導致失敗的情況：⑴同仁面前舉止過于刻板，讓人不自在；⑵沒有以平常心進行有效溝通，以為高人一等；⑶提問缺乏技巧，讓人可用簡單的YES或NO回答之；⑷缺乏自信心，不能涉及別人工作的核心問題；⑸不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法，一味只查資料做記錄；⑹不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙；⑺做和事佬去介入別人的事務紛爭；⑻滔滔不絕說教，讓人家以為你是一名牧師；⑼審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào)，各行其是。8、高層審核難題：⑴職位上本身就高過你，你有一種敬畏的感覺；⑵知識水平上可能比你高；⑶看問題的層次和深度可能和你不一樣；⑷但也不排除有低水平、低認識的人。但它卻是關(guān)鍵的一步，需要你；5/9⑸事先做充分的準備；⑹標準和文件是你的依據(jù)；⑺應該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題；⑻學會用經(jīng)濟語言，而避免用生硬的名詞、術(shù)語；⑼必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系確實有益；⑽你需要是會溝通又有一定知識面的人。9、同級溝通也不輕松：①坦誠心打動人，千萬別讓人的感覺來攪渾；②是完善體系，而不是給別人難看，所以應換位思考，體諒別人的難處；③對發(fā)現(xiàn)問題應幫助分析原因，根本目的在于挖掉冰山；④以事論事，別扯入人際關(guān)系；⑤失誤人人都有，千萬不要落井下石，更不可打小報告穿小鞋；⑥當你犯錯時，道歉是必須的；⑦總之，友好的氣氛是成功審核的基礎(chǔ)。10、與作業(yè)層人員溝通應注意：①禮貌待人更顯需要；②現(xiàn)場中作業(yè)人員是忙碌的，因而不宜花很長的時間；③要用聽得懂的語言；6/9④不能要求工人背出文件要求；⑤對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解；⑥交談時避免打斷說話或反駁，對誤解要有耐心；⑦不能當著工人面前做記錄。11、現(xiàn)場審核中要有深度：①前后左右審核思路應能貫穿；②抽查可以某個產(chǎn)品形成的個案層層展開（從訂單-設(shè)計-采購-生產(chǎn)-包裝-交付-服務）；③必須關(guān)注產(chǎn)品形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并以足夠的專業(yè)能力作支持；④法律、法規(guī)有規(guī)定的應予重點關(guān)注；⑤體系的信心支撐來自于自我完善，這一點各部門均予以強化關(guān)注；⑥對組織內(nèi)已知的問題點應予以重點審核；⑦管理中的難點、重點，應有足夠的經(jīng)驗去識別和判斷；⑧對發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。12、證實是重要的一環(huán)：①不能道聽途說；②無錯聲明應進一步確認；③責任范圍內(nèi)的有錯聲明是證據(jù)。7/913、審核發(fā)現(xiàn)的形成應抓大放?。孩俨灰得蟠茫瑧摱贸掷m(xù)改進，小事以提醒的方式告之；②要抓住體系中的大缺失，以幫助別人能改進后有所提高；③對重復性發(fā)生的小問題，應該當作系統(tǒng)問題提出，這不能因小而放過。14、審核發(fā)現(xiàn)記錄和報告：①記錄應該是可追溯即可重查；②報告不能有數(shù)量限制，否則不能對體系做完整判斷；③不要害怕讓審核機構(gòu)發(fā)現(xiàn)內(nèi)審的全部，糾正措施才是至關(guān)重要的；④形成的報告應得到受審核部門的確認。15、不合格報告三要素：①標準的要求；②體系文件的要求；③上次審核中集中的問題點；④管理中的重點和難點；⑤已知該部曾發(fā)生過的管理問題；⑥審核的第一步你應該先收集。16、不合格報告撰寫要求：①正確性；8/9②完整性；③清楚；④簡潔。17、糾正措施內(nèi)審的根本落腳點：①原因分析很重要，根本原因須找到；②分清糾正和糾正措施的區(qū)別；③受審方是糾正措施