(金富雅)規(guī)章制度管理辦法

規(guī)章制度管理辦法文件編號JFY—2015—003制訂日期2015年4月16日生效日期2015年5月10日編制會簽審核批準(zhǔn)一、目的根據(jù)現(xiàn)代組織管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求和依法治企需要，為了更好地做好建章立制工作，促進(jìn)規(guī)章制度有效發(fā)揮規(guī)范性、程序性、約束性、協(xié)調(diào)性作用，特制定本辦法。二、范圍本辦法適用于公司各單位在規(guī)章制度計劃、立項、起草、培訓(xùn)考核、實施、監(jiān)察等各環(huán)節(jié)管理；外延涵蓋公司經(jīng)營管理所需的規(guī)定、辦法、標(biāo)準(zhǔn)等管理政策類文件，不包括體系文件。三、職責(zé)1.總辦：擬定作用為全公司層面的規(guī)章制度的制定計劃并承擔(dān)立項、起草、審核、修訂、清理任務(wù)；審查規(guī)章制度的合法性；統(tǒng)籌管理全公司規(guī)章制度。2.業(yè)務(wù)部門：擬定作用為本單位層面的規(guī)章制度的制定計劃并承擔(dān)立項、起草、實施、修訂、清理、報備的任務(wù)；會審、會簽涉及本單位職權(quán)的規(guī)章制度。3.監(jiān)察部門：監(jiān)督、檢查規(guī)章制度貫徹落實情況，查辦不嚴(yán)格遵守和執(zhí)行規(guī)章制度的現(xiàn)象。4.秘書/文員：各單位專職或兼職的秘書、文員為本單位規(guī)章制度歸口管理責(zé)任人，承擔(dān)起草、初審、校核、傳遞、存檔、保管等工作；未設(shè)相應(yīng)職位的，由單位負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)職責(zé)。四、定義規(guī)章制度：是指根據(jù)國家法律法規(guī)和公司經(jīng)營管理需要制定的，組織工作過程和進(jìn)行工作管理的規(guī)則和制度的總稱，屬于規(guī)范性文件。五、原則1.合法性原則：規(guī)章制度內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)、政策政令，絕對不能違反、抵觸。2.程序性原則：建章立制必須經(jīng)過計劃、立項、起草、征求意見、審批、公布、實施等環(huán)節(jié)。其中，起草、審核、批準(zhǔn)、公布、實施為必要環(huán)節(jié)；沒有按規(guī)定程序?qū)徟臒o效。3.可行性原則：應(yīng)當(dāng)明確允許做什么、禁止做什么、必須做什么或工作程序并適時修訂；能詳細(xì)規(guī)定的，應(yīng)盡可能明確、具體、細(xì)化；不能詳細(xì)規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)提出原則、宗旨、精神。4.協(xié)調(diào)性原則：各級各類規(guī)章制度相互之間應(yīng)銜接、協(xié)調(diào)，不能抵觸、矛盾。5.規(guī)范性原則：格式應(yīng)當(dāng)符合本文件規(guī)定；措辭恰當(dāng)、語言簡明、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，程序暢通。6.民主性原則：涉及相關(guān)單位業(yè)務(wù)范疇、職責(zé)職能的應(yīng)當(dāng)征求意見、達(dá)成共識；涉及廣大員工切身利益的，應(yīng)征求員工意見，并報經(jīng)營決策委員會（歸口管理）審查，呈公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7.公開性原則：所有規(guī)章制度都應(yīng)當(dāng)在全公司范圍內(nèi)公開，沒有公開的自始至終沒有效力。8.先進(jìn)性原則：符合現(xiàn)代企業(yè)管理理念，對經(jīng)營管理、發(fā)展改革能發(fā)揮積極正面的作用。9.穩(wěn)定性原則：規(guī)章制度在規(guī)定的范圍和時期內(nèi)適用，不允許朝令夕改或另立標(biāo)準(zhǔn)。10.效力性原則：規(guī)章制度在效力上，上位高于下位，新的優(yōu)于舊的，特別的大于一般的。六、種類規(guī)章制度包括以下14類：序號名稱定義/作用范圍1章程是說明組織宗旨、性質(zhì)、組織原則、機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)范圍等的綱領(lǐng)性文件。2條例是對公司某方面重要工作的管理和處置做出比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定。3規(guī)定對某些具體事務(wù)做出的明確的、具體的約束性要求。4辦法對某項工作業(yè)務(wù)提出切實可行的具體辦理方法和處理措施。5細(xì)則對條例、規(guī)定、辦法等提出進(jìn)一步的更詳細(xì)、具體或補(bǔ)充說明。6制度對某項工作業(yè)務(wù)制定的，要求全體成員必須遵守的行為、管理、操作規(guī)范。7規(guī)則為維護(hù)工作紀(jì)律和公共利益而制定的要求大家遵守的基本原則、程序。8規(guī)程主要指為了保證產(chǎn)品質(zhì)量和安全生產(chǎn)，對機(jī)電設(shè)備類的操作制定的工作程序、方法。9守則在自覺自愿基礎(chǔ)上，經(jīng)充分討論達(dá)成一致意見，要求大家共同遵守的行為品德規(guī)范。10公約為維護(hù)秩序、促進(jìn)團(tuán)結(jié)，經(jīng)公開討論達(dá)成一致意見，要求大家共同遵守的規(guī)定。11須知為搞好某項活動或維護(hù)正常秩序而制定的要求成員務(wù)必知悉的事項或要求。12準(zhǔn)則為加強(qiáng)思想道德教育，以道德之理所遵循的標(biāo)準(zhǔn)原則和道德準(zhǔn)則。13標(biāo)準(zhǔn)是指某個具體事項處理程序所遵循的依據(jù)或?qū)Y(jié)果準(zhǔn)確性作定性定量判定的準(zhǔn)繩。14解釋在出現(xiàn)新情況時，對制度暫未沒有明確規(guī)定的提出指導(dǎo)性的處理意見、辦法或標(biāo)準(zhǔn)。說明解釋、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定等可能以附件或通知形式出現(xiàn)。七、計劃建章立制年度計劃包括新建、修訂、廢止三個方面工作。各單位擬定的制定計劃應(yīng)報總辦審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織落實。規(guī)章制度新建、修訂和廢止的時機(jī)（條件）如下：1.出現(xiàn)以下情形之一，應(yīng)當(dāng)新建規(guī)章制度：（1）配合公司發(fā)展戰(zhàn)略，需用規(guī)章制度為管理改革搭橋鋪路、掃清障礙時；（2）涉及兩個以上單位的職權(quán)或工作業(yè)務(wù)存在交叉重疊，需明確分工、權(quán)限、職責(zé)等時；（3）工作流程較復(fù)雜或技術(shù)含量高，為方便理解、掌握、交接，需用規(guī)章制度清楚闡述時；（4）新增業(yè)務(wù)、職責(zé)、職能時，需規(guī)章制度規(guī)范、厘清的；（5）上位的制度有原則性、綱領(lǐng)性規(guī)定，需結(jié)合實際再細(xì)化的；（6）出現(xiàn)新情勢但缺少配套規(guī)章制度約束，需要填補(bǔ)、規(guī)范的；（7）其他有利于公司現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的情形。2.出現(xiàn)以下情形之一，應(yīng)當(dāng)修訂規(guī)章制度：（1）國家法律法規(guī)、政策政令出現(xiàn)變化，現(xiàn)行規(guī)章制度與之相抵觸時；（2）組織結(jié)構(gòu)或職責(zé)職能調(diào)整（含名稱變更），對職責(zé)、業(yè)務(wù)歸屬進(jìn)行重新劃分時；（3）工作的主體、流程、結(jié)果的對象、標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)調(diào)整，不再適用時；（4）引用條款、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化時；（5）同一制度前后表述重復(fù)矛盾或不同制度中的相同事項內(nèi)容出現(xiàn)沖突時；（6）內(nèi)容陳舊或與現(xiàn)行管理體制和文化理念不符時；（7）現(xiàn)行格式與新規(guī)定不一致時；（8）其他有修訂必要時的情形。3.出現(xiàn)以下情形之一，應(yīng)當(dāng)廢止規(guī)章制度：（1）內(nèi)容、原則、精神與經(jīng)營理念和方針政策相矛盾或不一致的；（2）目的、范圍已經(jīng)消失或內(nèi)容與現(xiàn)實情況完全不符合的；（3）被新版規(guī)章制度所取代或另有新規(guī)定的；（4）規(guī)定工作事項已經(jīng)執(zhí)行完畢或超過有效期限的；（5）情勢變遷無繼續(xù)實施必要的；（6）其他情形無保留或繼續(xù)實施必要的。八、立項立項是針對規(guī)章制度新建而言，包括以下內(nèi)容：（1）制度名稱；（2）制定目的；（3）主要內(nèi)容；（4）承辦主體；（5）完成時間。規(guī)章制度立項應(yīng)當(dāng)呈報單位負(fù)責(zé)人審核、總辦核準(zhǔn)。九、起草 （一）格式要求1.封面：標(biāo)題用36號、華文中宋、加粗；文件編號、制定日期、生效日期，以及編制、會審、審核、批準(zhǔn)等項均使用宋體、四號、加粗，后項目不加粗。（注：本辦法即為格式范本）2.頁眉：公司log、公司名稱（黑體、五號、不加粗）；文件名稱（黑體、8號、不加粗，后項目用仿宋、五號、加粗）；文件編號、版次、頁次（均為黑體、8號、不加粗，后項目用仿宋、8號、不加粗）。四周沿頁邊距用矩形黑線框起來。3.內(nèi)容：一級標(biāo)題，用“一、”表示（三號、黑體、加粗，上下空一行）；二級標(biāo)題，用“（二）”表示（四號、宋體、加粗）；三級標(biāo)題，用“3.”表示，（四號、楷體，加粗）；四級標(biāo)題，用“（4）”表示（仿宋、加粗、小四號）；正文（仿宋、小四、不加粗）。部分制度也可以采用條文形式：編（二號，黑體，加粗）、章（三號、宋體、加粗）、條（小四號，仿宋、不加粗）4.版幅：A4紙，頁邊設(shè)置為上下左右均為1.5cm。5.版次：用“次/版”表示。其中，“次”用阿拉伯?dāng)?shù)字表示第幾次修改；“版”用大寫英文字母表示第幾版本。6.頁碼：用“分頁/總頁”表示，分頁表示第幾頁，總頁表示頁碼總數(shù)。（二）內(nèi)容要求1.總體要求：觀點鮮明、用詞精準(zhǔn)、語言簡明、表述嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯嚴(yán)密、引用準(zhǔn)確。2.構(gòu)成要素：（1）名稱（必備要素。制度主體+制度類別，言簡意賅，易于區(qū)別，剔除不必要的細(xì)節(jié)）（2）目的（必備要素。制定的動機(jī)、意圖或必要性，按照從抽象到具體、從宏觀到微觀的邏輯順序簡要敘述）（3）范圍（必備要素。包括制度的適用主體范圍和內(nèi)容涵蓋范圍）（4）職責(zé)（可選要素。明確界定相關(guān)責(zé)任主體承擔(dān)的角色、任務(wù)、責(zé)任和權(quán)限）（5）定義（可選要素。對未普遍使用的關(guān)鍵詞或有特定含義的詞語加以解釋說明）（6）規(guī)定（必備要素。包括工作內(nèi)容、要求、流程、標(biāo)準(zhǔn)等）（7）附則（必備要素。說明由誰編制、解釋；生效日期等）（8）附件（可選要素。貫徹執(zhí)行所需的表單、記錄等）（9）附錄（可選要素。幫助正確理解制度內(nèi)容，以便正確執(zhí)行，包括：范例；所引用的專業(yè)術(shù)語詳細(xì)解釋或系統(tǒng)介紹；內(nèi)容相關(guān)的說明資料或指導(dǎo)性資料）(10)終結(jié)線（必備要素。在最后條款后面印兩條實線）。（三）起草要項1.起草主體（1）涉及全公司范疇的綜合性規(guī)章制度由總辦起草（部分也可委托相關(guān)業(yè)務(wù)部門代擬）。（2）涉及某方面具體業(yè)務(wù)的專業(yè)性規(guī)章制度由業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)起草。（3）職權(quán)、業(yè)務(wù)交叉重疊，涉及兩個及以上部門的多重性規(guī)章制度，由多方共同起草。共同起草時，相關(guān)單位應(yīng)以工作目標(biāo)為導(dǎo)向，以切實解決問題為原則對存在分歧部分進(jìn)行友好協(xié)商。協(xié)商不成的應(yīng)呈報雙方共同上級裁決，務(wù)必達(dá)成一致意見方可頒布實施。2.起草要求（1）必須符合國家現(xiàn)行法律法規(guī)、政策政令，確認(rèn)沒有法律風(fēng)險；（2）與公司現(xiàn)行規(guī)章制度保持銜接、協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)矛盾、抵觸；（3）確保與公司現(xiàn)行的領(lǐng)導(dǎo)體制、管理機(jī)制和組織結(jié)構(gòu)相吻合；（4）符合公司當(dāng)前實際情況和發(fā)展改革要求，具有可行性和穩(wěn)定性；（5）確保與其他制度類似部分表述方式和語言措辭一致或意思相同；（6）表述多一些標(biāo)準(zhǔn)，少一些概念；多一些定量，少一些定性；（7）同一概念與同一術(shù)語之間應(yīng)保持唯一的對應(yīng)關(guān)系；（8）對同一事項在不同制度中有不同規(guī)定的應(yīng)專門給出合理的解釋說明；（9）各事項、各條款運用的理論、依據(jù)充分，參照、引用標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確；（10）體現(xiàn)權(quán)、責(zé)、利對等和統(tǒng)一；（11）語言表達(dá)邏輯嚴(yán)密，流程順暢并形成閉環(huán)；（12）結(jié)構(gòu)、條款、措辭、圖表、符號、項目等要素應(yīng)符合格式要求；（13）明確規(guī)定規(guī)章制度實施生效時間。3.起草步驟（1）收集整理資料，了解法律法規(guī)等相關(guān)要求，參照同行相關(guān)規(guī)定；（2）研究分析，針對問題提出切實可行的解決辦法和操作措施；（3）編撰草案（征求意見稿）；（4）將草案分發(fā)至公司相關(guān)單位征求意見；（5）分類、整理、匯總意見，修改草案，形成定稿。十、征求意見征求意見時應(yīng)注意以下幾點：1.不涉及相關(guān)職權(quán)業(yè)務(wù)的專業(yè)性文件可以不用征求意見，如財務(wù)核算準(zhǔn)則；2.根據(jù)涉及業(yè)務(wù)、職權(quán)范疇確定需要征求意見的對象，可以是部分單位也可以是公司全體；3.涉及員工核心權(quán)益的應(yīng)當(dāng)廣泛聽取員工意見、建議，并報經(jīng)營決策委員會審定；4.提出意見時應(yīng)以維護(hù)公司利益或有利于解決問題為原則和目標(biāo)，是建設(shè)性、傾向性的。十一、審核1.審核的重點是：（1）起草主體是否超越自身權(quán)限；（2）是否符合前面所述的基本原則、格式要求、內(nèi)容要求和起草要求；（3）是否已經(jīng)征求意見；（4）參與會審的單位審核涉及本單位職權(quán)是否符合規(guī)定要求。2.審核的主體是：起草人所在單位的上級領(lǐng)導(dǎo)或上級單位；涉及職權(quán)參與會審的相關(guān)單位。十二、修訂、廢止、清理1.修訂、廢止的條件分別見第七項“計劃”中的第2條、第3條。2.修訂、廢止的主體即為起草主體。3.必要時，修訂后應(yīng)當(dāng)以通知的形式簡要說明修訂的原因、條款等；廢止后也應(yīng)當(dāng)以通知的形式說明廢止的原因及取代的新版實施情況或?qū)ο嚓P(guān)業(yè)務(wù)如何處理。4.清理根據(jù)前面第七項“計劃”中的新建、修訂、廢止條件實施。需要注意的是，對規(guī)范同類事項的規(guī)章制度應(yīng)最大限度精簡、合并，以減少文件數(shù)量。十三、審批程序為了防止政出多門，保證政令暢通，規(guī)章制度必須按照以下程序?qū)徟?.由總辦起草的作用為全公司范圍的綜合性規(guī)章制度：總辦主任審核副總經(jīng)理審核總經(jīng)理批準(zhǔn)總辦存檔。2.由各業(yè)務(wù)主管單位起草的作用為本單位的專業(yè)性規(guī)章制度：業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人審核總辦審查上級分管副總經(jīng)理審批總辦備案。3.由多個單位共同起草的作用為多方單位的多重性規(guī)章制度：多方單位負(fù)責(zé)人會審雙方共同上級審核總辦審查副總經(jīng)理復(fù)核總經(jīng)理批準(zhǔn)總辦備案。4.受總辦委托由相關(guān)業(yè)務(wù)單位代理起草的規(guī)章制度：起草單位負(fù)責(zé)人審核總辦審查副總經(jīng)理復(fù)核總經(jīng)理批準(zhǔn)總辦備案。十四、公布所有簽發(fā)生效的規(guī)章制度，都必須將電子版在OA系統(tǒng)規(guī)章制度欄公布，必要時應(yīng)將電子版通過騰訊通在全公司范圍內(nèi)公開。國家法規(guī)政令明確規(guī)定公開形式的且涉及廣大員工切身利益的，應(yīng)當(dāng)保證人手一冊或在宣傳欄顯著處公示不少于60天，其他規(guī)章制度不少于30天。十五、培訓(xùn)、考核規(guī)章制度在頒發(fā)后，制定主體應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，人力資源部協(xié)調(diào)應(yīng)當(dāng)協(xié)助、配合。涉及重要思想格局教育或業(yè)務(wù)流程操作的，人力資源部應(yīng)當(dāng)組織測驗、考核，將考核結(jié)果存檔備案并應(yīng)用到相關(guān)人員的績效考核、職務(wù)晉升、薪資調(diào)整等方面。十六、實施1.實施包括貫徹、落實和執(zhí)行等三種形式。貫徹是指透徹理解，徹底實現(xiàn)或體現(xiàn)意圖和精神；落實是指將工作落地和實踐，以結(jié)果形式呈現(xiàn)；執(zhí)行是指按照既定標(biāo)準(zhǔn)和要求組織實施。2.所有規(guī)章制度一經(jīng)頒布，即為公司管理法規(guī)，作用范圍的約束對象必須嚴(yán)格貫徹、落實或執(zhí)行，不得違反，違者視情節(jié)按相關(guān)規(guī)定予以處分。3.已頒布的規(guī)章制度，在沒有正式修訂前，任何單位和個人貫徹、落實、執(zhí)行不得找借口、講條件、談價錢、搞變通、打折扣。4.實施方式：（1）規(guī)章制度中對相關(guān)實施主體、對象、時間、地點、程序、標(biāo)準(zhǔn)、方式、方法、結(jié)果等有明確規(guī)定且不需要再將規(guī)定作進(jìn)一步細(xì)化明確的，嚴(yán)格遵照執(zhí)行即可；（2）明確了相關(guān)職責(zé)、職能、任務(wù)等，應(yīng)當(dāng)根據(jù)要求組織落實；（3）只有綱領(lǐng)性、原則性規(guī)定且需細(xì)化的，應(yīng)在不違反要求的情況下再結(jié)合實際細(xì)化規(guī)定；沒有明確規(guī)定且不需細(xì)化時應(yīng)當(dāng)貫徹原則、宗旨和精神。十七、監(jiān)察1.監(jiān)察部門主要負(fù)責(zé)對作用為全公司范圍內(nèi)規(guī)章制度的實施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查和處理，也受理其他單位擬定的規(guī)章制度的實施情況