公共關系文書寫作

/公共關系文書寫作

【學習目標】

ｌ公共關系文書的特點

l公共關系文書寫作的一般要求

l

公共關系事務類文書的格式與寫作要求

ｌ公共關系禮儀類文書的寫作格式與要求

【課前思考】

１．公共關系文書與其他文書相比較有哪些共同之處,又有哪些獨特之處？

2．公共關系文書的基本寫作有什么要求?

３.有哪些公共關系常用文書？

“內求團結,外求發(fā)展”，是每一個現代社會組織開展公共關系活動時所追求的目標.那么，如何實現這一目標呢？途徑有多種多樣,但其中極為重要的、不可缺少的一種就是公共關系文書寫作。任何一個公關從業(yè)人員要成為從事公共關系事業(yè)的多面手和優(yōu)秀人才，就必須系統而全面地掌握公關文書寫作的方法與要求。

一、公共關系文書概述（一）公共關系文書的特點

公關文書是為實現公共關系目的和開展公共關系活動而制作使用的各種書面材料。公關文書與一般應用文書有一些共同點，如實用性、程式性、廣泛性、時效性等.但由于公共關系獨特的職能，使公共關系文書具有不同于其他應用文體的獨特之處，甚至如廣告、新聞、公文、計劃、總結等,一旦納入公關范疇,也就或多或少具有了新的特征。

１.鮮明的目的性

公關寫作既不能無病呻吟，在沒有什么問題時有意制造問題,也不能無的放矢，在不知道自己的組織或公關活動要達到什么目的時盲目寫作.公關文書只有在既明確要解決什么問題，又明確要達到什么目的時，才能進行寫作。這樣寫出來的公關文書才能真正解決問題，達到組織或公關活動的預期目的。公關組織的創(chuàng)造力在于“協調”。因而可以說,公關文書寫作的目的正是為了協調各方面的關系.這種協調從宏觀上看，可分為內部協調和外部協調兩個方面。

2．反映的客觀性

公共關系活動的一項主要工作就是傳播信息,而一般來說，傳播信息這一工作本身并不難，難的是如何客觀地、實事求是地傳播信息.因為信息傳播是否客觀、實事求是，與組織、與公眾皆有利害關系。

公關文書寫作要客觀地傳播信息,首先必須客觀地掌握事實,公關人員在調查、了解有關事實時,應不帶偏見，而且必須杜絕主觀隨意性，力求事實的公正與真實。其次公關文書在寫作時對材料的要求要非常嚴格，必須認真鑒別，反復核實,實事求是，不容許有任何虛構。

3.傳播的主動性

社會組織是公共關系的主體,是關系調節(jié)的主方,同樣,處于關系主導地位的社會組織的公關文書寫作,也必須在關系調節(jié)中積極主動。

公關文書寫作的主動性,首先表現在內容上，它是為公共關系活動服務的,是為了解公共關系活動中存在的實際問題,對公共關系活動起著直接的作用。例如，公關新聞稿是為了把組織好的有關信息傳播給公眾；公關計劃是為了給公共關系活動繪制出藍圖,安排好工作進程。這些都應該是積極主動的,而不是被動的。其次,在瞬息萬變、豐富多彩的公共關系活動中,一切公關文書的寫作都不可能是永恒不變的，不是一種機械似的固定模式,而是因人、因事、因時、因地而宜的。公關寫作要主動根據具體情況靈活運用，才能獲得理想的傳播效果。另一方面，公共關系以及公關寫作本身也處于一個動態(tài)的過程，不會永遠停止在一個水平上。因此,公關文書的寫作要適應公共關系實踐的需要，也必然是變化發(fā)展的,正是這種豐富多彩的表現，充分體現著公關寫作的主動性這一特征。

4.很強的針對性

公關文書寫作還有一個明顯的特征就是針對性.這里所說的針對性,主要體現在以下幾方面:

(1)有明確的涉及范圍和對象。一般的文章或文學作品所涉及的讀者范圍及對象是籠統的,既沒有明確的規(guī)定性，也沒有很強的制約力。但公關文書寫作卻不然，無論是策劃、信息咨詢或大眾傳播文書，還是人際溝通及組織內部公務類文書，讀者對象一般都有明確的范圍或特定的公眾.

(２)針對具體問題而寫作。公關文書寫作，總針對公共關系活動或組織的存在與發(fā)展中的具體問題而進行的,因而寫成的文章,一般都有高度的針對性。

（３)選擇特定的慣用程式.所謂程式，指在長期的實踐中總結形成的有關內容要素、行文格式、書寫位置以及一些習慣用語等方面的基本要求.【課堂討論】

公共關系文書與其他文書相比較有什么特點?

(二)公共關系文書的寫作要求

1。公關文書的溝通性

公關活動可以借助于寫公函、拍電報、寫書信、發(fā)請柬、發(fā)聘書、送慰問信、送表揚信等，達到傳遞信息、安排工作，爭取社會效益和經濟效益的目的。公關工作的溝通是雙向的,公關文書的使用也要考慮反饋效應.理解、信任、支持與合作，是在相互交往中建立的.公關文書可以作為聯絡的紐帶,可以架設友誼的橋梁.

２.公關文書的競爭性

開展公關活動要善于利用文字手段,在同行或同類產品中，利用自己的優(yōu)勢去爭取社會與公眾的支持與贊譽，進而樹立組織的公關形象，開拓并占領廣大市場。在競爭中求得組織與產品的生存與發(fā)展,使自己立于不敗之地.

3．公關文書的時效性

作為傳播、服務的工具，公關文書必須公開、迅速、通暢地發(fā)揮作用。它的寫作要快，傳遞要快，反饋要快。要緊密配合商品經濟的發(fā)展，聯系貫徹國家現行方針、政策的實際,及時地抓住時機開展工作，求得高速度、高效率。時間就是生命，就是金錢，任何遲滯都會使公關文書失去作用。

4.公關文書的務實性

公關文書的寫作是一種實用寫作，每種文書的起草都要明確寫作目的，意圖，從公關工作實際出發(fā),提出和解決現實中的問題。

5。公關文書的可信性

公關文書的寫作必須說真話、辦實事，與公眾坦誠相見,凡是文書上允諾的就要執(zhí)行守信.

6．公關文書的簡潔性

公關文書是處理公務的實用文，為便于溝通、交往與傳播,必須去蕪求精,簡明概括，切忌拖泥帶水。

7.公關文書的規(guī)范性

為便于流通與管理，提高用文的效率，公關文書的寫作必須按習慣通用的格式與要求進行寫作。

8．公關文書的精美性

公關文書不僅要求內容的新與實,而且對文面的設計也要求莊重大方、熱烈而富于藝術感染力。

９．公關文書的準確性

運用語言的準確嚴密,合乎邏輯與語法,合乎事實與政策。是公關文書用語的基本要求之一?！菊n堂討論】

公共關系文書寫作的一般要求是什么？

二、公共關系事務類文書的寫作

（一）公共關系企劃書

公關企劃書是企業(yè)系統地、科學地策劃公關活動的一種書面材料。公關企劃書通常要明確的內容有活動主題、活動目標、綜合分析、活動程序、傳播與溝通方案、經費預算。

１.活動主題

主題的擬定應言簡意賅，并易于公眾理解、記憶。

2．活動目標

活動目標既應與企業(yè)總體目標相一致,又應能夠體現某次活動的具體特點。簡而言之，活動目標應是企業(yè)總體目標在某次活動中的具體體現。

3．綜合分析

綜合分析包括對企業(yè)概況的介紹、產品簡況、市場分析、消費者分析。在單個活動的企劃書中，綜合分析可以略去，但企劃者必須對上述企業(yè)概況、產品、市場、消費者等4個方面的情況有較深入的了解,否則企劃就難免不切實際。

4。基本活動程序

說明本次活動的基本安排，什么時間由什么人做什么。

5．傳播與溝通方案

活動宣傳通過什么樣的傳播媒介進行傳播溝通。

6.經費預算【范文1０—1】XX公司公關宣傳活動企劃書

一、活動主題

萬名大學生為“XX牙膏"替您服務.

二、活動目標

通過大學生宣傳及上門為消費者服務，在目標國各城市普及、宣傳、提高ＸX牙膏的知名度，增進消費者對XＸ牙膏的品牌、特性、功能以及價格的理解；并通過后繼的公關活動，樹立XX公司尊重科學、關心青年學生身體健康、積極服務于社會的企業(yè)形象，提高XＸ公司的美譽度。

三、綜合分析

（一）企業(yè)概況

（二）產品簡況-—XX牙膏系全天然生物牙膏，內含豐富的天然生物活性物質絲肽及表皮生長因子，可直接為口腔粘膜吸收,能促進細胞新陳代謝,集潔齒、治療、營養(yǎng)三功能為一體，有藥物牙膏之功效,無藥物牙膏之副作用.

（三)市場分析——XX牙膏目前生產量為８00萬支，其中XX市場占總銷量的３2%；XX公司現已陸續(xù)在XＸ等數十個大中城市設立了銷售網點。

（四)消費者分析——ＸＸ牙膏系第三代產品，它的價格約高出其他牙膏1倍，其潛在消費者主要是城市居民中收入和文化程度較高者。

四、基本活動程序

（一）選擇2００２年３月18日為“ＸX牙膏直銷日”;并落實該活動于同日在XＸ等十大城市舉行。

(二）２002年前后，派員與上述十大城市的大學聯絡,每校落實參加直銷活動的大學生50０—120０名；其中，XＸ等有條件的城市同時組織人數在100-200人的大學生自行車宣傳隊，每城市各一支隊伍。

(三）2002年３月18日9時,各城市大學生自行車隊沿擬定線路作“鬧市行"，沿途向市民散發(fā)XX牙膏宣傳品;同時，參加直銷活動的大學生走進千家萬戶進行宣傳和直銷活動。

（四)在直銷活動結束后1個月內，ＸX公司在ＸX大學舉辦音樂會一臺，并贈公共關系書籍500本.

五、傳播與溝通方案

(一）在活動進行前一天，在XX市的《XX報》與XX市的《ＸX報周末版》上刊登宣傳廣告。

(二)預先與XX電視臺、《ＸX報》等媒介聯系,爭取在活動后開始陸續(xù)新聞報道.

（三）由進行宣傳和直銷的大學生向消費者宣傳XX牙膏的基本特性，并散發(fā)單頁宣傳品。

（四）由選修公共關系理論與實務課程的XX大學數百名學生撰寫該項活動的個案分析，并擇優(yōu)寄往《ＸX公共關系報》、《XX公共關系導報》等媒介.

六、經費預算

（一）印制宣傳品10萬份及制作宣傳綬帶500條,約0．２萬美元。

（二）活動預告的報紙廣告費及媒介報道安排費用0。4萬美元。

(三)10位銷售活動監(jiān)督、協助人員差旅費，以90美元/人計，共900美元。

(四)大學生宣傳車隊勞務費:XX、XX等城市車隊隊員共約500人，以10美元/人計，共５000美元.

（五）音樂會費及贈書活動費用；音樂費一場30０美元,500本公共關系書籍4０0美元,共700美元。

七、預期效果

如果活動能安排妥當，達到預期目標,其效果肯定大于用這部分經費進行單純的廣告宣傳所帶來的效果。

（二)公共關系簡報

公共關系簡報,是機關團體組織內部交流、匯報情況的文字材料或刊物。包括工作簡報、信息簡報、會議簡報、動態(tài)簡報等多種。另外,動態(tài)、簡訊、內部參考等都屬于簡報的范疇。寫作時應事先制訂編寫計劃，通過通訊系統或個人組織稿件,采用匯編、摘編、編寫等方式，按版面要求，設計報頭,行文與報尾，把名稱、期數、編印單位、日期、份數、按語、本文、發(fā)送單位等一一列清楚。簡報多數為內部使用,有的也可直接向外發(fā)送，但要注意發(fā)送的范圍與要求,不能像報紙一樣到處分發(fā)，人人使用。簡報的編發(fā)有定期和不定期兩種。簡報不是正式公文，不具備法律效力和行政效力。

簡報具有以下特點：(1)簡明扼要，抓住事物的實質,抓住代表性的典型材料。(2)迅速，像新聞一樣快編、快寫、快印、快發(fā)。（3)真實,材料確鑿，反復核實，表述講究語法邏輯.（4）新穎,立意要新，情況要新，抓新人、新事、新問題。

1．公關簡報的內容

公關簡報是公關業(yè)務活動的簡要報道。公關簡報上可以反映以下內容：

（１)有關組織形象的材料，文獻檢索，調查了解到的內部公眾和外部公眾的意見、評價和要求。

(２）組織內部工作生產情況和思想狀況等方面的動態(tài)、經驗、趨勢。

（3）公共關系部門開展的一些公共關系活動.

（4)公共關系部門對各項工作的咨詢意見和建議。

（5）公共關系有關會議.

【課堂討論】

哪些可以作為公關簡報的寫作內容?

2。公關簡報的寫作要求：

（1)簡報的寫作要用第三人稱。

(2）簡報的寫作要求重點突出，有明確主題思想，做到主題單一，內容集中。

（3)簡報的寫作必須及時、準確、客觀,內容真實,據事直說,不夾雜評述性意見，但編者按除外。

（4）簡報的寫作必須簡短、通俗、有可讀性、指導性.

(5)簡報的寫作格式要規(guī)范。

【課堂討論】

公關簡報可以用作組織外部嗎？寫作時有什么要求？

3。公關簡報的寫作格式：

（1)報頭.占簡報首頁的三分之一到四分之一左右。居中寫簡報的名稱,要用較大的字體。名稱下方寫簡報編號“第×期".簡報編號下面的左側寫編發(fā)單位,右側寫簡報的印發(fā)日期。報頭與正文部分用一條橫線隔開。

（2）正文。正文是簡報的內容所在.正文分導語、主體、結尾三部分。正文的標題與新聞的標題相似，應力求簡明、準確、扼要地概括出正文的內容。主體是簡報內容的主干和中心部分.主體的內容要抓住關鍵問題,把本單位在貫徹執(zhí)行上級指示，開展工作中出現的情況集中地反映出來,與之無關的瑣碎小事不能上簡報。正文的結尾，要用括號注明寫搞單位和寫稿人名字。

(3）報尾。在簡報的最后一頁下方,標明兩條平行橫線,在橫線內注明本簡報的發(fā)送范圍和印發(fā)份數?！痉段?0—2】

公關簡報第×報××公司公關部編

××年×月×日

標題正文

報：送：發(fā)：

(三）公共關系新聞稿

社會組織要宣傳自己的形象，提高知名度，打出“牌子",獲得更多公眾的認識和支持，借助大眾傳播媒介和輿論導向是非常有效的手段,其中一個很好的辦法就是將各種信息通過新聞稿形式,借助新聞傳媒迅速傳播開來，因此有人將公共關系新聞稱為“不花錢的廣告”。

新聞稿是組織公關部門（人員）撰寫的以目標公眾為宣傳對象的文字作品，包括提供給媒介的消息和通訊。撰寫新聞稿，是公關人員利用大眾傳播媒介對公眾施加影響的重要手段，也是組織與新聞界保持密切聯系的紐帶和橋梁.

1.一般新聞稿

一般新聞稿,也就是人們常說的“消息”。它往往以鮮明的主題、簡練的文字，迅速及時地反映現實生活中新近發(fā)生的具有特定意義的事件，并因此而成為新聞媒介最經常使用的一種文體。一篇新聞稿通常包含６個基本要素,也稱6個Ｗ，即ｗho（何人)、wｈat（何事）、wｈｅn（何時）、wherｅ（何地）、why（何因)、how(何果），除了以上6個Ｗ外，公共關系從來人員撰寫消息稿的目的是供新聞媒介刊發(fā)，所以，不能僅滿足于對6個W的掌握，最好還要加上2個W，即什么主題（whａt(yī)theｍe）和什么意義（ｗitｈwhatmeａning）.

（1）新聞稿的結構

新聞（消息)一般由標題、導語和主體組成。新聞中時常也要介紹一些背景資料，但由于它不是一個單獨的組成部分，無固定地位可言，因而不能看作是新聞結構的一個獨立的層次.新聞結構組成部分中還有個結尾，但對多數新聞來說,結尾不是非有不可的。

①標題

新聞的標題，可以說是一篇新聞稿的點睛之處。它能迅速地向讀者提供簡要的信息，同時又能吸引讀者的注意,使讀者產生閱讀這篇新聞的愿望,所以必須精心加以擬定.

新聞稿的標題形式有單行標題(即只有一個主標題）、雙行標題（即一個主標題，一個引標題或副標題）、三行標題(即一個引標題,一個主標題，一個副標題)。一般來說,內容比較簡單的新聞稿，有一個主標題就可以.內容比較重要而且包含信息較多的新聞稿，則需要添加副標題和引標題，以構成更加完整的標題?！痉段?０－3】（單行標題)(1）松下中國區(qū)域脫胎換骨家電業(yè)務縮減到3０%（2）200多家候選企業(yè)將角逐電信供應商百強（3)紅色之旅成春游主力【范文1０-４】引標題加主標題：祖國是最大的陽光家園—-溫家寶總理與因艾滋病失去親人的孤兒、老人共度除夕【范文1０-5】三行標題：親商

護商

為商福州全方位推進開放型經濟實際利用外資超過80億美元，世界500強落戶31家

②導語

導語是新聞的開頭，一般來說，它是提煉新聞精髓并提示主題、以吸引讀者閱讀全文的第一句話或第一段話。有時在西方的一些新聞中也較常見有兩個以上的段落，因此,我們可以概括:導語是以凝練的形式、簡潔的文字表述新聞中心內容的開頭的一個單元或部分.

導語的關鍵是“導”字，它應當起到引導、誘導、前導的作用。也就是說，它應當用簡潔的語言，寫出最主要、最新鮮、最吸引人的事實,給讀者留下深刻的印象。因此，導語寫作要求開門見山、中心突出、簡明扼要、生動有趣.新聞稿的導語一般有以下幾種寫法:

·直敘式

這是一般新聞稿最常用的導語寫作方式,即把所要傳播的信息中最重要的事實,用直敘的方式簡明扼要地加以點出，以方便讀者把握?！痉段?０－6】

根據美國《商業(yè)周刊》最新排出的1998年公司銷售和盈利座次,通用汽車公司的銷售收入雖比上一年下降了6％，但仍以１６1３．２億美元穩(wěn)坐頭把交椅；福特汽車公司則以220。７億美元的盈利額高居榜首。

·提問式

即把新聞稿所要傳播的最重要的信息，用提問的方式開頭,并作簡單回答,以此來構成導語。這種方式容易引起人們的興趣和注意。【范文1０－7】

最近一個時期，市場上供應的醬油的質量如何？質檢專家告知說:經檢測，那些品牌醬油，質量均穩(wěn)定可靠，可放心食用。

·結論式

即在導語中,把新聞稿所要傳播的有關事件的最終結論先行點出,然后再在文章的主體中展開具體闡述。這種方式比較適用于一些帶有研討性質的活動（會議）的新聞報道?！痉段模?-８】

面對即將來臨的二十一世紀,中國公關事業(yè)必須在全球化這一大背景下加快本土化進程，從而使公關研究、公關教育和公關實踐都有一個質的飛躍——這是×月×日在上海蘭生大酒店召開的“上海國際公共關系研討會”上與會人員達成的共識。

·引語式

即用新聞事件中某一重要人物的語言構成導語。通過這一人物的簡要表述，點出所要傳播的信息中最重要的事實?！痉段模?－9】

“亞太地區(qū)的經濟發(fā)展近年來一直保持著旺盛的活力。其中，中國發(fā)揮了重要的作用。"這是聯合國亞太經濟社會委員會秘書長×××××在有3０個國家和地區(qū)參加的第×屆亞太國際貿易博覽會開幕式上透露的信息。

·描寫式

即一開始先對新聞事實發(fā)生的現場情景進行簡潔、生動的描述，適當渲染氣氛，以引起人們閱讀的興趣。這種方式適用于一些描述社會性大場面活動而又篇幅較長的新聞稿.【范文１0—１０】

鮮花與彩旗共舞，歡迎四海賓朋蒞臨西藏的巨幅標語四處可見,濃郁的節(jié)日氣氛把拉薩裝扮得分外妖嬈。９月1日，世界屋脊迎來了盛大的節(jié)日—-西藏自治區(qū)成立３0周年。

③主體

主體是新聞的軀干或主干部分,也是新聞的展開部分。好的導語對下文的展開固然十分重要，但是，如果僅有一個出色地提示了新聞主題的導語,而沒有在主體部分用新鮮生動的材料來闡明和表現主題,這條新聞仍然不能算是一條好新聞。

一般來說,新聞主體應當具備以下兩部分內容:一是對導語提出的主要事實、問題或觀點進行具體的闡述或回答，使導語部分的內容借助于一連串豐富的材料而得到進一步的說明和解釋，使新聞諸要素更為明確和詳盡。二是用附加的次要材料來補充導語中沒有涉及的新聞內容,提供新聞背景,說明事件的來龍去脈,使新聞內容充實飽滿,主題更加突出。

主體部分常見的結構形式有以下兩種:

·以事件的重要程序為序組織材料

這是常說的倒金字塔結構。這種寫作方法，多用于動態(tài)新聞。所謂倒金字塔結構，就是大頭在上面，小頭在下面。具體來說，一篇新聞,先是把最重要、最新鮮的事實放在導語中,主體部分的內容則依照重要性遞減的順序來安排:較重要的材料往前放，較次要的往后放,最次要的放在最后面。這種敘述方式的優(yōu)點是，重點突出,閱讀簡便,同時便于編輯刪節(jié)、修改稿件。

·以事件的時間先后為序組織材料

這種主體結構形式,通常是按事件發(fā)生的時間順序來組織材料,事件的開始是新聞稿的開頭，事件的結束為新聞稿的結尾。這種結構方法比較適用于內容較為復雜但線條單一的新聞的寫作,如報道節(jié)日游行盛況、一些重大事件、一場災禍、一次球賽等。這種敘述方式的優(yōu)點是,能夠清楚反映新聞事件的來龍去脈和前因后果,使人們對事件的全過程有一完整印象，適合一般讀者的閱讀習慣，在實際寫作中也較容易掌握.

【課堂討論】

一則完整的新聞稿由哪幾部分構成？試就收集的新聞稿進行分析.

（2)新聞的類型

以寫作特點來區(qū)分,新聞（消息)可以分為四類：動態(tài)性新聞、經驗性新聞、綜合性新聞和評述性新聞。

①動態(tài)性新聞。所謂動態(tài)性新聞,是對新近發(fā)生或正在發(fā)生的事件和活動的報道。它重在揭示事物發(fā)展、變化的特征，長于反映社會生活中的新氣象、新情況、新問題,是最基本、最常見的一種新聞報道形式。

②經驗性新聞.所謂經驗性新聞,是指對一個社會組織乃至于一個待行業(yè)領域先進經驗、成功典型的新聞報道。這類新聞往往偏重于交待情況、介紹做法、反映變化與效果，較多提供背景材料，因而篇幅比其他類型的新聞要長一些。

③綜合性新聞。所謂綜合性新聞，是指把發(fā)生在不同地區(qū)或部門的性質相似又各有特點的事件綜合起來,從不同側面闡明一個共同的主題思想，反映一個時期內帶有全局性的情況、成就、趨勢或問題的新聞報道。它縱覽全局、報道面廣、聲勢較大，給人以較為完整的印象.常見的綜合新聞有兩種類型，一種是橫斷面的綜合,一種是縱深度的綜合。

④評述性新聞.所謂評述性新聞,是指一種且述且評、夾敘夾議的新聞報道體裁。它在“用事實說話”,報道具有普遍意義的新聞事實的基礎上,結合形勢和動向，對事實進行適當的分析、評述，揭示其本質意義，指明其發(fā)展趨勢，以指導實際工作。

【課堂討論】

就收集的一則新聞稿分析其屬于哪種類型的新聞？

2。新聞通訊

新聞通訊,亦是新聞媒介傳播信息的基本文體之一。它的特點是：通過對現實生活中有關事件和人物的真實而詳細的報道，更加生動、具體地傳播某一方面信息，表現某一主題思想，從而給讀者留下更為深刻的印象。

（1）新聞通訊的類型

新聞通訊可以分為事件通訊、人物通訊、工作通訊.所謂事件通訊，即以記敘事件為主的通訊。這類通訊側重于較為生動地報道某一事件的詳細過程，雖有人物出現并給予一定描述，但不作著力刻畫。所謂人物通訊，即以記敘和刻畫人物為主的通訊。這類通訊側重于描寫某一人物或人物群體，讓讀者對這一人物或人物群體的思想,行為有一形象感受。所謂工作通訊，即以反映綜合性事件和經驗為主的通訊.這類通訊往往以點帶面，視野較為拓展，或提出一些問題,或總結些帶指導性的經驗，有時近似于調查報告,但在文法上更為生動形象。

（2）新聞通訊的寫作要點

①要認真把握素材,反復提煉主題。通訊面對的是事件的全部紛繁復雜的事實和素材，要求在生動描寫的同時，盡可能表現出較為深刻的主題思想。這就需要寫作人員認真把握原始素材,提煉出既富時代感又精心獨到，有一定深度的思想內涵來。

②要精心構思，寫好通訊的開頭和結尾。新聞通訊是一種帶有一定文學性的新聞文體，講究結構的完整合理，尤其強調文章的開頭和結尾.

③善于抓取和選擇典型事件。這對于一些以寫人物為主的通訊和某些綜合性的工作通訊來說尤其重要。

④通過生動細節(jié)的形象描繪來烘托事件和人物。消息以敘述為主要手段，只需把事件說清即可，一般不用生動描寫。通訊是一種有文學色彩的新聞體裁,則應該通過有關細節(jié)描寫，生動形象描繪人物，反映事件,烘托氣氛,增強感染力。

⑤注意敘述、描寫、議論和抒情手法有機結合。通訊的主要表現手法是敘述和描寫，但可以穿插運用議論和抒情的方法，以增強文章的思想性和感染力。

【課堂討論】

怎樣才能寫出一篇好的新聞通訊稿?

（四）公共關系廣告

1．公關廣告的涵義

公關廣告是公關實務活動中塑造事體形象、傳遞新信息的一種宣傳方式。它公開面向廣大公眾，具有傳播性和告知性。它借助一定的媒介體進行有計劃的、非個體的活動,具有接受性和說服性。它融語言、文字、音樂、美術、攝影等于一體，具有綜合性。它對傳播信息、加速流通、認識與審美具有重要作用。它常用的媒介體有：印刷媒介、電子媒介、物體媒介等。一般而言，公關廣告?zhèn)戎赜诮榻B、宣傳社會組織的情況,建設其社會形象,提高其知名度和美譽度。公關廣告與商業(yè)廣告，無論在運思創(chuàng)意，藝術表現,還是在傳播方式等方面，差異都不大,不過仔細考慮，還是有所區(qū)別的：

（1)廣告目標不同

商品廣告目標是有效傳遞商品信息，促發(fā)其消費熱情，實現直接經濟利益.公關廣告的目標,則主要是向社會、公眾介紹組織的相關情況，如組織規(guī)模、資源狀況、營運情況及發(fā)展前景等，爭取社會公眾對組織的關心、了解、贊許和合作。公關廣告可以形象的稱之為“攻心廣告"。

（2)廣告作用不同

商品廣告的作用就是直接地、迅速地、及時地傳播經濟信息,而公關廣告則體現著組織的經營管理理念,在組織的經營管理中處于全局性、戰(zhàn)略性的地位，貫穿于經營管理的全過程。社會公眾也通過這種廣告認識組織。

(3)傳播周期不同

商品具有時間性的特點,制約了商品廣告的時效，故而商品廣告的傳播周期比較短.而公關廣告旨在宣傳介紹組織本身，公眾對組織的認識、接受需要經過一個相對漫長的時間。因此,經常地、不間斷地對組織進行廣告宣傳是惟一奏效的手段。

【課堂討論】

公關廣告與一般商業(yè)廣告有什么不同？

2、公共關系廣告的類型

公關廣告因具體目標不同分為不同類型。

（1)公司(企業(yè))廣告

公司（企業(yè)）廣告是以提高企業(yè)的知名度和樹立良好形象為主要目標的廣告形式。

任何企業(yè)都有一塊招牌,它的名稱（包括商標）和聲譽如同企業(yè)的財產一樣是構成企業(yè)存在的基石.從某種意義上說，牌子比財產還重要，沒有財產，可以創(chuàng)造財產;牌子要倒了,企業(yè)的生命也就完結了。為此，許多企業(yè)家十分重視企業(yè)廣告.比如，當你踏上北京車站地下走道時，迎面看到一塊大型燈箱廣告，上寫:“諸位旅途辛苦了,歡迎您到北京來”。這塊廣告牌，在塑造北京車站的良好形象方面,立下了極大的功勞.

北京牡丹電子集團與北京大柵欄電器商店聯合舉辦“迎五一牡丹電視機技術咨詢服務活動"等，這些都為組織樹立了一個良好形象。

(2）響應廣告

每個組織與社會各界都有密切的關聯,一方面有需要各界廣泛理解和支持的意愿，另一方面也有希望通過一種途徑向社會表達自己樂于支持政府和各界活動的意愿，因而就產生了這一“響應廣告"。其主要內容是對政府的某種活動或社會生活中的重大事件表示響應和支持的廣告。

另一種常見的“響應廣告"是祝賀性的廣告.如某公司新開業(yè)以同行的身份刊登廣告致以熱烈祝賀，這是表示愿意攜手合作，共同繁榮，也是表示歡迎正當競爭。許多時候這類廣告的做法是，向新開業(yè)單位贊助若干廣告費,并在該單位的開業(yè)廣告上署名祝賀,該單位通常也會以某種方式表達謝意。

祝賀廣告對受賀方和祝賀方都有好處。受賀方可以極大地提高自己的知名度，有效地向社會顯示自己的橫向聯系能力,從而含蓄地表現自己的光明前景,同時也可節(jié)省一筆廣告費用。至于祝賀一方，雖說是出錢為別人做廣告，但也不無裨益：首先可以借助這類廣告，廣結良緣，建立友善關系；其次可以提高聲望。這對一個小的或原先知名度甚低的企業(yè)來說,花不多的錢，把名字登在報上，是值得的,況且,若能多次以祝賀者姿態(tài)出現,那聲名必定會日漸遠揚。

（3）倡議廣告

倡議廣告是以企業(yè)名義，率先發(fā)起某種社會活動，或提供某種有意義的新觀念的廣告.如“獻給母親節(jié)有獎征文啟事”。每年5月第二個星期日是傳統的母親節(jié)，《北京青年報》與中華烏雞精廠決定共同舉辦“中華烏雞精獻給母親節(jié)"有獎征文，謳歌無私的母愛，提倡尊重母親的風氣，創(chuàng)意廣告一般來說要有明確的主題和目標，以表明企業(yè)對社會活動的關心、支持與積極參與的態(tài)度.

(４)致歉廣告

致歉廣告，顧名思義,是表示歉意的廣告。常見的致歉廣告有兩種。

(１）向公眾賠禮道歉的致歉廣告。刊登這類廣告,往往是由于刊登者本身出現了差錯，并殃及某些公眾利益。這類廣告的制作，并無多大竅門,關鍵在于是否有勇氣。不少企業(yè)明知做錯了事，損害了部分公眾利益,但怕事態(tài)擴大，敗壞形象,因而想方設法為保全面子，遮蓋真相,不敢主動認錯。這種做法是，常常適得其反。明智的做法是,除采取補救措施,如停產整頓，查辦失職人員，向客戶退賠損失等外，還應公開刊登廣告賠禮道歉。這樣才能挽回損失,重新確立自身的良好形象.

(2）向公眾排除誤解的致歉廣告。這類廣告是以致歉的形式，向公眾更正事實，排除誤解。如消費者手持劣質產品,上門責難，經檢查責任又不在生產廠家或發(fā)現是冒制品，這時，應該怎么辦？登報“嚴正聲明”未嘗不可,但從公關角度看，用硬碰硬的“聲明廣告”不如改用語氣謙和的致歉廣告為好。1986年山東一家洗衣機廠收到了許多顧客的投訴后，立即派人調查。結果發(fā)現，導致洗衣機質量低劣的根本原因在于鐵路部門野蠻裝卸。于是，該廠在報上登了一則廣告，內稱由于未能及時發(fā)現運輸環(huán)節(jié)存在的問題，致使已損壞的產品到達顧客手里。為此,深表歉意，并表示今后盡力避免類似事故發(fā)生。這種主動從自己身上找過失并公開致歉的做法，同發(fā)表義正詞嚴的聲明相比，前者更能顯示企業(yè)真心服務大眾的誠意。

（5)公益廣告

公益廣告是就某些行為、觀念、道德或哲理向社會公眾進行告知、提示、勸導和警示的社會性廣告。其主要內容涉及到社會的方方面面，諸如社會公德、文明禮貌、風俗習慣、生態(tài)環(huán)境保護、慈善救災、交通安全、禁賭戒煙、防火防盜、心理教育、親情友情等等。

公益廣告具有雙重作用,對于社會來說,其作用在于提高整個社會公民的素質，喚起整個社會公民對社會責任和社會問題的正確認識和密切關注,以促進社會的文明進步和健康發(fā)展。如：“江何并非萬古流,生命離不開水”;“還記得天空的顏色嗎？保護環(huán)境，減少大氣污染”；“知識的富有才是真正的富有"等。

從另一方面講，公益廣告對社會組織來說,由于它是社會良知的體現、社會進步的象征、社會文明的標志，因此，它也可以給組織帶來無法估量的社會效益。例如：“夜深了，請您調低電視機音量，以免影響鄰居休息”，“今天下雪路滑、保險公司提醒市民請注意交通安全”等，這種細心、及時、真誠的提示，縮小了公眾與組織之間的心理距離，樹立了組織對公眾的關心、愛護，贏得了公眾的喜愛.

公益廣告成功的基礎在于抓住公眾的心理,研究公眾的需要。例如,“曾幾何時，我們奔波于事業(yè)，陶醉于愛情，卻忽視了飽經滄桑的母親?；丶遥呐麓蛞粋€電話!”這則樸素的廣告詞,喚醒了忙碌于現代社會的人們對親情的珍視，對家的思念，很容易使人們產生共鳴。

由于公益廣告用極其凝煉、富有藝術性的文字和創(chuàng)意性的畫面與公眾達成一種感情上的溝通和心理上的契合,因此,很容易使公眾對組織生產某種認同感，從而來改善和強化公眾對組織的印象，是社會組織樹立形象、贏得公眾信任和支持的一種有效手段和策略.

3．公關廣告寫作時考慮的因素

（１)目標

必須清楚地了解所要達到的目的,而且必須是了解廣告的單一目標而不是多重目標，廣告中的一切都應該為目標服務.在編輯廣告的時候，要去掉任何沒有對目標進行深入發(fā)掘的詞句或錄像。

(2)事實

只有在對所有與事件有關的事實進行謹慎而全面的檢查之后，你才能為廣告選擇出一個特定的目標。只有這樣，你才能根據信息就你和競爭對手的優(yōu)、劣勢做出有意義的判斷。并且找到一個能利用你的優(yōu)勢或攻擊對手劣勢的廣告目標。公關廣告文案寫作中要嚴格遵循客觀事實,語言表達精確清晰，正確處理好藝術表現與客觀真實的關系。

（３)公眾

在進行廣告寫作前，你應該對你的目標受眾的特性有全面的了解，知道他們的欲望、需求和價值觀。

（4)媒體

在撰寫公關廣告前，必須清楚你正在為哪個或哪些媒體寫稿。首先要考慮的問題就是滿足媒體的技術要求。一個為報紙準備的廣告可能不符合雜志的要求，肯定也不符合電臺、電視臺或互聯網的要求。

【課堂討論】

在寫作公關廣告時要考慮哪些因素?

4．公關廣告文案的寫作藝術

公關廣告文案一般包括標題、正文、廣告詞和隨文四個部分構成。

(1）標題

標題的擬寫在公關廣告文案的寫作中有特殊的意義。公關廣告的主旨體現在標題上.標題應當具備“立即引起注意”和“閱讀向導”功能,要能有效抓住公眾心理，使之矚目,開成一種視覺沖擊力,把廣告主旨迅速傳遞給公眾.如一化妝品公司的廣告標題“如何讓３5歲以上的女人看上去更年輕？”，一個鮮奶廣告的標題“從臺灣第一至世界金牌，統一鮮奶就是最好的鮮奶”。前者一下就能抓住讀者的注意力，而后者則以簡潔的文字把產品的高超品質、權威認證及企業(yè)的自豪感、榮譽感等主要信息都集中在標題中予以呈現。

公關廣告的標題寫作在形式上可以分為直接標題、間接標題和復合標題。直接標題要求把最重要的事實和情況，開門見山地公諸于眾。直接標題的優(yōu)點在于簡潔明了，不足之處在于信息傳遞過于直露淺白，往往不能誘導公眾閱讀下文。間接標題則不在標題中明確顯示廣告的主要信息或主題,采用儲蓄、迂回的手段,巧妙地引發(fā)公眾的興趣使之關注正文,獲取信息。復合標題在形式上常由兩個或兩個以標題復迭構成,與多行式新聞標題相類似,在創(chuàng)意上往往將上述直接式和間接式兩種類型的標題有機組合而成.

（2）正文

正文應當解釋公共關系的主旨,向公眾提供企業(yè)和組織信息的細節(jié)。公關廣告的寫作體式，常見的有陳述體、說明體、論證體、文藝體。敘述是陳述體文案的主要表達方式，以陳述性的語言來介紹廣告內容,有脈絡清晰、交待明白、立見主干的效果。說明體文案旨在用說明的方法將廣告內容介紹和解釋清楚,往往給公眾以客觀、實在的感覺。論證體文案主要是展示有關權威的鑒定評價、獲獎情況、典型用戶的見證、典型的實例來說明廣告內容的真實性、可靠性。文藝體文案主要借助文藝的形式,如詩歌、散文、故事來表現廣告內容,具有生動活潑、形象鮮明、感染力強的特點.

(3)廣告詞

廣告詞，也可以說是廣告口號，它是組織在廣告運作中長期而反復使用的、簡明扼要的、具有口號性質的、表現組織精神理念或商品特性的語句。廣告詞經反復宣傳，便能不斷地強化公眾對組織形象及其品牌的一貫印象。

廣告詞的語句一定要簡短易記,瑯瑯上口。語句過長,就難以理解記憶,難以廣為流傳。一般，廣告口號字數最好控制在十字之內，最長不宜超出二十字，語言風格越趨向口語越佳。

（４)隨文

隨文也稱附文、結尾語，是廣告文案的結尾部分。隨文中一般標出組織名稱、地址、電話、網址、聯系人員等信息.這一部分不是廣告文案的必備部分，可以根據實際需要決定寫或不寫?！痉段?0—１１】《南方12５摩托車》——草原篇，電視廣告腳本

一望無際的草原上傳來一陣急促的馬蹄聲和催馬列揚鞭“駕”的焦急吆喝聲。

地平線上躍出二位策馬飛馳的牧民。

他們縱馬狂奔，闖進草原醫(yī)院的護欄。

牧民神情緊張地邊敲窗戶,邊大聲喊著“大夫！大夫!"

一個醫(yī)用救護箱挎在了醫(yī)生的身上。

醫(yī)生用腳發(fā)動南方１25摩托車,手加油門。

牧民連忙打開柵欄,醫(yī)生飛車沖出。

牧民跨上馬列,調頭疾追.

摩托車、駿馬奔馳在遼闊的草原上。

醫(yī)生駕車沖過河溪。

牧民策馬直追。

遇到溝坎，醫(yī)生飛車一躍而過。

馬匹卻在溝邊躊躇不前.

摩托車終于馳到蒙古包前.

夕陽西下,南方125摩托車醒目地停在蒙古包外，牧民們焦急地在等待著。

忽然一聲嬰兒高亢的啼哭聲震動了靜寂的草原。

母子平安，牧民們臉上露出興奮而寬慰的笑容。

日落草原，南方１25摩托車停立在蒙古包外，格外醒目。

結尾字幕：有多少南方摩托車，就有多少動人的故事。

【課堂討論】

結合范文，分析公關廣告文案有哪些部分構成？

（五)公共關系危機事件處理書

公關危機事件處理書是企業(yè)在面對公關危機時所采取的應對策略的文字材料.公關危機事件處理書通常包括背景介紹、主要問題、公眾分析、傳播渠道分析、應對計劃與措施等內容.【范文１0－１２】XX制藥集團處理危機事件的方案

XX制藥集團于三年前生產新鎮(zhèn)痛劑“XX",據估計此藥在世界各地的使用者已超過1500萬人。

XX制藥集團總經理在某一星期六早晨首先發(fā)現問題。他接到總公司電話說,在XX國發(fā)現七個人的死亡和“ＸＸ”有關。他決定立即收回XX市面上的“XX”，同時進行所謂的與該藥有關的死亡事件的調查工作。

XＸ制藥集團的總經理要立即決定是否在另外一個國家市場中也收回該藥。他立即打電話和其他董事以及ＸX制藥集團的公共關系主任商量,決定在XＸ國調查沒有分曉前，在另一個國家市場中收回該藥。

公共關系主任要草擬一個備忘錄(即公關方面的應急方案）,提交次日早晨召開的全體董事緊急會議考慮。

《備忘錄》的基本內容如下：致：總經理(執(zhí)行董事)，ＸX制藥集團自：公共關系主任事由：收回“ＸX”，等待XX國調查結果,應采取的公關行動。前言：ＸX制藥集團決定立即收回(另一國家）市場中的“XX"，等待XX國調查結果。

一、情況

“XX”銷路很好,目前在另一國家使用者超過百萬人。ＸX公司從事制造、包裝和銷售該藥者為數不少.到目前ＸX國有七人死亡和該藥有關。據了解這只是暫時傳說,經調查后將會澄清。

二、問題

“XX”多年來因品質優(yōu)良、療效可靠，已經聲譽卓著。我廠在此次危機中一定要維持企業(yè)的信譽,要予人以行動負責和關心消費者利益的形象。

問題是必須采取行動盡量減少ＸＸ制藥集團的信譽受損程度，絕對不能使危機成為丑聞。

三、目的

該藥極可能會再次推入市場。因此一切有關的報導必須真實，必須使公眾知道本集團完全可靠。我們的目的是要維護本公司品質優(yōu)良、療效可靠的聲譽.

四、公眾對象

主要對象有：

制藥工人

推銷人員

醫(yī)師

用藥人

公司股東

醫(yī)藥衛(wèi)生部

五、信息

本公司要傳播給各公眾的信息主要是:多年來本公司認真努力生產、銷售各種藥品,對減少患者的痛苦貢獻不小.本公司是個負責任的公司，以關心人民福利為首要目標，盈利還在其次.因此我們已經收回市面上的“XX"。

同時對制藥工人的未來要提出保障——但不可提出不能兌現的諾言。（“XX”可能停止供應,要向工人說明事實）。

六、傳播信息

醫(yī)院、醫(yī)師、藥劑師采用直接郵件;地區(qū)銷售經理電話通知，由他們召開推銷人員緊急會議傳達，會議中可分發(fā)特撰文件.

制藥工人也可舉行此種會議以說明情況，分發(fā)合適的文件；

消費大眾(用藥者）用報紙、廣播傳遞;

股東及股票持有人除通過消費大眾渠道外,還要草擬信件寄去;

相關醫(yī)藥衛(wèi)生部門可直接用電話通知.

在此期間，公司方面對上列公眾提出的問題（和要求)要樂于回答。要指定一位熟悉全部問題的發(fā)言人,隨時答問。電話接線員要了解情況,能應付詢問，特別是媒體的詢問。

七、工作計劃

1。所有信件要盡快寄出，要在未來24小時內寄出.

2．召開推銷人員及制藥工人會議時所需文件一定要在會中分發(fā)。

３.推銷人員要在明晨開會，盡快通知,不能趕來開會者用快郵寄去有關資料并在電話中詳細說明情況.

4．和制藥工人舉行的會議可在明晨一早召開.我們不任謠言形成和流傳開去.

5．

迄今為止,本公司任何人均不得對傳播媒介直接談話，但是應該有一個完整、充分的聲明,要在明日正午前傳播，使明天晚報可以發(fā)表，而后天可見于各發(fā)行的報上。本公司在實施此工作計劃時要始終表示樂于合作的態(tài)度，要采取完全公開事實的政策。

6．評估。報紙發(fā)行后就可以知道公眾的初步反應。現在最好等待星期二各國報紙刊出全部聲明后再作估計。

7。修改.我們要準備以本計劃工作所得結果的評估為根據來考慮如何對本公司持續(xù)進行的公共關系活動加以改進。

八、結論

董事會應將本建議作為十分緊急事件加以考慮。要使本公司保持負責任、愛護顧客的聲譽，就必須立即采取行動。在現階段中很難預言“XＸ”將來是否能再推入市場。不論日后如何決定，都要審慎實施本公共關系工作計劃.

【課堂討論】

結合范文，談談公關危機事件處理書的內容。

三、公共關系禮儀類文書的寫作

（一）公共關系柬帖

柬帖是公關信件、名片、卷子的統稱,公關柬帖是一種簡便、親切、自然的溝通形式和禮貌的傳播和交際工具，是組織在公關活動中最常用的文書.作為日常社交和公關活動中經常使用的溝通媒介，它可以向公眾迅速、簡潔的傳遞信息、通報事務、表達感情，因而也是一種不可或缺，十分方便的聯絡工具。

公關柬帖不同于普通信函和通知,它比普通信函更莊重、更正式、對對象也更有禮貌、親切和尊重。一般來說，只有在重大活動或節(jié)慶、會議等場合才使用柬帖。公關柬帖常用形式有請柬、邀請函。

１。請柬

請柬,又稱“請?zhí)?。是邀請某人某單位參加某項活動的專用文書。多用于重要的慶典宴請活動，或特別性的集會、聚會。多數使用統一印制、美觀大方的現成式樣.使用時根據需要填寫:被請單位或個人名稱或姓名，與會時間、地點、會議內容、安排、敬語，發(fā)文單位、日期,用于個人活動的,可以用書信的方式邀請對方,打印或手寫均可。請柬不僅交待各項事宜,以利于對方準時參加活動,還要表示誠意與熱情,使對方樂于接受.

一份規(guī)范的請柬，無論如何設計,一般總由封面和內頁（正文）兩部分組成。特制的專門請柬的封面,一般應寫明是什么會議(或活動、宴請)的請柬，如范文10-１3。如社會組織為控制成本，一次印制較多請柬以供幾個不同的活動所用，也可只寫“請柬"兩字，在相應部位，可配上組織的標識?！痉段?0—13】第５6屆全國電子產品展銷會暨２000年（上海)國際消費電子展開幕儀式請

柬請柬的內頁（正文）,可以有兩種撰寫方式.如范文1０－２和范文10—3【范文1０-１４】請柬尊敬的×××先生/女士／小姐:第56屆全國電子產品展銷會暨2０00年(上海)國際消費電子展開幕儀式定于20０0年1０月25日（星期三）上午9：30在上海光大會展中心東館（上海市漕寶路7８號)舉行.誠邀您屆時蒞臨指導。

第５6屆全國電子產品展銷會組委會

2000年10月（敬請持本柬的貴賓于上午9：00準時到會展中心貴賓休息室簽到）【范文10-15】請

柬誠邀您出席第56屆全國電子產品展銷會暨２０00年（上海)國際消費電子展開幕儀式時間：200０年10月25日（星期三)上午9：30地點：上海漕寶路7８號上海光大會展中心東館第5６屆全國電子產品展銷會組委會2000年10月(敬請持本柬的貴賓于上午9:０0準時到會展中心貴賓休息室簽到）這兩種撰寫方式的區(qū)別在于:

第一種方式頂格書寫被邀請者的姓名和稱謂。在被邀請對象不是很多的情況下,采用這種方式，既體現了對被邀請對象的尊重，又便于在活動過程中了解被邀請對象的實際出席人數.但在被邀請人員較多且具體出席對象又不是很確定的情況下,這一方式在操作上難度較大。

第二種方式則解決了這一難題，即請柬上僅表示邀請意向,而不書寫被邀請者的姓名和稱謂。這就具有了較大的靈活性。

不管采用哪種方式，請柬正文都必須寫明邀請的意向、活動的內容、時間、地點以及提請被邀請者注意的有關事項。應注意以下幾點：

（１）活動的時間必須根據各種因素精確設定，撰寫時做到準確無誤。凡在日期后面加注“星期×”的(這是請柬的規(guī)范寫法）,應特別認真加以核對，保證兩者統一。

（２）活動的地點,除必須寫明具體場所(如××賓館×樓的×廳）外，還須注明這一場所所在的建筑物的具體地址(如××路×號）。

(3）在請柬上注明一些需要提請被邀請者注意的事項.這類注意事項一般包括簽到、著裝、就座、人數限制和資料（禮品)領取等等，可視不同場合不同需要而定。

（4）在請柬的結尾,一般寫上“敬請光臨”之類的禮貌用語,并署上發(fā)出邀請的社會組織的全稱和發(fā)出邀請的時間。

2。邀請函

請柬作為對客人發(fā)出邀請的一種專用函件,雖然規(guī)格頗高,但因其內頁篇幅有限，所以正文部分除寫明邀請的意向、活動的內容、時間、地點以及提請被邀請者注意的有關事項外，不可能對活動的內容作進一步的介紹。有些時候由于對活動內容及主辦者缺乏了解，許多人可能會不參加。在這種情況下，就需要用到邀請函。

邀請函作為對客人發(fā)出邀請的另一種專用函件，一般用A4紙印,可套色,也可單色，外觀形式上雖不如請柬考究。但邀請函最大的優(yōu)點是：它有足夠的篇幅,可對一次活動的背景情況、具體內容以及規(guī)模和形式等方面作較為詳盡的介紹和說明，從而引起被邀請者的關注。如范文１0。１6【范文10—16】第5６屆全國電子產品展銷會暨2000年（上海)國際消費電子展尊敬的×××先生:您好！第5６屆全國電子產品展銷會暨２０00年(上海)國際消費電子展，定于2000年10月2５日至２8日在上海光大會展中心舉行。本屆展會，展廳面積達3萬平方米，參展的中外電子企業(yè)逾一千家，稱得上是新千年中國電子工業(yè)的一次盛大檢閱。從展會所展示的技術和產品中，人們可以充分感受到新千年中國電子工業(yè)進一步騰飛所展現的新成果、新面貌以及中國電子工業(yè)跨世紀發(fā)展的新趨勢。受本屆展會組委會委托，特邀請您出席定于２000年10月2５日上午９：３0在上海光大會展中心東館（漕寶路７8號）舉行的第第5６屆全國電子產品展銷會暨２０００年(上海）國際消費電子展開幕儀式,并參觀指導。敬請您準時蒞臨為盼。本次活動記者簽到時間和地點：2000年1０月25日上午9：15——9:3０,

上海光大會展中心東館正門南側簽到處.謝謝您的支持和合作。

上?！痢凉碴P系有限公司

2000年１0月18日如有垂詢，敬請與本公司下列人員聯系：×××小姐

電話:××××××××××先生

電話：×××××××轉××分機

（二)公共關系發(fā)言稿

公共關系發(fā)言稿一般可以分為公關致詞和演說稿.

1。公關致詞

在公共關系活動中,有許多迎來送往的場合，需要有關人員致詞。常見的致詞有歡迎詞、歡送詞、祝賀詞和答謝詞等。這類致詞的結構，一般由標題、稱呼和正文三部分組成。如范文10。1７，范文１0．18,范文10。1９

（1)標題。標題的寫法：一種是只寫《歡迎詞》、《歡送詞》、《祝賀詞》或《答謝詞》即可；另一種是在《歡迎詞》、《歡送詞》、《祝賀詞》或《答謝詞》前加上一定的修飾限定詞語.

（2）稱呼。標題的下一行頂格寫致詞對象的稱呼,稱呼后加冒號.稱呼要用尊稱，一般在稱呼前加上表示敬意、親切的修飾語，如“尊敬的"、“敬愛的”、“親愛的"等。在被稱呼者的姓名后加上職務、職稱。稱呼對方單位名稱或個人姓名時必須用全稱，不得用省稱、簡稱。

（３)正文.正文包括開頭、主體、結尾三部分.開頭應首先表明這一致詞的主旨。主體部分則是結合活動的特定內容和出席對象的具體情況,圍繞致詞的主旨適當進行闡述。結尾比較簡單,一般是向致詞對象表示祝愿、祝?；蛳Ｍ！痉段?0－１7】歡

迎

詞尊敬的來賓,女士們、先生們：值此XXX廠30周年廠慶之際,請允許我代表XXX廠,并以我個人的名義，向遠道而來的貴賓們表示熱烈的歡迎.朋友們不顧路途遙遠專程而來賀喜并洽談貿易合作事宜,為我廠３０周年廠慶更添了一份熱烈和祥和，……在此，我謹再次向朋友們表示熱烈歡迎，并希望能與朋友們密切協作,發(fā)展相互間的友好合作關系?！坝信笞赃h方來,不亦樂乎”。在此新朋老友相會之際，我提議：為今后我們之間的進一步合作,為我們之間日益增進的友誼，為朋友們的健康幸福,干杯！【范文10-１8】賀

詞XX廠:首先,請允許我代表XＸ公司全體員工，并以我個人的名義，向貴廠成立1０周年表示熱烈的祝賀！貴廠技術力量雄厚，已建成年產X萬米的XXX生產線，現在生產3０多個品種的適銷對路的產品,XＸXX年被晉升為國家一級企業(yè)，貴廠成績卓越,經濟高速發(fā)展,……貴廠建廠１０年,取得了巨大的成就，為繁榮我國經濟作出了貢獻，可喜可賀。最后，祝愿貴廠更加興旺發(fā)達!【范文10-１９】答

謝

詞尊敬的ＸXX先生，

尊敬的XX集團公司的朋友們：

首先，請允許我代表ＸX代表團全體成員對XＸX先生及ＸX集團公司對我們的盛情接待表示衷心感謝。

我們一行五人代表ＸX公司首次來貴地訪問,此次來訪時間雖短，但收獲頗豐。僅三天時間，我們對貴地的電子業(yè)有了比較全面的了解，與貴公司建立了友好的技術合作關系，并成功地洽談了XX電子技術合作事宜。這一切，得益于主人的真誠合作和大力支持。對此,我們表示衷心的感謝?！詈?我代表XＸ公司再次向XＸ集團公司表示感謝,并祝貴公司迅猛發(fā)展，再創(chuàng)奇跡。更希望彼此繼續(xù)加強合作，共創(chuàng)明天.再見了,親愛的朋友們!

2．公關演說稿

撰寫公關演說稿是公關從業(yè)人員日常要承擔的工作之一。演說稿和致詞相似的地方，在于兩者都是在一定的場合、面對特定的公眾所發(fā)表的講話。但相比之下，致詞更多地用在一些禮儀場合,主要用來表達某種情感和意愿；而演說則較多用在展示性的場合,主要用來宣傳某一觀點、推薦某一形象。

撰寫演說稿，應注意把握以下幾點:

(1）標題

通常演說稿的標題為“在××場合的演說”,以免和其他演說稿相混。但在實際演說時不必照背照念。

（2）稱呼

演說稿的稱呼,一般情況下,可以對這一活動的主持人特別提出加以稱呼，而對在座領導則不必如此.即以“尊敬的