武漢大學(xué)儀器設(shè)備資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)需求報告

“武漢大學(xué)儀器設(shè)備資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)”需求報告一、系統(tǒng)建設(shè)必要性與可行性必要性分析儀器設(shè)備是學(xué)校國有資產(chǎn)的重要組成部分，是保證學(xué)校教學(xué)、科研、行政及后勤工作順利進行的重要物質(zhì)條件。學(xué)校儀器設(shè)備固定資產(chǎn)數(shù)量、規(guī)模日益龐大。近年來，每年新增儀器設(shè)備原值約2.2億元，截至2014年底，儀器設(shè)備資產(chǎn)總值達26.05億元，約19.4萬臺/套。同時，學(xué)校對于儀器設(shè)備資產(chǎn)管理的要求日益嚴(yán)格和規(guī)范，原有的儀器設(shè)備信息管理系統(tǒng)功能模塊上有所欠缺、后期維護服務(wù)不到位，已經(jīng)不能滿足學(xué)?，F(xiàn)有管理需求。建立新的儀器設(shè)備資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)將會對儀器設(shè)備資產(chǎn)進行分庫類管理，改變原有的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的模式，使管理針對性強;增加新的功能模塊，如清查盤點、信息報表等，使管理更全面細致；同時，應(yīng)學(xué)校建立數(shù)據(jù)信息大平臺的要求，將儀器設(shè)備資產(chǎn)信息推送到平臺上，進行數(shù)據(jù)的資源共享和交換。因此，建立“武漢大學(xué)儀器設(shè)備資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)”是有效管理儀器設(shè)備資產(chǎn)，提高學(xué)校辦學(xué)效益的必要舉措?？尚行苑治鰧嶒炇遗c設(shè)備管理處作為學(xué)校儀器設(shè)備資產(chǎn)的歸口管理部門，致力于改善管理方法，提升服務(wù)質(zhì)量。2005年，擺脫了紙質(zhì)卡片，通過自主研發(fā)，建立了“儀器設(shè)備管理系統(tǒng)”，首次使用計算機取代了手工作業(yè)的粗放式管理模式。2011年，在自主研發(fā)的基礎(chǔ)上，與武漢東之友道信息技術(shù)有限公司合作，將原有管理系統(tǒng)進行升級，從局域網(wǎng)中的C/S架構(gòu)移植到互聯(lián)網(wǎng)B/S架構(gòu)上，同時充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對管理系統(tǒng)的功能模塊進行調(diào)整與完善。由于學(xué)校計劃建立數(shù)據(jù)信息大平臺，雖然將儀器設(shè)備資產(chǎn)信息推送到平臺上技術(shù)上有所欠缺，但是，對儀器設(shè)備資產(chǎn)的信息化管理有較為成熟的認識。各院（系、部）作為儀器設(shè)備具體使用單位，均有專職或兼職的管理人員，配合做好了儀器設(shè)備各項具體的管理工作，并不定期的接受了儀器設(shè)備管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流，具有一定的管理水平。因此，信息化條件的發(fā)展、業(yè)務(wù)純熟的管理隊伍為“武漢大學(xué)儀器設(shè)備資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)”的建立奠定了良好的基礎(chǔ)。二、 系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)“武漢大學(xué)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)”的建設(shè)目標(biāo)：實現(xiàn)儀器設(shè)備歸口管理部門、院（系、部）二級儀器設(shè)備管理部門、實驗室（中心、辦公室）具體使用單位以及保管人的四級管理；利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對儀器設(shè)備資產(chǎn)進行全生命周期的管理，全面準(zhǔn)確的采集儀器設(shè)備購置計劃、建賬驗收、校內(nèi)調(diào)配、日常盤點、報廢處置等管理信息；實現(xiàn)學(xué)校財務(wù)信息與儀器設(shè)備資產(chǎn)信息的互聯(lián)互通；為學(xué)校財務(wù)、國資、審計等部門建立實時在線查詢機制，并提供方便的統(tǒng)計報表功能，為資產(chǎn)管理部門及上級主管部門提供數(shù)據(jù)支撐。三、 系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計結(jié)合學(xué)校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理的實際，形成基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)支撐、管理應(yīng)用、用戶管理等四個層面既獨立又緊密合作的有機整體的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)?；A(chǔ)設(shè)施層基礎(chǔ)設(shè)施是系統(tǒng)的物理層。系統(tǒng)充分利用計算機等基礎(chǔ)建設(shè)環(huán)境，將有線網(wǎng)絡(luò)、無線網(wǎng)絡(luò)等條件集成起來，為儀器設(shè)備資產(chǎn)的管理提供所需的計算和存儲等資源，構(gòu)建儀器設(shè)備信息管理系統(tǒng)的物理基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)支撐層數(shù)據(jù)支撐層從各級管理人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)著手，采集儀器設(shè)備生命周期各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)信息，形成圍繞儀器設(shè)備管理各個層面的數(shù)據(jù)中心，為管理應(yīng)用層做好基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支撐。管理應(yīng)用層管理應(yīng)用層在數(shù)據(jù)儲存的基礎(chǔ)上，為各級管理人員和儀器設(shè)備資產(chǎn)管理各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提供應(yīng)用服務(wù)，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)的篩選、查詢、統(tǒng)計、分析等及用戶授權(quán)、機構(gòu)調(diào)整等應(yīng)用與操作層面的管理。用戶管理層系統(tǒng)為學(xué)校用戶提供了一個統(tǒng)一的登陸、身份認證的管理功能。四個級別的管理員登陸系統(tǒng)，有相應(yīng)的操作權(quán)限；同時，系統(tǒng)通過角色設(shè)定，使外貿(mào)公司、驗收人員、報廢人員、查詢?nèi)藛T等有不同的操作功能。四、系統(tǒng)的功能模塊系統(tǒng)主要實現(xiàn)的功能有儀器設(shè)備的采購計劃管理（免稅進口科教用品）、建賬驗收管理、校內(nèi)調(diào)配管理、清查盤點管理、報廢處置管理、附件增值管理、儀器設(shè)備數(shù)據(jù)管理（含篩選查詢功能、數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能、報表生成功能）等。（一） 采購計劃管理（免稅進口科教用品）采購計劃管理主要針對學(xué)校免稅進口科教用品的流程管理。用戶除了學(xué)校教職工外，還包含有外貿(mào)公司。該模塊主要對免稅進口科教用品的進口過程中的各個環(huán)節(jié)，包括供貨協(xié)議的分發(fā)、委托代理協(xié)議的簽署、外貿(mào)合同的簽署、辦理免稅、貨物進關(guān)等進行跟蹤監(jiān)管；各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所形成的資料都可以進行電子文檔的形式保存；同時，通過該模塊掌握外貿(mào)公司完成業(yè)務(wù)的情況，統(tǒng)計審核并評價外貿(mào)公司的服務(wù)能力。采購計劃管理模塊包含有預(yù)警提示功能，即系統(tǒng)設(shè)置了每個管理環(huán)節(jié)完成的時限，接近時限或者超過時限由系統(tǒng)提示外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員；三方交流會簽功能主要就合同的信息變更提供交流平臺，并作為合同信息變更的依據(jù)；短信督辦功能結(jié)合了預(yù)警提示與三方交流會簽功能，在管理環(huán)節(jié)或者會簽流程中均可以通過系統(tǒng)進行短信督辦。（二） 建賬驗收管理儀器設(shè)備保管人錄入資產(chǎn)的基本信息提交建賬驗收的申請，儀器設(shè)備驗收人員審核通過，形成儀器設(shè)備驗收單和設(shè)備編號標(biāo)簽。儀器設(shè)備編號標(biāo)簽根據(jù)年份按照流水號編號，各驗收人員根據(jù)分發(fā)的編號標(biāo)簽進行分派。建賬驗收進行分庫類管理，分為：一般儀器設(shè)備庫、大型儀器設(shè)備庫、汽車庫等，分庫類管理的儀器設(shè)備的基礎(chǔ)信息錄入有區(qū)別，并且大型儀器設(shè)備、汽車要求上傳照片。（三） 校內(nèi)調(diào)配管理校內(nèi)調(diào)配分為院（系、部）內(nèi)部與院（系、部）之間兩種形式。院（系、部）內(nèi)部：院（系、部）級管理員根據(jù)本單位內(nèi)部儀器設(shè)備的需要進行調(diào)配；院（系、部）之間：校級管理員根據(jù)跨院（系、部）之間的儀器設(shè)備需求進行調(diào)配。對于進入“閑置儀器設(shè)備庫”的儀器設(shè)備，由需求單位提出申請，辦理完實物移交后，由院（系、部）級或校級管理員完成系統(tǒng)的調(diào)配審核。（四） 清查盤點管理儀器設(shè)備清查盤點可以院（系、部）內(nèi)由管理員發(fā)起自查，也可以由校級管理員發(fā)起抽查或全校范圍內(nèi)的清查盤點。清查盤點任務(wù)主要由儀器設(shè)備保管人在規(guī)定時限內(nèi)認領(lǐng)儀器設(shè)備，無人認領(lǐng)的設(shè)備可由院（系、部）管理員認定歸屬，并進行指派或認定儀器設(shè)備狀態(tài)（遺失、被盜、借出、損毀等）。在進行清查盤點任務(wù)中，將院（系、部）儀器設(shè)備調(diào)配、報廢、增值功能鎖定。（五） 報廢處置管理根據(jù)學(xué)校報廢處置工作的實際，單臺件原值5萬元以下的進行報廢申請，形成一般儀器設(shè)備報廢申請單，一般儀器設(shè)備可以批量提交申請；單臺件原值5萬元及以上的進行報廢申請，形成大型儀器設(shè)備報廢申請單，大型儀器設(shè)備需單臺提交申請。申請報廢的儀器設(shè)備進入“閑置儀器設(shè)備庫”，向全校公示2周，有需求的單位可申請認領(lǐng)。無人認領(lǐng)的儀器設(shè)備進入報廢處置流程。報廢儀器設(shè)備的財務(wù)處理需經(jīng)過報廢管理員審核、儀器設(shè)備管理員復(fù)核。復(fù)核后的儀器設(shè)備報廢申請單形成報廢單，其中的儀器設(shè)備進入“已報廢儀器設(shè)備”庫中。（六） 附件增值管理在設(shè)備清單中，選擇需要做附件的儀器設(shè)備列項，將附件的信息提交保存，儀器設(shè)備驗收人員審核通過后，形成儀器設(shè)備附件驗收單，完成附件增值。設(shè)備編號沿用主體儀器設(shè)備的設(shè)備編號。（七） 數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)管理主要對儀器設(shè)備管理流程中形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行應(yīng)用，主要包含篩選查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及報表生成。篩選查詢功能對于各種數(shù)據(jù)列表：如儀器設(shè)備驗收申請單、驗收單、校內(nèi)調(diào)配清單、報廢申請單、報廢單、儀器設(shè)備清單、儀器設(shè)備報廢清單等，都可以進行篩選查詢。篩選查詢條件設(shè)定為各類列表的字段信息，并且篩選組合條件要靈活。對于篩選出來的列表可以做信息導(dǎo)出，導(dǎo)出格式為Excel，版本要求至少為Office2007以上，做到信息導(dǎo)出“所查即所得”。數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能數(shù)據(jù)統(tǒng)計配合篩選查詢功能完成，對于篩選出來的清單列表做直接的統(tǒng)計計算，計算出臺套數(shù)與金額。報表生成功能根據(jù)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理的上級部門或者學(xué)校要求的常用報表，自動生成所需列表清單。主要的報表有：（1） 教育部《實驗室信息統(tǒng)計表》的基表一、基表二、基表三；（2） 財政部《行政事業(yè)單位資產(chǎn)報表》的事業(yè)單位資產(chǎn)情況表、事業(yè)單位固定資產(chǎn)情況表、事業(yè)單位車輛情況表；（3） 國家機關(guān)事務(wù)管