XX農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)物業(yè)資料管理計(jì)劃

Word版本，下載可自由編輯XX農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)物業(yè)資料管理計(jì)劃XX農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)物業(yè)資料管理方案

科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為XX農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)及公共設(shè)施的使用、修理、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。XX農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)作為高檔住所項(xiàng)目，其檔案資料是非常繁雜的，我們擬實(shí)行系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化的科學(xué)管理手段，明確指定檔案管理人員，抓住檔案資料的收集、收拾、歸檔、通過四個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)全部檔案資料舉行嚴(yán)格、科學(xué)、集中的管理，達(dá)到提升物業(yè)管理水平、更好地服務(wù)業(yè)戶的目的。

1.物業(yè)資料管理流程：

收集：工程技術(shù)、修理、改造資料；證件、裝修審批表；

歷次管理活動(dòng)書面、音像記錄

收拾分類：產(chǎn)權(quán)資料；技術(shù)資料；

管理規(guī)則及內(nèi)部管理制度；

歷次管理工作資料、記錄；業(yè)委會(huì)文件、通知、資料、活動(dòng)記錄；

財(cái)務(wù)帳表及分布計(jì)劃

歸檔：按國(guó)家示范住所小區(qū)標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)分細(xì)則及ISO9001（2000版）質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)建立雙檔制。通過：按權(quán)限取用，領(lǐng)取時(shí)記下，使用后立刻歸還。

2.檔案資料的分類檢索

（1）開發(fā)建設(shè)單位移交檔案資料1)產(chǎn)權(quán)資料

項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

用地批準(zhǔn)文件建造執(zhí)照

拆遷安置資料

2)技術(shù)資料XX農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)規(guī)劃圖

建造施工圖

竣工圖a.總平面圖

b.單體建造、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

工程合同

開、竣工報(bào)告工程預(yù)決算

圖紙會(huì)審記錄

工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）隱蔽工程驗(yàn)收簽證

沉降觀看記錄

竣工驗(yàn)收證實(shí)書鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

水電、衛(wèi)生器具等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

供水試壓報(bào)告

3)物業(yè)資料XX農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)基本資料

XX農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)分項(xiàng)資料

商業(yè)配套資料消遣設(shè)施資料

（2）管理處自建檔案資料

1)業(yè)戶資料A.業(yè)戶基本狀況

B.產(chǎn)權(quán)證書復(fù)印件

C.各項(xiàng)簽約文件2)日常管理資料

A.環(huán)境管理記錄

a.日常巡查記錄b.垃圾清運(yùn)記錄

c.消殺記錄

d.噪音檢測(cè)記錄B.保安管理記錄

a.日常巡查記錄

b.交接班記錄c.值班記錄

d.物資搬運(yùn)放行記錄

e.緊張大事處理記錄f.車輛進(jìn)出記錄

g.夜間查崗記錄

C.車輛檔案a.車輛具體資料

b.車位使用協(xié)議

D.裝修管理資料檔案E.修理服務(wù)檔案

a.修理托付單

b.修理服務(wù)回訪記錄F收費(fèi)管理檔案

a.管理費(fèi)收支公布表

b.管理處與外單位簽訂的各類合同c.其它

G.設(shè)備管理檔案

a.公用設(shè)施保養(yǎng)修理記錄b.機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)修理及運(yùn)行記錄

c.設(shè)備分承包方修理保養(yǎng)記錄

d.設(shè)備設(shè)施巡察檢查記錄e.設(shè)備臺(tái)帳

H.業(yè)戶看法調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄

I.業(yè)戶拜訪記錄J.業(yè)戶投訴及處理記錄

K.員工管理檔案

a.員工個(gè)人具體資料b.員工培訓(xùn)考核記錄

c.員工業(yè)績(jī)考核記錄

d.員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄L.培訓(xùn)檔案

a.培訓(xùn)方案及實(shí)施記錄

b.培訓(xùn)考核及跟查記錄c.軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄

M.行政文件

a.政府部門文件b.公司規(guī)則制度、通知、通報(bào)等文件

c.公司榮譽(yù)資料

N.其它3、檔案、資料使用流程：

4、檔案資料收、發(fā)管理程序

（1）公司重要資料（如開發(fā)建設(shè)單位提供的資料）接收必需經(jīng)過管理處主任或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收，完美交接手續(xù)后方能分卷歸檔。（2）日常管理文件根據(jù)公司制定的文件管理程序舉行發(fā)放及接收，并分卷歸檔。

5、秀嘉農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)檔案資料管理要求

（1）采納多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、光碟、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采納相適應(yīng)的保管、儲(chǔ)存辦法。（2）盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案儲(chǔ)存，便于查找和通過。

（3）電腦文件必需由專人根據(jù)規(guī)定設(shè)置子名目舉行分類管理，并定期按相關(guān)管理流程清除過期失效文件。

（4）原始文件根據(jù)文件使用性質(zhì)及重要性舉行分類，并編制相應(yīng)的文件名目。當(dāng)文件情況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)調(diào)節(jié)名目的有關(guān)內(nèi)容，以保證查閱者準(zhǔn)時(shí)找到有效的文件。（5）檔案的鑒定必需由管理處指定人員負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出打算，未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)打算。

（6）檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，統(tǒng)一編號(hào)，記下造冊(cè)，編輯名目，分類保存。

（7）檔案保管必需有專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文檔管理要求，必需做到檔案標(biāo)識(shí)清楚，分類明確，易查找；檔案出室必需由授權(quán)人員經(jīng)過記下后方可借出，文件借閱者需妥當(dāng)保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任；檔案入室時(shí)必需經(jīng)過檢查，如有輕微破損應(yīng)立刻修補(bǔ)，損壞嚴(yán)峻需追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案借閱狀況，以