會(huì)議管理制度

萍鄉(xiāng)市三善機(jī)電有限公司文件標(biāo)題會(huì)議管理制度建立日期2013/6/1版次A/1文件編號(hào)PSS-HR-009修訂日期2014/5/11第6頁(yè)共7頁(yè)1.0目的制度為規(guī)范會(huì)議內(nèi)容和程序，提高公司的辦公質(zhì)量和工作效率，建立健全決策機(jī)制，提升公司管理水平，特制訂本辦法。本制度適用于對(duì)公司會(huì)議的管理。2.0職責(zé)分工2.1會(huì)議組織部門(mén)：按本辦法要求組織召開(kāi)會(huì)議。2.2會(huì)議參與人：按本辦法要求參加會(huì)議，按會(huì)議決議要求貫徹，落實(shí)，并遵守會(huì)議制度。2.3會(huì)議主持人：按本辦法要求主持會(huì)議，維持會(huì)議秩序。2.4會(huì)議記錄員：按本辦法要求作好會(huì)議記錄，并及時(shí)簽發(fā)會(huì)議紀(jì)錄。管理內(nèi)容與要求3.1會(huì)議要求3.1.1會(huì)議應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要召開(kāi)，著眼于有效溝通、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問(wèn)題、安排部署工作。3.1.2會(huì)議應(yīng)做到務(wù)實(shí)、高效。會(huì)前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，充分溝通，進(jìn)行有針對(duì)性的討論，要做到能解決實(shí)際問(wèn)題，部門(mén)間的日常事務(wù)應(yīng)盡量自行協(xié)調(diào)解決，無(wú)需在會(huì)議上提報(bào)，杜絕空談和形式主義。3.1.3講求實(shí)效。會(huì)議議定的決議事項(xiàng)、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會(huì)人員要按照職責(zé)分工傳達(dá)、貫徹，落實(shí)，力求取得具體成果。3.1.4嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議管理，做好會(huì)議安排；與會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，不得缺席或指定他人代表，確因個(gè)人緊急事務(wù)需要請(qǐng)假的，須向會(huì)議主持人請(qǐng)假，同時(shí)指定專(zhuān)人代為參會(huì)。3.2公司各類(lèi)會(huì)議及其安排3.2.1總經(jīng)理辦公會(huì)總經(jīng)理辦公會(huì)不定期召開(kāi)，由總經(jīng)理根據(jù)需要決定召開(kāi)，總經(jīng)理辦公會(huì)議題由公司領(lǐng)導(dǎo)成員提出，或由公司各部門(mén)提出議題報(bào)綜合部，由總經(jīng)理確定；公司領(lǐng)導(dǎo)成員對(duì)議題如有意見(jiàn)或建議，可在會(huì)前提出。總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定公司重大事項(xiàng)，主要內(nèi)容：1）審議公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長(zhǎng)期規(guī)劃、年度計(jì)劃，審批重大投資項(xiàng)目、資產(chǎn)重組和對(duì)外合作項(xiàng)目；2）審議決定公司年度財(cái)務(wù)預(yù)決算和內(nèi)部利潤(rùn)分配方案及彌補(bǔ)虧損方案；3）審議公司業(yè)績(jī)考核、薪酬分配方案和基本工資制度；4）研究公司內(nèi)部管理體制、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與調(diào)整方案；5）研究公司重大改革方案和部署；6）審議通過(guò)公司重要規(guī)章制度；7）研究決定公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理中的重大問(wèn)題；8）討論公司年度工作報(bào)告，聽(tīng)取公司各部門(mén)的工作匯報(bào)；9）總經(jīng)理認(rèn)為應(yīng)研究審議的其他問(wèn)題?？偨?jīng)理辦公會(huì)由綜合部負(fù)責(zé)組織，參加人員為：公司高管成員；根據(jù)會(huì)議議題，公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加?？偨?jīng)理辦公會(huì)議定事項(xiàng)形成《總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要》或《會(huì)議決議執(zhí)行情況跟進(jìn)表》，由綜合部根據(jù)會(huì)議記錄起草，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。總經(jīng)理辦公會(huì)討論的有關(guān)文件原則上會(huì)前要送達(dá)與會(huì)人員閱研?？偨?jīng)理辦公會(huì)的材料、記錄、紀(jì)要均為公司涉密文檔，由綜合部妥善保存、歸檔。查閱會(huì)議材料、記錄、紀(jì)要須經(jīng)公司行政副總批準(zhǔn)。3.2.2月度總結(jié)例會(huì)月度總結(jié)例會(huì)每月召開(kāi)一次，于每月的28日至下月3日前召開(kāi)，具體日期由總經(jīng)理決定。月度總結(jié)例會(huì)為總級(jí)理或行政副總主持，公司高管、各部門(mén)負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)調(diào)度等人員參加。月度總結(jié)例會(huì)的主要內(nèi)容是：各部門(mén)負(fù)責(zé)人就上月工作情況做匯報(bào)，提出下月工作計(jì)劃，對(duì)工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行溝通并提出解決方案建議。月度總結(jié)例會(huì)由綜合部負(fù)責(zé)組織和記錄，議定事項(xiàng)形成《月度總結(jié)例會(huì)紀(jì)要》或《會(huì)議決議執(zhí)行情況跟進(jìn)表》，由綜合部起草，經(jīng)行政副總經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。3.2.3銷(xiāo)售例會(huì)銷(xiāo)售例會(huì)每月召開(kāi)一次，于每月的25日至次月5日之間召開(kāi)，具體日期由市場(chǎng)部長(zhǎng)決定。銷(xiāo)售例會(huì)由市場(chǎng)部長(zhǎng)主持，市場(chǎng)部全體成員參加，總經(jīng)理、行政副總根據(jù)需要出席。根據(jù)需要，可要求公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加。銷(xiāo)售例會(huì)的主要內(nèi)容是：會(huì)議主持人通報(bào)公司總體市場(chǎng)情況；市場(chǎng)部全體成員總結(jié)當(dāng)月工作情況；提出下月工作安排方案；與會(huì)人員討論有關(guān)事項(xiàng)；會(huì)議主持人對(duì)下一月度市場(chǎng)部工作進(jìn)行預(yù)測(cè)，研判行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)及銷(xiāo)售工作的對(duì)策，宣布下月銷(xiāo)售工作安排；通報(bào)重要事項(xiàng)并提出工作要求。銷(xiāo)售例會(huì)由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)組織和記錄，議定事項(xiàng)形成《銷(xiāo)售例會(huì)紀(jì)要》或《會(huì)議決議執(zhí)行情況跟進(jìn)表》，由市場(chǎng)部起草，經(jīng)市場(chǎng)部部長(zhǎng)審核后，報(bào)公司行政副總或總經(jīng)理審核簽發(fā)。3.2.4生產(chǎn)調(diào)度會(huì)生產(chǎn)調(diào)度會(huì)每月至少召開(kāi)二次，具體時(shí)間由主持人決定。生產(chǎn)調(diào)度會(huì)由分管生產(chǎn)的總工程師或生產(chǎn)部長(zhǎng)主持，參加人員：行政副總、總工程師、生產(chǎn)部、質(zhì)保部、技術(shù)部、市場(chǎng)部等相關(guān)管理人員及班組長(zhǎng)等。生產(chǎn)調(diào)度會(huì)的主要內(nèi)容是：主持人總結(jié)生產(chǎn)情況，對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行討論并提出解決方案，各部門(mén)就工作中需協(xié)調(diào)、溝通的問(wèn)題進(jìn)行討論并形成會(huì)議紀(jì)要。生產(chǎn)調(diào)度會(huì)由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)組織和記錄，議定事項(xiàng)形成《生產(chǎn)調(diào)度會(huì)紀(jì)要》或《會(huì)議決議執(zhí)行情況跟進(jìn)表》，由生產(chǎn)部起草，報(bào)主持人審批后簽發(fā)。3.2.5質(zhì)量例會(huì)質(zhì)量例會(huì)每月31日前召開(kāi)，具體時(shí)間由質(zhì)保部長(zhǎng)決定。質(zhì)量例會(huì)由質(zhì)保部長(zhǎng)主持，參加人員/部門(mén)：行政副總、總工程師、質(zhì)保部班組長(zhǎng)以上人員、技術(shù)負(fù)責(zé)人及技術(shù)員、生產(chǎn)部現(xiàn)場(chǎng)管理人員、采購(gòu)員、倉(cāng)管員等。質(zhì)量例會(huì)的主要內(nèi)容是：質(zhì)保部長(zhǎng)通報(bào)質(zhì)量情況，各參會(huì)人員對(duì)存在的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行討論，提出解決方案。質(zhì)保部長(zhǎng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)并對(duì)下月度質(zhì)量工作進(jìn)行部署及提出要求。質(zhì)量例會(huì)由質(zhì)保部組織和記錄，對(duì)議定事項(xiàng)形成《質(zhì)量例會(huì)紀(jì)要》或《會(huì)議決議執(zhí)行情況跟進(jìn)表》，報(bào)行政副總審批后簽發(fā)。3.2.6周碰頭會(huì)周碰頭會(huì)每周召開(kāi)一次，時(shí)間:每周六上午9：00-10：00。周碰頭會(huì)出席人員為：公司高管、各部門(mén)負(fù)責(zé)人；會(huì)議由總經(jīng)理或行政副總主持。周碰頭會(huì)的主要內(nèi)容是：會(huì)議主持人通報(bào)重要事項(xiàng)；各部門(mén)負(fù)責(zé)人需提前一天報(bào)告提出需要公司協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題，并提出臨時(shí)對(duì)策及永性解決方案的建議，由綜合部收集并于會(huì)前發(fā)于各部門(mén)，在會(huì)議上進(jìn)行有針對(duì)性的討論及研究并最終制定出方案，檢討上周會(huì)議各項(xiàng)內(nèi)容是否按要求完成，安排和部署下周公司整體工作并宣布議定事項(xiàng)。周碰頭會(huì)由綜合部負(fù)責(zé)組織和記錄。對(duì)議定事項(xiàng)形成《周碰頭會(huì)會(huì)議紀(jì)要》或《會(huì)議決議執(zhí)行情況跟進(jìn)表》，由綜合部起草，報(bào)總級(jí)理或行政副總審批。3.3會(huì)議組織3.3.1會(huì)議組織遵照“誰(shuí)主辦，誰(shuí)組織”的原則3.3.2會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定：主持人應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。主持人一般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決的\o"問(wèn)題相關(guān)"問(wèn)題及目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等，進(jìn)行必要的說(shuō)明。會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見(jiàn)；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)。主持人應(yīng)將會(huì)議議決事項(xiàng)落實(shí)實(shí)施的責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人，并明確完成時(shí)限及跟進(jìn)人。并填寫(xiě)在《會(huì)議決議執(zhí)行情況跟進(jìn)表》上，同時(shí)將《會(huì)議決議執(zhí)行情況跟進(jìn)表》抄送一份給綜合部。3.3.3參會(huì)人員須遵守以下規(guī)定：應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議簽到表》上簽到，部門(mén)負(fù)責(zé)人不能出席須委托本部派人員參加，并將會(huì)議情況向負(fù)責(zé)人報(bào)告；會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題；遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求；屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言；遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移，原則上不允許接聽(tīng)電話(huà)，如須接聽(tīng)，須離開(kāi)會(huì)場(chǎng)；參會(huì)人員做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。3.3.4會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會(huì)議主持人確定，并由綜合部存檔備查；各部門(mén)的會(huì)議記錄，由本部門(mén)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管。會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。各《會(huì)議紀(jì)要》或《會(huì)議決議執(zhí)行情況跟進(jìn)表》應(yīng)于會(huì)議次日16時(shí)之前完成及下發(fā)。3.4管理權(quán)責(zé)和處罰3.4.1綜合部負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.4.2會(huì)議主持部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。3.4.3遲到、早退、缺席遲到：參會(huì)人員在會(huì)議規(guī)定召開(kāi)時(shí)間后5分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到；早退：凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)主持人同意在會(huì)議結(jié)束前5分鐘提前離開(kāi)會(huì)場(chǎng)的，計(jì)為早退;缺席：凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參加會(huì)議或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而不參加會(huì)議的，計(jì)為缺席。3.4.4會(huì)議紀(jì)律處罰無(wú)正當(dāng)理由遲到、早退每次處20元的罰款；無(wú)正當(dāng)理由缺席每次處以50元的罰款；凡因通知原因造成應(yīng)參加會(huì)議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。《會(huì)議記要》或《會(huì)議決議執(zhí)行情況跟進(jìn)表》應(yīng)于會(huì)議結(jié)束的次日16:00前完成并簽發(fā)，未按時(shí)完成會(huì)議紀(jì)錄，對(duì)會(huì)議記要人員/部門(mén)處以50元的罰款。3.4.5會(huì)議決議執(zhí)行情況獎(jiǎng)罰會(huì)議決議沒(méi)按要求時(shí)間完成（已在執(zhí)行中），每項(xiàng)次處10元的罰款；當(dāng)月超過(guò)3項(xiàng)沒(méi)按要求時(shí)間完成處50元罰款。對(duì)會(huì)議決議在要求完成時(shí)間內(nèi)沒(méi)執(zhí)行的或超過(guò)要求完成時(shí)間10天以上完成的，每項(xiàng)處20元的罰款，當(dāng)月沒(méi)執(zhí)行超過(guò)2項(xiàng)，處50元罰款。會(huì)議決議因不可控原因無(wú)法按要求時(shí)間完成的，執(zhí)行人提前通報(bào)給跟進(jìn)人，經(jīng)跟進(jìn)人確認(rèn)屬實(shí)，報(bào)會(huì)議主持人認(rèn)可的決議項(xiàng)，未按要求時(shí)間完成的，可免予處罰。會(huì)議決議跟進(jìn)人沒(méi)及時(shí)跟進(jìn)執(zhí)行情況的，將依情給予適當(dāng)處罰。當(dāng)月會(huì)議決議均按要求時(shí)間完成，當(dāng)月可給予獎(jiǎng)勵(lì)20元/人。4檢查與考核考核按本制度中考核條款及公司另行制訂的績(jī)效考核辦法執(zhí)行。5附則5.1本制度解釋權(quán)屬江西省萍鄉(xiāng)市三善機(jī)電有限公司綜合部。5.2附表5.2.1《三善機(jī)電例會(huì)一覽表》5.2.2《各會(huì)議紀(jì)要》5.2.3《會(huì)議簽到表》5.2.4《會(huì)議決議執(zhí)行情況跟進(jìn)表》 批準(zhǔn) 審核 編制三善機(jī)電例會(huì)一覽表序號(hào)會(huì)議名稱(chēng)組織部門(mén)主持人時(shí)間參會(huì)人員1總經(jīng)理辦公會(huì)綜合部總經(jīng)理隨時(shí)高管、及其它指定的人員2月度總結(jié)會(huì)綜合部總經(jīng)理/行政副