采購(gòu)申請(qǐng)審批流程綱要大綱

采買申請(qǐng)、審批流程規(guī)范公司采買申請(qǐng)流程一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定1．請(qǐng)購(gòu)的定義請(qǐng)購(gòu)是指某人或許某部門依照生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并依照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的票據(jù)的整個(gè)過程。2．請(qǐng)購(gòu)單的要素完滿的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：（1）請(qǐng)購(gòu)的部門；（2）請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目；（3）請(qǐng)購(gòu)的用途；（4）請(qǐng)購(gòu)的物品名；（5）請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量；（6）請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；（7）請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；（8）請(qǐng)購(gòu)的物品的需求時(shí)間；（9）請(qǐng)購(gòu)如有特別需要請(qǐng)備注；（10）請(qǐng)購(gòu)單填寫人；（11）請(qǐng)購(gòu)部門主管；（12）請(qǐng)購(gòu)單審查人；（13）采買欠債人審查；（14）財(cái)務(wù)審查人；（15）公司總經(jīng)理。3．請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定1）請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)依照要素填寫完滿、清楚，由公司領(lǐng)導(dǎo)審查贊成后報(bào)采買部門；（2）固定財(cái)產(chǎn)申購(gòu)依照附表一（固定財(cái)產(chǎn)購(gòu)買申請(qǐng)表）的格式進(jìn)行填寫提報(bào)；（3）其他資料設(shè)施及工程項(xiàng)目申購(gòu)依照附表二（申請(qǐng)表.）的格式填寫提報(bào)；（4）平時(shí)依照公司印制的依照附表三（審批單）的格式填寫提報(bào)；（5）請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采買部署名接收人請(qǐng)購(gòu)部門備份；（6）波及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過多時(shí)采買申請(qǐng)、審批流程能夠附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的也需一并提交；7）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物質(zhì)，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，能夠電話或其他形式請(qǐng)示，征得贊成后提報(bào)采買部門，署名確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。8）若是是單調(diào)根源采買或指定采買廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門必定作初版面說明。（9）請(qǐng)購(gòu)單的改正和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)署名后報(bào)采買部。．公司物質(zhì)請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門1）公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物質(zhì)、勞務(wù)、固定財(cái)產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào)；（2）公司生活及辦公的物質(zhì)、固定財(cái)產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào)；3）公司各部門專用的物質(zhì)由各部門自行提報(bào)。二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及發(fā)散規(guī)定1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)（1）采買部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫可否依照規(guī)定填寫完滿、清楚，檢查請(qǐng)購(gòu)單可否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；2）接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)依照無計(jì)劃不采買，名稱規(guī)格等不完滿清楚不采買，圖紙及技術(shù)資料不全不采買，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物質(zhì)不采買的原則；（3）通知庫(kù)房管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物質(zhì)可否有庫(kù)存；（4）關(guān)于不符合規(guī)定和撤掉的請(qǐng)購(gòu)物質(zhì)應(yīng)實(shí)時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。、請(qǐng)購(gòu)單的發(fā)散規(guī)定1）關(guān)于請(qǐng)購(gòu)單采買部應(yīng)依照人員分工和進(jìn)行分工辦理；2）關(guān)于緊迫請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先辦理；3）無法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門；采買申請(qǐng)、審批流程（4）重要的項(xiàng)目采買前應(yīng)征采公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采買周期的規(guī)定（1）單次采買金額估計(jì)在1萬元以下的項(xiàng)目或估計(jì)在1萬元以下可市里采買的物質(zhì)及產(chǎn)品的采買周期不應(yīng)高出5天；2）單次采買金額估計(jì)在1萬元以上的項(xiàng)目比價(jià)采買，采買周期不應(yīng)高出15天3）單次采買金額估計(jì)在20萬元以上的項(xiàng)目采買部自行，采買周期不應(yīng)高出40天；（4）單次采買金額估計(jì)在100萬元以上的項(xiàng)目可招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采買周期不應(yīng)高出60天；5）請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)依照以上（1）-（4）條中規(guī)定的時(shí)間提早提包請(qǐng)購(gòu)單采買部如未能準(zhǔn)時(shí)完成采買任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；6）碰到緊迫采買應(yīng)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)采用迅速優(yōu)先采買的策略；三、詢價(jià)及其規(guī)定1．詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)仔細(xì)批閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，認(rèn)識(shí)圖紙及其技術(shù)要求，碰到問題應(yīng)實(shí)時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門交流；2．屬于相同種類或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采買；．關(guān)于緊迫請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先辦理；4．所有采買項(xiàng)目上必定向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代理或各樣中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；5．關(guān)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物質(zhì)或設(shè)施如有成本較低的取代品能夠介紹采買取代品；6．碰到重要的物質(zhì)、項(xiàng)目或預(yù)估單次采買金額大于10萬的采買情況，采買申請(qǐng)、審批流程詢價(jià)前應(yīng)先向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或招標(biāo)單位的基本情況，依照附表四（擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)贊成方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書；7．詢價(jià)時(shí)關(guān)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)付不相同品牌進(jìn)行詢價(jià)；8．除固定財(cái)產(chǎn)外單次采買金額在1萬元以下項(xiàng)目能夠自行采買；單次采買金額估計(jì)金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求最少三家上的供給商參加比價(jià)或，比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)最少邀請(qǐng)四家以上單位參與；單次采買金額估計(jì)價(jià)錢在20萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采買部組織招標(biāo)，公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加監(jiān)察；單次采買金額估計(jì)價(jià)錢在100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定可否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；9．比價(jià)采買或所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備必然資質(zhì)和實(shí)力，擁有供給或完成我公司所需物質(zhì)和項(xiàng)目的能力；10．比價(jià)采買或招標(biāo)采買應(yīng)依照附表五（資料或設(shè)施詢價(jià)表）的格式或擬定完滿的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)；11．在詢價(jià)時(shí)碰到特別情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司。三、比價(jià)、議價(jià)1．對(duì)廠商的供給能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2．關(guān)于合格供給商的進(jìn)行市場(chǎng)分析，可否其他廠商的價(jià)錢最低，所報(bào)價(jià)錢的綜合條件更為突出；3．收到供給單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)起訴況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)錢；4．重要項(xiàng)目應(yīng)經(jīng)過必然的方法關(guān)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行考證采買申請(qǐng)、審批流程和審查，如經(jīng)過進(jìn)行實(shí)地察看認(rèn)識(shí)供給商的各方面的實(shí)力等；5．參照目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)錢與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)錢及條件的進(jìn)一步談判。四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總1．比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)報(bào)告公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得贊成后方可匯總；2．比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)依照附表六（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完滿列出報(bào)價(jià)、工期、及其他價(jià)錢條件、列出擬采用單位及采用原因，依照必然次序逐一審查；3．如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審查應(yīng)進(jìn)行改正或從頭辦理。五、合同的簽署及其規(guī)定。1．合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間建立、改正、停止民事關(guān)系的協(xié)議。依法建立的合同，受法律保護(hù)。合同指所有法律部門中確定權(quán)益、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。當(dāng)前我們的采買工作主要波及買賣合同。（1）合同正文應(yīng)包括的要素1）合同名稱、編號(hào)、簽署時(shí)間、簽署地址；2）采買物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總數(shù)，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不能切割的部分；3）包裝要求；4）合同總數(shù)應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特別情況應(yīng)注明；5）；6）工期；7）質(zhì)量保證期；8）質(zhì)量要求及規(guī)范；9）違約責(zé)任和解決糾葛的方法；10）雙方的公司信息；11）其他約定。（2）合同簽署及其規(guī)定1）如波及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）擬定合同采買申請(qǐng)、審批流程條款時(shí)必然要將各樣風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3）為防備合同工程量追加或追加無依照，打包采買時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4）遇貨物訂購(gòu)數(shù)量很多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場(chǎng)輔助清點(diǎn)；5）質(zhì)保期必然要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延伸產(chǎn)質(zhì)量保期；6）詳盡約定發(fā)票的供給時(shí)間及要求；7）針對(duì)不相同的合同約定不相同的付款方式，如設(shè)施類的合同一般應(yīng)分依照預(yù)付款、查收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的次序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任必然要詳盡、詳盡；10）比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完成后方可進(jìn)行合同的簽署工作；11）合同簽署簽應(yīng)依照附表七（合同審查贊成單）的格式對(duì)合同稿本進(jìn)行巡簽審查；12）合同巡簽審查通事后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)署名，加蓋公司合同章方可見效；13）簽署的所有合同應(yīng)實(shí)時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1．付款規(guī)定1）所有已簽署合同付款時(shí)應(yīng)參照公司《修造船公司資料采買付款及報(bào)銷流程V1.改正版》及《修造船公司資本支出審批及報(bào)銷署名權(quán)限及管理制》中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）依照進(jìn)度付款的采買項(xiàng)目必定保證質(zhì)檢合格方可付款；3）依照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八（資本支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批xx簽完成后提交財(cái)務(wù)部付款；采買申請(qǐng)、審批流程4）財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，免得影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特別情況限緩期付款的應(yīng)實(shí)時(shí)的通知采買部并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2．合同執(zhí)行(1)已簽署合同由采買部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采買部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)察，如出現(xiàn)問題，采買部應(yīng)實(shí)時(shí)提出建議或拯救舉措，并實(shí)時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；（2）已簽署的合同在執(zhí)行時(shí)期，應(yīng)實(shí)時(shí)掌握合作單位關(guān)于合同義務(wù)和責(zé)任的執(zhí)行情況，追蹤并敦促其保質(zhì)保量，準(zhǔn)時(shí)履約；3）合同在執(zhí)行時(shí)期應(yīng)依照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)實(shí)時(shí)磋商并簽署補(bǔ)充合同。七、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)1．報(bào)驗(yàn)1）供給單位已經(jīng)執(zhí)行完成的合同，采買部應(yīng)實(shí)時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行查收；（2）關(guān)于不相同種類的合同的標(biāo)的物的查收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、查收；（4）質(zhì)檢部門在接到采買部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)實(shí)時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，關(guān)于質(zhì)檢不實(shí)時(shí)延緩生產(chǎn)部門使用或不能夠入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；5）用于公司生活和辦公的物質(zhì)不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2．入庫(kù)1）公司所有的生產(chǎn)資料、設(shè)施及