第三章 數(shù)據(jù)表

第三章數(shù)據(jù)表第一頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日數(shù)據(jù)表是Access數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)，是Access數(shù)據(jù)庫(kù)用來(lái)存放原始數(shù)據(jù)的場(chǎng)所。從根本上講，Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的其他對(duì)象如查詢、窗體及報(bào)表等，都是在數(shù)據(jù)表的基礎(chǔ)上創(chuàng)建的。建立數(shù)據(jù)庫(kù)，首先要設(shè)計(jì)好數(shù)據(jù)庫(kù)中每個(gè)數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)，然后再建立數(shù)據(jù)表。第二頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日通過(guò)本章的學(xué)習(xí)理解字段的概念及其與數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的關(guān)系通過(guò)設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建與修改數(shù)據(jù)表根據(jù)應(yīng)用需求對(duì)數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行排序在數(shù)據(jù)表中執(zhí)行篩選、查找與替換操作美化數(shù)據(jù)表的外觀理解表之間的關(guān)聯(lián)并正確地建立關(guān)聯(lián)第三頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.1表的進(jìn)一步討論關(guān)系與表數(shù)據(jù)表是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)，用來(lái)存放用戶的基本數(shù)據(jù)。一個(gè)二維表就是一個(gè)關(guān)系，在Access中，一個(gè)關(guān)系存儲(chǔ)為一個(gè)表，具有一個(gè)表名。在一個(gè)二維表中，水平方向的行稱為元組。在Access中元組對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)表中的一條記錄；垂直方向的列稱為屬性，每一列有一個(gè)屬性名，在Access中稱為字段名，每個(gè)字段的數(shù)據(jù)類型、寬度等屬性是在創(chuàng)建數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)時(shí)規(guī)定的。字段的取值范圍稱為域。例如，xb（性別）字段的域是“男”或“女”。用來(lái)唯一標(biāo)識(shí)一個(gè)元組的屬性或?qū)傩缘慕M合稱為關(guān)鍵字。在Access數(shù)據(jù)表中，關(guān)鍵字表現(xiàn)為字段或字段的組合。例如，由于employee表中的zgbh（職工編號(hào)）字段能夠用來(lái)唯一區(qū)分每一個(gè)教員；因此，可以作為標(biāo)識(shí)每條記錄的關(guān)鍵字。在Access中，主關(guān)鍵字和候選關(guān)鍵字都起著唯一地標(biāo)識(shí)一個(gè)元組的作用。如果數(shù)據(jù)表中的一個(gè)字段不是本表的主關(guān)鍵字，而是另外一個(gè)數(shù)據(jù)表的主關(guān)鍵字或候選關(guān)鍵字，這個(gè)字段就稱為外部關(guān)鍵字。第四頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日

如下圖所示的是高校教師管理數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)表—employee。從圖中我們可以看到，Access中的數(shù)據(jù)表與我們實(shí)際應(yīng)用中的二維表格在形式上是完全一致的。數(shù)據(jù)表中的各列（字段）確定了表格的基本結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)表中的每一行（記錄），對(duì)應(yīng)每位教職工的具體情況。第五頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.1.2表的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)由字段決定。在建立數(shù)據(jù)表之前，首先要設(shè)計(jì)好數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)，包括數(shù)據(jù)表的名稱以及每個(gè)字段的屬性（字段名、字段的數(shù)據(jù)類型及長(zhǎng)度等），同時(shí)還應(yīng)確定索引字段，準(zhǔn)備好輸入數(shù)據(jù)。字段名類型字段大小說(shuō)明zgbh文本型6教師的職工編號(hào)（主鍵）bmbh文本型4部門編號(hào)xm文本型3姓名xb文本型1性別csrq日期/時(shí)間型8（默認(rèn)）出生日期sfzh文本型18身份證號(hào)mz文本型5民族zzmm文本型4政治面貌gzsj日期/時(shí)間型8（默認(rèn)）參加工作時(shí)間zc文本型3職稱xw文本型5學(xué)位lxdh文本型11聯(lián)系電話zpOLE對(duì)象型照片employee表結(jié)構(gòu)第六頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日

數(shù)據(jù)表中的字段數(shù)，每個(gè)字段的字段名、字段的數(shù)據(jù)類型、字段長(zhǎng)度、是否建立索引等確定了數(shù)據(jù)表的組織形式。在Access中，字段的命名規(guī)則如下：字段名長(zhǎng)度為1～64個(gè)字符；字段名可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符；字段名不能包含句點(diǎn)（.）、驚嘆號(hào)（!）、方括號(hào)（[]）和重音符號(hào)（’）等。

在創(chuàng)建數(shù)據(jù)表時(shí)，必須確定數(shù)據(jù)表中各個(gè)字段的數(shù)據(jù)類型。Access中常用的字段數(shù)據(jù)類型有文本型、備注型及數(shù)字型等10種類型。第七頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日1．文本型（text）

又稱為字符型（char）。由字母、數(shù)字、各種字符及漢字組成。例如，姓名、地址及職稱等字段都應(yīng)該設(shè)置為文本型。對(duì)一些雖然用數(shù)字表示，但并不表示數(shù)值意思的字段，也應(yīng)該設(shè)置為文本型。例如編號(hào)、身份證號(hào)、電話號(hào)碼、郵政編碼、學(xué)號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)等。文本型字段的大小由用戶定義，最多為255個(gè)字符，系統(tǒng)默認(rèn)的字段長(zhǎng)度為50個(gè)字符。2．備注型（memo）

備注型數(shù)據(jù)是長(zhǎng)文本或文本和數(shù)字的組合，允許存儲(chǔ)的內(nèi)容最多為65，535個(gè)字符。主要是用來(lái)保存較長(zhǎng)的文本數(shù)據(jù)，如備注、說(shuō)明之類的字段。但是，Access不能對(duì)備注型字段進(jìn)行排序或索引，而文本、數(shù)字、日期/時(shí)間、貨幣、自動(dòng)編號(hào)、是/否型字段是可以進(jìn)行排序或索引的。第八頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3．?dāng)?shù)字型數(shù)字型數(shù)據(jù)是指可以用來(lái)進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算的數(shù)據(jù)，由數(shù)字（0—9）、小數(shù)點(diǎn)和正負(fù)號(hào)組成。例如年齡、總分、工資等均屬于數(shù)字型字段。在程序設(shè)計(jì)及SQL語(yǔ)句中，又分為整型（Integer）與浮點(diǎn)型（Float）。4．日期/時(shí)間型（Date）日期/時(shí)間型數(shù)據(jù)用來(lái)存儲(chǔ)日期、時(shí)間或日期時(shí)間的組合。每個(gè)日期/時(shí)間數(shù)據(jù)需要8個(gè)字節(jié)的固定存儲(chǔ)空間，范圍從100到9999年的日期與時(shí)間值。5．貨幣型（Currency）貨幣型數(shù)據(jù)是數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)類型的特殊類型，用來(lái)表示貨幣值。當(dāng)給貨幣型字段輸入數(shù)據(jù)時(shí)，Access會(huì)根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動(dòng)添加貨幣符號(hào)及千位分隔符。系統(tǒng)默認(rèn)的小數(shù)位是2，當(dāng)數(shù)據(jù)的小數(shù)部分超過(guò)2時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)四舍五入。貨幣型字段的長(zhǎng)度為8個(gè)字節(jié)。第九頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日6．自動(dòng)編號(hào)型自動(dòng)編號(hào)型數(shù)據(jù)是一種比較特殊的類型，當(dāng)向數(shù)據(jù)表中添加一條新記錄時(shí)，自動(dòng)編號(hào)字段的數(shù)據(jù)無(wú)需輸入，由Access指定的一個(gè)唯一的順序號(hào)（每次加1）。自動(dòng)編號(hào)數(shù)據(jù)與相應(yīng)的記錄是永久連接的，不允許用戶修改。如果刪除數(shù)據(jù)表中含有自動(dòng)編號(hào)字段的一個(gè)記錄，Access并不會(huì)因此而對(duì)數(shù)據(jù)表中的自動(dòng)編號(hào)型字段重新編號(hào)，當(dāng)添加一條記錄時(shí)，Access也不再使用已被刪除的自動(dòng)編號(hào)型字段的數(shù)值，而是按遞增的規(guī)律賦值。自動(dòng)編號(hào)型字段占4個(gè)字節(jié)的存儲(chǔ)空間，它是以長(zhǎng)整數(shù)形式存于數(shù)據(jù)庫(kù)中的。每個(gè)數(shù)據(jù)表中最多只能包含一個(gè)自動(dòng)編號(hào)型字段。7．是/否型是/否型數(shù)據(jù)是針對(duì)只含有兩種不同取值的字段而設(shè)置的，占1個(gè)字節(jié)的存儲(chǔ)空間。取值為“真”或“假”，用邏輯值來(lái)數(shù)據(jù)表示。“真”用Yes、True或者On表示，“假”用No、False或者Off表示。第十頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日8．OLE對(duì)象型OLE對(duì)象數(shù)據(jù)類型是指在字段中允許“鏈接”或“嵌入”其他應(yīng)用程序所創(chuàng)建的對(duì)象，OLE對(duì)象可以是文檔、電子表格、圖片等。OLE對(duì)象字段最大為1GB字節(jié)（受可用磁盤空間限制）。9．超級(jí)鏈接型超級(jí)鏈接型字段是用來(lái)保存超級(jí)鏈接地址的。以文本或文本和數(shù)字的組合形式存儲(chǔ)并用作超級(jí)鏈接地址。當(dāng)單擊一個(gè)超級(jí)鏈接時(shí)，Web瀏覽器或Access將根據(jù)超級(jí)鏈接地址到達(dá)指定的目標(biāo)。10．查閱向?qū)筒殚喯驅(qū)ё侄螢橛脩艚⒁粋€(gè)列表，用戶可以在列表中選擇一個(gè)值以存儲(chǔ)到字段中。列表內(nèi)容可以來(lái)自另一個(gè)數(shù)據(jù)表或由用戶預(yù)先存儲(chǔ)一組不可更改的固定值列表。第十一頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.2表的建立與修改在使用Access創(chuàng)建數(shù)據(jù)表之前，首先要設(shè)計(jì)好表的結(jié)構(gòu)。創(chuàng)建表的任務(wù)就是具體地實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)好的表結(jié)構(gòu)并輸入數(shù)據(jù)記錄。Access提供了3種創(chuàng)建數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的方法。第1種方法是通過(guò)表向?qū)?chuàng)建表結(jié)構(gòu)，其創(chuàng)建方法與使用數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)的方法類似；第2種方法是在數(shù)據(jù)表視圖中直接輸入字段名，這種方法比較簡(jiǎn)單，但不能對(duì)每一字段的數(shù)據(jù)類型、屬性值等字段屬性進(jìn)行設(shè)置；第3種方法是使用設(shè)計(jì)視圖定義數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)。設(shè)計(jì)視圖是創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象最有力的工具，也是最常用的方法。第十二頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.2.1使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表使用設(shè)計(jì)視圖定義數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)是創(chuàng)建數(shù)據(jù)表的基本方法。在數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)視圖中，不僅能確定數(shù)據(jù)表的字段名，還能同時(shí)確定字段的數(shù)據(jù)類型和字段屬性的具體設(shè)置。例3.1

使用設(shè)計(jì)視圖，在高校教師管理數(shù)據(jù)庫(kù)中建立教員基本信息表employee。分析：建立數(shù)據(jù)表的過(guò)程一般分為兩步，第一步定義表的結(jié)構(gòu)；第二步輸入數(shù)據(jù)記錄。定義數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的主要任務(wù)就是定義數(shù)據(jù)表中的字段，即定義字段名、字段類型、大小與字段屬性等。在開始定義數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)之前，一般應(yīng)該先設(shè)計(jì)好表中的字段。最重要的是設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)好表的結(jié)構(gòu)后，可以通過(guò)不同的方法建立它。主要的操作步驟如下：第十三頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日⑴打開新建表對(duì)話框打開高校教師管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中選擇“表”對(duì)象，單擊“新建”按鈕，屏幕上顯示“新建表”對(duì)話框，在此對(duì)話框中選中“設(shè)計(jì)視圖”，單擊“確定”按鈕，屏幕顯示如圖所示的設(shè)計(jì)視圖窗口。表的設(shè)計(jì)視圖分為上下兩個(gè)部分。上半部分是字段輸入?yún)^(qū)，從左至右分別為字段選定器、字段名稱、數(shù)據(jù)類型和說(shuō)明。下半部分左側(cè)是字段的屬性區(qū)，用來(lái)設(shè)置每個(gè)字段的屬性值；右側(cè)顯示的是當(dāng)前對(duì)象的說(shuō)明信息。第十四頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日⑵

定義第一個(gè)字段單擊第一行“字段名稱”列，輸入employee表的第一個(gè)字段名zgbh；單擊“數(shù)據(jù)類型”列，并單擊其右側(cè)的向下箭頭按鈕，彈出一個(gè)下拉列表，列表中列出了Access提供的所有數(shù)據(jù)類型，選擇文本數(shù)據(jù)類型；在“說(shuō)明”欄中輸入“教師的職工編號(hào)”，用來(lái)注釋該字段的實(shí)際含義。第十五頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日⑶定義其他字段重復(fù)步驟2，定義所有字段和數(shù)據(jù)類型。完成后，單擊第一個(gè)字段的字段選定器，然后單擊工具欄上的“主鍵”按鈕，將zgbh字段定義為主鍵。第十六頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.2.2錄入和刪除記錄創(chuàng)建好數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)后，就可以通過(guò)數(shù)據(jù)表視圖向表中輸入數(shù)據(jù)記錄了。以行、列格式顯示表中數(shù)據(jù)的窗口稱為“數(shù)據(jù)表視圖”，在數(shù)據(jù)表視圖中，可以方便地向數(shù)據(jù)表中輸入記錄，也可以方便地對(duì)已有的數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯、添加及刪除等操作。第十七頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日1．打開數(shù)據(jù)表視圖在Access數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，打開表的數(shù)據(jù)表視圖有多種方法。雙擊所要打開的數(shù)據(jù)表單擊選中要打開的數(shù)據(jù)表，然后單擊“打開”按鈕右擊要打開的數(shù)據(jù)表，在彈出的快捷菜單中選擇“打開”命令選項(xiàng)左拖數(shù)據(jù)表的圖標(biāo)到數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)窗口外如果表的設(shè)計(jì)視圖已經(jīng)打開，可單擊工具欄中“數(shù)據(jù)視圖”按鈕，切換到數(shù)據(jù)表視圖。第十八頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日2．輸入數(shù)據(jù)向數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)，首先要打開對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)表視圖。在每個(gè)單元格內(nèi)直接輸入數(shù)據(jù)，每輸入完一個(gè)字段值按Enter鍵或Tab鍵轉(zhuǎn)至下一個(gè)字段。如果字段的數(shù)據(jù)類型為是/否型，則單擊復(fù)選框。復(fù)選框中顯示“√”表示“是”，空表示“否”。如果輸入字段的數(shù)據(jù)類型為“OLE對(duì)象”數(shù)據(jù)類型，例如照片，可選擇“插入”菜單下的“對(duì)象”命令，或者單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入對(duì)象（O）…”命令，打開“插入對(duì)象”對(duì)話框。用戶可以選擇“由文件創(chuàng)建（F）”，在“文件”文本框中輸入對(duì)象文件的正確路徑和文件名或單擊瀏覽按鈕查找，單擊“確定”后即可將指定的文件插入到OLE對(duì)象字段中。第十九頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日在每次輸入一條記錄的同時(shí)，數(shù)據(jù)表中就會(huì)自動(dòng)添加一條新的空記錄，且該記錄的選擇器上顯示一個(gè)“*”號(hào)，表明這條記錄是一條空記錄；當(dāng)前準(zhǔn)備輸入的記錄的選擇器上顯示一個(gè)向右箭頭，稱這條記錄為當(dāng)前記錄；當(dāng)用戶給當(dāng)前記錄輸入數(shù)據(jù)時(shí)，該條記錄的記錄選擇器上則顯示一個(gè)鉛筆符號(hào)，表示正在輸入或編輯記錄。第二十頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3．定位記錄數(shù)據(jù)表的操作通常會(huì)涉及到某一條記錄，因此在執(zhí)行具體操作之前，總是要先定位該記錄。Access提供了一種直觀定位記錄的方法，在數(shù)據(jù)表視圖窗口的底端有一組記錄瀏覽按鈕?？梢杂眠@些按鈕在記錄間快速移動(dòng)。4．刪除記錄在數(shù)據(jù)表視圖中，選擇要?jiǎng)h除的記錄，單擊工具欄上的“刪除記錄”按鈕就可以實(shí)現(xiàn)記錄的刪除。

第二十一頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.2.3修改表的結(jié)構(gòu)1．插入新的字段在表的設(shè)計(jì)視圖中，將鼠標(biāo)移動(dòng)到要插入字段的位置處，選取該行，單擊鼠標(biāo)右鍵，在隨后顯示的快捷菜單中選擇“插入行”命令或者單擊工具欄上的“插入行”按鈕，插入一個(gè)空行，然后在空行中輸入新增字段的名字，選擇字段的數(shù)據(jù)類型并設(shè)置字段的其他屬性。增加新字段后，原來(lái)的字段會(huì)往下移。完成后單擊工具欄上的保存按鈕保存修改。第二十二頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日2．刪除字段在表的設(shè)計(jì)視圖中，選擇需要?jiǎng)h除的字段，單擊鼠標(biāo)右鍵，在隨后顯示的快捷菜單中選擇“刪除行”命令，也可以單擊工具欄上的“刪除行”按鈕，這時(shí)系統(tǒng)會(huì)彈出提示框。刪除字段后，下面的字段會(huì)順序上移。如果要?jiǎng)h除多個(gè)字段，可以按下Ctrl鍵不放，再單擊每一個(gè)要?jiǎng)h除字段的字段選擇器選中他們，然后一次性刪除。如果數(shù)據(jù)表中有與被刪除的字段對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，則將同時(shí)刪除這些數(shù)據(jù)；如果Access中的其他對(duì)象含有對(duì)刪除字段的引用，則這些引用也將被同時(shí)刪除。因此，在刪除字段時(shí)，一定要慎重。第二十三頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3．改變字段順序如果字段的順序與數(shù)據(jù)輸入的次序相同，可以增進(jìn)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性及速度。已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)表中的字段，設(shè)計(jì)者可以自由調(diào)整顯示順序。操作方法比較簡(jiǎn)單，只要直接拖動(dòng)字段到相應(yīng)的位置處即可。修改完成后要注意保存。4.編輯字段編輯字段主要包括修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類型及說(shuō)明等。在表的設(shè)計(jì)視圖中，單擊要修改的字段名稱、數(shù)據(jù)類型或說(shuō)明，就可以對(duì)其修改。注意，改變字段的數(shù)據(jù)類型時(shí)，可能因數(shù)據(jù)類型的轉(zhuǎn)換造成數(shù)據(jù)丟失，Access在實(shí)際保存更改結(jié)果之前，將顯示消息告訴用戶在轉(zhuǎn)換期間發(fā)生了錯(cuò)誤。第二十四頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.2.4字段屬性的設(shè)置不同數(shù)據(jù)類型的字段有不同的屬性。在數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)視圖窗口中，當(dāng)選擇某一字段時(shí)，下部的“字段屬性”區(qū)就會(huì)顯示出該字段的相應(yīng)屬性。在建立字段時(shí)，系統(tǒng)提供了某些字段屬性的默認(rèn)值；也有一些字段的屬性值，在建立時(shí)為空，用戶可以在設(shè)計(jì)視圖窗口中根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)其進(jìn)行重新設(shè)置。下面介紹字段屬性。第二十五頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日1．設(shè)置字段大小文本型及數(shù)字型字段，其“字段大小”屬性可以由用戶設(shè)置。用戶應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需要合理地設(shè)置字段大小。如果在數(shù)據(jù)表中，字段中已有數(shù)據(jù)，那么Access將自動(dòng)截去超出規(guī)定長(zhǎng)度部分的字符，有可能會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失。數(shù)字類型的字段有幾種不同的格式，如下表所示.數(shù)字類型值的范圍小數(shù)位數(shù)字段長(zhǎng)度字節(jié)0～255無(wú)1字節(jié)整數(shù)32768～32767無(wú)2字節(jié)長(zhǎng)整數(shù)2147483648～2147483647無(wú)4字節(jié)單精度數(shù)3.4×1038～3.4×103874字節(jié)雙精度數(shù)1.79734×10308～1.79734×10308158字節(jié)第二十六頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日2．設(shè)置格式文本型、數(shù)字型、日期/時(shí)間型、貨幣型、是/否型及自動(dòng)編號(hào)型字段都具有“格式”屬性，“格式”屬性用來(lái)決定數(shù)據(jù)的打印和顯示方式。不同數(shù)據(jù)類型的字段，其格式選取有所不同。3．設(shè)置默認(rèn)值在數(shù)據(jù)表中，有些字段中的數(shù)據(jù)大多相同或含有相同的部分。例如xb字段只有“男”、“女”，這種情況下，可將其中使用頻率最高的值設(shè)置為默認(rèn)值。設(shè)置了默認(rèn)值的字段，在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)在該字段中填入默認(rèn)值，當(dāng)然，用戶也可改變其中的值。合理設(shè)置字段的默認(rèn)值，可以減少用戶數(shù)據(jù)錄入的工作量。文本型、備注型、數(shù)字型、日期/時(shí)間型、貨幣型、是/否型、超級(jí)鏈接型字段都具有默認(rèn)值屬性。其中數(shù)字型、貨幣型字段的默認(rèn)值為0。可以使用表達(dá)式定義字段的默認(rèn)值。例如，如果某日期/時(shí)間型字段的值主要是當(dāng)前的日期，可以在該字段的默認(rèn)值屬性框中輸入表達(dá)式“date()”。第二十七頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日4．設(shè)置有效性規(guī)則和有效性文本利用字段的“有效性規(guī)則”屬性，可以在一定程度上防止非法數(shù)據(jù)輸入到數(shù)據(jù)表中，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。“有效性文本”是指當(dāng)用戶輸入的數(shù)據(jù)不滿足有效性規(guī)則（即非法數(shù)據(jù)）時(shí)，系統(tǒng)給出的提示性信息。文本型、備注型、數(shù)字型、日期/時(shí)間型、貨幣型、是/否型、超級(jí)鏈接型字段都具有“有效性規(guī)則”和“有效性文本”屬性。如下圖所示.當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)不符合“有效性規(guī)則”時(shí)，屏幕就會(huì)顯示“有效性文本”屬性中的內(nèi)容。

第二十八頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日5．定義輸入掩碼字段的“輸入掩碼”屬性是規(guī)定數(shù)據(jù)輸入的格式。為字段設(shè)置了輸入掩碼后，只有符合輸入掩碼格式的數(shù)據(jù)才能輸入，這在一定程度上保證了輸入數(shù)據(jù)的合理性。默認(rèn)情況下不設(shè)置輸入掩碼。文本型、數(shù)字型、日期/時(shí)間型、貨幣型字段都具有輸入掩碼屬性。Access只為設(shè)置“文本”和“日期/時(shí)間”型字段的輸入掩碼提供向?qū)?。如果為某字段定義了輸入掩碼，同時(shí)又設(shè)置了它的格式屬性，則格式屬性將在數(shù)據(jù)顯示時(shí)優(yōu)先于輸入掩碼的設(shè)置。第二十九頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日輸入掩碼格式符字符說(shuō)明0必須輸入數(shù)字（0～9）9可以選擇輸入數(shù)字或空格#可以選擇輸入數(shù)字或空格（在編輯模式下空格以空白顯示，但在保存數(shù)據(jù)時(shí)將空白刪除；允許輸入加號(hào)和減號(hào)）L必須輸入字母（A～Z）?可以選擇輸入字母（A～Z）A必須輸入字母或數(shù)字a可以選擇輸入字母或數(shù)字&必須輸入任何的字母或一個(gè)空格C可以選擇輸入任何的字母或一個(gè)空格<將所有字符轉(zhuǎn)換為小寫>將所有字符轉(zhuǎn)換為大寫!使輸入掩碼從右到左顯示，而不是從左到右顯示。鍵入掩碼中的字符始終都是從左到右顯示?？梢栽谳斎胙诖a中的任何地方包括感嘆號(hào)/日期與時(shí)間的分隔符\使接下來(lái)的字符以原義字符顯示（例如，\A只顯示為A）第三十頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.2.5索引通?？梢詾橐粋€(gè)數(shù)據(jù)表建立多個(gè)索引，每個(gè)索引確定數(shù)據(jù)表中記錄的一種邏輯順序。在數(shù)據(jù)表中按索引字段或索引字段集建立索引后，一旦數(shù)據(jù)表和相關(guān)的索引被打開，記錄的顯示順序?qū)此饕磉_(dá)式值的大小順序顯示（邏輯順序），而不是記錄輸入時(shí)的順序（物理順序）。索引也是同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)各數(shù)據(jù)表間建立關(guān)聯(lián)關(guān)系的必要前提，同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中的兩個(gè)數(shù)據(jù)表之間若要建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，就必須先對(duì)關(guān)聯(lián)的字段建立索引。OLE對(duì)象型、備注型字段是不能建立索引的，其他數(shù)據(jù)類型的字段都可以建立索引。按功能，索引可分為3種類型。唯一索引，索引字段的值不能相同，即沒(méi)有重復(fù)值。普通索引，索引字段的值可以相同，即可以有重復(fù)值。主索引，在Access中，一個(gè)數(shù)據(jù)表中可以創(chuàng)建多個(gè)唯一索引，其中可以設(shè)置一個(gè)為主索引（主鍵），一個(gè)數(shù)據(jù)表只能有一個(gè)主索引。第三十一頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.2.6主關(guān)鍵字主關(guān)鍵字又簡(jiǎn)稱為主鍵，用來(lái)唯一標(biāo)識(shí)數(shù)據(jù)表中的一條記錄，一般每個(gè)數(shù)據(jù)表都應(yīng)有一個(gè)主鍵，通常為一個(gè)字段。例如employee表中的zgbh（職工編號(hào)）字段可以作為主鍵字段，因?yàn)槊總€(gè)教員的職工編號(hào)是不同的，是能夠唯一確定每個(gè)記錄的。設(shè)置了表的主關(guān)鍵字后，Access將自動(dòng)以主關(guān)鍵字為索引字段建立索引。一個(gè)數(shù)據(jù)表設(shè)置一個(gè)主關(guān)鍵字，一旦設(shè)定后，便不允許輸入與已有記錄中主關(guān)鍵字值相同的記錄。Access數(shù)據(jù)表中可以定義三種類型的主鍵。自動(dòng)編號(hào)主鍵一個(gè)數(shù)據(jù)表，最多只能有一個(gè)自動(dòng)編號(hào)型字段，如果有自動(dòng)編號(hào)型字段，可以將其設(shè)置為主鍵。如果在保存新建的數(shù)據(jù)表之前沒(méi)有設(shè)置主鍵，Access將詢問(wèn)是否要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)自動(dòng)編號(hào)型主鍵。如果回答為“是”，Access將創(chuàng)建一個(gè)自動(dòng)編號(hào)主鍵。單字段主鍵如果字段值都是唯一的，例如，職工號(hào)、學(xué)號(hào)、編號(hào)等具有唯一性的字段，可以將其指定為主鍵多字段主鍵在不能保證任何單字段都包含唯一值時(shí)，可以將兩個(gè)或更多的字段組合指定為主鍵。第三十二頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.2.7使用向?qū)?chuàng)建表Access提供了一些數(shù)據(jù)庫(kù)范例，其中已經(jīng)定義好了一些示例數(shù)據(jù)表。向?qū)Ь褪且赃@些范例庫(kù)為基礎(chǔ)創(chuàng)建符合需要的數(shù)據(jù)表。主要有如下操作過(guò)程。1．啟動(dòng)表向?qū)?．定義新表的字段3．定義主鍵并保存表第三十三頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.3建立表之間的關(guān)系在一個(gè)Access數(shù)據(jù)庫(kù)中，可能包含多個(gè)數(shù)據(jù)表。有些應(yīng)用，例如建立查詢、窗體及報(bào)表等，需要從多個(gè)數(shù)據(jù)表中獲取數(shù)據(jù)，這時(shí)需要建立數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)。建立各數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，目的就是將各個(gè)表聯(lián)系成一個(gè)有機(jī)的整體，為數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用打下基礎(chǔ)。第三十四頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日1.關(guān)系數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系可以分為一對(duì)一關(guān)系、一對(duì)多關(guān)系和多對(duì)多關(guān)系3種形式。在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中，數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系主要為一對(duì)多關(guān)系。一般情況下，將一端數(shù)據(jù)表稱為主表，將多端數(shù)據(jù)表稱為相關(guān)表。2.參照完整性“參照完整性”是一個(gè)規(guī)則系統(tǒng)，如果實(shí)施了這些規(guī)則，在輸入或刪除記錄時(shí)，為維持?jǐn)?shù)據(jù)表之間已定義的關(guān)系而必須遵循這些規(guī)則，不會(huì)意外地刪除或更改相關(guān)數(shù)據(jù)。第三十五頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日例3.8建立高校教師管理數(shù)據(jù)庫(kù)中各個(gè)數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。⑴關(guān)閉所有打開的數(shù)據(jù)表⑵打開關(guān)系窗口⑶添加關(guān)系表或查詢⑷建立關(guān)系將數(shù)據(jù)表中的主鍵字段（以粗體文本顯示）拖動(dòng)到其他數(shù)據(jù)表中的名為外部鍵的相關(guān)字段（經(jīng)常具有相同的名稱）。在彈出的“編輯關(guān)系”對(duì)話框中，檢查顯示在兩個(gè)列中的字段名稱是否正確、合理，必要情況下可以進(jìn)行更改。如果選擇了“實(shí)施參照完整性”復(fù)選框，且設(shè)置了“級(jí)聯(lián)更新相關(guān)字段”復(fù)選框，則在主表中更改主鍵值時(shí)，將自動(dòng)更新所有相關(guān)記錄中的匹配值。如果設(shè)置了“級(jí)聯(lián)刪除相關(guān)記錄”復(fù)選框，則刪除主表中的記錄時(shí)，將刪除任何相關(guān)數(shù)據(jù)表中的相關(guān)記錄第三十六頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.4表的優(yōu)化與調(diào)整3.4.1排序1.排序規(guī)則⑴英文按字母順序排序（字典順序），大、小寫視為相同，升序時(shí)按A→Z排序，降序時(shí)按Z→A排序。⑵中文按拼音字母的順序排序。⑶數(shù)字按數(shù)字的大小排序。⑷日期/時(shí)間字段按日期的先后順序排序，升序按從前到后的順序排序，降序按從后到前的順序排序。在實(shí)際排序時(shí)，需要注意以下事項(xiàng)：⑴順序?qū)⒑捅硪黄鸨４妗＂莆谋拘妥侄沃斜４娴臄?shù)字將作為字符串而不是數(shù)值來(lái)排序，按照其ASCII碼值的大小排序⑶數(shù)據(jù)類型為備注、超級(jí)鏈接或OLE對(duì)象的字段不能排序。第三十七頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日2.簡(jiǎn)單排序所謂簡(jiǎn)單排序，是指僅僅按照某一個(gè)字段值的大小進(jìn)行排序，操作比較簡(jiǎn)單。在數(shù)據(jù)表視圖中，選擇好用于排序記錄的字段，再單擊升序或降序按鈕即可。3.使用高級(jí)篩選/排序窗口進(jìn)行排序使用Access的“高級(jí)篩選/排序”功能，首先對(duì)記錄進(jìn)行篩選，再根據(jù)篩選的結(jié)果進(jìn)行排序。排序時(shí)，可以設(shè)置多個(gè)排序字段。首先按照第一個(gè)字段的值進(jìn)行排序，在第一個(gè)字段值相同時(shí)，再按照第二個(gè)字段的值進(jìn)行排序，依此類推，直到排序完畢。還可以將設(shè)置好的“高級(jí)篩選/排序”條件以查詢的形式保存起來(lái)。

使用高級(jí)篩選/排序進(jìn)行排序

第三十八頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.4.2篩選篩選是指根據(jù)所設(shè)置的條件，顯示出符合條件的數(shù)據(jù)記錄。Access提供了“按選定內(nèi)容篩選”、“內(nèi)容排除篩選”、“按窗體篩選”、“輸入篩選目標(biāo)”以及“高級(jí)篩選/排序”等篩選方法。篩選是一種提高查找速度的有效方法。使用“篩選目標(biāo)”

窗體篩選第三十九頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日使用“高級(jí)篩選/排序”篩選目的按選定內(nèi)容篩選按窗體篩選或輸入篩選目標(biāo)高級(jí)篩選/排序搜索符合多個(gè)準(zhǔn)則的記錄是（但是必須一次指定一個(gè)準(zhǔn)則）是（并且可以一次指定所有準(zhǔn)則）是（并且可以一次指定所有準(zhǔn)則）搜索符合一個(gè)準(zhǔn)則或另一準(zhǔn)則的記錄否是是允許輸入表達(dá)式作為準(zhǔn)則。否是是按升序或降序排序記錄。否（但是，在應(yīng)用篩選后，可以單擊工具欄上的“升序”按鈕或“降序”按鈕來(lái)排序所篩選的記錄。）否（但是，在應(yīng)用篩選后，可以單擊工具欄上的“升序”按鈕或“降序”按鈕來(lái)排序所篩選的記錄。）是（并且可以對(duì)某些字段按升序排序，而對(duì)其他字段則按降序排序。）篩選方法的比較第四十頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.4.3查找與替換1．?dāng)?shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的查找⑴在字段中查找指定內(nèi)容打開“編輯”菜單，選擇“查找”選項(xiàng)字符用法示例*與任何個(gè)數(shù)的字符匹配，它可以在字符串中，當(dāng)做第一個(gè)或最后一個(gè)字符使用。wh*可以找到以wh開頭的所有字符串。如：what、white和why等。?與任何單個(gè)字母的字符匹配B?ll可以找到ball、bell和bill[]與方括號(hào)內(nèi)任何單個(gè)字符匹配B[ae]ll可以找到ball和bell但找不到bill!匹配任何不在括號(hào)之內(nèi)的字符b[!ae]ll可以找到bill和bull但找不到bell.與范圍內(nèi)的任何一個(gè)字符匹配。必須以遞增排序次序來(lái)指定區(qū)域（A到Z，而不是Z到A）。b[a.c]d可以找到bad、bbd和bcd#與任何單個(gè)數(shù)字字符匹配1#3可以找到103、113、123通配符的用法第四十一頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日⑵查找空值或空字符串Null（空值）是指字段中數(shù)據(jù)沒(méi)有或未知的值?？梢栽谧侄?、表達(dá)式以及查詢中使用Null表示不知道的信息。主鍵字段不能包含Null值?？兆址侵覆话魏巫址淖址?，即長(zhǎng)度為零的字符串。可以使用空字符串表示沒(méi)有值的字段。輸入時(shí)，用兩個(gè)挨在一起的雙引號(hào)（中間沒(méi)有空格）表示空字符串。查找空值或空字符串的操作方法基本同上。在輸入查找內(nèi)容時(shí)，如果是查找空值字段，請(qǐng)鍵入“Null”或“IsNull”；如果要查找空字符串，則鍵入不包含空格的雙引號(hào)（""）。第四十二頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日2．?dāng)?shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的替換如果要對(duì)數(shù)據(jù)表中多處相同的數(shù)據(jù)作相同的修改，可以使用替換功能，Access自動(dòng)將查找到的數(shù)據(jù)替換為新數(shù)據(jù)。這種方法既有效、準(zhǔn)確，又能節(jié)省時(shí)間。例將employee表中zc為“教授”的記錄全部改為“正教授”。打開“編輯”菜單，選擇“替換”命令。設(shè)置替換對(duì)話框第四十三頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日3.4.4表的外觀設(shè)置1．改變行高和列寬通過(guò)鼠標(biāo)拖動(dòng)通過(guò)格式菜單中行高和列寬命令，可以指定行高各列寬的具體值更改列寬更改行高度第四十四頁(yè)，共四十九頁(yè)，2022年，8月28日2．隱藏/取消隱藏列打開表的數(shù)據(jù)表視圖，選中要隱藏的一列或多列，執(zhí)行“格式”菜單上的“隱藏列”命令，可以設(shè)