文檔管理個(gè)人工作總結(jié)

第5頁(yè)共5頁(yè)文檔管理?個(gè)人工作?總結(jié)在?不久前我?還苦于不?知這方面?的工作總?結(jié)怎么寫(xiě)?，但經(jīng)過(guò)?一番詳細(xì)?的思考，?我理清了?思路。在?這里，我?們對(duì)如何?進(jìn)行文檔?管理分三?個(gè)階段來(lái)?闡述。?1、生成?期文件的?管理生?成期的文?件，處于?制作、接?收、處理?與發(fā)出的?過(guò)程中，?需要檢閱?文件或發(fā)?給其他部?門(mén)及外單?位。因此?，需要建?立非文件?負(fù)責(zé)人也?能隨時(shí)找?出文件的?管理系統(tǒng)?。對(duì)此類(lèi)?文件的管?理，可建?立以下一?個(gè)流程：?文件→文?件套→雜?志匣→文?件柜。?按事由用?文件夾對(duì)?文件進(jìn)行?分類(lèi);按?照一件事?一個(gè)文件?套的原則?，每個(gè)人?準(zhǔn)備若干?個(gè)文件套?;按類(lèi)別?或內(nèi)容將?使用中的?文件整理?到文件套?;可以用?文件套的?顏色對(duì)文?件類(lèi)別進(jìn)?行區(qū)分。?將文件套?收集到輕?便雜志匣?中;把文?件套整齊?地?cái)[放在?輕便雜志?匣里并立?于桌面上?;責(zé)任人?外出或離?職時(shí)，務(wù)?必將輕便?雜志匣放?到“使用?中文件柜?”上;用?標(biāo)簽紙制?作雜志匣?的標(biāo)簽，?可做到整?潔美觀并?易于分類(lèi)?;由于可?看到文件?夾的標(biāo)簽?，還易于?檢索;每?個(gè)人都應(yīng)?該備有“?使用中的?輕便雜志?匣”，并?在標(biāo)簽處?填入人名?。將輕便?雜志匣放?在文件柜?里;將辦?公室用的?文件柜的?部分空間?劃分出來(lái)?，作為“?使用中的?文件柜”?，可使辦?公室每個(gè)?人每天的?工作一目?了然，方?便工作交?接及管理?，并可臨?時(shí)性地存?放文件資?料;使用?開(kāi)放式文?件架，檢?索、管理?都很方便?，避免文?件私有化?。2、?保存期文?件的管理?有些保?管在辦公?室里的文?件過(guò)了幾?年后利用?率就會(huì)下?降，這樣?的文件可?分為保存?型文件和?保管型文?件。對(duì)此?類(lèi)文件建?議建立一?個(gè)“保存?中心”的?形式進(jìn)行?文件的永?久保存和?定期保存?。保存型?文件在性?質(zhì)上分為?永久保存?和定期保?存兩類(lèi)，?把需要定?期保存的?文件轉(zhuǎn)移?到保存型?文件盒，?保存型文?件夾，保?存型文件?箱中，并?標(biāo)明“作?廢日期”?，文件保?存到期后?立即廢棄?、扔掉或?銷(xiāo)毀。而?對(duì)于需永?久保存的?文件資料?，可以仍?舊使用原?有的保管?型文件夾?、紙型文?件盒等原?型保管文?件夾，不?過(guò)，如果?使用保存?型文件夾?將會(huì)更經(jīng)?濟(jì)一些。?如果把利?用率低的?保存型文?件仍舊放?在辦公室?，將造成?辦公室的?擁擠膨脹?，浪費(fèi)空?間，防礙?高效的管?理。因此?，建議選?擇經(jīng)濟(jì)的?地方建立?“保存中?心”。?3、文件?的廢棄?保管型文?件隨著時(shí)?間的流逝?，其利用?價(jià)值會(huì)降?低，如果?不及時(shí)清?理，就會(huì)?泛濫成災(zāi)?。堅(jiān)決要?扔掉不需?要與過(guò)期?的文件，?減少文件?的數(shù)量，?有效利用?辦公空間?，節(jié)約費(fèi)?用。參照?之前所述?的文件管?理方法，?對(duì)于文件?的廢棄，?可按照一?下的方法?進(jìn)行：?、按文件?進(jìn)行廢棄?;、按?文件夾進(jìn)?行廢棄;?、按項(xiàng)?目進(jìn)行廢?棄;、?按顏色進(jìn)?行廢棄。?隨著計(jì)?算機(jī)和現(xiàn)?代通信技?術(shù)相結(jié)合?的信息技?術(shù)產(chǎn)業(yè)的?迅猛發(fā)展?，電子文?件大量產(chǎn)?生。對(duì)于?電子文件?的管理，?需要注意?以下幾個(gè)?方面。?1、對(duì)電?子文件要?進(jìn)行分門(mén)?別類(lèi)地管?理，要進(jìn)?行科學(xué)的?分類(lèi)。通?過(guò)分類(lèi)、?標(biāo)引、組?合，使電?子文件存?儲(chǔ)處于一?種有序狀?態(tài)。2?、對(duì)電子?文件要定?期、及時(shí)?的進(jìn)行備?份。以避?免由于技?術(shù)故障導(dǎo)?致的文件?丟失。?3、由于?電子文件?利用途徑?的多樣化?，尤其是?在網(wǎng)絡(luò)高?度發(fā)達(dá)的?今天，要?做好電子?文件的保?密工作，?即準(zhǔn)確設(shè)?定電子文?件的訪問(wèn)?權(quán)限。?文檔管理?個(gè)人工作?總結(jié)（二?）在不?久前我還?苦于不知?這方面的?工作總結(jié)?怎么寫(xiě)，?但經(jīng)過(guò)一?番詳細(xì)的?思考，我?理清了思?路。在這?里，我們?對(duì)如何進(jìn)?行文檔管?理分三個(gè)?階段來(lái)闡?述。1?、生成期?文件的管?理生成?期的文件?，處于制?作、接收?、處理與?發(fā)出的過(guò)?程中，需?要檢閱文?件或發(fā)給?其他部門(mén)?及外單位?。因此，?需要建立?非文件負(fù)?責(zé)人也能?隨時(shí)找出?文件的管?理系統(tǒng)。?對(duì)此類(lèi)文?件的管理?，可建立?以下一個(gè)?流程：文?件→文件?套→雜志?匣→文件?柜。按?事由用文?件夾對(duì)文?件進(jìn)行分?類(lèi);按照?一件事一?個(gè)文件套?的原則，?每個(gè)人準(zhǔn)?備若干個(gè)?文件套;?按類(lèi)別或?內(nèi)容將使?用中的文?件整理到?文件套;?可以用文?件套的顏?色對(duì)文件?類(lèi)別進(jìn)行?區(qū)分。將?文件套收?集到輕便?雜志匣中?;把文件?套整齊地?擺放在輕?便雜志匣?里并立于?桌面上;?責(zé)任人外?出或離職?時(shí)，務(wù)必?將輕便雜?志匣放到?“使用中?文件柜”?上;用標(biāo)?簽紙制作?雜志匣的?標(biāo)簽，可?做到整潔?美觀并易?于分類(lèi);?由于可看?到文件夾?的標(biāo)簽，?還易于檢?索;每個(gè)?人都應(yīng)該?備有“使?用中的輕?便雜志匣?”，并在?標(biāo)簽處填?入人名。?將輕便雜?志匣放在?文件柜里?;將辦公?室用的文?件柜的部?分空間劃?分出來(lái)，?作為“使?用中的文?件柜”，?可使辦公?室每個(gè)人?每天的工?作一目了?然，方便?工作交接?及管理，?并可臨時(shí)?性地存放?文件資料?;使用開(kāi)?放式文件?架，檢索?、管理都?很方便，?避免文件?私有化。?2、保?存期文件?的管理?有些保管?在辦公室?里的文件?過(guò)了幾年?后利用率?就會(huì)下降?，這樣的?文件可分?為保存型?文件和保?管型文件?。對(duì)此類(lèi)?文件建議?建立一個(gè)?“保存中?心”的形?式進(jìn)行文?件的永久?保存和定?期保存。?保存型文?件在性質(zhì)?上分為永?久保存和?定期保存?兩類(lèi)，把?需要定期?保存的文?件轉(zhuǎn)移到?保存型文?件盒，保?存型文件?夾，保存?型文件箱?中，并標(biāo)?明“作廢?日期”，?文件保存?到期后立?即廢棄、?扔掉或銷(xiāo)?毀。而對(duì)?于需永久?保存的文?件資料，?可以仍舊?使用原有?的保管型?文件夾、?紙型文件?盒等原型?保管文件?夾，不過(guò)?，如果使?用保存型?文件夾將?會(huì)更經(jīng)濟(jì)?一些。如?果把利用?率低的保?存型文件?仍舊放在?辦公室，?將造成辦?公室的擁?擠膨脹，?浪費(fèi)空間?，防礙高?效的管理?。因此，?建議選擇?經(jīng)濟(jì)的地?方建立“?保存中心?”。3?、文件的?廢棄保?管型文件?隨著時(shí)間?的流逝，?其利用價(jià)?值會(huì)降低?，如果不?及時(shí)清理?，就會(huì)泛?濫成災(zāi)。?堅(jiān)決要扔?掉不需要?與過(guò)期的?文件，減?少文件的?數(shù)量，有?效利用辦?公空間，?節(jié)約費(fèi)用?。參照之?前所述的?文件管理?方法，對(duì)?于文件的?廢棄，可?按照一下?的方法進(jìn)?行：、?按文件進(jìn)?行廢棄;?、按文?件夾進(jìn)行?廢棄;?、按項(xiàng)目?進(jìn)行廢棄?;、按?顏色進(jìn)行?廢棄。?隨著計(jì)算?機(jī)和現(xiàn)代?通信技術(shù)?相結(jié)合的?信息技術(shù)?產(chǎn)業(yè)的迅?猛發(fā)展，?電子文件?大量產(chǎn)生?。對(duì)于電?子文件的?管理，需?要注意以?下幾個(gè)方?面。1?、對(duì)電子?文件要進(jìn)?行分門(mén)別?類(lèi)地管理?，要進(jìn)行?科學(xué)的分?類(lèi)。通過(guò)?分類(lèi)