檔案保管工作制度

———檔案保管工作制度

檔案保管工作制度

第五條：檔案的保管工作必須按規(guī)范進(jìn)行科學(xué)管理。其程序如下：

(一)歸檔程序：

(二)保管程序：

第六條：歸檔的文件資料，必須根據(jù)其性質(zhì)區(qū)別密級(jí)(秘密、機(jī)密、絕密)和保管年限(短期、長(zhǎng)期、永久)進(jìn)行分類立卷。

第七條：必須建立按分工歸口管理的檔案借閱管理辦法。

(一)凡屬公司一級(jí)管理的檔案--

(1)借閱一般檔案資料由人事行政部行政秘書批準(zhǔn)。

(2)借閱秘密檔案資料由人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)。

(3)借閱機(jī)密檔案資料由綜合管理中心副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

(4)借閱絕密檔案資料由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

(二)凡屬部門二級(jí)管理的檔案--

(1)借閱一般檔案資料由部門文員辦理。

(2)借閱秘密檔案資料由部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

(3)借閱機(jī)密檔案資料由所屬中心副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

(4)借閱絕密檔案資料由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

(三)凡借出或歸還都必須健全登記和注銷手續(xù)。

第八條：對(duì)已失去作用或已超過(guò)保管期限的檔案資料經(jīng)人事行政部經(jīng)理鑒定后，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記后予以銷毀。

第九條：檔案管理部門必須做好經(jīng)常性的防潮、防曬、防蟲、防鼠、防火、防盜等維護(hù)性工作。

第十條：檔案管理員應(yīng)建立借(查)閱登記本，按文件名、借(查)閱日期、歸還日期等內(nèi)容填寫，并由借(查)閱人簽名。

第十一條：檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)上報(bào)人事行政部經(jīng)理，重要問(wèn)題應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。

第十二條：要妥善保管檔案，謹(jǐn)防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容。

第十三條：檔案柜鑰匙不得隨身攜帶，應(yīng)妥善保管。

第十四條：對(duì)檔案、文件的機(jī)密內(nèi)容，保管人員要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)，不得傳播或泄露內(nèi)容。

第十五條：檔案管理員要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，要做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。

五、借閱人員

第十六條：為確保檔案機(jī)密程度，檔案資料只供本公司員工借(查)用，一般檔案借閱期為七天，較重要檔案為三天，重要檔案不許拿走，在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。外單位若工作需要借(查)閱，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可。

第十七條：借(查)閱人對(duì)所借(查)用一般性檔案資料，須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、拆散、抽出、復(fù)印或在文件上涂改。

六、附件

第十八條：每半年人事行政部組織相關(guān)人員對(duì)各級(jí)檔案管理進(jìn)行檢查評(píng)分，90~100分的檔案管理人員記小功(獎(jiǎng)勵(lì)三天基本工資)，80~89分嘉功獎(jiǎng)(獎(jiǎng)勵(lì)一天基本工資)，70~79分為合格不獎(jiǎng)不罰，60分以下為不合格，不合格者記小過(guò)(罰三天基本工資)并通報(bào)批評(píng)。

第十九條：本管理辦法由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施，由人事行政部監(jiān)控及實(shí)施。

篇2:規(guī)劃設(shè)計(jì)公司檔案、合同資料管理規(guī)定

檔案、合同資料管理規(guī)定

4.1建立健全的質(zhì)量管理體系，做好各項(xiàng)技術(shù)資料、檔案的管理工作。

4.2簽訂合同須遵循的原則：

(1)遵守國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和政策;

(2)堅(jiān)持平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t;

(3)具備簽訂合同的合法資格。

4.3簽訂經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)具備的條款和注意的事項(xiàng)：

(1)合同類型、合同標(biāo)的種類和合同范圍;

(2)合同雙方的法定名稱;

(3)合同標(biāo)的技術(shù)條件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格和數(shù)量要求;

(4)履行合同的期限、地點(diǎn)和方式;

(5)違約責(zé)任和其它責(zé)任。

4.4合同的管理程序及辦法

(1)公司合同(協(xié)議)的簽訂、變更和終止，以及合同糾紛的調(diào)解和起訴等，由辦公室統(tǒng)一辦理，有關(guān)部門(項(xiàng)目組)應(yīng)予大力協(xié)助。

(2)公司法人或法人指定的委托人對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，各有關(guān)業(yè)務(wù)部門(項(xiàng)目)應(yīng)及時(shí)予以配合，積極進(jìn)行業(yè)務(wù)參謀和審定。

(3)公司法人指定的委托人對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同或協(xié)議，須經(jīng)法人代表審定簽字后方可蓋章生效，未經(jīng)法人代表委托授權(quán)，任何員工以公司名義簽定的合同(協(xié)議)一律無(wú)效，公司不承擔(dān)任何法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

(4)凡正式簽定的合同，辦公室要及時(shí)將復(fù)印件轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)室，以便財(cái)務(wù)室在合同履行過(guò)程中實(shí)行資金監(jiān)控。財(cái)務(wù)室在辦理資金支付時(shí)，必須遵守銀行結(jié)算制度和現(xiàn)金管理制度，不得提前支付或超越合同所規(guī)定的金額范圍。其它部門不得以任何理由要求財(cái)務(wù)部門違反合同規(guī)定付款。對(duì)未正式簽訂合同的經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)室有權(quán)拒絕預(yù)付或借支。

(5)經(jīng)濟(jì)合同履行完畢時(shí)，有關(guān)部門(項(xiàng)目)要及時(shí)對(duì)照合同檢查有無(wú)遺漏問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方未按合同履行全部條款或有其它問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向主管經(jīng)理匯報(bào)并提出補(bǔ)救措施，以避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

(6)辦公室要加強(qiáng)合同的日常管理，做到安全保密無(wú)遺失。年終要整理匯編存檔。

篇3:檔案管理制度

檔案管理制度

1、公司檔案：公司章程、規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)情況、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、聘書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、可行性研究報(bào)告、通知、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證、工程圖紙文件和涉及土地、施工的各類文件、批復(fù)、工程竣工檔案資料以及員工薪資、人事檔案等具有保存和參考價(jià)值的文件材料。

2、檔案由專人負(fù)責(zé)管理，并明確具體責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。

3、人事檔案

(1),員工個(gè)人檔案。在職員工個(gè)人檔案由公司負(fù)責(zé)保管;離職員工檔案保存期限為一年;列為儲(chǔ)備人才的人員資料，保存期限為半年。

(2),其它人事資料。公司規(guī)章制度資料永久保存;有關(guān)章程制訂的文件保存五年;有關(guān)員工任用、崗位變動(dòng)的文件保存一年;工資表及獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等相關(guān)資料保存二年。

四、其它檔案的保存期限

(一)永久保存

1、有關(guān)儀式、慶典、紀(jì)念的重要文件;

2、建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工檔案資料及圖紙、資料;

3、土地取得及處分的重要文件(土地證、土地評(píng)估資料);

4、建筑物取得及處分的重要文件(房產(chǎn)證、房產(chǎn)評(píng)估資料);

5、公司章程。

6、建設(shè)設(shè)計(jì)與重大的計(jì)改的圖紙資料。

(二)保存10年

1、有關(guān)年度及每月的決算文件;

2、有關(guān)賬目的決算記錄及整理的重要文件(總決算表、現(xiàn)金收支表);

3、有關(guān)賬目傳票的記錄;

4、有關(guān)收入、支出的原始憑證;

5、有關(guān)財(cái)產(chǎn)的評(píng)估及折舊的文件;

6、有關(guān)稅收方面的文件;

7、重要的統(tǒng)計(jì)資料。

(三)保存五年

1、會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議;

2、有關(guān)政府法令的文件;

3、有關(guān)訴訟的文件;

4、有關(guān)政府機(jī)關(guān)重要的許可申請(qǐng)及報(bào)告文件;

5、有關(guān)政府機(jī)關(guān)的指示及各種命令傳達(dá)書;

6、有關(guān)重要的合同、契約、協(xié)定及備忘錄文件;

7、有關(guān)勞動(dòng)協(xié)約及工會(huì)協(xié)定的文件;

8、有關(guān)經(jīng)營(yíng)協(xié)議及團(tuán)體聯(lián)系的文件;

9、有關(guān)貸款的重要文件;

10、有關(guān)投資及融資的重要文件。

(四)保存三年

1、經(jīng)營(yíng)會(huì)議、部門會(huì)議、辦公會(huì)議記錄;

2、發(fā)文薄、收文薄;

3、有關(guān)規(guī)定的制定，及施行的文件;

4、有關(guān)政府機(jī)關(guān)的許可、申請(qǐng)?jiān)S可及報(bào)告的文件;

5、有關(guān)安全管理的文件;

6、有關(guān)轉(zhuǎn)賬整理的文件。

(五)保存二年

1、有關(guān)登記簡(jiǎn)易的文件;

2、有關(guān)和政府機(jī)關(guān)交涉聯(lián)絡(luò)的文件;

3、有關(guān)簡(jiǎn)易的契約協(xié)定及備忘錄文件;

4、有關(guān)建筑物及保存物品、火災(zāi)保險(xiǎn)的文件;

5、有關(guān)銀行存款及轉(zhuǎn)賬存款的文件。

五、檔案借閱

1、公司領(lǐng)導(dǎo)借閱非密級(jí)檔案，可通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。

2、公司其他人員借閱檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。

3、借閱的檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借。如工作需要摘錄