歸檔文件整理培訓(xùn)

昭通市檔案干部短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)教材歸檔文件整理昭通市檔案局編印前言《規(guī)則》從我國機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)際出發(fā)，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，在借鑒則》的實(shí)施，是我國機(jī)關(guān)檔案工作的一次改革?！兑?guī)則》以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對原有的歸檔文件整理方法——“立卷”進(jìn)行了改革，推行文件級整理，大幅度簡化了整理中的手工操作，降低了勞動強(qiáng)度?！兑?guī)則》兼顧了計算機(jī)和手工兩種管理方式，兼顧了機(jī)關(guān)檔案室和檔案館的管理需要，為檔案管理手段的創(chuàng)新創(chuàng)造了良好的環(huán)境和條件，為規(guī)范電子文件歸檔整理方法奠定了基礎(chǔ)，也將有力地促進(jìn)機(jī)關(guān)文檔一體化管理。2002年,為配合《規(guī)則》的貫徹實(shí)施，在全市推行實(shí)施新的歸檔文件整理規(guī)則，市檔案局組織業(yè)務(wù)人員對《規(guī)則》進(jìn)行了學(xué)習(xí)，通過考察、參觀，借鑒了許多地方的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和成功做法，結(jié)合昭通實(shí)際，編寫了本教材。該教材闡述了《規(guī)則》的主要原則和精神，概述了歸檔文件整理的操作步驟和具體方法，是各級檔案部門、廣大檔案工作者研究、教學(xué)、學(xué)習(xí)、推廣、實(shí)施《規(guī)則》的重要參考材料和培訓(xùn)教材。的發(fā)布施行，標(biāo)志著我國檔案法制化建設(shè)取得了新的成果，對正確界定文件材料歸檔范圍、準(zhǔn)確劃分文書檔案保管期限，及時開展檔案價值鑒定工作，確保檔案資料的齊全、完整將起到積極的推動作用。為做好《規(guī)定》的推行實(shí)施和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，市檔案局業(yè)務(wù)骨干對教材進(jìn)行了修訂和完善，以適應(yīng)廣大檔案干部學(xué)習(xí)《規(guī)定》的需要。編寫：昭通市檔案局修訂組成員：易正春陳光德楊應(yīng)焦朱蘭統(tǒng)稿：楊應(yīng)焦朱蘭執(zhí)筆：楊應(yīng)焦朱蘭目錄1.第一講歸檔文件的收集 12.第二講歸檔文件的價值鑒定 13.第三講歸檔文件的裝訂 44.第四講歸檔文件的分類 45.第五講歸檔文件的排列 86.第六講歸檔文件的編號 10 8.第八講歸檔文件裝盒 13 15.附件5：文書檔案保管期限表第一講歸檔文件的收集一、收集概述個人從事公務(wù)活動所形成的各種方字、圖表、聲像、實(shí)物等文件材料進(jìn)行收集的過程。收集工作是檔案整理、保管、利用的基礎(chǔ)，是其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的前提條件，是貫徹檔案工作基本原則、維護(hù)歷史真實(shí)面貌的基本途徑，是衡量檔案室工作的重要標(biāo)尺。二、收集文件股所應(yīng)該歸檔的全部文字材料、圖表、聲像、實(shí)物等各種門類、各種載體別要注意對單位會議記錄的收集。收集方法上要注意兩點(diǎn)：收發(fā)文本上作了登記的全部文件材料收集起來；年終還要注意把那些雖沒作收發(fā)文登記，但仍屬本單位形成的文件、材料、圖表、聲像、實(shí)物全部收集起來；年終還要做好財會、基建等專門檔案和科技檔案的收集。第二講歸檔文件的價值鑒定歸檔文件的價值鑒定是整個檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)包括兩個方面。第一，凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。在機(jī)關(guān)文件歸檔時，對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時剔除沒有保存價值的文件材料和重份文件，作勿需歸檔處理，按規(guī)定手續(xù)予以銷毀，防止有文必檔現(xiàn)象發(fā)生。按照2006年國家檔案局發(fā)布的第8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：(一)反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；(二)機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；(三)本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；(四)其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料。機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：(一)上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；(二)本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材工作參考的文件材料；(三)同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理(四)下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。檔案保管期限的劃分，按照2006年國家檔案局發(fā)布的第8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性(七)上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；(八)同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：(一)本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；(二)本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；(三)本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；(四)本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；(五)本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；(六)上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；(七)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文(八)同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；(九)下級機(jī)關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。一般說，本單位形成的文件、材料最文書檔案保管期限表。(見附件5)第三講歸檔文件的裝訂歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂。一般以每份文件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖表等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件。疊，去除易銹蝕的金屬物等。歸檔文件裝訂前必須按順序進(jìn)行排列。一般順序如下：正本在前，定少數(shù)民族文字本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。有文件處理單的，可放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。裝訂時應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，采用左上角裝訂的，將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的應(yīng)將左、下側(cè)對齊。裝訂材料采用符合檔案保護(hù)要求的不銹鋼訂書針，較厚的文件也可采用鋼夾、塑料夾或線進(jìn)行裝訂。采用不銹鋼訂書針裝訂的，一般只訂一顆針。第四講歸檔文件的分類《規(guī)則》中的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容?！兑?guī)則》雖然對歸檔文件整理工作的許多環(huán)節(jié)進(jìn)行了簡化，但分類仍然作為必不可少的基本步驟留了下來。則》選擇年度、組織機(jī)構(gòu)(問題)和保管期限作為通用的分類方法，這三種分類方法在各級單位檔案部門使用率最高，并且反映了檔案管理的基本規(guī)(一)年度分類法年度分類法，就是根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行分類。年度分類法是運(yùn)用得最廣泛的分類方法。分類質(zhì)量的關(guān)鍵。這里有幾種情況需要注意：1、文件有多個時間特征會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等。分年度時，一般來說應(yīng)以文件簽發(fā)日期(即落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度。對于計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一規(guī)定為按文件簽發(fā)日期(即落款日期)判定文件所屬年度。例如：1995年2、跨年度形成的文件如召開會議、處理案件等等，可能會跨年度形成文件，分類時歸入辦結(jié)年度。如跨年度的會議文件材料，統(tǒng)一在閉幕年歸檔；跨年度處理的案件形成的文件材料，統(tǒng)一在結(jié)案年歸檔。按照《規(guī)則》規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復(fù)制件、來文復(fù)文等也可作為一件，這時判定“件”的日期，應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。具體地說，正本與定稿為一件，以正本為準(zhǔn)；正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn)；來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)。4、文件沒有標(biāo)注日期文件沒有標(biāo)注日期的，需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按年度合理歸類。5、有專門年度的分類方法如果立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進(jìn)行的，如教學(xué)年度等，采用年度分類法時，對這部分工作中形成的文件，就應(yīng)按照專門年度進(jìn)行分類。例如，學(xué)校以學(xué)年為單位進(jìn)行工作，形成的文件應(yīng)按教學(xué)年度(二)、機(jī)構(gòu)(問題)分類法采用機(jī)構(gòu)分類法時，一般來說，有一個機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。一般是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合機(jī)構(gòu)排在最前面，再依次排列各業(yè)務(wù)部門。例如，先排辦公室，后排業(yè)務(wù)處(室)、后勤部門等。采用機(jī)構(gòu)分類法，原則上以哪個機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個機(jī)構(gòu)定，有主辦者的一般歸入主辦機(jī)構(gòu)；以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類中。業(yè)務(wù)部門起草，以機(jī)關(guān)或辦公(室)名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部機(jī)構(gòu)內(nèi)。件歸入該類保存。如臨時機(jī)構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合署辦公，并以該機(jī)構(gòu)為常設(shè)機(jī)構(gòu)，那么形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)部機(jī)構(gòu)類；如果臨時機(jī)構(gòu)涉及兩個以上的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)其主要職能以及形成的文件內(nèi)容、數(shù)量多少等，由這些機(jī)構(gòu)協(xié)商后確定分類方法。2、問題分類法問題分類就是按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。運(yùn)用問題分類法的立檔單位，大多參照本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來設(shè)置業(yè)務(wù)部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務(wù)類”，行政后勤部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等等。文件歸類應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的歸檔文件在去年放入哪類中，今年應(yīng)歸入同一類中。(三)保管期限分類法保管期限分類法，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進(jìn)行分使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護(hù)措施，同時為庫房排架管理、檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。二、復(fù)式分類與分類方案復(fù)式分類法也稱組合分類法，就是將年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)三“年度－機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限”或“保管期限－年度－機(jī)構(gòu)(問題)”分(一)年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。(二)保管期限——年度——機(jī)構(gòu)分類法年度下面按機(jī)構(gòu)分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。(三)機(jī)構(gòu)——年度——保管期限分類法按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)基本固定或少有變化的立檔單位以及撤銷機(jī)關(guān)的文件整理歸檔工作。(四)年度——問題——保管期限分類法按保管期限分類。這種分類方法多用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡單等情況。(五)保管期限——年度——問題分類法年度下面按問題分類。與此類似的還有保管期限——問題——年度分類法。(六)問題——年度——保管期限分類法按保管期限分類。此方法適用于撤銷機(jī)關(guān)的文件整理歸檔工作或歷史檔案與此類似的還有問題——保管期限——年度分類。(七)年度——保管期限分類法類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單的基層單位或小機(jī)關(guān)，或者每年形成文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)。(八)保管期限——年度分類法種分類方法同樣適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單的基層單位或小機(jī)關(guān)，或者每年形成的文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)。第五講歸檔文件的排列歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進(jìn)行排(一)同一事由內(nèi)的歸檔文件排列同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，最簡單的方法是按文件形成時間的先后順序，先產(chǎn)生的排列在前，后產(chǎn)生的排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。(二)不同事由間的歸檔文件排列不同事由歸檔文件的排列可以有多種方法，包括時間、重要程度等。事由的形成時間即事由的辦結(jié)時間。這種方法只要求將不同事由的文件，按其辦結(jié)時間的先后順序排列，而不必考慮其他因素。這種方法比較簡單，更適用于實(shí)行“隨辦隨歸”的機(jī)關(guān)。一般同一事由的文件辦理完畢后，就可以將相關(guān)文件整理完畢歸檔保存。這樣，不同事由的歸檔文件自事由辦結(jié)時間排列不同事由的文件。2、按事由的重要程度排列將主要職能或重要活動形成的文件排在前面。其他工作形成的文件材料排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。例如，再排監(jiān)督檢查等其他工作形成的文件材料。3、按事由具有的共同屬性分別集中排列(1)按責(zé)任者或承辦部門分別集中排列。例如設(shè)處的機(jī)關(guān)，一般以處為單位整理歸檔，不同事由的歸檔文件進(jìn)行排列時，可以將不同科(室)形成的文件分別集中排列。(2)按照不同問題分別集中排列。采用此方法，一般都是為了在手工管理?xiàng)l件下為檢索提供更多的方便。這里的問題是指小問題，與文書立卷時分類方案中的細(xì)類比較相似，比如同一機(jī)構(gòu)的不同職能。此類問題相對固定時，機(jī)關(guān)檔案部門可事先規(guī)定各問題間排列的先后順序。例如，機(jī)關(guān)人事部門，可以將干部調(diào)配、職稱評定、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。第六講歸檔文件的編號歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，并以歸檔確定，并為后面的編目工作及將來查找利用時的實(shí)體存取提供條件。在分類方案的最低一級類目內(nèi)按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。文件在全宗中的位置。頁數(shù)、館編件號、盒號等項(xiàng)目。歸檔章式樣如圖：歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中空白位置，如果機(jī)關(guān)發(fā)文頁在文件前面加蓋歸檔章頁在文件前面加蓋歸檔章。文件和收文章等交叉。年度頁數(shù)盒號歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示第七講歸檔文件的編目第七講編目是指編制歸檔文件目錄，即應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的原貌。編目應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行，在目錄中一件也只體現(xiàn)為一條條目。如復(fù)文來實(shí)現(xiàn)對相應(yīng)來文的查找。一、歸檔文件目錄的項(xiàng)目填寫歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等2、責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，局”等含義不明，難以判斷的簡稱；也不能打點(diǎn)或用“同前”、“同上”等字樣代替。聯(lián)合發(fā)文，責(zé)任者過多時可以省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。對白頭文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。3、文號：填寫文號時應(yīng)照實(shí)抄錄，字號齊全。組成，例《市檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知》，也有的直接由問題和文種組成。一般情況下，文件只有一個標(biāo)題，填寫時照實(shí)抄錄，有的文件還有副列題名需要時與正題名一并抄錄。有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫和補(bǔ)充標(biāo)題。些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，也可在正件題名后抄錄附件題名，外加“()”號，例“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市城市建設(shè)的意見(附：城市建設(shè)管理規(guī)劃)”對未注明日期或日期不清的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證填寫。6、頁數(shù)：填寫一件文件的總頁數(shù)，用以統(tǒng)計和核對。200107、備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級、缺312損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等，如需要說明的條目太多時可在備注欄中加注“＊”，將具體內(nèi)容填入備考表中。在表格右上方設(shè)置有歸檔文件所屬“機(jī)構(gòu)(問題)”和“盒號”，便于準(zhǔn)確查找和歸位。歸檔文件目錄的式樣、填寫參見附件1。填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時應(yīng)采用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料(碳素墨水或藍(lán)黑墨水)。已采用計算機(jī)檔案管理的單位，可直接錄入計算機(jī)，使用檔案管理軟件自動生成并打印出目錄。二、歸檔文件目錄裝訂歸檔文件目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊并編制封面，一式二份。歸檔文件目錄裝訂可以按機(jī)構(gòu)(問題)、年度、保管期限等分類裝訂，并用口取紙或文字注明，以便管理、查找利用。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項(xiàng)第八講歸檔文件裝盒裝盒是歸檔文件整理工作中的一個重要環(huán)節(jié)，它包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊等工作內(nèi)容。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照排列編制好的件號先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中的相應(yīng)條目排列順序完全一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地查找到文件實(shí)體，當(dāng)利用完畢后能及時準(zhǔn)確放回原位。否則，該文件就可能成為“死檔”。目設(shè)置的混亂，同一欄目填寫時內(nèi)容也會雜亂不堪。裝盒的具體要求是：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)(問題)的情況下，不同機(jī)構(gòu)(問題)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損；依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。檔案盒封面填寫。封面上應(yīng)在已有的雙橫線下填寫全宗名稱，即立檔單位機(jī)構(gòu)名稱，全宗名稱必須是立檔單位的全稱或規(guī)范、通用的簡稱。底邊設(shè)置各檢索項(xiàng)，包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號和盒號等。采用豎式和橫式兩種檔案盒時，豎式與橫式格式基本一致。盒脊式樣及盒脊上各項(xiàng)的位置及欄目見附件3。各項(xiàng)目的填寫要求整齊、劃一。具體填寫要求如下：全宗號全宗號欄內(nèi)按同級檔案館給定的全宗號填寫；暫未給定的可先空置；檔案無需移交的可不填寫。年度年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的形成年度(4位數(shù)字橫排)。保管期限保管期限欄填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，一般以漢字全稱機(jī)構(gòu)(問題)機(jī)構(gòu)(問題)欄填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)(問題)的類目名稱；不按機(jī)構(gòu)(問題)分類的單位，盒脊上可以不填寫機(jī)構(gòu)(問題)項(xiàng)。起止件號起止件號欄填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件，單位在歸檔文件整理階段只須填寫室編件號。盒號盒號是指檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。機(jī)關(guān)檔案室原則上不編寫盒號，若為便于統(tǒng)計、管理需要，也只能鉛筆編寫。備考表填寫備考表印在檔案盒封三上，用以對盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。備考表上設(shè)置的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期，各項(xiàng)的填寫要求如下：1、盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況(如字跡模糊、缺損)等，整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說明。進(jìn)行歸檔文件整理工作時，如某份文件須說明的內(nèi)容較復(fù)雜，目注項(xiàng)中加“*”號標(biāo)示。2、整理人：填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名，誰整理就填誰，明確責(zé)任。3、檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。4、日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期?？梢允侨繗w檔文件整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔文件整理完畢的日期。備考表的樣式及表中各項(xiàng)目的具體位置(見附件2)。歸檔文件在機(jī)關(guān)檔案部門保存階段內(nèi)如有變動情況，檔案工作人員應(yīng)隨時在備考表中注明，以使后續(xù)管理以及檔案移交進(jìn)館等工作得以正常進(jìn)第九講《規(guī)則》與檔案計算機(jī)管理一、《歸檔文件整理規(guī)則》與檔案現(xiàn)代化管理信息時代，人們要求全面、迅速、準(zhǔn)確地獲取信息，那種傳統(tǒng)的、手工的、落后的檔案管理方法，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時代發(fā)展的需要。制定推行《規(guī)則》，改革歸檔文件整理方法，是國家檔案行政管理部門的應(yīng)對措施(一)為以計算機(jī)技術(shù)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用鋪平道路。諸如計算機(jī)一次輸入、多次輸出，隨機(jī)生成各類目錄，強(qiáng)大的文件級檢索功能，全文掃描，網(wǎng)絡(luò)檢索、復(fù)印、縮微等提供利用的技術(shù)手段帶來了種種便利。(二)促進(jìn)機(jī)關(guān)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)。文檔一體化的目的，是理順文書處理和檔案管理兩個環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，充分利用文書處理取得的成果，簡化文件整理歸檔工作，提高工作效率。逐步實(shí)現(xiàn)“隨辦隨歸”。(三)為設(shè)計合理的電子文件整理方法打下基礎(chǔ)。二、計算機(jī)輔助歸檔文件整理計算機(jī)輔助檔案管理是檔案管理現(xiàn)代化的核心。檔案管理各個環(huán)節(jié)全部或部分依靠計算機(jī)完成，是計算機(jī)輔助檔案管理的主要內(nèi)容。由于《規(guī)則》同時適用于手工管理方式和計算機(jī)管理方式，使計算機(jī)全面介入歸檔文件整理工作，提高歸檔文件整理工作的效率。(一)計算機(jī)輔助進(jìn)行歸檔文件整理工作計算機(jī)輔助進(jìn)行歸檔文件整理工作的前提是計算機(jī)能夠處理機(jī)關(guān)全部歸檔文件的自身數(shù)據(jù)。在文檔一體化管理?xiàng)l件下，無論是在收集齊全完全部歸檔文件數(shù)據(jù)的管理。計算機(jī)輔助歸檔文件整理的實(shí)現(xiàn)可以分為單機(jī)運(yùn)用方式和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用。在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用的條件下，檔案部門或人員應(yīng)確保能夠以事先預(yù)定的分類方案處理收發(fā)文部門和各業(yè)務(wù)部門形成的歸檔文件信息數(shù)據(jù)。在分類的基數(shù)據(jù)進(jìn)行排列、編制件號和編目工作，并隨時監(jiān)控文書或業(yè)務(wù)部門文件運(yùn)行和整理情況。在進(jìn)行最終整理時，檔案人員應(yīng)將打印完畢的歸檔文件目錄發(fā)到文書或業(yè)務(wù)部門，然后由文書或業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行歸檔文件實(shí)體整在完成歸檔文件分類、排列、編制件號等工作后，將歸檔文件數(shù)據(jù)輸入計算機(jī)，由計算機(jī)輸出歸檔目錄之后，再進(jìn)行余下的實(shí)體整理工作；或者，目錄等項(xiàng)工作后，再進(jìn)行余下的實(shí)體整理工作。機(jī)自動或輔助完成。這樣，可以充分發(fā)揮計算機(jī)的功能，降低檔案人員的良好的基礎(chǔ)。同時，計算機(jī)輔助歸檔文件整理也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要內(nèi)容。(二)建立歸檔文件之間的虛擬關(guān)聯(lián)雖然歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理，在實(shí)體排列時，仍然強(qiáng)調(diào)屬同一事由的歸檔文件要排列在一起，以方便檔案部門提供利用的工作。然而在使用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索時，由于是文件級查找，其檢索結(jié)果只能是個別文件整理時，應(yīng)對已經(jīng)錄入計算機(jī)的歸檔文件建立事由虛擬關(guān)聯(lián)。建立事由虛擬關(guān)聯(lián)，即建立若干歸檔文件屬于同一事由的特定標(biāo)志，是計算機(jī)輔助進(jìn)行歸檔文件整理工作中的一個重要環(huán)節(jié)。建立歸檔文件事由虛擬關(guān)聯(lián)的目的在于保持歸檔文件的歷史聯(lián)系，保證檔案查全率和查準(zhǔn)率。利用者通過計算機(jī)管理軟件檢索到自己所需的一份檔案后，還想檢索與這份檔案屬同一事由的其他檔案，那么管理軟件應(yīng)該檢索出與這份檔案結(jié)果顯示出來，供利用者參閱。這種在計算機(jī)運(yùn)行中需要使用的關(guān)聯(lián)就是虛擬關(guān)聯(lián)。而事由關(guān)聯(lián)只是員無須進(jìn)行重新查找，計算機(jī)可自動列出該次會議形成全部檔案的所有條目。這就是事由虛擬關(guān)聯(lián)所發(fā)揮的作用。哪些文件屬于同一事由。所以在歸檔文件之間建立事由虛擬關(guān)聯(lián)只能由歸檔文件的整理者來完成。整理者在使用文檔一體化管理軟件進(jìn)行歸檔文件總之，虛擬關(guān)聯(lián)的建立可以跨越分類界限。無論歸檔文件是否屬于同一保管期限。同一年度、同一組織機(jī)構(gòu)或問題，都可以建立事由虛擬關(guān)聯(lián)或是其他虛擬關(guān)聯(lián)，以最大限度地保證利用者檢索檔案的完整與準(zhǔn)確。││↓││確││↓││確定歸檔范歸檔文件—→↓│││↓│││↓││去除金屬物理齊文件以件為單位—→—→依據(jù)分類大綱準(zhǔn)確分類—→在分類方案的最低一時間、重要程度排列—→編制檔案盒封面及盒脊將歸檔文件按件號順序裝入合適的檔案盒—→—→歸檔文件整理流程圖平平時收集年終收集劃定保管期限：永久、劃定保管期限：永久、定期(10年和30年兩種)│用用不銹鋼訂書針裝訂左側(cè)年度分類法機(jī)構(gòu)年度分類法機(jī)構(gòu)(問題)分類法保管期限分類法復(fù)式分類法件的排列↓│↓│↓│↓││↓按要求填寫歸檔文件目—→裝訂歸檔文件目錄填填寫備考將將整理好的檔案對照目錄按要求裝入檔案柜保管并放入防蟲藥附件1：歸檔文件目錄的式樣及填寫(A4紙)機(jī)構(gòu)(問題)：辦公室盒號：件號1檔案局文號昭市檔發(fā) 題名關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《省檔案局關(guān)于開展檔案安全執(zhí)法檢查的通知》的通知3備注損附件2：盒內(nèi)備考表式樣及填寫全宗全宗號度保管期限*機(jī)構(gòu)(問題)止件號室館全全宗號年度保管期限*機(jī)構(gòu)(問題)起止件號室館檔案盒盒脊式樣檔案盒底邊式樣歸檔文度機(jī)構(gòu)(問題)件目錄永久附件4：歸檔文件目錄封面式樣及填寫書檔案保管期限表1本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會的文件材料1.1請示、批復(fù)、通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報、主席團(tuán)會議記錄等文件材料永久1.2大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡報，快報永久1.3重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務(wù)機(jī)構(gòu)計劃、總結(jié)等文件材料30年1.4討論未通過的文件10年2本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、紀(jì)律檢查委員會、共青團(tuán)、工會、婦聯(lián)的常委會、執(zhí)委會、主席團(tuán)、全體委員會會議，政府常務(wù)會、辦公會議的文件材料2.1公報、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件、參加人員名冊永久2.2討論未通過的文件10年3本機(jī)關(guān)黨組(或?qū)嵭悬h委制的黨委)會議和行政辦公會的紀(jì)要、會議記錄永久4本機(jī)關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料4.1請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要永久4.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報30年5機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議的文件材料5.1本機(jī)關(guān)為主辦的5.1.1請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要永久5.1.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報30年5.2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的5.2.1請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本30年8.5.1.25.2.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復(fù)制件或副本10年6本機(jī)關(guān)承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料6.1請示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告(原文及譯文)、輔助報告(原文及譯文)，上級領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話，會徽設(shè)計永久6.2代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道30年6.3委員會、分會會議和學(xué)術(shù)會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排10年7上級機(jī)關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時形成的文件材料7.1重要的永久7.2一般的30年7.3本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作匯報材料30年8本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料8.1本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料永久8.2本機(jī)關(guān)的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示8.2.1重要業(yè)務(wù)問題的永久8.2.2一般業(yè)務(wù)問題的30年8.3同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料8.3.1重要業(yè)務(wù)問題的永久8.3.2一般業(yè)務(wù)問題的30年8.4本機(jī)關(guān)代上級機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿30年8.5機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料8.5.1本機(jī)關(guān)為主辦的8.5.1.1重要業(yè)務(wù)問題的永久8.8.2年度以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料10年8.5.2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的8.5.2.1重要業(yè)務(wù)問題的30年8.5.2.2一般業(yè)務(wù)問題的10年8.6本機(jī)關(guān)編輯、編寫的文件材料8.6.1大事記、組織沿革等永久8.6.2簡報、情況反映、工作信息等10年8.7行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料永久8.7.2執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等永久8.7.3行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材8.7.3.1固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項(xiàng)目的審批(核準(zhǔn))、管理、驗(yàn)收(評估)等文件材料永久8.7.3.2不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料永久8.7.3.320年(含)以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料永久8.7.4行政管理工作中形成的備案文件材料10年8.7.5行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?.7.5.1重要的永久8.7.5.2一般的30年8.8計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料8.8.1年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料永久8.8.3重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料永久8.8.4一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料10年8.9出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的文件材料8.9.1發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀(jì)要等永久8.9.2出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記錄30年9本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料9.1機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料永久9.2人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件30年9.3人事任免文件永久9.4先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材料9.4.1受縣級(含)以上表彰、獎勵的永久9.4.2受縣級以下表彰、獎勵的30年9.5對本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料9.5.1受到警告(不含)以上處分的永久9.5.2受到警告處分的30年9.6職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料永久9.7人事考核、職稱評審工作文件材料永久9.8職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根永久9.9職工名冊永久9.10黨、團(tuán)、工會工作活動中形成的文件材料9.10.1工作報告、總結(jié)，