用友ERP操作手冊-銷售部

手冊名稱：手冊名稱：銷售部操作手冊編寫人員： 版本號1.0適用部門：編寫日期銷售部2012121日用友ERP系統(tǒng)銷售部崗位操作手冊業(yè)務(wù)銷售訂單業(yè)務(wù)問題、操作問題對發(fā)貨單業(yè)務(wù)問題、操作問題口銷售發(fā)票業(yè)務(wù)問題、操作問題支持技術(shù)銷售出庫財務(wù)部業(yè)務(wù)問題、操作問題軟件問題、錯誤提示計算機網(wǎng)絡(luò)、硬件、系統(tǒng)故障項目最終用戶操作手冊項目最終用戶操作手冊新會盈世電腦-PAGE新會盈世電腦-PAGE10-咨詢實施部目 錄一、部門職責： 3二、部門崗位劃分： 3三、系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程： 4四、部門日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理： 51、日常業(yè)務(wù)類型的界定： 52、普通銷售業(yè)務(wù)日常處理： 53、特殊業(yè)務(wù)： 94、帳表查詢： 135、權(quán)限管理 146、月末結(jié)帳： 15一、部門職責：銷售部門的日常工作在ERP系統(tǒng)處理中主要工作有：1、開發(fā)新的客戶，進行客戶資料的維護和更改，加強客戶資源管理；2、及時錄入銷售訂單，為生產(chǎn)部安排采購和生產(chǎn)做依據(jù)；3、根據(jù)客戶付款情況，錄入銷售發(fā)貨單；4、根據(jù)客戶要求到財務(wù)進行開具發(fā)票；5、掌握客戶欠款情況，催收貨款；6、作好各種銷售統(tǒng)計，為決策層提供分析數(shù)據(jù)。二、部門崗位劃分：銷售助理：系統(tǒng)內(nèi)客戶分類、客戶檔案、銷售訂單/銷售開票通知單的錄入、賬表查詢銷售部經(jīng)理：對于銷售管理工作完成情況審核，進行月末結(jié)帳處理。銷售業(yè)務(wù)員：進行訂單錄入、銷售發(fā)貨單錄入、銷售退貨單錄入。三、系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程：1、銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶具體要求簽訂銷售合同，具體要求參見手工合同審批流程。2、銷售助理根據(jù)已簽定合同)產(chǎn)品為特制的產(chǎn)品，在目前的銷售管理模塊存貨檔案中不存在，需要手工填寫項目/存貨增加申請單（一式兩聯(lián)，技術(shù)部、留底存貨。3、技術(shù)部人員根據(jù)項目/存貨增加申請單增加項目/存貨；定義存貨的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，增加完畢通知銷售助理。4、銷售助理根據(jù)審核后的銷售合同在銷售管理模塊中錄入銷售訂單。5、銷售訂單需要進行打印，經(jīng)過相關(guān)的手工內(nèi)部審批處理(具體要求見手工合同審批流程)，所有手工審批完畢后，由銷售經(jīng)理在銷售管理模塊中審核銷售訂單。6、銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶的收款及信用情況，開具發(fā)貨單，并通知財務(wù)開票；7、銷售發(fā)貨單審核自動生成銷售出庫單，倉庫根據(jù)客戶的提貨單，審核對的的出庫確認出庫。四、部門日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理：1、日常業(yè)務(wù)類型的界定：普通銷售、配套件銷售、材料（半成品）讓售、直運銷售、委托代銷業(yè)務(wù)（）2、普通銷售業(yè)務(wù)日常處理：基礎(chǔ)檔案填加：客戶檔案增加原則：+三位流水號客戶編碼：客戶編碼必須唯一。客戶名稱：可以是漢字或英文字母，不能為空修改客戶：除了客戶編碼不能修改外，其他信息可根據(jù)實際情況作調(diào)整。刪除客戶：已經(jīng)使用的客戶不能刪除、但可以通過并戶的功能做變相處理。操作路徑：【企業(yè)門戶】—【設(shè)置】—【基礎(chǔ)檔案】—【往來單位】—【客戶檔案】1、銷售訂單：款內(nèi)容的描述。銷售訂單可以手工增加，也可以參照銷售報價單生成。以變更。已審核未關(guān)閉的銷售訂單可以參照生成銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票。2、銷售發(fā)貨單：售業(yè)務(wù)的執(zhí)行階段。是商業(yè)企業(yè)，發(fā)貨單都是《銷售管理》的核心單據(jù)。軟件系統(tǒng)提供了兩種業(yè)務(wù)模式，先發(fā)貨后開票、開票直接發(fā)貨。先發(fā)貨后開票模式：1發(fā)貨單由銷售部門根據(jù)銷售訂單填制或手工輸入發(fā)貨單審核后，可以生成銷售發(fā)票、生成銷售出庫單。2）開票直接發(fā)貨模式：發(fā)貨單由銷售發(fā)票產(chǎn)生，發(fā)貨單只作瀏覽，不能進行修改、刪除、棄審等操作，但可以關(guān)閉、打開；銷售出庫單根據(jù)自動生成的發(fā)貨單生成。先發(fā)貨后開票的模式操作路徑：【銷售管理】—【業(yè)務(wù)】－【發(fā)貨】－【發(fā)貨單】1、銷售發(fā)貨單可以手工增加，也可以參照銷售訂單填制。2、銷售發(fā)貨單可以修改、刪除、審核、棄審、關(guān)閉、打開。3、已審核未關(guān)閉的銷售發(fā)貨單可以參照生成銷售發(fā)票。與《庫存管理》集成，且選中是否銷售生成出庫單，則銷售發(fā)貨單審核時生成銷售出庫單；否則在《庫存管理》根據(jù)發(fā)貨單生成出庫單。3、退貨單:操作路徑：【銷售管理】—【業(yè)務(wù)】－【發(fā)貨】－【退貨單】1、退貨單可手工填制。2、也可以參照原銷售訂單、原銷售發(fā)貨單填制。4、銷售開票：節(jié)。發(fā)票及其所附清單。登記應(yīng)收明細賬，制單生成憑證。成委托代銷發(fā)票。/棄廢等操作。操作路徑：【銷售管理】—【業(yè)務(wù)】－【發(fā)票】－【銷售專用發(fā)票】3、特殊業(yè)務(wù)：直運銷售業(yè)務(wù)直運業(yè)務(wù)是指產(chǎn)品無需入庫即可完成購銷業(yè)務(wù)結(jié)算時，由購銷雙方分別與企業(yè)結(jié)算。大型電器、汽車、設(shè)備等產(chǎn)品的銷售?！鞠到y(tǒng)選項】《銷售管理》的直運業(yè)務(wù)選項影響《采購管理》的直運業(yè)務(wù)。設(shè)置－銷售選項－業(yè)務(wù)控制－是否有直運銷售業(yè)務(wù)設(shè)置－銷售選項－業(yè)務(wù)控制－直運銷售必有訂單顯示《銷售系統(tǒng)》相應(yīng)選項，不可修改。用戶錄入直運銷售訂單。錄入銷售訂單時選擇業(yè)務(wù)類型為直運銷售。記錄只能被采購訂單參照一次。直運采購發(fā)票參照直運采購訂單生成，注意選擇業(yè)務(wù)類型為直運采購直運銷售發(fā)票參照直運銷售訂單生成，注意選擇業(yè)務(wù)類型為直運銷售【業(yè)務(wù)規(guī)則】1）2）可以拆單拆記錄。貨。采購未完成的直運銷售發(fā)票（已采購數(shù)量＜銷售數(shù)量）；發(fā)票（已銷售數(shù)量＜采購數(shù)量）結(jié)轉(zhuǎn)下年。未復(fù)核、未記賬的直運發(fā)票結(jié)轉(zhuǎn)下年。委托代銷業(yè)務(wù)：售發(fā)票，形成銷售收入，商品所有權(quán)轉(zhuǎn)移。委托代銷業(yè)務(wù)。委托代銷業(yè)務(wù)只能先發(fā)貨后開票，不能開票直接發(fā)貨?！鞠到y(tǒng)選項委托代銷業(yè)務(wù)流程銷售部門制訂銷售計劃，銷售人員按照銷售計劃，簽訂委托代銷合同或協(xié)議。銷售部門根據(jù)委托代銷協(xié)議填制委托代銷發(fā)貨單并審核。銷售部門通知倉庫備貨，根據(jù)生成的銷售出庫單出庫。客戶（受托方）對貨物進行接收。受托方售出代銷商品后，開據(jù)售出清單。銷售部門根據(jù)客戶的售出清單開據(jù)委托代銷結(jié)算單。結(jié)算單審核后系統(tǒng)自動生成銷售發(fā)票。銷售發(fā)票傳遞到《應(yīng)收款管理》，進行收款結(jié)算。操作路徑：【銷售管理】—【業(yè)務(wù)】－【委托代銷】－【委托代銷發(fā)貨單】委托代銷的業(yè)務(wù)流程比較復(fù)雜，涉及到的單據(jù)有：委托代銷訂單、委托代銷發(fā)貨單、結(jié)算單等等。下圖為這些單據(jù)的來龍去脈：委托代銷出庫單參照委托代銷發(fā)貨單生成。受托方如退貨，參照委托代銷發(fā)貨單填制委托代銷退貨單。可通過委托代銷調(diào)整單對委托代銷貨物的結(jié)存價稅合計進行金額調(diào)整。成委托代銷調(diào)整單，對結(jié)存價稅合計進行金額調(diào)整。結(jié)算時，參照委托代銷發(fā)貨單填制委托代銷結(jié)算單。委托代銷結(jié)算單審核時，自動生成銷售發(fā)票。單，結(jié)算退回單審核后生成紅字銷售發(fā)票。4、帳表查詢：銷售管理系統(tǒng)提供了豐富的報表功能，可以從多角度對整個業(yè)務(wù)情況，主要報表【操作流程】單擊〖確認〗按鈕，系統(tǒng)顯示滿足用戶條件的賬表。按〖格式〗按鈕，可對報表格式進行設(shè)計。按〖小計〗按鈕，可對分組小計項進行小計。按〖合計〗按鈕，可對所有的數(shù)據(jù)進行合計匯總。過濾條件。賬表查詢功能，返回系統(tǒng)主菜單。5、權(quán)限管理用戶可以對操作員的權(quán)限進行管理，包括功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限，參見《系統(tǒng)管理》幫助。在《銷售管理》可對當前系統(tǒng)是否進行有關(guān)檔案的數(shù)據(jù)權(quán)限控制進行設(shè)置，包括客戶、部門、存貨、業(yè)務(wù)員、操作員?！鞠到y(tǒng)選項】系統(tǒng)管理－權(quán)限－權(quán)限：進行功能權(quán)限的設(shè)置。企業(yè)門戶－基礎(chǔ)信息－數(shù)據(jù)權(quán)限：進行數(shù)據(jù)權(quán)限、金額權(quán)限的設(shè)置。是否檢查權(quán)限。設(shè)置查詢權(quán)限、錄入權(quán)限（包括查詢權(quán)限）。據(jù)時的權(quán)限，與基礎(chǔ)檔案的編輯權(quán)限不同。【業(yè)務(wù)規(guī)則】 單據(jù)查詢（查詢、定位）：據(jù)不能查詢。單據(jù)編輯（錄入、修改）：功能權(quán)限＋數(shù)據(jù)權(quán)限，只能參照有錄入權(quán)限的檔案。 單據(jù)編輯（變更）：功能權(quán)限＋數(shù)據(jù)權(quán)限（不含操作員數(shù)據(jù)權(quán)限），入權(quán)限的檔案。單據(jù)列表查詢：功能權(quán)限＋數(shù)據(jù)