DB21T 3112-2019貨運(yùn)代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

ICS03.080.01A14遼DB21寧省地方標(biāo)準(zhǔn)DBT3112—2019orbusinessfilemanagementoffreightfowards遼寧省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布前言BT大連市市場(chǎng)監(jiān)督管理局提出。草單位：錦程國際物流集團(tuán)股份有限公司。貨運(yùn)代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范立要求和管理要求。用于貨運(yùn)代理企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的建立和管理。范性引用文件凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GBT22154國際貨運(yùn)代理服務(wù)質(zhì)量要求案建立要求業(yè)務(wù)檔案創(chuàng)建時(shí)間業(yè)務(wù)檔案主要內(nèi)容應(yīng)包括業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)單、訂艙委托、提單復(fù)印件(簽單章齊全或有電放章或有電放通知)、費(fèi)用確認(rèn)單/賬單、其他相關(guān)文件如配艙回執(zhí)、各類保函、提單確認(rèn)件、重要往來郵件包括報(bào)價(jià)及操作指令等打印箱單、發(fā)票、報(bào)關(guān)單復(fù)印件等。業(yè)務(wù)檔案裝訂順序復(fù)印件、提單確認(rèn)件、各類保函、等。業(yè)務(wù)檔案歸檔時(shí)間宜在業(yè)務(wù)完畢后進(jìn)行，業(yè)務(wù)完畢的判斷節(jié)點(diǎn)以收付款完結(jié)、提單簽放、貨物交運(yùn)為依據(jù)。檔案管業(yè)務(wù)檔案歸檔要求5.1應(yīng)按照海運(yùn)出口整箱、拼箱；海運(yùn)進(jìn)口整箱、拼箱；空運(yùn)出口；空運(yùn)進(jìn)口等不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行a業(yè)務(wù)日期由早到晚，由下到上排序；日期范圍及總票數(shù)。6檔案明細(xì)應(yīng)保留電子版匯總，以便移交檔案時(shí)簽收。7歸檔月份周期應(yīng)與業(yè)務(wù)周期一致。5.8檔案管理人員應(yīng)按上述要求及時(shí)將檔案文件整理完畢，移交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核并簽字4業(yè)務(wù)檔案管理要求4.1檔案封存檔案管理部門負(fù)責(zé)人或代為行使檔案管理權(quán)限的人員負(fù)責(zé)檔案整理封存，確保檔案的完整性、歸4.2檔案移交4.3檔案借閱4.4檔案銷毀4.4.1銷毀范圍a)業(yè)務(wù)發(fā)生日起超過五年以上(含五年)的業(yè)務(wù)檔案；管理部門留存復(fù)印件或掃描件；4.4.2銷毀流程或粉碎銷毀。4.4.2.3銷毀檔案時(shí)應(yīng)由兩人或兩人以上同行，原則上經(jīng)辦人應(yīng)為業(yè)務(wù)檔案管理部門相關(guān)人員。經(jīng)辦4.4.2.4銷毀執(zhí)行完畢后，檔案管理人員在《銷毀業(yè)務(wù)檔案明細(xì)》中將銷毀經(jīng)辦人及實(shí)際銷毀時(shí)間填___年_____月A )細(xì)表單位:123456789交接人:___年_____月(資料性附錄)閱記錄表單位:123456789交接人:(資