辦公室管理辦法

辦公室管理方法辦公室，一個(gè)一般的部門(mén)，同時(shí)也是一個(gè)特別的部門(mén)。它擔(dān)負(fù)著承前啟后的任務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)與基層間交流的橋梁，是各個(gè)部門(mén)間協(xié)調(diào)的紐帶。實(shí)踐表示，公司高層的建議能否能獲得有力的貫徹實(shí)行，公司的后勤保障能否足夠，員工的文化生活工作能否睜開(kāi)得有板有眼。這樣各種，都取決于辦公室工作的利害，所以辦公室主任這個(gè)崗位的責(zé)任尤其重要。辦公室的職責(zé)能夠概括為這么幾句話(huà)：文件收發(fā)傳閱，文書(shū)辦理歸案，打字復(fù)印傳真，公章印鑒保留，綜合資料草擬，事務(wù)檢查督辦，會(huì)議安排記錄，相關(guān)問(wèn)題調(diào)研，征詢(xún)民眾反應(yīng)，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)建議，車(chē)輛差遣分配。一、辦公室管理?xiàng)l例第一條為增強(qiáng)公司管理，保護(hù)公司優(yōu)秀形象，特?cái)M訂本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)建優(yōu)秀的公司文化氣氛。第二條服務(wù)規(guī)范：儀表：公司職員應(yīng)儀表整齊、大方淺笑服務(wù)：在招待公司內(nèi)外人員的垂詢(xún)、要求等任何場(chǎng)合，應(yīng)禮貌熱忱，淺笑應(yīng)答，切不行沖犯對(duì)方；用語(yǔ)：在任何場(chǎng)合應(yīng)用禮貌規(guī)范用語(yǔ)，語(yǔ)氣平和，音量適中，禁止高聲吵鬧；招待要熱忱實(shí)時(shí)電話(huà)接聽(tīng)：接聽(tīng)電話(huà)要實(shí)時(shí)，如受話(huà)人不可以接聽(tīng)，離之近來(lái)的職員應(yīng)主動(dòng)接聽(tīng)，重要電話(huà)作好接聽(tīng)記錄。第三條辦公次序工作時(shí)間內(nèi)不該無(wú)故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、高聲吵鬧，保證辦公環(huán)境的寂靜有序。職員應(yīng)在每日的工作時(shí)間開(kāi)始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物件齊整，桌面潔凈。發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包含通信、照明、影音、電腦等）破壞或發(fā)生故障時(shí)，員工應(yīng)立刻向辦公室報(bào)修，以便實(shí)時(shí)解決問(wèn)題。員工下班前，要整理整齊自己的工作臺(tái)面，檢查主電源能否封閉，最后走開(kāi)的人員要檢查并關(guān)好門(mén)窗和燈飾，果斷根絕安全隱患的存在。第四條告假出差事項(xiàng)職員若有事需要告假，需提早向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，并填寫(xiě)告假條，有領(lǐng)導(dǎo)署名方可走開(kāi)，告假三天以下的需要提早一天向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，三天以上的要向總經(jīng)理申請(qǐng)，并在走開(kāi)時(shí)要做妙手頭工作的交接辦理，（若有緊迫狀況能夠先辦理并電話(huà)見(jiàn)告領(lǐng)導(dǎo)，回公司后填充告假條）。因公事出差時(shí)需提早填寫(xiě)公出單，出差的目的地、事由、人物都要填寫(xiě)清楚，并交領(lǐng)導(dǎo)署名認(rèn)同后，方可走開(kāi)。第五條公物的保護(hù)及養(yǎng)護(hù)合理利用公司資源，學(xué)會(huì)紙張等其余公物的綜合利用，根絕浪費(fèi)現(xiàn)象的產(chǎn)生。愛(ài)惜公物，自己擁有的資源（電腦、桌椅、資料手冊(cè)等）要按期保護(hù)和檢查養(yǎng)護(hù)。第六條新員工及職員之間的相互協(xié)作關(guān)于新入職的員工，我們要踴躍幫助，力所能及的解決他們?cè)诠ぷ髦?、生活中碰到的困難，使他們很快地適應(yīng)目前的工作環(huán)境，從而好好展動(dòng)工作。同事之間相處應(yīng)懇切友好、大方、同等相待，不要為小事而錙銖必較，控制好自己工作的情緒和狀態(tài)，學(xué)會(huì)很好的合作，共同把工作做得更好。“凝集產(chǎn)生力量，合作出生希望”學(xué)會(huì)集作，學(xué)會(huì)相處，成就你不平庸的工作業(yè)績(jī)。為進(jìn)一步建立和塑造公司的整體形象，保持優(yōu)秀的工作次序和辦環(huán)境，提高工作效率，特?cái)M訂辦公室管理方法。（一）管理范圍和標(biāo)準(zhǔn)辦公管理包含工作紀(jì)律、工作禮儀、節(jié)儉做事，其標(biāo)準(zhǔn)以下。1、工作紀(jì)律：恪守公司各項(xiàng)管理制度，準(zhǔn)時(shí)上下班；保持辦公室寂靜，不大聲吵鬧；工作時(shí)期不干私活，不串崗閑聊；不隨處吐痰，不亂丟垃圾、煙頭；實(shí)時(shí)接聽(tīng)電話(huà)，使用電話(huà)簡(jiǎn)潔簡(jiǎn)要，通話(huà)語(yǔ)音適中，文明禮貌；自覺(jué)恪守保密守則和保密制度，下班時(shí)鎖好文件、資料，未經(jīng)贊同不得任意翻看同事的電腦、文件、資料、辦公桌抽屜等；借用別人或公司的東西，使用后實(shí)時(shí)歸還或歸放原處；不私自使用公司的電子設(shè)備。2、工作禮儀：儀表要莊重、整齊，衣飾要潔凈、大方、得體；坐姿立姿切合標(biāo)準(zhǔn)；來(lái)客淺笑相迎，辭吐高雅，送人周祥仔細(xì)。3、節(jié)儉做事：節(jié)儉用水、電；節(jié)儉使用辦公用品；不破壞任何設(shè)備，不將公物占為己有；下班或長(zhǎng)時(shí)間隔創(chuàng)辦公室應(yīng)封閉電腦、音箱、UPS電源、打印機(jī)、電燈、空調(diào)，桌面整理潔凈，坐椅聚攏辦公桌正端擱置；最后走開(kāi)公司的員工負(fù)責(zé)檢查公司全部的窗戶(hù)能否關(guān)嚴(yán)。4、著裝要求：工作場(chǎng)所的服飾應(yīng)潔凈、方便，大方，淡雅得體。（二）公司值班室管理方法1．固守工作崗位，不得擅辭職責(zé)，不做與值班沒(méi)關(guān)的事項(xiàng)。．熟習(xí)業(yè)務(wù)，仔細(xì)研究，提高業(yè)務(wù)水平，文明值班，踴躍妥當(dāng)?shù)剞k理好職責(zé)范圍內(nèi)的全部業(yè)務(wù)。．重要、緊迫和高出職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)，應(yīng)實(shí)時(shí)向上司業(yè)務(wù)指揮部門(mén)、公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告和請(qǐng)示，以便把工作做好。．增強(qiáng)安全責(zé)任，守舊機(jī)密，不得向沒(méi)關(guān)人員泄漏相關(guān)公司內(nèi)部的狀況。．保護(hù)好室內(nèi)次序，做到整齊衛(wèi)生，禁止在工作時(shí)間高聲吵鬧，沒(méi)關(guān)人員不得隨意進(jìn)入該室。愛(ài)惜公物，根絕浪費(fèi)。．堅(jiān)持責(zé)備與自我責(zé)備，團(tuán)結(jié)互幫，相互尊敬。．遇有特別狀況需接班或代班者一定經(jīng)室主任或值班主管贊同，不然責(zé)任自負(fù)。8．按規(guī)準(zhǔn)時(shí)間交接班，不得遲到早走，并在接班前寫(xiě)好值班記錄，以便分清責(zé)任。（三）行政事務(wù)管理．為增強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高做事效率，擬訂本方法。．辦公室主任對(duì)辦公室管理負(fù)有直接的責(zé)任。．本方法所指行政事務(wù)包含檔案管理、印鑒管理、公函打印管理、辦公及勞保用品管理、庫(kù)房管理、報(bào)刊及郵件收發(fā)管理等。檔案管理：檔案管理是為了保證公司及各部門(mén)的原始資料及票據(jù)齊備完好、安全保密和使用方便。檔案分為原件和復(fù)印件，原件出借一定填寫(xiě)出借證明，并保證實(shí)時(shí)還回。實(shí)時(shí)填充空缺的資料及復(fù)印件。印鑒管理：印章不得任意出借，出借時(shí)一定嚴(yán)格填寫(xiě)出借申請(qǐng)表。辦公用品管理：不得任意浪費(fèi)，如需領(lǐng)取辦公用品一定填寫(xiě)申請(qǐng)單。關(guān)于公司公共物件，用完后應(yīng)實(shí)時(shí)歸還。報(bào)刊及郵件收發(fā)管理：為培育員工的文化修養(yǎng)從而提高公司的整體素質(zhì)，公司特定制一些報(bào)紙書(shū)刊。報(bào)紙、書(shū)刊應(yīng)分門(mén)別類(lèi)的擱置并實(shí)時(shí)更新。（四）車(chē)輛管理為使公司車(chē)輛管理一致合理化，合理有效的使用各樣車(chē)輛，最大限度的節(jié)儉成本，更有效的控制車(chē)輛使用，最真切的反應(yīng)車(chē)輛的實(shí)質(zhì)狀況，盡可能的發(fā)揮最大經(jīng)濟(jì)效益以及對(duì)公司全部車(chē)輛的養(yǎng)護(hù)和維修進(jìn)行控制，以保證車(chē)輛安全、優(yōu)秀的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況以及養(yǎng)護(hù)和維修的實(shí)時(shí)、經(jīng)濟(jì)、靠譜，特?cái)M訂本制度。①辦公室主任負(fù)責(zé)辦公室車(chē)輛差遣及使用，并對(duì)各部門(mén)用車(chē)進(jìn)行審批、協(xié)調(diào)、安排，保證辦公室車(chē)輛的有效使用。②各部門(mén)車(chē)輛出車(chē)、送貨應(yīng)由車(chē)輛管理人員一致調(diào)動(dòng)，公司任何人員不得私自調(diào)動(dòng)車(chē)輛，更不可以因私使用公司車(chē)輛。③車(chē)輛管理人員應(yīng)依據(jù)公司整體的營(yíng)運(yùn)要求，對(duì)車(chē)輛的出車(chē)及養(yǎng)護(hù)進(jìn)行合理安排，駕駛員應(yīng)聽(tīng)從車(chē)輛管理人員的安排，若有特別狀況需提早見(jiàn)告管理人員。④辦公室人員應(yīng)輔助司機(jī)做好加油工作，仔細(xì)做好加油記錄（加油時(shí)間、地址、人、加油里程，油費(fèi)等）⑤公司全部車(chē)輛鑰匙應(yīng)有車(chē)輛管理人員一致保留、管理。⑥各部門(mén)應(yīng)增強(qiáng)車(chē)輛用油管理，節(jié)儉用油開(kāi)銷(xiāo)，使車(chē)輛均能在經(jīng)濟(jì)耗油的狀況下有效的營(yíng)運(yùn)。駕駛員在油卡充值前，應(yīng)一致依據(jù)車(chē)輛管理人員的口令，在某一一致的時(shí)間點(diǎn)記錄本月車(chē)輛用油的實(shí)質(zhì)數(shù)據(jù)，此中：月初余額為油卡在上一次充值前的余額。本月充值為油卡上一次充值的金額。月底余額為油卡最后一次加油后的金額。本月用油=月初余額+本月充值-月底余額+備用卡加油金額+現(xiàn)金加油開(kāi)端公里數(shù)為上一