采購部業(yè)務操作制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購管理標準規(guī)定1、制定采購計劃(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核；(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核；(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。2、審批采購計劃：(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核；(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算；(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批；(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務部有權(quán)拒絕付款。3、物資采購：(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。(2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。(4)計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準后可進行采購，以保證需用。4、物資驗收入庫：(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收；(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。5、報銷及付款(1)付款：①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務總監(jiān)審核，經(jīng)確認批準后方可付款；②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領(lǐng)空白支票與對方結(jié)帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi)；③按酒店財務制度，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款，30元以下者可支付現(xiàn)款。④超過30元要求付現(xiàn)金者，必須經(jīng)財務部經(jīng)理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款，但現(xiàn)金必須在一定的范圍內(nèi)。(2)報銷：①采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi)，核準后方可給予報銷。②采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經(jīng)部門經(jīng)理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。采購部業(yè)務操作制度1、按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表；2、向主管呈報調(diào)查表，匯報詢價情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案；3、在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購；4、按酒店及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購；5、貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題，應即時查清原因，并向主管匯報；6、貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。7、將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關(guān)部門，同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同；8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核，并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。物品、原材料采購制度1、物品庫存量應根據(jù)酒店貨源渠道的特點，以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應以兩月使用量為限，物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。2、堅持“凡國內(nèi)能解決的不在國外進口，凡本地區(qū)能解決的不到外地采購”的規(guī)定。3、各項物品、商品、原材料的采購，必須遵守市場管理及外貿(mào)管理的規(guī)定。4、計劃外采購或特殊、急用物品的采購，各部門知會財務部并報總經(jīng)理審批同意后，方可采購。5、凡購進物料，尤其是定制品，采購部門應堅持先取樣品，征得使用部門同意后，方進行定制或采購。6、高額進貨和長期定貨，均應通過簽訂合同的辦法進行。7、從國外購進原材料、物品、商品等，凡動用外匯的，不論金額大小一律必須取得總經(jīng)理的批準，方予采購，否則財務部拒絕付款。8、凡不按上述規(guī)定采購者，財務部以及業(yè)務部門的財會人員，應一律拒絕支付，并上報給總經(jīng)理處理。食品采購管理制度1、由倉管部根據(jù)餐飲部門需要、訂出各類正常庫存貨物的月使用量，制定月度采購計劃一式四份，交總經(jīng)理審批，然后交采購部采購。2、當采購部接到總經(jīng)理審批同意的采購計劃后，倉管部、食品采購組、采購部經(jīng)理、總經(jīng)理室各留一份備查，由倉管部根據(jù)食品部門的需求情況，定出各類物資的最低庫存量和最高庫存量。3、為提高工作效率，加強采購工作的計劃性，各類貨物采取定期補給的辦法。能源采購管理制度1、酒店工程部油庫根據(jù)各類能源的使用情況，編制各類能源的使用量，制定出季度使用計劃和年度使用計劃。2、制定實際采購使用量的季度計劃和年度計劃(一式四份)交總經(jīng)理審批，同意后交采購部按計劃采購。3、按照酒店設備和車輛的油、氣消耗情況以及營業(yè)狀況，定出油庫、氣庫在不同季節(jié)的最低、最高庫存量，并填寫請購單，交采購部經(jīng)理呈報總經(jīng)理審批同意后，交能源采購組辦理。4、超出季節(jié)和年度使用計劃而需增加能源的請購，必須另填寫請購單，提前一個月辦理。5、當采購部接到工程部油庫請購單后，應立即進行報價，將請購單送總經(jīng)理審批同意后，將請購單其中一聯(lián)送回工程部油庫以備驗收之用，一聯(lián)交能源采購組。能源提運管理制度1、采購部根據(jù)油庫請購單提出的采購能源品名、規(guī)格、數(shù)量進行采購。2、采購部將采購能源的手續(xù)辦理好后，將有關(guān)單據(jù)、發(fā)票或隨貨同行單、提貨單、提貨地點、單位地址、電話等以及辦妥提運證后，連同填寫委托提貨單據(jù)，交油庫辦理簽收手續(xù)，便以安排提運。3、各類油類、氣類的驗收手續(xù)，按油庫驗收的有關(guān)細則辦理。4、提貨完畢，應及時通知鐵路卸車專線負責人，把空車拖走。5、驗收情況要及時報告采購部。固定資產(chǎn)、低值易耗品的購建、購置1、酒店一切固定資產(chǎn)、低值易耗品的購置，均按預算計劃執(zhí)行。2、屬于房屋建筑物購建項目，必須由有關(guān)部門事先提出專項報告(基建計劃)，經(jīng)批準后納入年度財務收支計劃。在項目構(gòu)建期間，必須堅持按工程進度村款。工程項目竣工后，財務部根據(jù)項目竣工決算和固定資產(chǎn)交付使用清單，辦理固定資產(chǎn)的有關(guān)賬務處理，建立固定資產(chǎn)有關(guān)賬卡。3、凡購置機器、機械及其他生產(chǎn)設備、運輸設備、電子設備及低值易耗品必須先辦理申請報批手續(xù)，于購置前一個月填寫酒店物品請購單，該單一式三份。經(jīng)逐級認真審批后，按有關(guān)財務工作程序辦理相關(guān)手續(xù)。未經(jīng)申請報批手續(xù)者，未納入財務收支計劃者財務部有權(quán)不予安排，不予報銷。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購部工作制度1、采購員須注重職業(yè)道德，品行端正。做到不吃回扣，不貪污受賄，不吃請，不虛開發(fā)票，不從中牟利，不卡、拿、要，公正廉明。2、不遲到、不早退。采購員在工作中要多跑、多對比、多總結(jié)，邊學習邊實踐，不斷提高自己的采購業(yè)務水平。3、定期匯總所進的采購資料，協(xié)助財會進行工程成本核算。4、建立材料采購供應渠道，進行供應商的擇優(yōu)選擇，新供應商的開發(fā)工作。5、加強與使用材料部門的聯(lián)系，尤其是按時、按質(zhì)、按量控制好工程所需的各種材料，確保工程能順利進行。6、所購大宗材料必須要求供應商提供合格證明，嚴禁購進質(zhì)量不合格材料，同時監(jiān)控材料使用狀況，控制不合理材料的采購與浪費的情況發(fā)生。7、控制材料入戶的數(shù)量與質(zhì)量，能準確無誤分配好材料運送到所需工地，做好材料的存放、堆碼管理工作。8、根據(jù)工程部施工計劃及剩余材料情況做好材料采購工作。9、在購進材料時發(fā)生質(zhì)量、數(shù)量異常情況下，應立即采取緊急措施，并與施工有關(guān)部門進行協(xié)商處理。10、做好供應商的選擇、評議工作，建立牢固、可靠的供應基地，并不斷挖掘供應商，以保證項目材料供應的不間斷性。采購部工作流程劃根價選據(jù)格擇采反供購饋應計商根據(jù)實際情況招投標招投標請購單審批材料入庫副總倉儲倉儲根據(jù)反饋反饋實際情況修正采購計劃初步報核單實財會科反饋財會科 審批采購員崗位制度1、采購員須注重職業(yè)道德修養(yǎng)，嚴格遵守采購紀律，積極按采購的規(guī)范和要求進行采購工作。2、采購員在工作中不辭辛勞，多跑、多對比，精通采購業(yè)務，選擇供應商時貨比三家，盡量壓低采購成本。3、按采購工作的規(guī)范和流程進行有效工作，采購單據(jù)和報賬程序必須符合財會的要求。4、對審批后的采購計劃組織實施，確保項目經(jīng)營過程中的物資供給。5、有效進購項目所需物資，確保工程順利進行。6、完成上級交辦的其他任務。倉儲員崗位制度1、做好庫存盤點工作，做到賬物相符。2、遵守國家有關(guān)物資工作的方針、政策和法令，加強對有害、有毒、易燃、易燥危險物品的管理，嚴防一切事故的發(fā)生。3、加強對物資供應進度的控制，保證工程的正常進行。4、提供物資庫存動態(tài)資料，建立物資供應資料庫。5、嚴格遵守領(lǐng)、發(fā)料制度，不得因為領(lǐng)、發(fā)料錯誤造成項目的各種物資損失。6、加強物資倉庫的安全管理，對特殊危險品加大管理力度，嚴格各種安全事故的發(fā)生。7、完成上級交辦的其他任務。采購部經(jīng)理崗位制度1、主持采購部的全面工作。2、領(lǐng)導采購部門按部門的工作職能做好工作。3、根據(jù)項目營銷計劃和施工計劃制訂采購計劃，并督導實施。4、制定本部門的物資管理