餐飲部宴會預訂工作流程

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餐飲部宴會預訂工作流程之相關制度和職責，餐飲部宴會預訂工作流程一、餐飲部宴會預訂概況餐飲部宴會預定是酒店對外開發(fā)客源市場、宣揚酒店、營銷酒店餐飲產品;對內協(xié)調宴會、交流各餐廳之間預定的職能部門。是酒店與外部互相聯(lián)系的...

餐飲部宴會預訂工作流程

一、餐飲部宴會預訂概況

餐飲部宴會預定是酒店對外開發(fā)客源市場、宣揚酒店、營銷酒店餐飲產品;對內協(xié)調宴會、交流各餐廳之間預定的職能部門。是酒店與外部互相聯(lián)系的樞紐,是酒店內部互相合作的橋梁。

二、餐飲部宴會預訂工作流程

項目

工作標準

*電話預定

1.當電話打來時,在鈴響三聲內接起,用禮貌用語問候對方,并用中英文報本部門名稱(您好!宴會預定部,小編可以為您提供幫忙嗎GOODMORNING/AFTERNOON/EVENING!

CATERINGDEPT,***ISSPEAKING,MAYIHELPYOU)

2.仔細聽清,問明客人的要求在宴會預定登記表上做好記錄

1)主辦單位名稱(批示牌如何寫),主人的姓名及身份。

2)注明接洽人的姓名(在預定中起碼稱呼客人名字一次)、聯(lián)系電話及傳真號碼。

3)用餐日期準時間(早午晚)

4)用餐人數,按照人數的多少,臺型及客人的要求來支配適當的廳堂。

5)被邀請客人的國籍或單位,主賓的姓名及身份。

6)類別:風味菜、粵菜、西餐套餐或自助、和會議等,確認有無禁忌或特別要求。

7)酒水方面的要求。

8)司機或工作人員人數及誤餐費和工作餐的支配(誤餐費金額、工作餐標準及地點)。

9)是否需求停車位,問清數量及要求。

10)是否要鮮花。

11)需求何種設備設施。

12)廳堂布置(橫幅、背板及其它)。

13)有無貴賓室及貴賓歇息室,餐前有無會談及相關要求。

14)預訂在零點餐廳用餐時咨詢支配在吸煙區(qū)或非吸煙區(qū)。

15)提供相應報價并問明結賬方式。

16)在集會預訂登記表上注明登記日期及登記人。

3.重復客人要求,按照以上要求給主辦單位支配集會場所,準時記錄在宴會預訂一覽表上后告之客人所支配的場地名稱。結束談話時謝謝客人。

4.如客人要求看菜單,準時將菜單傳給對方,并提前確認菜單。

5.提前經與客人確認后做好宴會任務通知單,經部門經理簽字后,發(fā)至各有關部門。

6.如宴會有改變要準時通知有關部門,并在預訂單上注明被通知人的姓名準時間。

7.如客人當天提出取消宴會,要向客人解釋飯店規(guī)定,按規(guī)定收取損失費。

8.如遇大型集會、婚宴,要與主辦單位簽訂合同書并收取定金,以示確認。

9.如有重要宴會或大型集會時,預定人員應在活動前到現(xiàn)場與主辦單位取得聯(lián)系,并檢查預備情況。

10.對客人的特別要求或有超過自己的職權范圍的要求時,要準時請示部門經理。

11.活動舉辦后,將相關資料輸入OPERA系統(tǒng)中。

*來客預定

1.樂觀、熱烈、主動地接待客人,表現(xiàn)出小編們飯店的誠意,即使無法為客人支配,也不要讓客人有冷落感。

2.帶領客人看宴會場地,并給客人合理化建議。

3.其它要求同電話電話預訂。

*傳真及電子郵件預定

1.收到客人的預定傳真及電子郵件,一天之內賦予客人接到預定的回復。

2.詳細詳情要同客人聯(lián)系,在集會預訂登記表上做好記錄。

3.其它各項要求同電話預定。

*迎接客人

1.提前檢查宴會的預備狀況。

2.在大堂或宴會廳顯然位置熱烈地迎接客人的到來。

3.主動、周到的幫忙客人協(xié)調宴會或會議中的各類事情。

*外出銷售

1.每周五做好本周的銷售總結及下周的銷售方案,樂觀走訪客戶。

2.事先預備好飯店資料,在訪問中恰當的回答客人的問題。

3.在訪問中對客人反映的狀況仔細記錄,準時反饋與答復。

三、固定工作支配

內容

工作程序

*每日工作

1.08:30到崗,簽到后搞衛(wèi)生舉行辦公室消毒、通風,檢查當日菜單是否正確無誤,并復印、分發(fā)給相關部門。

2.檢查當日宴會是否都已確認并下發(fā)通知單給各部門,若有沒確認的宴會,準時同客人聯(lián)系,舉行確認。確認完畢后,下發(fā)通知單給各部門。

3.盡可能地追蹤前一天的宴會狀況,聽取客人提出的意見:建立客戶檔案,并反饋給相關部門。(大型集會、重要集會要發(fā)謝謝信)

4.電話或外出訪問客戶,外出前要與部門經理匯報所訪問客戶名稱,走出去,請進來。

5.11:00AM前,打好上午集會的批示牌,通知宴會部領取。

6.掃瞄當日集會單,看是否有自己所定活動或認識的客戶,在宴會前檢查各項預備狀況,并在一樓大廳或餐廳門口迎接客人。

7.下午16:30之前打好晚上的集會的批示牌,通知宴會部領取。

8.下午16:30之前將第二日的集會狀況統(tǒng)計表通過OA發(fā)送給相關部室(發(fā)送之前,要經部門經理審核)每周五發(fā)送六、日、一,三天的集會統(tǒng)計表。將當日補充完整的集會狀況統(tǒng)計表傳真至餐飲部。

9.當日下班前,要確認完第二日宴會狀況,并下發(fā)給相關部門,碰到大型活動、重點集會,要提前三天下發(fā)任務通知單。(如不能屆時下發(fā)通知單,要先向有關部門通報)。

10.完美客戶檔案和貴賓車號的記錄及變更。

11.每日晚班20:30,節(jié)假日18:00由值班人員通過短信向經理匯報餐飲部當日收入。

12.完成當日OPERA的輸入、客戶手機號碼的輸入、次日菜單的打印和桌簽的制作。由次日11:00AM之前的批示牌、菜單及桌簽等,要當晚打印好、復制、制作好,準時交給相關部門。

13.記錄當日集會發(fā)生狀況,有事準時向經理匯報。

14.廳堂預訂表每十天舉行更改一次,由當日值班人員負責,每逢10、20、30或31日,要準時更改集會預訂登記表。

15.晚班人員下班前要仔細填寫好值班日記,檢查平安,搞好衛(wèi)生,關好電源,鎖好辦公室門。

注:第11至15項為晚班及節(jié)假日值班人員工作要求。

*每周工作

1.每周一匯總一周的銷售報告及信息。

2.每周四做好下一周重點集會統(tǒng)計,確認無誤后OA至餐飲部及相關部門。

3.每周五5151開店業(yè)務會,時光為早09:00,提前一天與總辦確認,并通知客房部。

4.每周五交部門經理一周工作總結及下周工作方案。

*每月工作

1.每月1日當班人員裝訂好上月集會統(tǒng)計表。

2.每月3日前OA客戶手機號至餐飲部、公關部。

3.每月3日前完成上月集會統(tǒng)計及經營分析同時將工作方案及銷售和會展信息一同上交餐飲部及部門經理。

4.每月15日及月末最后一天,完成半月要情,交于餐飲部和本部門經理。

5.每月20日前上交餐飲部本部門考勤表。

6.每月末最后