公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件

標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫沒有規(guī)矩——不成方圓！目錄文件的目的與意義文件架構(gòu)文件編寫方法文件管理文件實(shí)施與跟進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：（1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求在ISO9001和ISO14001的條文中，均要求組織“建立并保持書面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”。（2）工作的依據(jù)建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作時出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚。

文件的目的和意義文件的架構(gòu)（一）目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個層次，即：一階文件：規(guī)定/手冊二階文件：制度/辦法/程序三階文件；工作指導(dǎo)書四階文件：表單或表格但是，并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件，許多規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為3個層次，即：一階文件：手冊二階文件：制度/程序/工作指導(dǎo)書三階文件：表單文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和發(fā)展等。文件的分類按管制方式分：受控文件：對發(fā)行/使用/保管/作廢等需控制的。如：制度、規(guī)定、手冊/、辦法、程序/指導(dǎo)書、工作指引/表單、圖紙、外來文件）非受控文件：臨時性或補(bǔ)充性的。（通知，公告、內(nèi)部要求，培訓(xùn)教材）按內(nèi)容分：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（圖紙/QC工程表/外協(xié)標(biāo)準(zhǔn)）工作標(biāo)準(zhǔn)（操作指導(dǎo)書，檢驗(yàn)指導(dǎo)書）管理標(biāo)準(zhǔn)（制度/辦法/程序）按來源分：公司文件外來文件（國際標(biāo)準(zhǔn)/國家標(biāo)準(zhǔn)/團(tuán)隊(duì)標(biāo)準(zhǔn)/客戶要求）我們重點(diǎn)在管理公司內(nèi)部受控文件文件結(jié)構(gòu)圖一階二階三階四階規(guī)定/手冊：闡述公司的大政方針,綱領(lǐng)性策略性文件制度/辦法/程序：規(guī)范工作順序、職責(zé)與實(shí)施方法，流程性管理文件工作指引/作業(yè)指導(dǎo)書：規(guī)范如何完成作業(yè)的方法，指導(dǎo)性文件表單/記錄/作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：管理活動所產(chǎn)生的結(jié)果，驗(yàn)證性文件外來文件也是需要管制的，但因?yàn)槠涮厥饧安豢深A(yù)測性，故放在第四階文件中規(guī)范文件體系的架構(gòu)3．工作指引/工作指導(dǎo)書工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它詳細(xì)敘述某一具體的工作如何來執(zhí)行和操作.4．表單格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時，就應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè)計(jì)復(fù)雜的表格會令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計(jì)表格應(yīng)力求共享，在表達(dá)明白的前提下，精簡填寫項(xiàng)目和內(nèi)容。其他文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(圖紙、品質(zhì)計(jì)劃、QC工程表、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、操作標(biāo)準(zhǔn)、保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)等)、管理標(biāo)準(zhǔn)(培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)、獎懲標(biāo)準(zhǔn)等)通知/公告：臨時性或針對某一具體事務(wù)的要求，經(jīng)使用總結(jié)后要逐步補(bǔ)充入管制的一二三階文件中。外來文件：

文件體系的架構(gòu)一般來說，一項(xiàng)工作涉及到多個部門則我們寫文件時編制成程序，例如：采購程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時做成指導(dǎo)書的格式，例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書等。一般對于圖紙、設(shè)備說明書、國內(nèi)、國際的標(biāo)準(zhǔn)亦可歸納為工作指導(dǎo)書類文件，但我們規(guī)劃在四階文件內(nèi)。

文件的編號方式流水號01-99部門代碼文件類別代碼（1一階文件、2二階文件以此類推）一二三階文件編號方式表單編號表單流水號（01-99）文件編號一階文件（手冊類規(guī)定類）、二階文件（辦法類/程序文件）與三階文件中的管理指引、作業(yè)/操作/檢驗(yàn)規(guī)范、表單和外來文件統(tǒng)一由文控中心按照規(guī)則進(jìn)行編號。技術(shù)文件均由制訂單位按照相關(guān)編碼規(guī)則進(jìn)行編號若因組織調(diào)整,不影響已發(fā)放的文件編碼方式,待重新?lián)Q版時再行更新.制度清單（草擬）制度清單（草擬）哪種情況下需要制定文件制度如有下述狀況之一:新設(shè)組織時管理可以系統(tǒng)化時反復(fù)情形次數(shù)比較多時相同的作業(yè)方式、步驟由多數(shù)人同時(或重復(fù))執(zhí)行缺點(diǎn)、不良或投訴抱怨等狀況發(fā)生頻繁需求量大(多)客戶或外部政策要求工作需要經(jīng)常溝通與協(xié)調(diào)時文件的編寫結(jié)構(gòu)2．范圍規(guī)定此文件應(yīng)用的場合和時機(jī)，范圍的界定直接決定文件的功能范圍，所以編寫時應(yīng)注意它的涵蓋性。例如某公司有手動和自動的繞線機(jī)，如果文件的內(nèi)容只針對手動的繞線機(jī)，卻將文件的范圍寫成“適用于公司所有繞線機(jī)的使用”，即是明顯的錯誤。3．權(quán)責(zé)即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)，一般時常會就相關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)做簡單敘述，但是亦有公司只敘述和此文件有關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的權(quán)責(zé)。4．定義亦即名詞解釋，針對文件中用到的專業(yè)術(shù)語、英文縮寫做明確說明，會令文件內(nèi)容更清楚明白。

文件的編寫結(jié)構(gòu)5．程序/作業(yè)內(nèi)容即工作執(zhí)行的方法、過程和要求，一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩個部份。（1）流程圖：以流程圖的形式描述工作進(jìn)行和程序，會更容易了解文件內(nèi)容，但是并非每份文件都需流程圖，完全視乎文件類型。（2）文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時，一定需注意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）結(jié)合，即由誰（WHO），在何時（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），為什么做（WHY），怎樣做（HOW），缺少任何一個W或H，都有可能使文件的內(nèi)容不易理解。文件的編寫結(jié)構(gòu)6．參考文件資料用以索引文件中所提到或引用的文件資料，在索引文件時，最好將文件的編號同時附在文件名之后，以及便查找，但是不可將文件版本附上。7．附件一般用以對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單，公司所有的表單都應(yīng)從此而來，最好將表單的編號附在名稱后，但是也不可以附版本。8．以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu)，為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu)。但是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu)，鑒于文件的內(nèi)容的需要，可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目。

一二階文件格式首頁樣式內(nèi)文樣式一二階文件的內(nèi)容必須包含以下內(nèi)容1.0目的2.0適用范圍3.0職責(zé)4.0定義5.0工作程序6.0相關(guān)文件7.0附件其他文件的制作其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)化，且可明確識別以下項(xiàng)目：1)文件名稱2)文件編號3)文件版次4)頁次5)生效日期6)制定、審核、批準(zhǔn)的簽認(rèn)其他的書寫習(xí)慣三級制審批制：制定審核批準(zhǔn)審批自下至上，自右至左文件字體習(xí)慣標(biāo)題一般用16號（三號）字體，加粗宋體內(nèi)文一般用12號（小四）字體，標(biāo)準(zhǔn)宋體小題目如“目的”可用14號（四號）加粗宋體序號標(biāo)識習(xí)慣1.01.11.1.1A.a).文件編寫的幾點(diǎn)小技巧（一）、忌簡單草率，未將所有的工作要求都納入體系。（二）、忌過于彈性化，失去可操作性。（三）、忌理想主義化，導(dǎo)致無法實(shí)施。（四）、忌部門主義化，導(dǎo)致其它部門無法配合。（五）、忌咬文嚼字，理解困難。編寫文件的五忌文件編寫的詳細(xì)程度取決于人員的能力；取決于組織規(guī)模大小，產(chǎn)品復(fù)雜程度；過程復(fù)雜程度；流程圖繪制此范例是一個最簡單的流程圖，您可以任意發(fā)揮。例二：生產(chǎn)流程執(zhí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人記錄備料備料員材料日用表加溫烘干烤箱操作員材料溫度控制表投料備料員無設(shè)定技術(shù)參數(shù)技術(shù)員成型參數(shù)記錄表正常生產(chǎn)技術(shù)員產(chǎn)品生產(chǎn)日報(bào)流程圖繪制例二：流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開注明，易看易懂，也是制作流程圖的常用方法之一?？傊褂昧鞒虉D的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用的時機(jī)。文件的審查、批準(zhǔn)一般規(guī)模較小的公司，文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用，但是對于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，因?yàn)椴块T專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門核準(zhǔn)使用，掩蓋了其它部門的要求的意見，在使用中難免會對其它部門造成困撓，甚至引起磨擦，所以對于文件的審查和核準(zhǔn)，許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式，例：

文件的審查、批準(zhǔn)X企業(yè)有限公司公司文件審查、核準(zhǔn)文件類別審查核準(zhǔn)規(guī)定/手冊各部門主管董事長程序各部門主管總經(jīng)理工作指導(dǎo)書部門主管經(jīng)理圖紙工程部主管

一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見，并加以修訂補(bǔ)充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。文件審批公共性管理指引，由制定單位召開相關(guān)主管進(jìn)行說明。文件審批其它文件最少需部門經(jīng)理審批需要會審的文件經(jīng)由相關(guān)中心總監(jiān)會審后，由文件制定單位記錄于《文件會審記錄表》圖紙等技術(shù)文件另外規(guī)定簽核流程公告（含通知、公告、通告）等需總監(jiān)級別以上人員批準(zhǔn)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由各部門經(jīng)理或總監(jiān)簽批，但要注意其他部門的意見回復(fù)。文件發(fā)布文控中心標(biāo)準(zhǔn)化后，再依權(quán)限呈簽由制訂單位確定分發(fā)范圍和數(shù)量原件交由文控中心歸檔，作成《體系文件總覽表》發(fā)放一定要作好發(fā)放記錄《文件簽收記錄表》文件接受時注意每頁有受控章非受控文件也可以直接在原稿背面簽名，以示收到文件補(bǔ)發(fā)：文件若因損壞或遺失或有增加使用份數(shù)的必要，由使用單位填寫《文件申請表》文件修訂在以下的情況下要修訂相關(guān)文件：例外事件越來越多時任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題及改變步驟時當(dāng)部件或材料已經(jīng)改變時當(dāng)機(jī)器工具或儀器已經(jīng)改變時當(dāng)工作程序已經(jīng)改變時當(dāng)方法、工具或機(jī)器已經(jīng)改變時當(dāng)要適應(yīng)外部因素改變（如環(huán)境的問題）時當(dāng)法律和規(guī)章（產(chǎn)品賠償責(zé)任法律）已經(jīng)改變時標(biāo)準(zhǔn)（ISO等）已經(jīng)改變非受控文件（如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單）實(shí)施一段時間后，有效果時文件修訂要及時，但忌太過于頻繁版次變更大幅度變更——變更的內(nèi)容達(dá)30％以上，或小變更已超過9次，改版小幅度變更——文件只做局部上修訂，只需換頁（即首頁與變更頁）。改版次變更標(biāo)識：“文件版次”是有2位阿拉伯?dāng)?shù)字，個位數(shù)字表示“版別”（從1開始），小數(shù)點(diǎn)后的數(shù)字表示“小變更次數(shù)”（從0開始）每次變要在首頁記錄，并在〈文件變更一覽表〉中登錄，收回原稿，發(fā)放新稿。誰提出：本單位可直接修改，其他單位需提出《文件申請表》經(jīng)原審批流程批準(zhǔn)后方可變更文件保管文控中心必須妥善保管好文件文件接受單位是保管單位找不到文件就是最大的問題保管的幾點(diǎn)要求1.任何情況