XX公司人事檔案管理辦法

XX公司人事檔案管理辦法第一條：目的為了更有效的對員工人事檔案進行妥善保管，有效保守機密；同時為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本辦法。

第二條：適用范圍

適用于全體員工個人檔案。

第三條：人事檔案內(nèi)容

公司在入職當天為每個新員工建立個人檔案，員工入職后轉(zhuǎn)正、崗位變動、薪酬調(diào)整等資料在調(diào)整后的當月月底放入員工檔案。個人檔案應(yīng)包含以下各完整有效的文件：

1、應(yīng)聘表及面試評估表（應(yīng)聘表要填寫完整，下方一定要本人簽字。評估表上一定要把工資標準寫上）2、人員資料卡（緊急聯(lián)系人姓名及其電話一定要有，下方一定要本人缺人簽字）3、身份證、學(xué)歷證書、戶口本復(fù)印件（保證復(fù)印件的清晰度）4、員工轉(zhuǎn)正申請（要著名轉(zhuǎn)正工資）5、述職報告、工作總結(jié)7、勞動合同8、崗位變動記錄9、保險繳納記錄10、與公司簽訂的其它合同、協(xié)議11、辭職申請

第四條：管理權(quán)限

人力資源部由專人負責保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證檔案資料齊全完整，并做好檔案的安全、保密、保護工作。

第五條：人事檔案管理相關(guān)規(guī)定

（一）基礎(chǔ)管理檔案號利用內(nèi)容利用人利用時間用途歸還時間經(jīng)手人備注沈陽市就業(yè)和人才服務(wù)局檔案管理服務(wù)個人檔案轉(zhuǎn)出根據(jù)中組部、人事部［1996］118號文件規(guī)定：流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)，其他任何單位及個人不得擅自管理流動人員人事檔案。因此您轉(zhuǎn)出檔案時，請按如下程序辦理：

流動人員及畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出：

1、若您想辦理退休或4050等相關(guān)業(yè)務(wù)??請您到辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的縣、區(qū)人社局或戶口所在地街道辦事處（須蓋公章）開具調(diào)檔介紹信；

2、若您考取了公務(wù)員或被事業(yè)單位錄用??請到錄取您的機關(guān)事業(yè)單位開具調(diào)檔介紹信；

3、若您被本地有黨委建制的單位錄用??請你到該單位開具調(diào)檔介紹信，介紹信上加蓋公章和黨委章；

4、若您升學(xué)深造??請您到就讀院校開具調(diào)檔介紹信；

5、若您被個體、民營、三資企業(yè)等無黨委建制的單位錄用??請您到該單位委托的存檔機構(gòu)（如省、縣、區(qū)流動人員檔案管理部門）開調(diào)檔介紹信；

6、若您的工作或戶口調(diào)往外地需調(diào)檔??請您到擬調(diào)城市的人社局或人才中心開具調(diào)檔函；

7、若你是畢業(yè)兩年內(nèi)的畢業(yè)生，報到證派遣到外地的，持報到證原件及復(fù)印件提取本人檔案。

注：

1、請根據(jù)以上內(nèi)容開具調(diào)檔函，另需攜帶本人身份證原件辦理檔案轉(zhuǎn)出，并結(jié)清檔案管理費；

2、免費存檔畢業(yè)生也根據(jù)上述內(nèi)容開具調(diào)函，還需提供本人身份證原件；

3、若需其他人代辦，另需攜帶代辦人身份證原件及存檔人身份證復(fù)印件，請存檔人在其身份證復(fù)印件上寫好委托書并存檔人簽字按手印。沈陽市就業(yè)和人才服務(wù)局檔案管理服務(wù)個人檔案接收存檔服務(wù)對象

1、辭職或被辭退（開除、自動離職）的機關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員；

2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員；

3、畢業(yè)離校未就業(yè)的大中專院校畢業(yè)生；

4、自費出國留學(xué)人員；

5、外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員；

6、外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員；

7、軍隊和武警部隊聘用的文職人員；

8、自謀職業(yè)人員以及其它由單位或個人自愿委托管理人事檔案的人員。

注：

以上人員應(yīng)為沈陽戶口，或在我市有正規(guī)有效勞動合同。

存檔服務(wù)程序

1、申請存檔人員需攜帶如下材料先到我中心開具調(diào)檔函：

①戶口、檔案均在本市的人員，持身份證、戶口本、離職證明原件及180元，開具調(diào)檔函；

②戶口在本市、檔案在外市人才中心的人員（檔案不在外市人才中心的先調(diào)到外市人才中心），持身份證、戶口本及180元，開具調(diào)檔函；

③戶口、檔案均在外市（檔案應(yīng)先存放于外市人才中心）并在沈陽有工作單位的人員，持身份證、正規(guī)勞動合同、外市人才中心出具的同意調(diào)出函（干部身份證明或復(fù)印報到證和轉(zhuǎn)正定級表）及180元，開具調(diào)檔函；

④本市生源現(xiàn)戶口在外地，以投靠父母形式落戶的人員，持身份證、準遷證（準遷原因必須是投奔父母）或戶口本（無遷出頁的到派出所出具遷出證明）及180元，開具調(diào)檔函；

注：○1檔案在省內(nèi)的，只需要提供身份證、戶口本（或正規(guī)勞動合同）即可，不需要出具同意調(diào)出函（相關(guān)干部身份證明）；

○2如本人不能親來的，另需提供本人身份證復(fù)印件及簽字按手印的委托書和代辦人身份證；2、憑調(diào)檔函到原單位調(diào)取檔案，檔案經(jīng)密封蓋章后，移交到我局，并將干部介紹信、工資證明信或解除合同證明、辭（退）職證明等一并轉(zhuǎn)來；3、檔案管理人員對檔案進行查閱、審核，經(jīng)確認合格后，方可辦理存檔手續(xù)。人事檔案材料必須真實、完整，其他開封、復(fù)印、缺少主要材料的人事檔案等均不能辦理存檔手續(xù)；4、由存檔人員填寫存檔人員登記表，并辦理存檔、繳費手續(xù)。

注：

1、普通高校畢業(yè)生，經(jīng)確認檔案已由畢業(yè)學(xué)校轉(zhuǎn)入我局的，沈陽戶籍的須持身份證、戶口本到我局辦理檔案轉(zhuǎn)存手續(xù)；非沈陽戶籍的須持身份證、與沈陽單位簽訂的正規(guī)勞動合同到我局辦理檔案轉(zhuǎn)存手續(xù)；

2、若需他人代辦，請攜帶代辦人身份證原件及存檔人身份證復(fù)印件，請存檔人在其身份證復(fù)印件上寫好委托書并由本人簽字按手印。個人檔案轉(zhuǎn)出流動人員及畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出：

1、若您想辦理退休或4050等相關(guān)業(yè)務(wù)——請您到辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的縣、區(qū)人社局或戶口所在地街道辦事處（須蓋公章）開具調(diào)檔介紹信；

2、若您考取了公務(wù)員或被事業(yè)單位錄用——請到錄取您的機關(guān)事業(yè)單位開具調(diào)檔介紹信；

3、若您被本地有黨委建制的單位錄用——請你到該單位開具調(diào)檔介紹信，介紹信上加蓋公章和黨委章；

4、若您升學(xué)深造——請您到就讀院校開具調(diào)檔介紹信；

5、若您被個體、民營、三資企業(yè)等無黨委建制的單位錄用——請您到該單位委托的存檔機構(gòu)（如省、縣、區(qū)流動人員檔案管理部門）開調(diào)檔介紹信；

6、若您的工作或戶口調(diào)往外地需調(diào)檔——請您到擬調(diào)城市的人社局或人才中心開具調(diào)檔函；

7、若你是畢業(yè)兩年內(nèi)的畢業(yè)生，報到證派遣到外地的，持報到證原件及復(fù)印件提取本人檔案。

注：

1、請根據(jù)以上內(nèi)容開具調(diào)檔函，另需攜帶本人身份證原件辦理檔案轉(zhuǎn)出，并結(jié)清檔案管理費；

2、免費存檔畢業(yè)生也根據(jù)上述內(nèi)容開具調(diào)函，還需提供本人身份證原件；

3、若需其他人代辦，另需攜帶代辦人身份證原件及存檔人身份證復(fù)印件，請存檔人在其身份證復(fù)印件上寫好委托書并存檔人簽字按手印單位集體存檔開戶凡在國家工商行政管理部門領(lǐng)取了營業(yè)執(zhí)照的本市各類企業(yè)；國家有關(guān)部門批準成立的本市事業(yè)單位；民政部門批準的本市審社團組織；在本市工商行政管理等機構(gòu)登記注冊的外省駐沈機構(gòu)，均可在我局申請辦理集體存檔“開戶”手續(xù)。

集體開戶手續(xù)

1、單位出具申請開戶介紹信；

2、出具本單位營業(yè)執(zhí)照副本或上級批文原件，并提交復(fù)印件一份（B5紙復(fù)?。?/p>

3、出具經(jīng)辦人身份證原件，并提交復(fù)印件一份（B5紙復(fù)印）；

4、材料備齊后，與我局簽訂委托存檔協(xié)議（加蓋單位公章），并履行相應(yīng)開戶手續(xù)；

5、單位出具擬存入檔案人員名單，我局負責開具調(diào)檔函辦理轉(zhuǎn)檔及存檔手續(xù)。

集體開戶要求

1、凡在我局集體“開戶”的單位，應(yīng)確定一名人事主管，負責與我中心進行聯(lián)系；

2、單位存檔人員錄用、解聘時，單位應(yīng)出具《員工檔案轉(zhuǎn)出（轉(zhuǎn)入）通知單》（加蓋單位公章），通知我局辦理檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出事宜；

3、存檔“開戶”單位，要積極配合我局做好存檔人員相關(guān)人事管理工作（包括大中專畢業(yè)生見習(xí)期考核、職稱申報等工作）；

4、存檔開戶“單位”如遇遷址、變更電話、變更法人、變更公司名稱、撤消、合并等情況，應(yīng)及時通知我局，以便為您提供高效、便捷地服務(wù)。單位集體檔案接轉(zhuǎn)檔案接收程序

1、凡存入的人事檔案，須持單位開具的《員工檔案轉(zhuǎn)出（轉(zhuǎn)入）通知單》（選擇“檔案轉(zhuǎn)入”項目填寫），到沈陽市就業(yè)和人才服務(wù)局辦理存檔手續(xù)；

2、人事檔案在外單位的人員，由單位開具《單位人事檔案托管服務(wù)通知單》，到我局開具檔案商調(diào)函，原單位將檔案密封后轉(zhuǎn)至我局；

3、檔案經(jīng)查閱、審核無誤后，方可辦理存檔手續(xù)。人事檔案材料必須真實、完整，其他開封、復(fù)印、缺少主要材料的人事檔案等均不能辦理存檔手續(xù)；

4、檔案已在我局個人戶存檔的人員，須持單位開具的《員工檔案轉(zhuǎn)出（轉(zhuǎn)入）通知單》（選擇“檔案轉(zhuǎn)入”項目填寫），方可辦理檔案轉(zhuǎn)入手續(xù)；

5、檔案已在我局其它集體戶存檔的人員，須持原單位開具的《員工檔案轉(zhuǎn)出（轉(zhuǎn)入）通知單》（選擇“檔案轉(zhuǎn)出”項目填寫）、現(xiàn)單位開具的《員工檔案轉(zhuǎn)出（轉(zhuǎn)入）通知單》（選擇“檔案轉(zhuǎn)入”項目填寫），方可辦理檔案轉(zhuǎn)入手續(xù)。

檔案轉(zhuǎn)出程序一、檔案由單位存檔轉(zhuǎn)為個人存檔

1、須持單位開具的《員工檔案轉(zhuǎn)出（轉(zhuǎn)入）通知單》（選擇“檔案轉(zhuǎn)出”項目填寫）；

2、須攜帶個人身份證原件來辦理，并結(jié)清檔案管理費；

3、律師辦理此項手續(xù)時，須持本律師事務(wù)所介紹信，并在介紹信上加蓋沈陽市司法局律師管理處公章（須經(jīng)辦人簽字），攜帶本人身份證原件，并結(jié)清檔案管理費。二、檔案由單位存檔轉(zhuǎn)出沈陽市就業(yè)和人才服務(wù)局

1、須持單位開具的《員工檔案轉(zhuǎn)出（轉(zhuǎn)入）通知單》（選擇“檔案轉(zhuǎn)出”項目填寫）；

2、須持有檔案保管權(quán)單位開具的調(diào)檔介紹信（例：機關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)、市區(qū)人才中心、市區(qū)勞動局、街道辦事處等開具介紹信均為有效，民營、私營、合資、獨資、股份制企業(yè)及社區(qū)委員會介紹信不能辦理轉(zhuǎn)出手續(xù)。）；

3、須攜帶個人身份證前來來辦理，并結(jié)清檔案管理費。

4、若本人不能前來辦理另需提供本人簽字按手印的委托書及代辦人身份證。

三、單位集體轉(zhuǎn)檔及“銷戶”辦法

1、單位集體轉(zhuǎn)檔及撤銷集體戶時，應(yīng)持“單位委托管理員工人事檔案協(xié)議書”、“撤銷集體戶介紹信”及有檔案保管權(quán)接收單位調(diào)檔函，辦理轉(zhuǎn)檔及銷戶手續(xù)，同時交回我局提供的員工轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出通知單、登記表等資料；

2、辦理檔案集體轉(zhuǎn)出時,須結(jié)清檔案管理費。一、流動人員人事檔案接收（一）接收檔案的對象

1、辭職或被辭退的機關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員；

2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員；

3、畢業(yè)離校未就業(yè)的大中專院校畢業(yè)生；

4、自費出國留學(xué)及其他因私出國人員；

5、外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等各類非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員；

6、外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員；

7、實行人員聘用制的事業(yè)單位新聘人員；

8、社會中介機構(gòu)、社會團體、基金會、民辦非企業(yè)單位聘用的專職工作人員；

9、軍隊和武警部隊聘用的文職人員；

10、其它由單位或個人自愿委托管理人事檔案的人員。（二）接收檔案的程序

1、存檔人員可向其戶籍所在地或工作單位所在地的人才服務(wù)機構(gòu)，以個人或單位名義提出委托管理人事檔案的申請，并根據(jù)所辦業(yè)務(wù)需要，提供如下相關(guān)材料：

（1）身份證原件（留存復(fù)印件）、辭職、辭退或解除勞動合同手續(xù)原件（留存復(fù)印件）、就業(yè)手續(xù)（勞動合同書、聘用合同書、就業(yè)協(xié)議書、轉(zhuǎn)正定級表）、同意調(diào)出的商調(diào)函、戶口本（復(fù)印首頁和遷出頁）。

（2）單位營業(yè)執(zhí)照副本（或單位身份證明材料，留存復(fù)印件）、單位委托存檔介紹信、單位與委托存檔人員勞動（聘用）關(guān)系證明。2、人才服務(wù)機構(gòu)審核后開具調(diào)檔函或商調(diào)函（調(diào)檔函樣式見附錄1，商調(diào)函樣式見附錄2）。

（1）可以直接調(diào)取檔案的，直接向原檔案管理單位開具調(diào)檔函。

（2）需要先調(diào)取檔案審檔才能決定是否調(diào)檔的，向原檔案管理單位開具商調(diào)函調(diào)檔，同意后再調(diào)取檔案。

（3）省內(nèi)跨地區(qū)調(diào)轉(zhuǎn)檔案的，由轉(zhuǎn)出地與轉(zhuǎn)入地縣以上（含縣）人才服務(wù)機構(gòu)對口調(diào)轉(zhuǎn)。3、審核檔案材料

（1）原存檔單位轉(zhuǎn)來的檔案，必須在檔案袋封口處密封蓋章。

（2）檔案材料必須真實可靠、完整齊全。具有普通院校大中專學(xué)歷的應(yīng)有轉(zhuǎn)正定級表、報到證或就業(yè)（流動）介紹信。個別無法補齊材料的，應(yīng)由存檔本人簽字注明。4、檔案檢查合格后，由存檔人填寫存檔人員登記表，簽訂存檔協(xié)議書，辦理存檔手冊和交費手續(xù)。

二、流動人員人事檔案轉(zhuǎn)出（一）檔案轉(zhuǎn)出的手續(xù)

辦理調(diào)檔手續(xù)，本人或存檔單位須提供以下相關(guān)材料：

1、本人身份證、檔案保管手續(xù)、委托存檔單位同意調(diào)出的證明信。

2、調(diào)檔函。其中：省內(nèi)跨地區(qū)調(diào)轉(zhuǎn)的由調(diào)入地縣以上（含縣）人才服務(wù)機構(gòu)出具調(diào)檔函；辦理保險、失業(yè)、退休調(diào)檔的，由該辦理部門出具調(diào)檔函；考取公務(wù)員或被國有企、事業(yè)單位錄（聘）用的，由錄取機關(guān)、國有企、事業(yè)單位開具調(diào)檔函；考取研究生調(diào)檔的，由錄取學(xué)校出具調(diào)檔函或憑研究生錄取通知書轉(zhuǎn)檔；應(yīng)征入伍的，提交入伍通知書或武裝部門出具的調(diào)檔函；非國有單位應(yīng)由委托管理其人事檔案的人才服務(wù)機構(gòu)出具調(diào)檔函。

3、委托他人代辦，還需持有存檔本人簽字的委托書，存檔憑證、委托人和經(jīng)辦人身份證原件（留存復(fù)印件）。（二）轉(zhuǎn)出檔案的要求和程序

1、轉(zhuǎn)出的檔案應(yīng)完整齊全，全部材料一次性轉(zhuǎn)出。

2、跨地區(qū)流動人員的人事檔案由現(xiàn)工作單位所在地人才服務(wù)機構(gòu)管理的，流動人員離職后應(yīng)及時申請轉(zhuǎn)往戶籍所在地或新工作單位所在地人才服務(wù)機構(gòu)管理。

3、檔案轉(zhuǎn)出前，按國家規(guī)定的存檔收費標準，結(jié)清存檔費用。

4、普通院校大中專畢業(yè)生，見習(xí)期已滿的，要辦理完轉(zhuǎn)正定級手續(xù)后再辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。

5、填寫《存檔經(jīng)歷登記表》（見附錄3），蓋章后裝入本人檔案。

6、辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。開具檔案轉(zhuǎn)遞單（見附錄4）。委托人事代理的開具人事關(guān)系介紹信（見附錄5）。檔案密封蓋章后通過機要郵寄或交由辦理調(diào)轉(zhuǎn)人員轉(zhuǎn)遞。

7、接收單位收到檔案后及時將“檔案回執(zhí)”寄回原檔案管理機構(gòu)。如調(diào)出一個月后沒有收到回執(zhí)，原檔案管理機構(gòu)應(yīng)查詢確認對方是否收到檔案。三、流動人員人事檔案材料的收集與整理（一）檔案材料的收集

1、收集內(nèi)容。流動人員人事檔案材料收集的內(nèi)容，要以中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（組通字［1996］14號）的收集內(nèi)容為準。

2、收集要求。要定期收集新形成的材料，及時充實檔案內(nèi)容。對長期未補充材料的檔案，要建立登記制度，主動與存檔人員或其所在單位聯(lián)系，督促其補充材料。3、材料要求：

（1）歸檔材料應(yīng)為辦理完畢的正式材料。材料內(nèi)容應(yīng)完整齊備、規(guī)范真實、文字清楚、對象明確，并有承辦單位或個人署名及形成材料的日期。歸檔材料規(guī)定由單位審查蓋章的，應(yīng)有單位蓋章。

（2）歸檔材料應(yīng)使用16開規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2～2?5CM裝訂邊。

（3）歸檔材料的文字應(yīng)是鉛印、膠印、油印、打印或用藍黑墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。

（4）歸檔材料應(yīng)為原件（電傳材料需復(fù)印后歸檔）。特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)由原件保管單位注明并加蓋公章。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。4、歸檔要求。材料形成后，要及時送交檔案管理部門歸檔。轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)嚴密包封并加蓋密封章。對符合歸檔要求的材料，要登記后歸入檔案；對不符合歸檔要求的材料，要及時通知材料形成單位補送或補辦手續(xù)。（二）檔案材料的整理

1、整理要求。要認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。

2、材料鑒別。對歸入檔案的材料要審核其是否完整、內(nèi)容是否真實、手續(xù)是否齊全。要根據(jù)材料的內(nèi)容和用途判定其保存價值，確定是否屬于檔案內(nèi)容。對不屬于檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)退回材料形成單位。3、材料分類：

第一類：履歷材料；

第二類：自傳材料；

第三類：鑒定、考察、考核材料；

第四類：學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)情況等材料；

第五類：政審材料；

第六類：加入黨、團組織材料；

第七類：表彰獎勵材料；

第八類：處分材料；

第九類：錄（聘）用、調(diào)動、任免、轉(zhuǎn)業(yè)、退（離）休、辭職辭退、工資、福利待遇、各種代表會議和出國（境）審查材料；

第十類：其他可供參考有保存價值的材料。4、材料編目。要根據(jù)材料形成的時間或材料內(nèi)容的主次關(guān)系進行排序。按照材料類別排列順序及檔案材料目錄格式，編寫詳細的檔案材料目錄。

5、復(fù)制與加工。材料載體變質(zhì)、字跡退色不清或破損時，應(yīng)采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印、裱糊等方法進行搶救。復(fù)制材料要核對無誤，并注明復(fù)制單位和日期。

6、材料裝訂。裝訂前應(yīng)將材料上的大頭針、訂書釘?shù)冉饘傥锊鸪?。然后理齊全卷材料，在材料左側(cè)豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。四、流動人員人事檔案的保管與保護（一）保管的基本要求

1、應(yīng)建立堅固的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜或檔案密集架。檔案庫、閱檔室和檔案管理人員辦公室應(yīng)分別設(shè)置。

2、應(yīng)配置相應(yīng)的計算機管理、檔案整理裝訂、安全防護等設(shè)備。

3、要建立檔案庫房的檔案出入庫制度、衛(wèi)生安全制度、工作交接制度和檔案排放查找方法。

4、庫存檔案應(yīng)采取分類管理。對死亡人員檔案、無主檔案、長期出國人員檔案、畢業(yè)生檔案等要分別登記管理。（二）保護的基本要求

1、防火要求。檔案庫房應(yīng)遠離食堂、汽車庫房等消防重點目標；應(yīng)按裝避雷針、火災(zāi)報警器和消防滅火設(shè)備；檔案管理人員應(yīng)熟悉有關(guān)消防安全知識。嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、設(shè)置明火、存放易燃易爆物品和其他雜物。

2、防潮要求。庫房內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度記錄儀器、加濕機、去濕機等設(shè)備。庫房相對濕度控制在45％～60％。

3、防蛀要求。裱糊檔案材料應(yīng)使用化學(xué)漿糊。庫房內(nèi)不得存放食品和易霉物品。要定期施放驅(qū)蟲藥劑和使用防腐防蟲物品。

4、防盜要求。庫房要安裝防盜門窗、防盜報警裝置和監(jiān)控設(shè)備。檔案管理人員每天下班前要檢查門窗關(guān)閉情況。

5、防光要求。庫房宜選用白熾燈照明。如采用熒光燈照明時，需有紫外線過濾措施。庫房不宜采用自然光源，應(yīng)避免陽光直射檔案。有外窗時應(yīng)配有窗簾等遮陽措施。

6、防高溫要求。庫房應(yīng)配備排風扇、空調(diào)等通風降溫設(shè)備，溫度應(yīng)控制在14℃～24℃。五、流動人員人事檔案查閱（一）查閱檔案范圍

1、公安、檢察、法院、司法等國家機關(guān)或公證機構(gòu)因偵查、審理或公證需要可查閱有關(guān)人員的檔案。

2、設(shè)立黨委的機關(guān)、企事業(yè)單位因考察、任免、聘任、調(diào)動、入黨（團）、參軍、出國等工作需要可跨單位查閱有關(guān)人員的檔案。

3、用人單位因工作需要可查閱本單位員工的檔案。（二）查閱要求

1、查閱單位應(yīng)派中共黨員持有效的單位介紹信及身份證件查閱。

2、查閱檔案應(yīng)在閱檔室或指定的地方查閱。

3、查閱者不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，對檔案內(nèi)容應(yīng)嚴格保密，不得泄漏或擅自向外公布，保障個人隱私不受侵犯。

4、需要摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)征得檔案管理部門同意。對摘錄部分，由檔案管理人員與原件核對無誤后，寫明出處及日期，并加蓋公章。

5、不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。確因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)說明理由，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，方可復(fù)制或拍攝。復(fù)制的材料由檔案管理部門注明出處和日期，并加蓋公章。（三）辦理查閱的程序

1、查閱者應(yīng)持有效的單位介紹信和有效身份證件，用人單位查閱時還應(yīng)提供被查閱者的存檔憑證。

2、檔案管理部門審核查閱人提供的有效證件及相關(guān)材料，填寫《查閱流動人員人事檔案登記表（薄）》，根據(jù)規(guī)定和需要提供檔案材料。

3、查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時將被查閱檔案歸庫，并將查閱人所持的介紹信、身份證復(fù)印件留存。

4、人事檔案原則上不外借，如確實需要借用檔案的，經(jīng)人才服務(wù)機構(gòu)負責人批準，可按檔案轉(zhuǎn)出的規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù)。六、出具流動人員人事檔案證明材料（一）出具證明的適應(yīng)范圍

存檔人員，需要人才服務(wù)機構(gòu)出具與本人檔案記載相關(guān)或與管理人事檔案相關(guān)的證明材料，可向其委托管理本人檔案的人才服務(wù)機構(gòu)提出申請，經(jīng)審核同意后，由人才服務(wù)機構(gòu)出具。證明種類分為：委托管理人事檔案證明函（見附錄6）、人事檔案材料情況證明函（見附錄7）。（二）辦理證明的程序

1、存檔人員向人才服務(wù)機構(gòu)說明出具證明材料的事由（或?qū)Ψ剿魅∽C明的信函）、提供存檔憑證、經(jīng)辦人或申請人有效身份證件。

2、根據(jù)檔案實際記載出具證明。檔案中無記載的，應(yīng)補齊相關(guān)材料后出具。

3、確需復(fù)印檔案材料作為旁證的，應(yīng)在復(fù)印件上注明用途及復(fù)印日期，并加蓋公章。七、流動人員身份認定

（一）認定對象

辭職和被辭退的國家機關(guān)工作人員、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員；檔案中原身份為全民所有制錄（聘）用干部的人員；普通院校大中專畢業(yè)生；軍隊退役軍官。（二）認定程序

1、對存檔人員的原身份進行審定。凡具備以下條件之一的，可以對其原干部身份進行認定：

（1）市（地）級以上政府人力資源和社會保障部門批準錄用的全民所有制干部。

（2）市（地）級以上政府人力資源和社會保障部門批準的全民所有制聘用制干部。

（3）普通大中專院校畢業(yè)生（以畢業(yè)生報到證或就業(yè)介紹信為準）。

（4）行政機關(guān)、事業(yè)單位辭職、辭退人員，經(jīng)審定符合保留干部身份規(guī)定條件的，可對其原干部身份進行認定保留。

（5）軍隊退役的排以上軍官（不含士官）。2、凡是受開除處分和擅自離職人員，不再對其原干部身份進行認定。

3、身份認定由本人提出申請，填寫《流動人員檔案身份認定申請表》，經(jīng)辦人員填寫審核意見后，報人才服務(wù)機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審批。

4、出具《流動人員身份認定書》（見附錄8），做為接續(xù)人事關(guān)系的依據(jù)。八、流動人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)委托評定（一）委托評審職稱對象

1、存檔并實行人事代理服務(wù)且在專業(yè)技術(shù)崗位上工作、符合申報各級專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格條件的流動人員。

2、農(nóng)村實用人才。（二）委托評定職稱程序

1、憑本人存檔憑證提交評審材料。

2、工作人員對提交的評審材料進行資格審核。審核合格后在其《評定表》及《推薦表》上加蓋公章。

3、開具《委托評審專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格函》（見附錄9），報送相關(guān)專業(yè)評委會。評委會收取評審材料后，及時返還申報材料原件。

4、按照評委會評審要求，通知參評人員參加相應(yīng)的職稱答辯或考試。

5、評審工作結(jié)束后，及時返還評審材料，并將職稱評定表裝入本人檔案。九、大中專院校畢業(yè)生檔案接轉(zhuǎn)（一）適用對象

普通高、中等院校（含全日制成人教育普通班）應(yīng)屆離校時未就業(yè)的畢業(yè)生檔案。（二）接收畢業(yè)生檔案的標準

人才服務(wù)機構(gòu)接收的畢業(yè)生檔案應(yīng)具有下列材料：

1、考生檔案正卷、副卷（高、中等學(xué)校招生報名登記表、志愿表等）；

2、學(xué)生登記表；

3、學(xué)年鑒定材料；

4、入黨、入團材料；

5、獎懲材料；

6、實習(xí)、社會實踐材料；

7、學(xué)生體檢表；

8、畢業(yè)生成績單；

9、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計材料；

10、授予學(xué)位審批表；

11、畢業(yè)生登記表；

12、普通高、中等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)報到證。

其中，1、2、8、11、12五項材料為普通高、中等學(xué)校畢業(yè)生檔案必須具備的材料。（三）接收畢業(yè)生檔案的程序

1、審核檔案材料。人才服務(wù)機構(gòu)接到檔案后，按照接收畢業(yè)生檔案標準嚴格審查檔案內(nèi)容，對于材料不齊全或不清楚的，要求轉(zhuǎn)出單位補齊或查清后方可接收。對于確實難以補齊個別材料的檔案，畢業(yè)生本人簽字確認，自愿放棄這部分材料后可以接收。

2、辦理檔案交接手續(xù)。畢業(yè)生派遣部門統(tǒng)一轉(zhuǎn)來的檔案，經(jīng)審核無誤后，統(tǒng)一辦理接收手續(xù)；學(xué)校郵寄來的檔案或由畢業(yè)生自帶的檔案，在查驗密封和材料無誤后，在《轉(zhuǎn)遞檔案通知單回執(zhí)》上簽名并加蓋印章后返回轉(zhuǎn)出單位。不符合要求的檔案，通知轉(zhuǎn)出單位并將檔案退回。

3、人才服務(wù)機構(gòu)將接收的畢業(yè)生檔案登記造冊，并專柜進行管理。同時要及時按照《干部檔案整理工作細則》的規(guī)定，對檔案進行裝訂整理，達到人事檔案的管理標準。

4、畢業(yè)生畢業(yè)后兩年內(nèi)未就業(yè)的，在這個期間人才服務(wù)機構(gòu)對其檔案實行免費管理。（四）轉(zhuǎn)出畢業(yè)生檔案的程序

1、轉(zhuǎn)出畢業(yè)生檔案應(yīng)分別提交以下調(diào)檔手續(xù)：

（1）升學(xué)的，提交《入學(xué)通知書》和學(xué)校出具的調(diào)檔函；

（2）應(yīng)征入伍的，提交《入伍通知書》或武裝部門出具的調(diào)檔函；

（3）改派的，提交改派后的《畢業(yè)生就業(yè)報到證》或人才服務(wù)機構(gòu)的《畢業(yè)生就業(yè)通知書》；

（4）考錄到機關(guān)、事業(yè)單位的，提交考錄主管部門出具的錄用通知書或調(diào)檔手續(xù)。

（5）畢業(yè)生檔案免費保管期滿后另行委托管理檔案的，提交人才服務(wù)機構(gòu)的調(diào)檔函。2、辦理轉(zhuǎn)出檔案手續(xù)。入伍和就業(yè)的畢業(yè)生，按照流動人員人事檔案轉(zhuǎn)出的規(guī)定辦理轉(zhuǎn)出手續(xù)；檔案免費保管期滿后仍未就業(yè)的，按流動人員人事檔案管理。

3、對畢業(yè)時學(xué)校雖已派遣但當時未就業(yè)的，兩年擇業(yè)期滿后異地就業(yè)，不能辦理改派手續(xù)的畢業(yè)生，如屬于需要辦理落戶的，由省人才中心出具《高校畢業(yè)生就業(yè)介紹信》；如屬于不需要辦理落戶的，由各市人才服務(wù)機構(gòu)出具《大中專院校畢業(yè)生流動介紹信》（見附錄10），辦理檔案接轉(zhuǎn)手續(xù)。十、辭職和被辭退人員檔案接轉(zhuǎn)

（一）適用對象

1、從國家機關(guān)、全民所有制事業(yè)單位辦理辭職手續(xù)的人員；

2、被國家機關(guān)、全民所有制事業(yè)單位按照規(guī)定辭退的人員。（二）接收辭職和被辭退人員檔案標準

辭職和被辭退人員檔案材料，除了要真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備外，還必須具備下列材料：

1、辭職人員檔案中應(yīng)有本人《辭職申請表》和所在單位或任免機關(guān)的批準文件等辭職手續(xù)；

2、被事業(yè)單位辭退的人員檔案中應(yīng)有所在單位或主管部門作出的辭退決定（本人簽字或辭退決定與本人見面的說明）、《辭退費發(fā)放證明》等辭退手續(xù)；

3、被國家機關(guān)辭退的公務(wù)員檔案中應(yīng)有《辭退公務(wù)員審批表》和任免機關(guān)作出的辭退決定（本人簽字或辭退決定與本人見面的說明）、《辭退費發(fā)放證明》等辭退手續(xù)。（三）接轉(zhuǎn)辭職和被辭退人員檔案的程序

1、辭職和被辭退人員檔案由其原所在單位或主管部門，在辦理完辭職或辭退手續(xù)后一個月內(nèi)，向同級政府的人才服務(wù)機構(gòu)移交。

2、人才服務(wù)機構(gòu)按照接收辭職和被辭退人員檔案標準嚴格審查檔案內(nèi)容，對于材料不齊全或不清楚的，要求原單位補齊或查清。

3、經(jīng)審查無誤的檔案，由接收單位與轉(zhuǎn)出單位履行交接手續(xù)，接收單位在《轉(zhuǎn)遞檔案通知單回執(zhí)》上簽名并加蓋印章，將《回執(zhí)》退回轉(zhuǎn)出單位。

4、辭職或被辭退人員原所在單位，要與辭職或被辭退本人一起，與人才服務(wù)機構(gòu)辦理檔案移交手續(xù)，并簽訂人事檔案管理合同。

5、辭職和被辭退人員重新就業(yè)或自謀職業(yè)，其檔案需要轉(zhuǎn)出時，按流動人員檔案轉(zhuǎn)出的程序和要求辦理。

畢業(yè)生你善待你的人事檔案了嗎？檔案可有可無？隨著7月的日益臨近，應(yīng)屆畢業(yè)生們也開始忙著辦理各種畢業(yè)手續(xù)，人事檔案的處理政策也相應(yīng)出臺。但不少畢業(yè)生在接受記者采訪時表示，人事檔案的問題并不是十分清楚，“現(xiàn)在都是聘用制了，反正也沒有什么用處?！币晃划厴I(yè)生這樣告訴記者。前年從東部一所大學(xué)畢業(yè)進入重慶一家事業(yè)單位工作的小林，工作還不到一年，就萌生去意，打算“跳槽”。但他考慮到當初和單位簽訂了3年的工作合同，如果按正規(guī)手續(xù)辦理辭職，拿回檔案，就必須賠償單位4000元違約金，最后他招呼也沒跟原單位打就“跳”走了。他不無得意地認為：“如果我一直背著那個‘檔案包袱'，哪能這么容易就從東家跳到西家？檔案對我而言，是種束縛?！蔽髂限r(nóng)業(yè)大學(xué)應(yīng)屆畢業(yè)生小陳日前告訴記者，眼看畢業(yè)臨近，但自己一直沒有找到工作。由于是外地生源，如果沒有找到工作的話，檔案就會被退回原籍，而自己并不打算回老家。如果在學(xué)校附近做小生意，檔案對自己來說也沒有什么用處，因此打算先寫一個待業(yè)申請，把檔案留在學(xué)校，以后要用的時候再說。記者在采訪中發(fā)現(xiàn)，有不少大學(xué)畢業(yè)生都認為人事檔案可有可無，置自己的人事檔案于不顧，并沒有認識到妥善管理自己檔案的重要性?！昂跈n案”問題多！據(jù)了解，大學(xué)畢業(yè)生對自己的檔案棄之不問已不是個別現(xiàn)象。據(jù)報道，在廣州市人事檔案托管中心，歷屆大學(xué)畢業(yè)生們遺棄的檔案多達7000余份。它們的“主人”大部分都是畢業(yè)后沒找到接收單位，而把檔案留在學(xué)校，隨后一直都置之不理的大學(xué)生。目前石家莊市人才交流中心也有1000多份檔案找不到主人來認領(lǐng)，這些檔案都是由于一些大學(xué)畢業(yè)生畢業(yè)后超期擇業(yè)或者自謀職業(yè)，丟下檔案不管，結(jié)果被各地高校打回原籍的。而成都市人才中心像這樣的“黑檔案”已有3萬余份。據(jù)日前的一項調(diào)查顯示，在2068名被調(diào)查的畢業(yè)生中，認為“工作中注重的是能力，檔案沒用”的占到被調(diào)查人數(shù)的49.03%，另有12.33%的人表示“無所謂”，只有38.64%的人認為“擇業(yè)自由，但檔案不能遺棄”。檔案的丟棄必然要給自己帶來不少的麻煩。已經(jīng)畢業(yè)三年的的小柳日前頗為苦惱，“原來就沒拿檔案當回事兒，結(jié)果耽誤了自己評職稱?！睋?jù)了解，她大學(xué)畢業(yè)三年了，檔案一直自己拿著，未交往單位。結(jié)果今年單位開始評職稱，因為檔案沒在單位，手續(xù)不全，只能比同時進單位的同事晚評一年。三年前從重慶某高校畢業(yè)的小周對于目前的工作不是很滿意，打算換個單位，所以想報考國家公務(wù)員。但由于當年畢業(yè)的時候自己沒有落實工作單位，檔案被打回了原籍，而自己沒有在意，檔案被原籍管理部門作為棄檔處理。這幾年檔案上沒有任何新增記錄，就連自己當時的預(yù)備黨員也一直沒有轉(zhuǎn)正，到現(xiàn)在已沒有地方給他出具報考公務(wù)員的政審材料，考公務(wù)員的事因此落了空。像小柳、小周這類因為不重視自己的人事檔案而使自己遭遇眾多麻煩的大學(xué)畢業(yè)生大有人在。有的因此無法升職，有的無法考取公務(wù)員，有的不能評職稱，還有的不能辦理出國簽證，更有甚者連結(jié)婚需要的未婚證明都無法開具。如何管理人事檔案？對于畢業(yè)生的人事檔案，重慶市人事部門有關(guān)負責人認為，目前人事檔案對于一個人來說并非可有可無，因為它作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。畢業(yè)生將要面對的轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險，以及開具出國、考研等有關(guān)證明，都會用到檔案。因此，一定要“善待”自己的檔案。即使畢業(yè)后落實不了接收單位，也最好把檔案放到人事部門的人才交流中心委托管理，以免日后給自己帶來麻煩。重慶市教委有關(guān)負責人提醒畢業(yè)生，落實了工作單位，并且所落實的單位具有人事管理權(quán)的學(xué)生，檔案應(yīng)自動調(diào)到該單位；落實的工作單位不具備人事管理權(quán)的學(xué)生，則應(yīng)將人事檔案托管到單位所在地的人才交流中心。對于沒有落實工作單位的畢業(yè)生，如果沒有申請待業(yè)，人事檔案將回轉(zhuǎn)到生源所在地的人事部門。這一類畢業(yè)生應(yīng)該在規(guī)定的時間內(nèi)到當?shù)厝耸虏块T報到，辦理人事檔案的相關(guān)手續(xù)，否則就會被認為是“棄檔”。此外，按照國家教委的有關(guān)規(guī)定，在畢業(yè)離校前仍沒有落實工作單位的應(yīng)屆畢業(yè)生，可申請延長擇業(yè)期(不包括打算考研和自費出國留學(xué)的畢業(yè)生)，可以和學(xué)校簽訂相關(guān)的協(xié)議，將檔案在學(xué)校保留兩年。轉(zhuǎn)載于21世紀人才報

流動人員的人事檔案應(yīng)由什么機構(gòu)管理?所謂流動人員的人事檔案包括辭職或被辭退的機關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案，與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；自費出國留學(xué)人員的人事檔案；外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的人事檔案及其他流動人員的人事檔案。流動人員人事檔案的管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)(以下簡稱人才流動服務(wù)機構(gòu))，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案。跨地區(qū)流動的流動人員人事檔案，可由其戶籍所在地的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理，也可由其現(xiàn)工作單位所在地的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理。尚未建立人才流動服務(wù)機構(gòu)的地區(qū)，流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。

1、什么是人事檔案？人事檔案是檔案中的一個類別。檔案是一種特定的以一定的物質(zhì)形式保存下來的客觀物質(zhì)，是人們在社會實踐活動中形成的，按照一定的要求收集、整理、保存起來的具有查考和利用價值的文字材料、圖表、畫冊和影音材料等。人事檔案是以個人為單位，通過收集、鑒別、整理、立卷保存起來的記述和反映個人在社會生活中歷史經(jīng)歷、思想品德、知識才能、領(lǐng)導(dǎo)水平、獎勵懲罰、工作等情況的檔案。1、

畢業(yè)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別及聯(lián)系？

畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學(xué)生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等。畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報道證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機構(gòu)。這時的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報道證后，才得以實現(xiàn)。

2、

畢業(yè)生應(yīng)如何對待自己的檔案？

目前，畢業(yè)生中有一種比較普遍的現(xiàn)象對檔案不了解，也不關(guān)心；甚至有的畢業(yè)幾年了，可檔案還在學(xué)校放著；還有的將檔案放在家里，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。其實不然，這里只作簡要說明?，F(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工，國家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關(guān)資訊作為甄選人才的重要證據(jù)，另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關(guān)證明等也都需要你的人事檔案?？傊?，現(xiàn)實生活中，人事檔案仍具有不可替代的作用，我們應(yīng)給予足夠的重視，以免在日后的學(xué)習(xí)生活中造成不必要的煩惱和損失。同時，強調(diào)一點，由于國家相關(guān)政策，規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學(xué)校保存兩年，這正是沒有搞清“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別。所以有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費保存，就無須再到人才交流機構(gòu)托管了。學(xué)校保存的只是你的“學(xué)籍檔案”，而真正發(fā)揮作用的恰是你的人事檔案，如你的轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜都是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進行的。按國家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)（以報道證人事部門簽署日期為準）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機構(gòu)批準轉(zhuǎn)正定級；本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年（以報道日期計）、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人才交流機構(gòu)負責辦理。由此可見，學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，在某種意義上說，也是得不償失

3、哪些機構(gòu)能保管人事檔案？

按國家政策規(guī)定，組織、人事部門所屬的各級人才交流機構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機構(gòu)托管。畢業(yè)生也可以以個人名義委托人才交流機構(gòu)托管人事關(guān)系。另外，各級人才交流機構(gòu)，如省人才、市人才、各區(qū)人才等，它們的區(qū)別只是所屬部門的不同，其它無任何區(qū)別。

4、

哪些畢業(yè)生的檔案適合到人才交流機構(gòu)托管？

不想回本地而想將戶口落在濟南市的畢業(yè)生，準備考研的畢業(yè)生，還無法確定能否在現(xiàn)單位長期干下去的畢業(yè)生，以上這些畢業(yè)生還可選擇將自己的檔案人事關(guān)系在人才交流機構(gòu)托管。

5、“棄檔”族會給自己帶來哪些不良影響？1、

影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級、工齡和退休金計算。2、

耽誤職稱評定和工作調(diào)轉(zhuǎn)，只有在轉(zhuǎn)正定級后才能正式調(diào)動。3、

導(dǎo)致社會保險斷檔。如果是交納社會保險年限出現(xiàn)了斷檔，享受社會保險就會受到影響。4、

導(dǎo)致干部身份丟失。由于目前進入醫(yī)院、學(xué)校等事業(yè)單位，及戶口遷入等仍需采用干部調(diào)動的方式才能實現(xiàn)，因此干部身份仍很重要。5、

無法開具一切以檔案為依據(jù)的證明材料（如學(xué)歷更改、報考證明、出國政審等）。6、

影響到戶籍檔案。6、國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學(xué)生的檔案存檔方式各有利弊：

目前國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學(xué)生的檔案，一般采取兩種管理辦法：一是把檔案轉(zhuǎn)至生源地，由所在地級市的人事局接收。這種方式比較適合準備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時不想就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便，而缺點是兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)。二是把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是易于畢業(yè)生解決一些實際問題，缺點是如果畢業(yè)生與指導(dǎo)中心交流相對少，則容易造成信息不暢。

檔案，不管是以哪種形式，在哪里保管，在哪個國家，都是完全由政府部門或安全部門管理的。人事檔案是一種記錄，是通過合法手續(xù)獲取并管理的。

個人的轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及開具出國、考研等有關(guān)證明，都會用到檔案。因此，即使單位不能接受檔案，也一定要把檔案放到政府人事部門的人才交流中心委托管理。人才中心不但可以幫你管好人事檔案，還可以為你做人事代理等一系列服務(wù)：保留原有身份、工齡連續(xù)計算、國家規(guī)定的檔案工資調(diào)升、轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、出國（境）政審、黨團關(guān)系管理、婚姻生育管理、代辦社會保險、證件年審、出具以檔案為依據(jù)的各種證明等等。否則，必然損害其自身利益，使本應(yīng)享受的上述待遇得不到應(yīng)有保障。譬如：在失業(yè)后將無法領(lǐng)取失業(yè)救濟金；用檔案辦理社會保險也成問題；單位派你出國公干，沒有人事檔案，就無法進行出國政審；就連結(jié)婚、生孩子時，沒有檔案開不成相關(guān)證明。所以，一定要“善待”自己的檔案！

李女士自94年大專畢業(yè)以后，決心自主創(chuàng)業(yè)。她認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創(chuàng)業(yè)之后，具有一定工作能力的李女士又進入了一家大型企業(yè)工作，企業(yè)要審查她的檔案，了解她以往的學(xué)習(xí)、工作情況，并為她購買社保。于是她將檔案交與分公司的辦事人員，本想一切順理成章。沒想到，當總公司再次追問李女士的檔案所在的時候，檔案卻找不到了。李女士找到分公司的有關(guān)責任部門，但被告知當初負責檔案的工作人員已經(jīng)離職無法聯(lián)系。李女士只好找到成都市人才服務(wù)中心尋求幫助。在成都市人才服務(wù)中心工作人員的幫助下，李女士只有通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。

隨著我國市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關(guān)的人事檔案工作，也發(fā)生著重大的變化。

“遺棄檔案”、“人檔分離”等已成為社會普遍存在的現(xiàn)象，檔案在一些人眼中作用弱化了，但這并不代表著檔案能夠隨意丟棄置之不管。

檔案記載著一個人成長的軌跡，記載著身份、黨團組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、政審情況以及人才能力、性格、工作作風、思想政治表現(xiàn)等許多情況，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用仍不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權(quán)益都無從得以保障！從某種意義上說，它甚至可以決定一個人的命運。

檔案對用人單位的作用：

對于用人單位來說，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)?，F(xiàn)代企業(yè)為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準確地了解員工，通常會將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機結(jié)合。尤其會將檔案中的學(xué)業(yè)成績及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。而在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為考核依據(jù)。因此用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。特別是在新的《勞動合同法》實施以后，單位用人更加謹慎，嚴把人才進口關(guān)成為單位降低勞動成本、減少勞動風險的首選防范措施。成都市人才流動服務(wù)中心也為各企事業(yè)單位免費提供擬錄人員人事檔案查詢。

檔案對個人的作用：

現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有其真實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強的法律效益。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)，同時也為個人切身利益服務(wù)，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。對于個人來說，無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具等等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。

例如學(xué)籍檔案可以為各類在校生、畢業(yè)生的就業(yè)、留學(xué)或畢業(yè)證書丟失的同學(xué)出示成績證明、學(xué)歷證明、姓名更正、參加工作時間等有關(guān)證明。在職人員在申報技術(shù)職稱時，檔案可以提供所需材料，如申報人目前擁有的職稱資格文件、您獲得的優(yōu)秀教學(xué)成果獎、科技進步獎、主持參加的科研課題、您在本項目中所起的作用、各種獎勵、申報人所起草的文件及完成某項重大任務(wù)的任務(wù)書等材料。可以說每個人都在以自己的實踐活動譜寫著自己的歷史，同時將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補充、不斷添入新內(nèi)容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生并發(fā)揮著重要的作用。

根據(jù)國家規(guī)定，有人事檔案管理權(quán)限的機構(gòu)可以統(tǒng)一保管本單位員工檔案，也可委托縣以上（含縣）政府人事部門所屬人才服務(wù)機構(gòu)統(tǒng)一保管；沒有人事檔案管理權(quán)限的單位不得擅自管理員工檔案，可委托政府人事部門所屬人才服務(wù)機構(gòu)統(tǒng)一保管，嚴禁私人保管或放到?jīng)]有人事檔案管理權(quán)限的單位。

在各級政府人事部門人才流動服務(wù)機構(gòu)保存人事關(guān)系及檔案的人員，人才中心將保障其合法權(quán)益和應(yīng)有的社會、政治待遇，如保留原有身份、調(diào)整檔案工資、辦理轉(zhuǎn)正定級、人才引進、黨團關(guān)系管理，代辦職稱評審、計劃生育指標、出具以檔案為依據(jù)的各種證明等等。如果流動人員違反規(guī)定把人事檔案放到其他部門或機構(gòu)，各級人事部門將不承認其原有身份，必然損害其自身利益，使其應(yīng)享受的上述待遇得不到應(yīng)有保障。

解讀人事檔案的作用

最近辦公室對公司員工的人事檔案情況作了一次全面梳理，發(fā)現(xiàn)許多員工對人事檔案的作用尚不清楚，檔案里那些東西到底有什么用？改革開放以后，企業(yè)用人早已不受戶口和檔案的限制，在寧波，外地戶籍人員只要有大專以上畢業(yè)證書，身份證和暫住證齊全，一樣可以辦理勞動備案和四金交納手續(xù)，檔案的作用在我們腦海中的印象越來越淡薄。

根據(jù)國家政策：沒有檔案最直接的影響是無法辦理退休，也領(lǐng)取不了養(yǎng)老金。因為你的退休年齡不是以你的戶口本或身份證決定，而是以你的檔案中記載的出生年齡來決定。年老退休的時候你靠的就是養(yǎng)老金，而且生病住院也可以給你報銷很大一部分。除非你超級有錢，否則建議你還是要好好保管個人的檔案。辦理參保事宜時不需要查看本人檔案，但并不代表檔案就沒有作用。除了在職工到達法定退休年齡，單位到社保有關(guān)部門辦理退休審批手續(xù)時，需要提交職工檔案，在辦理社保過程中，遇到一些需要查實的情況，如社保的視同繳費年限，也需要通過個人檔案來進行核實。勞動保障機構(gòu)首先要確定退休人員的檔案是否移交市、區(qū)社保局，確定后，由勞動事務(wù)保障所的工作人員查閱退休者檔案，核對退休人員的出生年月、參加工作的時間、繳費年限、退休時間將以《退休人員待遇審批表》為準。除此之外，在報考公務(wù)員和研究生時，檔案也會發(fā)揮作用。特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位在工資調(diào)整、職稱評定、轉(zhuǎn)正定級、黨團關(guān)系調(diào)查等多個方面，都需要出具以人事檔案為依據(jù)的各種證明。

有人說：現(xiàn)在戶籍制度都開始放松了，現(xiàn)行的檔案制度遲早也要作出調(diào)整。中國人民大學(xué)勞動人事學(xué)院副院長劉爾鐸博士表示：從發(fā)展趨勢來說，“如果不是官員，檔案對普通人而言作用不大。因為人事檔案在我國現(xiàn)在社保體系中起的作用并不直接，只是起到一個驗證社保享受者實際情況的佐證作用。如果登記的社保材料齊全，基本不需要檔案。如果材料不全，檔案可以作為一個證明?！眰€人檔案制度究竟有沒有存在的必要？現(xiàn)在并不是討論個人檔案制度有無存在必要的時候，人才服務(wù)機構(gòu)是負責接、管、轉(zhuǎn)人事檔案、人事關(guān)系，為存檔案人員保留原身份、連續(xù)計算工齡、按有關(guān)政策辦理轉(zhuǎn)正定級、調(diào)整檔案工資、認證身份、辦理出國政審、申報技術(shù)職稱，按規(guī)定出具有關(guān)證明（包括存檔證明、邊境證明、婚姻證明、考學(xué)證明），接管轉(zhuǎn)黨團組織關(guān)系，申報有關(guān)獎懲事宜，補充檔案材料，代辦養(yǎng)老保險等等。在現(xiàn)行制度下，人事檔案還沒到“下崗”時候，不要隨意丟棄檔案，以免給自己以后的工作生活帶來不必要的麻煩和損失。

一份完整的人事檔案里的“內(nèi)容”履歷材料/自傳材料/鑒定、考核、考察材料學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績、審批材料）政治歷史情況的審批材料（包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料、黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料獎勵材料（包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎勵、英雄模范先進事跡）處分材料（包括甄別、復(fù)查材料，免予處分的處理意見）錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料以及其他可供組織上參考的材料

以上十類材料中常見的是：年度考核材料、工資調(diào)整材料、學(xué)籍材料、黨團材料、職稱評定方面的材料。關(guān)于檔案的常見誤區(qū)及解決建議：誤區(qū)1、八部某員工：“自從畢業(yè)后，從來沒有關(guān)注檔案的去向，現(xiàn)在工作都十多年了，其中也轉(zhuǎn)過幾家單位，現(xiàn)在要找到檔案所在，真是一點頭緒也沒有，根本不知道應(yīng)該從哪兒找起?！?/p>

勞動合同法第五十條規(guī)定，用人單位應(yīng)當在解除和終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。建議先到上一家單位了解一下情況，事實上也許你的檔案從沒有轉(zhuǎn)入過上一家單位，也許你要到上上一家單位去查?；驈脑搭^查起，學(xué)校畢業(yè)時如果簽了畢業(yè)協(xié)議，是可以確定檔案的去向的。無論過了多長時間，檔案是沒有人敢擅自損毀的，否則要承擔法律責任。

誤區(qū)2、子公司某員工：“檔案放在人才中心，每年的存檔費就要180元，實在沒必要。而且放在公司里也是這么放著，和自己拿著也沒啥區(qū)別，反而自己拿著方便，什么時候要用隨時可以拿出來?！眰€人持有檔案是違法的，勞動人事部門不會縱容這種行為。要抓緊時間將手上的檔案交回單位、戶口所在地街道或委托人才中心代管。

誤區(qū)3、外地某員工“畢業(yè)后，我把檔案轉(zhuǎn)到了蘭州原籍的人才中心，工作這么多年存檔費一直沒去交過，算算也有上千元。工作到現(xiàn)在檔案從來沒用到過，只要我知道檔案在哪里，到要用的時候再去找，不用時也不理會，反正也沒人敢扔掉。”是沒人敢毀掉你的檔案，但是若檔案里的資料不全，可能會陷入不必要的麻煩。如果年代比較久了，沒辦法找到當時保管檔案的人，那怎么辦？特別是一些檔案里必須有的資料，如果檔案資料不完整，只能退回。因而應(yīng)盡快到原檔案寄存的人事部門，補交應(yīng)繳納代管費用，“激活”個人檔案，這樣就可以讓新單位繼續(xù)往檔案袋里補充你的人事變動材料。

誤區(qū)4、九部某員工：“轉(zhuǎn)檔案的時候，人才中心的工作人員說我檔案里