分公司行政管理制度

新城建工泰安分公司行政管理制度一、禮儀紀(jì)律1、行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項(xiàng)的全面監(jiān)督；2、行政部負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報(bào)備有關(guān)部門主管；行政部確認(rèn)獎(jiǎng)懲事實(shí)，可提請(qǐng)有關(guān)主管研究提出獎(jiǎng)懲申請(qǐng)；對(duì)公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各部門經(jīng)理均可直接向總經(jīng)理提出。二、工作計(jì)劃與報(bào)告沒有計(jì)劃的行為是無效率的行為。公司強(qiáng)調(diào)對(duì)公司、部門、員工行為的計(jì)劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時(shí)提高工作效率與工作效益。因此，通過對(duì)計(jì)劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計(jì)劃流程和計(jì)劃表格的制作，實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃的確立、執(zhí)行和評(píng)估。（一）公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、部門經(jīng)理于每一會(huì)計(jì)年度底應(yīng)該制定下一會(huì)計(jì)年度的發(fā)展計(jì)劃。公司年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司高管核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。部門年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導(dǎo)人員討論制作，公司總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是部門、人員月度工作計(jì)劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是對(duì)公司、部門經(jīng)營(yíng)發(fā)展的評(píng)價(jià)基礎(chǔ)。年度計(jì)劃流程總經(jīng)理總經(jīng)理公司計(jì)劃草案公司計(jì)劃草案報(bào)告高管報(bào)告高管核準(zhǔn)報(bào)告各部主管報(bào)告各部主管稽核稽核部門計(jì)劃草案部門計(jì)劃草案總經(jīng)理核準(zhǔn)總經(jīng)理核準(zhǔn)執(zhí)行執(zhí)行（二）部門、員工月度工作計(jì)劃1、部門經(jīng)理、公司員工在每月度底分別進(jìn)行部門、員工下月度工作計(jì)劃安排。2、月度工作計(jì)劃通過對(duì)《月度工作計(jì)劃表》的制作來完成，在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時(shí)間控制。員工月度工作計(jì)劃交部門經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。部門月度工作計(jì)劃交總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。月度工作計(jì)劃的完成情況將作為部門、員工工作評(píng)估的主要依據(jù)之一。年度月度工作計(jì)劃公司年度計(jì)劃公司年度計(jì)劃部門部門經(jīng)理計(jì)劃草案計(jì)劃草案報(bào)告部?jī)?nèi)員工總經(jīng)理核準(zhǔn)報(bào)告部?jī)?nèi)員工總經(jīng)理核準(zhǔn)報(bào)告稽核稽核計(jì)劃草案計(jì)劃草案經(jīng)理經(jīng)理核準(zhǔn)執(zhí)行執(zhí)行（三）員工日工作時(shí)間控制計(jì)劃1、公司員工通過《日工作時(shí)間控制表》進(jìn)行日工作時(shí)間計(jì)劃與安排控制。2、公司員工應(yīng)該按照“《日工作時(shí)間控制表》填寫規(guī)定”在規(guī)定的時(shí)間按照規(guī)定的項(xiàng)目如實(shí)填寫并上交公司行政管理部。3、在《日工作時(shí)間控制表》中體現(xiàn)出員工對(duì)每日工作安排的合理性與計(jì)劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對(duì)員工考核的主要依據(jù)之一，同時(shí)也是員工用于控制時(shí)間、提高效率、自我評(píng)估的依據(jù)。4、《日工作時(shí)間控制表》是公司對(duì)外服務(wù)的重要計(jì)費(fèi)依據(jù)。5、日工作計(jì)劃流程部門月度計(jì)劃部門月度計(jì)劃部門主管部門主管報(bào)告稽核員工日計(jì)劃報(bào)告稽核員工日計(jì)劃執(zhí)行執(zhí)行三、會(huì)議管理1、會(huì)議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場(chǎng)合。公司會(huì)議區(qū)分為定期例會(huì)與非定期會(huì)議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與，指定人員作好會(huì)議記錄，與會(huì)人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率。定期例會(huì)會(huì)議名稱時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員早會(huì)8:30-8:45各部門人員對(duì)接一天相互協(xié)調(diào)工作，掌握工作進(jìn)度部門經(jīng)理部門周例會(huì)每周五15:00各部門人員總結(jié)本周工作及下周計(jì)劃部門經(jīng)理經(jīng)理周例會(huì)每周六上午9:00-11:00總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理匯報(bào)各部門一周工作情況及下周工作計(jì)劃，討論工作中存在問題行政管理部/總經(jīng)理月度總結(jié)、規(guī)劃會(huì)議每月度最后一天下午總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理上月度工作總結(jié)月度工作規(guī)劃報(bào)告、各部門月度工作協(xié)調(diào)行政管理部/總經(jīng)理質(zhì)量管理會(huì)每月初第一天上午總經(jīng)理、副總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、質(zhì)量管理部經(jīng)理總結(jié)上月工程質(zhì)量及問題，安排本月質(zhì)量目標(biāo)工程部∕總經(jīng)理安全管理會(huì)每月度第一天下午總經(jīng)理、副總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、安全管理部經(jīng)理總結(jié)上月安全問題，安排本月安全目標(biāo)工程部∕總經(jīng)理月度生產(chǎn)調(diào)度會(huì)每月度中旬總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、施工中各口負(fù)責(zé)人工程方面內(nèi)容工程部∕總經(jīng)理員工大會(huì)每季度最后一個(gè)月月底總經(jīng)理及全體員工經(jīng)營(yíng)總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)內(nèi)容行政管理部/總經(jīng)理董事會(huì)會(huì)議每年度一次董事長(zhǎng)、董事、總經(jīng)理公司重大事項(xiàng)決議總經(jīng)理/董事長(zhǎng)3、非定期會(huì)議會(huì)議名稱時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員公司發(fā)展研討會(huì)不定時(shí)董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門經(jīng)理、主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)人員就市場(chǎng)拓展、業(yè)務(wù)推廣、公司經(jīng)營(yíng)等相關(guān)事項(xiàng)的討論行政部/總經(jīng)理臨時(shí)會(huì)議不定時(shí)總經(jīng)理、副總、部門經(jīng)理、其他有關(guān)人員特殊事宜行政部/總經(jīng)理新業(yè)務(wù)拓展跟蹤會(huì)不定時(shí)總經(jīng)理、相關(guān)業(yè)務(wù)人員新業(yè)務(wù)進(jìn)展及問題行政部/總經(jīng)理董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議不定時(shí)董事長(zhǎng)、董事、總經(jīng)理公司經(jīng)營(yíng)特殊重大事宜總經(jīng)理/董事長(zhǎng)（三）會(huì)議安排A、公司內(nèi)會(huì)議由行政部安排，部門內(nèi)會(huì)議由各部自行安排B、主會(huì)人會(huì)前一天需向秘書（行政部）告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容C、秘書（行政部）須提前四小時(shí)以上書面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容D、秘書（行政部）負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排與整理E、開會(huì)期中，秘書（行政部）負(fù)責(zé)記錄；并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案3、會(huì)議流程會(huì)議計(jì)劃會(huì)議計(jì)劃單會(huì)議計(jì)劃會(huì)議計(jì)劃單秘書秘書會(huì)議通知通知會(huì)議通知通知安排安排記錄記錄摘要備案摘要備案四、辦公設(shè)備管理1、電腦行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；根據(jù)保密原則需要，由行政部對(duì)行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼員工在所屬部門目錄下設(shè)立個(gè)人子目錄員工不得私設(shè)電腦密碼2．傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)：由公司行政部統(tǒng)一管理與使用建立嚴(yán)格的使用登記制度未經(jīng)許可，個(gè)人不得自行操作使用3．可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù)行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)\復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài)五、文書作業(yè)1、復(fù)印公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書13客戶資料、服務(wù)文本、公司級(jí)文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文件名、秘級(jí)、用途、裝訂要求等）經(jīng)上級(jí)主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印秘書于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識(shí)等）復(fù)印流程各部門各部門復(fù)印委托單復(fù)印委托復(fù)印委托單復(fù)印委托核準(zhǔn)核準(zhǔn)復(fù)印裝訂登記復(fù)印裝訂復(fù)印裝訂登記復(fù)印裝訂保密標(biāo)識(shí)保密標(biāo)識(shí)各部門各部門六收發(fā)文1、文件是經(jīng)營(yíng)信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。新城建工公司的泰安分公司定的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。2、本公司對(duì)外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人----行政部統(tǒng)一辦理，她是各級(jí)文件管理的直接承擔(dān)者。附《收、發(fā)文登記表》3、行政部文員在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時(shí)編號(hào)、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時(shí)請(qǐng)傳閱人或承辦人在“收文簽字簿”上簽收，文員對(duì)有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果，并對(duì)文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。4、公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件,文員不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。本公司對(duì)外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見《文檔管理制度》。6、文件傳真的發(fā)文工作亦由文員人員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文員處登記發(fā)文摘要、分類編號(hào)、發(fā)送后歸還原稿人。凡對(duì)外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。7、對(duì)一些機(jī)密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。8、每月未，文員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷毀，報(bào)行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》9、文件管理應(yīng)參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對(duì)公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文員按分類歸檔，文員必須做好登記造冊(cè)工作。每月未，文員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。10、每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報(bào)刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。保密標(biāo)識(shí)發(fā)函發(fā)文收函登記表發(fā)函打印傳真用印流程發(fā)文登記表責(zé)任人：文員、總臺(tái)監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政經(jīng)理總臺(tái)電話文員送郵快遞信件分理復(fù)印存檔用公司印主管簽字責(zé)任人：文員、GM秘書監(jiān)督人：行政經(jīng)理總經(jīng)理登記歸檔秘書篩選主管歸檔總經(jīng)理業(yè)務(wù)部門公函歸檔私函自理部門信函個(gè)人信函行政部簽收信函收文收發(fā)文流程保密標(biāo)識(shí)發(fā)函發(fā)文收函登記表發(fā)函打印傳真用印流程發(fā)文登記表責(zé)任人：文員、總臺(tái)監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政經(jīng)理總臺(tái)電話文員送郵快遞信件分理復(fù)印存檔用公司印主管簽字責(zé)任人：文員、GM秘書監(jiān)督人：行政經(jīng)理總經(jīng)理登記歸檔秘書篩選主管歸檔總經(jīng)理業(yè)務(wù)部門公函歸檔私函自理部門信函個(gè)人信函行政部簽收信函收文七、用印1、公司所有印鑒歸行政部統(tǒng)一管理，財(cái)務(wù)章除外。2、公司所有印鑒總經(jīng)理簽批后方可蓋印，總經(jīng)理不在，電話請(qǐng)示，行政部備案，于總經(jīng)理回公司后補(bǔ)簽批流程。3、本公司以公司名義對(duì)外之行文由行政部負(fù)責(zé)蓋印。4、公司各部申請(qǐng)簽章及總經(jīng)理、董事長(zhǎng)職章，應(yīng)提出申請(qǐng)(匯簽)經(jīng)上級(jí)核準(zhǔn)后交行政部，由行政部登記于登記表，負(fù)責(zé)蓋印。公司章合同章法人章財(cái)務(wù)章用印申請(qǐng)單申請(qǐng)單歸類申請(qǐng)人行政文員用印部門經(jīng)理用印申請(qǐng)5、用公司印流程公司章合同章法人章財(cái)務(wù)章用印申請(qǐng)單申請(qǐng)單歸類申請(qǐng)人行政文員用印部門經(jīng)理用印申請(qǐng)總經(jīng)理簽批 總經(jīng)理簽批責(zé)任人：責(zé)任人：行政文員監(jiān)督人：行政副總八、文檔1、圖書雜志公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實(shí)盤點(diǎn)。、文員應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊(cè)、金額按類型編號(hào)，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點(diǎn)期限或公務(wù)上需參考將隨時(shí)通知收閱,借書人不得拒絕。附《圖書登記冊(cè)》、一般情況下，圖書只得在公司內(nèi)閱讀，借書冊(cè)數(shù)以三冊(cè)為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記。、對(duì)圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。責(zé)任人：文員監(jiān)督人：行政經(jīng)理按時(shí)回庫圖書借閱登記表圖書清點(diǎn)報(bào)告借書人每月清點(diǎn)一次文員登記借閱圖書登記表入庫文員登記圖書購進(jìn)、圖書管理流程責(zé)任人：文員監(jiān)督人：行政經(jīng)理按時(shí)回庫圖書借閱登記表圖書清點(diǎn)報(bào)告借書人每月清點(diǎn)一次文員登記借閱圖書登記表入庫文員登記圖書購進(jìn)2、專業(yè)資料資料分類：公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本及復(fù)印件；公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)；公司各類剪報(bào);公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料；公司施工前期、中期、后期所有與項(xiàng)目有關(guān)的憑據(jù)、圖紙、合同、協(xié)議、文本等。公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司外，特殊情況需復(fù)印者，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)批準(zhǔn)資料管理流程資料整理資料整理登記表登記表復(fù)印申請(qǐng)借閱登記定時(shí)清點(diǎn)保密標(biāo)識(shí)借閱人復(fù)印人申請(qǐng)登記復(fù)印借閱入庫登記注冊(cè)復(fù)印申請(qǐng)借閱登記定時(shí)清點(diǎn)保密標(biāo)識(shí)借閱人復(fù)印人申請(qǐng)登記復(fù)印借閱入庫登記注冊(cè)當(dāng)天回庫當(dāng)天回庫清點(diǎn)報(bào)告清點(diǎn)報(bào)告3、辦公文檔、行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理、行政人員辦公文檔設(shè)：工作計(jì)劃與報(bào)告；會(huì)議紀(jì)要；司內(nèi)行政；、業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)：工作計(jì)劃與報(bào)告；司內(nèi)行政；談項(xiàng)目A、B、C……；執(zhí)行項(xiàng)目A、B、C……八、訪客接待1、來本公司之賓客由行政部負(fù)責(zé)接待。2、接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。3、電話接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。責(zé)任人：總臺(tái)、秘書、文員監(jiān)督人：各級(jí)主管秘書上茶文員上茶出迎進(jìn)辦公室出迎進(jìn)接待室出迎進(jìn)專案室電話秘書電話受訪人電話業(yè)務(wù)員總臺(tái)應(yīng)對(duì)董事長(zhǎng)/GM朋友朋友客戶推銷商行政部訪客4、訪客接待流程責(zé)任人：總臺(tái)、秘書、文員監(jiān)督人：各級(jí)主管秘書上茶文員上茶出迎進(jìn)辦公室出迎進(jìn)接待室出迎進(jìn)專案室電話秘書電話受訪人電話業(yè)務(wù)員總臺(tái)應(yīng)對(duì)董事長(zhǎng)/GM朋友朋友客戶推銷商行政部訪客十、辦公用品1、文具、行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記行政部須特別注意隨時(shí)檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行、辦公用品及低值易耗品要求以舊換新、行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記、定時(shí)檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時(shí)購買補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序、公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動(dòng)時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動(dòng)的正常進(jìn)行十一、采購1、公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費(fèi)用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。2、辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。3、行政部須對(duì)固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。4、公司各業(yè)務(wù)部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請(qǐng)單形式上報(bào)行政管理部，經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政管理部對(duì)采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價(jià)格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政管理部下達(dá)采購指令，予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、談判及草擬合同條款，最后確定采購價(jià)格及合同條款，委任采購人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部門備案。

驗(yàn)收付款流程定貨合同采購申請(qǐng)單大宗采購一般采購詢價(jià)/比價(jià)單通報(bào)會(huì)計(jì)GM復(fù)議詢價(jià)/比價(jià)行政專員固定供應(yīng)商/商店行政專員GM批示采購申請(qǐng)責(zé)任人：行政專員監(jiān)督人：行政經(jīng)理采購作業(yè)流程驗(yàn)收付款流程定貨合同采購申請(qǐng)單大宗采購一般采購詢價(jià)/比價(jià)單通報(bào)會(huì)計(jì)GM復(fù)議詢價(jià)