合理控制風險提高工作效率提升企業(yè)標準化管理

合理控制風險提高工作效率提高公司標準化管理在公司中，我們常會聽到“這項工作誰負責，我接下來要怎么做？”，“現(xiàn)在的管理人員太不中用，什么事都得找一把手”，“沒有制度、沒有流程，我們公司這么數(shù)年了，發(fā)展的不是也很好！”……

讓我們一起分析一下這些抱怨背后的問題：公司工作職責劃分不清，管理權限劃分不明，依經驗、按習慣辦事，無統(tǒng)一標準……這些問題也許在公司發(fā)展初期或短期內的破壞必表現(xiàn)得并不明顯，但是隨著業(yè)務的壯大，人員的擴充，其對公司的制約性將會越來越突顯。隨著公司領導層管理意識的提高，科學管理被帶入了公司，企業(yè)領導者對公司制度、流程體系建設也越來越關注。

“一個好的公司文化可以讓公司走得很遠，而清楚順暢的流程制度體系則可以讓員工工作得更快、更好、更容易”。對于一個提倡科學管理的公司而言，清楚順暢的流程制度體系是保障公司有序運營的基礎；權責明晰的部門與崗位，則是保障流程制度體系執(zhí)行到位的前提。

公司的流程制度體系建設一般需具有體系科學化、設計合理化、執(zhí)行高效化、隱性透明化及形式規(guī)范化的特點。如此就需要理清各單位、部門職能，崗位職責，通過明確工作中的權限劃分，合理控制公司風險，提高工作效率，進而提高公司標準化管理水平，提高公司內、外部客戶滿意度。

一、

組織崗位職責界定

清楚、規(guī)范的部門職能與崗位說明書對公司的成功運營具有重要意義，亦為公司流程制度體系建設奠定了扎實的基礎。

部門職能明確了各部門的在公司中的角色定位，明確了部門與部門間工作的配合關系；而崗位說明書則是將部門的職能分解貫徹到了崗位，明確各崗位間的配合，明確各崗位的工作權限。

崗位說明書通過基本資料、工作描述、任職資格、內外部協(xié)調等維度，描述了崗位的工作特性、崗位的職責及崗位人員需具有的任職資格，初步建立了公司的崗位管理體系，在劃清公司權責分工的同時，亦為人力資源的科學化管理奠定了基礎。

二、

制度流程梳理與優(yōu)化

公司制度是關于公司組織、運營、管理等一系列行為的規(guī)范和模式的總稱，是公司全體員工在公司生產經營活動中須共同遵守的規(guī)定和準則，我們通常所說的制度是指公司制度中的管理制度。

公司管理制度是公司各項管理活動的內容與方法的格式化文字表述，而管理流程則是管理制度中一系列順序相聯(lián)、發(fā)明價值的活動，是公司管理制度的骨架，是公司管理制度可視化框圖的體現(xiàn)，流程與制度在一定限度上是可以互相轉化的。公司管理制度與流程是公司內部在管理和業(yè)務領域優(yōu)秀經驗的總結和固化，并且永遠存在連續(xù)改善的空間。

由于受知識體系及工作習慣的制約，公司在進行制度流程體系建設時，往往與管理征詢公司共同合作完畢。

在公司制度流程體系建設中，征詢公司很少會建議公司開展流程再造，其并非征詢公司不能重新設計公司的運作流程，而是由于流程再造意味著對公司原有運作流程的推倒重置，將使得處在運營中的公司工作陷入停滯狀態(tài)，員工無所事從。

公司在進行管理制度梳理與優(yōu)化前，一般會先對涉及到需多部門、多單位配合的管理流程進行梳理與優(yōu)化。結合部門職能與崗位權限，在流程梳理過程中明確各單位、部門、崗位在流程各環(huán)節(jié)所起的作用，以合理控制風險為前提，提高公司各項管理活動之工作效率。

(一)

公司管理流程的梳理與優(yōu)化

管理征詢公司重要從以下四方面對公司的管理流程進行梳理與優(yōu)化：

1.

流程問題挖掘：對流程中所涉及到單位、部門等相關人員進行調研、訪談，挖掘工作流程中影響工作效率、減少（內外部）客戶滿意度、違反國家政策公司方針目的等的流程問題。

2.

流程問題分析：對流程中的問題進行分析，找出減少工作效率、影響客戶滿意度及違反國家政策、公司方針目的等的背后因素及顯現(xiàn)出的工作環(huán)節(jié)。

3.

流程問題解決：重要從流程目錄擬定、關鍵流程繪制、關鍵流程優(yōu)化及流程過程描述四方面對管理流程進行梳理優(yōu)化。

(1)

流程目錄擬定：以公司價值鏈為主線，各部門職能為基礎，結合實際工作，通過與各部門、二級單位等相關人員的多次溝通、討論后，擬定需單位間、部門間、班組間互相配合的關鍵管理流程目錄。以公司價值鏈為主線，便于公司內部各重要業(yè)務流的關聯(lián)；以各部門職能為基礎，可使部門職能、崗位職責與關鍵流程有機結合，具體工作貫徹到崗，主責部門清楚、責任明確，如此，也便于日后工作中對流程的改善與維護。

(2)

關鍵流程繪制：運用Visio軟件，依溝通擬定后的流程目錄繪制“泳道式”流程圖?！坝镜朗健绷鞒虉D特點重要體現(xiàn)為：崗位權責于業(yè)務活動的“合理化”；業(yè)務流轉于各部門間的“透明化”；工作環(huán)節(jié)于時間結點的“高效化”；活動載體于作業(yè)環(huán)節(jié)的“規(guī)范化”。

(3)

關鍵流程優(yōu)化：優(yōu)秀流程的標準是風險控制與效率提高的有效結合。流程的首要因素是控制風險，即把事情做對，進而在適度控制風險的前提下，提高效率。

風險控制與效率提高是互損的，因此一個優(yōu)秀的流程要做好這兩個指標的平衡。對于一個優(yōu)秀流程而言，其標準不是一成不變的，而是根據(jù)公司或業(yè)務的需要進行擬定。如：某公司在物資采購中，其認為風險控制的重要性要遠高于效率的提高，因此加強了對招標采購中各環(huán)節(jié)的控制。然而亦為此公司在工程的事故搶修中，效率的提高則要遠遠重于風險的控制。從微觀經濟學投入產出理論角度而言，一個好的流程是在適度控制風險的前提下越簡潔越好，而不是控制的越嚴越好、規(guī)定的越細越好（如圖1）。

在公司流程的優(yōu)化中，一方面對流程中每一項作業(yè)任務進行“價值增值分析”（如圖2），找到需優(yōu)化的關鍵流程；然后再運用“魚骨圖”分析法（如圖3），找出流程中存在的問題，及這些問題發(fā)生的根源；進而與流程中所涉及到部門、二級單位等相關人員共同探討，優(yōu)化關鍵流程、簡化冗余環(huán)節(jié)，隱性或問題多發(fā)流程顯性化。

圖3

“魚骨圖”分析法示例

4.

流程過程描述：明確流程的主責部門/單位、流程職能帶的歸屬，及流程中所涉及的崗位在工作環(huán)節(jié)的描述。工作環(huán)節(jié)應體現(xiàn)為該崗位職責所涵蓋的內容，關鍵環(huán)節(jié)的時間結點，及完畢整個流程的時間周期與發(fā)生頻率等等。

5.

表單證據(jù)留痕：對流程中所涉及的表單依優(yōu)化后的流程進行重新梳理、優(yōu)化、設計，使其更符合優(yōu)化調整后的流程，工作過程留痕、管理留痕，避免責任不清，因證據(jù)局限性而產生工作扯皮。

(二)

公司管理制度的梳理與優(yōu)化

管理征詢公司重要從以下五方面對公司的管理制度進行梳理與優(yōu)化：

1.

擬定制度評估標準：從公司制度在管理模塊中的全面性及自身內容的完整、實用性等方面出發(fā)，對制度結構、制度內容、制度形式、制度管理及制度執(zhí)行五個維度進行制度模塊評估。

2.

界定制度修訂內容：通過與各制度所涉及的部門、公司相關工作的分管領導等多次溝通交流，明確各制度的修訂內容。

3.

梳理優(yōu)化制度內容：重新構思每一制度結構框架，其中包含該制度的目的、范圍、管理活動的內容、開展的方法等等，以求不交叉、不漏掉。經與各制度所涉及的部門、公司相關工作的分管領導等多次溝通確認后，以結構圖為制度編寫框架，編寫制度。

4.

管理活動描述原則：管理活動為管理制度的主體現(xiàn)內容，其應具體規(guī)定該項管理活動所涉及的所有內容和應達成的規(guī)定，及采用的措施和方法。明確每個環(huán)節(jié)“由誰干、干什么、怎么干、干到什么限度、所要達成的規(guī)定”等，也就是常說的“5W2H”。Why為什么要這么做？理由何在？因素是什么？What目的是什么？做什么工作？Where在哪里做？從哪里入手？When什么時間完畢？什么時機最適宜？Who由誰來承擔？誰來完畢？誰負責？How如何提高效率？如何實行？方法如何？Howmuch做到什么限度？數(shù)量如何？質量水平如何？費用產出如何？

5.

統(tǒng)一規(guī)范制度格式：公司管理制度在梳理前明確名稱、格式上的統(tǒng)一、規(guī)范。例如：

在制度名稱上的統(tǒng)一：一級管理制度統(tǒng)一名稱為《XXX管理制度》，二級管理制度統(tǒng)一名稱為《XXX管理辦法》，三級管理制度統(tǒng)一名稱為《XXX實行細則》、《XXX規(guī)范》、《XXX規(guī)程》等（如圖4），制度名稱由單位名稱+合用范圍+規(guī)范事項+制度類型+制度時效五個要素組成。

在制度格式上的統(tǒng)一。制度按標題分級，以分章貫條進行內容描述。各級制度的格式可以統(tǒng)一，也可以有所區(qū)別。一般常見的格式形式如下（如圖5）：三、

公司標準化管理的實行

公司標準化管理體系的構建從主