應(yīng)付賬款管理制度

應(yīng)付賬款管理制度根據(jù)目前集團(tuán)總部及各業(yè)務(wù)集團(tuán)應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀，結(jié)合應(yīng)付賬款發(fā)生額和余額的越來越大的實際，為有效理順與供應(yīng)商的對賬、確認(rèn)及支付手續(xù)，規(guī)范各部門及業(yè)務(wù)集團(tuán)和分公司的應(yīng)付管理流程及職責(zé)；規(guī)范應(yīng)付賬款管理工作，防范各業(yè)務(wù)集團(tuán)、各公司處理應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)過程中的經(jīng)營風(fēng)險，為了管理好集團(tuán)各公司的應(yīng)付賬款，并為資金周轉(zhuǎn)計劃作好保障,特制定本制度，請各單位認(rèn)真執(zhí)行。一、目的1、規(guī)范采購操作步驟和方法，確保各類采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合集團(tuán)整體的內(nèi)控管理規(guī)定要求。2、規(guī)定應(yīng)付賬款對賬、核算、付款等方面的管理要求，規(guī)范應(yīng)付賬款管理工作，防范各業(yè)務(wù)集團(tuán)、各公司處理應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)過程中的經(jīng)營風(fēng)險；為了管理好集團(tuán)各公司的應(yīng)付賬款，并為資金周轉(zhuǎn)計劃作好保障。二、適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部各部門、各業(yè)務(wù)集團(tuán)及分子公司的物資設(shè)備采購、運(yùn)力服務(wù)采購、行政后勤采購、信息系統(tǒng)采購、其他服務(wù)類采購等采購的控制和應(yīng)付賬款的管理。三、定義應(yīng)付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務(wù)等而應(yīng)付給供應(yīng)商的款項。四、應(yīng)付賬款管理的原則1、應(yīng)付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務(wù)部的應(yīng)付賬款會計專門負(fù)責(zé)。2、按付款日期、折扣條件、合同其他各項規(guī)定管理應(yīng)付賬款，以保證各類采購付款內(nèi)部控制的有效實施。五、應(yīng)付賬款的確認(rèn)和入賬1、應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應(yīng)商開具的發(fā)票、質(zhì)量管理部門的驗收證明、銀行轉(zhuǎn)來的結(jié)算憑證等，具體按照財務(wù)核算要求執(zhí)行。2、應(yīng)付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。3、應(yīng)付賬款會計應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬。4、應(yīng)付賬款明細(xì)賬應(yīng)該分別按照供應(yīng)商進(jìn)行明細(xì)核算，在此基礎(chǔ)上還可以進(jìn)一步按購貨合同進(jìn)行明細(xì)核算。各業(yè)務(wù)集團(tuán)及分公司具體確認(rèn)應(yīng)付賬款的要求：(1)對外部運(yùn)輸供應(yīng)商應(yīng)付帳款確認(rèn)的要求：財務(wù)要核查發(fā)車清單，清單必須要有承運(yùn)的司機(jī)簽字、發(fā)站調(diào)度簽字、到站調(diào)度簽字；核查時，要核對系統(tǒng)數(shù)據(jù)。如供應(yīng)商沒有發(fā)車清單，不予以認(rèn)可入賬；如確實丟失了清單，必須有發(fā)站和到站調(diào)度人員確認(rèn)證明，并與系統(tǒng)數(shù)據(jù)核實。需要調(diào)取GPS路由數(shù)據(jù)資料進(jìn)行核查，核查運(yùn)輸?shù)恼鎸嵭?、路由的?zhǔn)確性及其他途中信息。分公司與供應(yīng)商的對賬單，必須做到對賬單的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、真實性，必須雙方簽字蓋章的完整性；對于沒有正式蓋章確認(rèn)的對賬單而擅自掛賬的要進(jìn)行嚴(yán)厲處罰。運(yùn)輸發(fā)票的稽核檢查，核查供應(yīng)商有沒有按照合同約定及對賬期限按時開具增值稅發(fā)票；分公司及時對發(fā)票進(jìn)行掛賬和抵扣認(rèn)證。運(yùn)輸合同的核查，審查與供應(yīng)商簽訂合同的原件，了解合同相關(guān)條款的合理性、合法性，對運(yùn)費價格的核查比對是否合理真實；對合同簽訂流程、報告及經(jīng)辦人進(jìn)行詳細(xì)核查確認(rèn)。財務(wù)要從始發(fā)站和到達(dá)站的裝卸工提成貨量數(shù)據(jù)進(jìn)行側(cè)面核查業(yè)務(wù)的真實性，核實車輛發(fā)出的真實趟數(shù)及裝載情況。財務(wù)要核查正班車的發(fā)出時間和到達(dá)時間，檢查是否與規(guī)定的正班車到發(fā)時間一致；核實有沒有發(fā)出，核準(zhǔn)趟數(shù)。（2）其他供應(yīng)商，包括分公司日常采購供應(yīng)商、加油、修理、外包勞務(wù)、房東、裝修等；這部分供應(yīng)商單個應(yīng)付款金額較少，稽核確認(rèn)方法類似。A、首先檢查審核供應(yīng)商合同，審查與供應(yīng)商簽訂合同的原件，了解合同相關(guān)條款的合理性、合法性，對交易價格的核查比對是否合理真實；對合同簽訂流程、報告及經(jīng)辦人進(jìn)行詳細(xì)核查。B、財務(wù)賬務(wù)要做到真實、準(zhǔn)確，檢查是否按發(fā)生額及時對賬和掛賬，核實賬面余額；與供應(yīng)商進(jìn)行定期核實函證。C、檢查日常對賬情況，對賬單有沒有雙方確認(rèn)蓋章，業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門配合及時做好內(nèi)部核對和稽核；以保證入賬的準(zhǔn)確性。D、發(fā)票的稽核確認(rèn)，要求供應(yīng)商按照合同約定及對賬期限按時開具增值稅發(fā)票；分公司及時對發(fā)票進(jìn)行掛賬確認(rèn)和抵扣認(rèn)證。E、分公司財務(wù)付款記錄和相關(guān)憑證要按財務(wù)流程存檔和記錄，保證付款的合理性、真實性；及時檢查有沒有出納付款未入賬和沖賬情況，以便確定最終與供應(yīng)商的應(yīng)付款余額。F、采購供應(yīng)商，要核實采購物資有沒有足量發(fā)放到位，核實入庫、出庫及調(diào)撥記錄。六、對賬在對賬前，財務(wù)部門會計人員對供應(yīng)商提供的對賬資料應(yīng)進(jìn)行初步審核，不滿足條件的對賬資料應(yīng)要求供應(yīng)商補(bǔ)充完善。首先審核對賬手續(xù)，是否經(jīng)過有權(quán)人士的簽批，其次審核如下內(nèi)容：1、對于只提供余額無明細(xì)賬目的對賬資料，不予對賬。供應(yīng)商必須提供最后一次對賬以來的全部賬目資料；以前從未進(jìn)行過對賬的，必須提供自雙方開始業(yè)務(wù)往來以后的所有賬目資料。對于對方因財務(wù)決算審計發(fā)函要求核對賬面余額的，同樣應(yīng)按照上述原則辦理。2、對于供應(yīng)商直接依據(jù)其銷售部門往來資料而非財務(wù)部門賬目提供對賬資料的，不予對賬；必須是業(yè)務(wù)集團(tuán)及分公司財務(wù)部門與供應(yīng)商財務(wù)部門對賬確認(rèn)。雙方核對的賬目主要應(yīng)是財務(wù)賬目，供應(yīng)商銷售部門賬目可能與其財務(wù)部門賬目不符，對賬基數(shù)存在問題，會給以后的雙方清算帶來不必要的麻煩，因為最后清算以雙方財務(wù)賬目為準(zhǔn)。3、對于半年以上無業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商前來對賬，即使經(jīng)過企業(yè)有權(quán)人士簽批，供應(yīng)商的對賬資料也必須加蓋供應(yīng)商公章(或財務(wù)專用章)，或者提供加蓋公章的介紹信，否則不予對賬。4、對于對賬手續(xù)和賬目資料齊全的供應(yīng)商，應(yīng)及時對賬并出具對賬單；對賬單必須雙方財務(wù)確認(rèn)簽字和蓋章，蓋公章或財務(wù)章。5、有些供應(yīng)商屬于小企業(yè)或個體工商戶，賬目資料并不齊全，很可能缺失以前年度的賬目資料，應(yīng)分情況進(jìn)行處理：(1)如果今后雙方繼續(xù)合作，那么應(yīng)就現(xiàn)有資料出具"有保留意見的對賬單"，至少對賬目齊全的年度不拖拉造成歷史遺留問題。有保留意見的對賬單是指在對賬單上加一個說明段，說明雙方對賬由于供應(yīng)商提供賬目不全的原因，只就某年某月以來的賬目資料進(jìn)行對賬，以前年度的賬目并未核對，暫時以某余額為準(zhǔn)出具對賬單，分公司保留根據(jù)證據(jù)進(jìn)一步調(diào)整賬目的權(quán)利。(2)如果供應(yīng)商賬目不全而雙方余額又不符的，這時供應(yīng)商通常會同意暫時以雙方較小的余額為準(zhǔn)出具對賬單，如果分公司余額較小，就不必調(diào)整應(yīng)付賬款賬面余額;如果供應(yīng)商余額較小，分公司就要調(diào)低應(yīng)付賬款賬面余額，憑對賬單確認(rèn)(債務(wù)重組)收益，這時必須由供應(yīng)商在對賬單上簽字并同時加蓋公章。6、對于發(fā)票丟失又無法確認(rèn)是我方企業(yè)責(zé)任的，分公司不能在對賬單上確認(rèn)該項債務(wù)，應(yīng)要求供應(yīng)商調(diào)減該債權(quán)；或者再雙方核對確認(rèn)的情況下，供應(yīng)商補(bǔ)開發(fā)票后再確認(rèn)債權(quán)。7、各業(yè)務(wù)集團(tuán)及分公司財務(wù)部門，至少每季度與供應(yīng)商進(jìn)行對賬確認(rèn)應(yīng)付款發(fā)生額及余額；對于運(yùn)輸供應(yīng)商須每月視情況進(jìn)行核對確認(rèn)余額，具體按照集團(tuán)資金管理部的要求執(zhí)行。8、為方便對賬，應(yīng)要求供應(yīng)商下次對賬時攜帶本次的對賬單或其復(fù)印件；每期對賬時，不需要再對前期已核對確認(rèn)的賬務(wù)重新進(jìn)行對賬，可以在上次對賬確認(rèn)單基礎(chǔ)上進(jìn)行核對確認(rèn)，主要核對本期已付款沖賬金額、新發(fā)生額及最終余額。七、付款1、付款總原則：現(xiàn)結(jié)款在手續(xù)齊全的前提下，可以由各分公司按正常資金計劃上報批準(zhǔn)后進(jìn)行支付；合同類供應(yīng)商付款，原則上按照合同結(jié)算賬期或支付計劃，在手續(xù)齊全的前提下，由集團(tuán)資金管理部統(tǒng)一支付。2、付款方式及沖賬要求（1）轉(zhuǎn)賬付款，即資金管理部通過銀行轉(zhuǎn)賬進(jìn)行支付；資金管理部通過預(yù)留的分公司賬戶進(jìn)行轉(zhuǎn)賬支付的，應(yīng)付專員直接24小時內(nèi)通知分公司進(jìn)行付款沖賬賬務(wù)處理并登記臺賬；如通過總部賬戶支付的，轉(zhuǎn)賬后資金管理部應(yīng)付專員24小時內(nèi)通知業(yè)務(wù)集團(tuán)財務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)賬到分公司，對接分公司進(jìn)行及時做沖賬賬務(wù)處理及登記應(yīng)付賬款付款臺賬。（2）保理及票據(jù)方式付款，即集團(tuán)投資發(fā)展部通過保理業(yè)務(wù)或銀行票據(jù)對供應(yīng)商進(jìn)行的支付；業(yè)務(wù)手續(xù)齊全并放款給供應(yīng)商，投資發(fā)展部相關(guān)負(fù)責(zé)人員須24小時內(nèi)告知資金管理部應(yīng)付專員并提供供應(yīng)商明細(xì)，應(yīng)付專員確定分配沖賬的分公司及金額后24小時通知業(yè)務(wù)集團(tuán)財務(wù)部進(jìn)行轉(zhuǎn)賬轉(zhuǎn)單處理給各分公司，分公司進(jìn)行及時做沖賬賬務(wù)處理及登記應(yīng)付賬款付款臺賬。（3）債務(wù)重組，即與供應(yīng)商協(xié)商達(dá)成債務(wù)減免或延期付款，制訂新的債務(wù)重組方案和新的付款計劃；采購、運(yùn)營及其他相關(guān)主導(dǎo)債務(wù)重組和新付款計劃的部門，需及時把新的付款方案和計劃上報給集團(tuán)資金管理部，資金管理部按計劃進(jìn)行安排資金和按期支付；每期支付后，資金管理部應(yīng)付專員24小時內(nèi)通知業(yè)務(wù)集團(tuán)財務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)賬轉(zhuǎn)單到分公司，分公司進(jìn)行及時做沖賬賬務(wù)處理及登記應(yīng)付賬款付款臺賬。八、應(yīng)付賬款的日常管理1、應(yīng)付賬款管理按照集團(tuán)總部、業(yè)務(wù)集團(tuán)本部和分公司三級進(jìn)行各司其職的分工管理；集團(tuán)總部資金管理部應(yīng)收應(yīng)付組是應(yīng)付賬款管理的主管部門，業(yè)務(wù)集團(tuán)財務(wù)部為本集團(tuán)應(yīng)付賬款的主管和監(jiān)督部門，分公司財務(wù)部為各公司具體負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款全面管理的職能責(zé)任部門。2、集團(tuán)資金管理部負(fù)責(zé)全集團(tuán)應(yīng)付賬款管理制度、規(guī)定及細(xì)則的制訂、發(fā)布和監(jiān)督執(zhí)行，對業(yè)務(wù)集團(tuán)及分公司的應(yīng)付賬款日常管理進(jìn)行考核；應(yīng)收應(yīng)付組具體負(fù)責(zé)各業(yè)務(wù)集團(tuán)及分公司每月應(yīng)付賬款明細(xì)表、賬齡表、支付臺賬的統(tǒng)計匯總，并審核確定后報資金管理部副部長，作為對供應(yīng)商安排支付款項的主要依據(jù)。3、業(yè)務(wù)集團(tuán)財務(wù)部負(fù)責(zé)本集團(tuán)內(nèi)各公司的應(yīng)付賬款日常管理的稽核、監(jiān)督及統(tǒng)計匯總，負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的轉(zhuǎn)單、沖賬，對接集團(tuán)資金管理部應(yīng)收應(yīng)付組和銜接分公司財務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理；負(fù)責(zé)分公司財務(wù)應(yīng)付賬款確認(rèn)、銷賬、對賬的檢查和督促，確保每月應(yīng)付賬款的數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確。4、分公司財務(wù)部對本公司的所有供應(yīng)商的應(yīng)付賬款具體負(fù)責(zé)管理，包括對賬、確認(rèn)、入賬、沖賬、付款申請，應(yīng)付賬款明細(xì)表、賬齡表及臺賬的制作、上報；對本公司應(yīng)付賬款的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)直接責(zé)任，接受業(yè)務(wù)集團(tuán)財務(wù)部和集團(tuán)資金管理部的檢查和考核。5、各業(yè)務(wù)集團(tuán)及分公司每月20日前完成截止到上月末的應(yīng)付賬款明細(xì)統(tǒng)計表的統(tǒng)計，并上報集團(tuán)資金管理部應(yīng)收應(yīng)付組；上報資料包括應(yīng)付賬款統(tǒng)計明細(xì)表、應(yīng)付賬款臺賬及與供應(yīng)商核對確認(rèn)后簽字蓋章的對賬確認(rèn)單。6、資金管理部按照供應(yīng)商合同賬期或付款計劃，依據(jù)業(yè)務(wù)集團(tuán)和分公司提交的應(yīng)付賬款統(tǒng)計表數(shù)據(jù)進(jìn)行安排付款；如因業(yè)務(wù)集團(tuán)和分公司工作疏漏導(dǎo)致上報應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)錯誤，造成多支付給供應(yīng)商款項的，有相應(yīng)業(yè)務(wù)集團(tuán)和分公司承擔(dān)責(zé)任進(jìn)行追回款項，造成公司損失的，有業(yè)務(wù)集團(tuán)或分公司財務(wù)負(fù)責(zé)人、涉及的會計人員及其他部門相關(guān)人員承擔(dān)。7、各業(yè)務(wù)集團(tuán)及分公司的應(yīng)付應(yīng)收比要控制在合理范圍內(nèi)，集團(tuán)要求的應(yīng)付應(yīng)收比例為1:1；即各業(yè)務(wù)集團(tuán)及分公司應(yīng)付占應(yīng)收的比例不得低于1:1。九、應(yīng)付賬款管理的考核規(guī)定1、應(yīng)付賬款管理的考核部門為集團(tuán)資金管理部，應(yīng)收應(yīng)付組具體負(fù)責(zé)。2、未按規(guī)定的統(tǒng)計上報時間上報相關(guān)報表及資料的，每延遲一天給予業(yè)務(wù)集團(tuán)或分公司財務(wù)負(fù)責(zé)人100元的處罰。3、未按照要求按月上報應(yīng)付款統(tǒng)計表和對賬確認(rèn)函的，必須按要求盡快補(bǔ)報，并參照上述2、規(guī)定處罰；如統(tǒng)計表按時上報，但對賬確認(rèn)函漏報少報的，按漏報供應(yīng)商個數(shù)對財務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行每個50元的處罰，并限時補(bǔ)報。4、應(yīng)付賬款明細(xì)統(tǒng)計表數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，按照供應(yīng)商數(shù)據(jù)錯誤的個數(shù)進(jìn)行處罰，按每個供應(yīng)商100元給予分公司處罰；由分公司財務(wù)部進(jìn)行具體劃責(zé)到相關(guān)部門人員。5、由于業(yè)務(wù)集團(tuán)或分公司失誤造成應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)錯誤，