亂了頭緒的經(jīng)理人自學(xué)手冊(cè)

亂了頭緒的經(jīng)理人時(shí)間管理與授權(quán)自學(xué)手冊(cè)目錄TOC\t"*Heading02,1"前言 2本手冊(cè)包括哪些內(nèi)容 3如何使用本手冊(cè) 4第1單元：學(xué)員在時(shí)間管理方面存在的問題 5第2單元：忽視合理安排時(shí)間的后果 8第3單元：如何自我管理 10參考答案 16要點(diǎn)總結(jié) 20?VideoArtsChina2003

前言 ?VideoArtsChina2003要想在工作中表現(xiàn)出色，同時(shí)又保持健康的體魄，關(guān)鍵就在于如何把握好兩個(gè)方面：有效合理地安排工作，以正確的方式做好工作?！秮y了頭緒的經(jīng)理人》這一培訓(xùn)課程將向大家具體介紹這兩方面工作技巧的內(nèi)容。目標(biāo)本自學(xué)手冊(cè)將幫助您掌握適當(dāng)?shù)臅r(shí)間和進(jìn)度，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)《亂了頭緒的經(jīng)理人》培訓(xùn)課程的全部?jī)?nèi)容。參加了《亂了頭緒的經(jīng)理人》課程的學(xué)習(xí)，您將能夠：認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的重要性。做事更具條理性，表現(xiàn)在以下幾方面：-能夠區(qū)分主動(dòng)性和應(yīng)對(duì)性任務(wù)；-按照工作的輕重緩急，確定處理的先后次序；-制定工作計(jì)劃。通過有效地授權(quán)管理員工。制定行動(dòng)計(jì)劃，提高組織管理能力。本手冊(cè)包括哪些內(nèi)容 錄像部分錄像圍繞著兩部分內(nèi)容（“毀滅”和“重生”，講述了一家配餐公司的大區(qū)經(jīng)理理查德劉易斯的遭遇。他很想把工作做好，卻總是顯得疲倦不堪、工作過度、壓力重重，而最要命的是他毫無條理性。在錄像的第一部分中，理查德被工作搞得焦頭爛額，最后突發(fā)心臟病死去。圣彼得在天國(guó)之門遇到了他，由于理查德不承認(rèn)自己曾造成了混亂，圣彼得就明確指出他曾經(jīng)犯下的種種錯(cuò)誤，最后他認(rèn)識(shí)到了這些錯(cuò)誤及其后果：不分輕重緩急、工作半途而廢、越俎代庖、浪費(fèi)手下員工的時(shí)間以及管理方面存在的其他嚴(yán)重問題。圣彼得對(duì)他深表同情，就把他遣送回人間，讓他改過自新。 在錄像的第二部分中，不幸的是，理查德卻不知道從何做起，圣彼得就教他如何自我管理：把要做的工作都列出來，再分成主動(dòng)性和應(yīng)對(duì)性的兩類，然后確定輕重緩急程度，用簡(jiǎn)單而有效的方法進(jìn)行計(jì)劃安排。然后，圣彼得又指出理查德在授權(quán)時(shí)的糟糕表現(xiàn)。首先幫助他克服了害怕授權(quán)的恐懼心理，接著又向他講述了授權(quán)要采取的基本措施：如何選拔人才、客觀認(rèn)識(shí)每個(gè)人的能力、了解他們需要多長(zhǎng)時(shí)間才能勝任工作、他們需要什么樣的培訓(xùn)、如何監(jiān)督他們的工作進(jìn)展以及怎樣支持他們的工作，又使其不受干預(yù)。參考答案每個(gè)練習(xí)都配有一套參考答案，對(duì)此有兩點(diǎn)需要說明：這些答案不一定是唯一答案，僅僅是一些建議，有助于啟發(fā)學(xué)員們思考練習(xí)中遇到的問題。不要作弊！獨(dú)立思考并做完練習(xí)題以后再去參考答案，這樣對(duì)您更有幫助。要點(diǎn)總結(jié)本手冊(cè)中對(duì)錄像內(nèi)容中學(xué)習(xí)要點(diǎn)作了簡(jiǎn)短概括，可供參考。制定行動(dòng)計(jì)劃為了提高組織管理能力，要求學(xué)員在課程最后制定出自己的行動(dòng)計(jì)劃，并把它們記錄下來。如何使用本手冊(cè) 您可以根據(jù)具體需要和自身情況，使用該手冊(cè):分階段學(xué)習(xí)整個(gè)課程分為五個(gè)單元:學(xué)員在時(shí)間管理方面存在的問題忽視合理安排時(shí)間的后果如何自我管理如何管理他人行動(dòng)計(jì)劃您應(yīng)當(dāng)按照上述順序完成整個(gè)課程內(nèi)容，但是您不必一次就完成全部階段的學(xué)習(xí)內(nèi)容。調(diào)整本課程的學(xué)習(xí)時(shí)間如果您希望減少本課程的學(xué)習(xí)時(shí)間，只要跳過練習(xí)部分就可以了。在練習(xí)部分中，你被要求把問題的答案記錄下來。全部課程（包括練習(xí)）的學(xué)習(xí)時(shí)間不要超過4個(gè)小時(shí)。在本次課程的學(xué)習(xí)過程中您需要哪些設(shè)備和材料您將需要一臺(tái)錄像機(jī)和電視機(jī)。第1單元：學(xué)員在時(shí)間管理方面存在的問題 您的目標(biāo)在開始自學(xué)課程之前，請(qǐng)考慮一下通過自學(xué)您希望達(dá)到哪些具體目標(biāo)，并把它們寫下來。我的目標(biāo)：

學(xué)員在時(shí)間管理方面存在的問題請(qǐng)回答以下問題：您會(huì)有意識(shí)地制定工作計(jì)劃嗎:是否每天?每周?每月?您認(rèn)為什么工作是最難以計(jì)劃和安排的？為什么？在您的工作中哪兩個(gè)方面是最浪費(fèi)您的時(shí)間？（如：打電話，臨時(shí)會(huì)議，他人的打擾）

以下是時(shí)間管理方面存在的典型問題，您在多大程度上符合這些特征？經(jīng)常有時(shí)很少從不工作任務(wù)清單越來越長(zhǎng)辦公桌凌亂不堪經(jīng)常不按期完成工作對(duì)會(huì)議/會(huì)面的準(zhǔn)備做得不好經(jīng)常遺忘自己的工作時(shí)間總是花在例行工作上，沒有時(shí)間處理重要工作制定短期工作花費(fèi)太多時(shí)間制定長(zhǎng)期計(jì)劃花費(fèi)時(shí)間太少工作賣力，進(jìn)展甚少不知道時(shí)間都花在什么地方工作時(shí)間太長(zhǎng)把很多工作帶回家里做第2單元：忽視合理安排時(shí)間的后果 錄像節(jié)選播放錄像第一部分“毀滅”的前面一段，該段錄像介紹了一家配餐公司的大區(qū)經(jīng)理理查德?劉易斯缺乏時(shí)間管理的能力。盡量找出理查德所犯的錯(cuò)誤。錄像播放到理查德到達(dá)天國(guó)之門為止。理查德所犯的錯(cuò)誤：填完以后，參閱《自學(xué)手冊(cè)》SSW-16頁的參考答案。

錄像節(jié)選播放錄像第一部分“毀滅”的剩余片段，觀看錄像的同時(shí)，記下理查德在時(shí)間管理方面的其它錯(cuò)誤。其它的錯(cuò)誤：填完以后，參閱《自學(xué)手冊(cè)》SSW-16頁的參考答案。如果您也有這方面的毛病，千萬不要太在意。簡(jiǎn)單的解決辦法就是改正自己的錯(cuò)誤行為。完全沒有必要去改變自己的個(gè)性。就象圣彼得說得那樣：“我不要你成為另外一個(gè)人，我要你成為一個(gè)有條理的人！”第3單元：如何自我管理 錄像片段播放錄像第二部分“重生”的上半部分。在這部分情節(jié)中，圣彼得的任務(wù)就是幫助理查德。使他更具條理性：首先學(xué)會(huì)自我管理，再學(xué)習(xí)如何管理手下員工。本手冊(cè)將分別講述這兩個(gè)問題。在觀看錄像的同時(shí)，請(qǐng)記下要點(diǎn)。錄像播放到出現(xiàn)“分配時(shí)間”幾個(gè)字幕為止。錄像“重生”上半部分的要點(diǎn)：填完以后，參閱自學(xué)手冊(cè)SSW-17頁的參考答案。

您的行動(dòng)方案請(qǐng)?jiān)谝韵碌谋砀駜?nèi):制定出您要急需處理的工作任務(wù)。把各項(xiàng)任務(wù)分成主動(dòng)性和應(yīng)對(duì)性兩種類型。按照1到3的分?jǐn)?shù)等級(jí)，確定每項(xiàng)任務(wù)的輕重緩急程度（1表示最大，3表示最小）

行動(dòng)方案工作任務(wù)主動(dòng)性應(yīng)對(duì)性重要程度(1到3)緊急程度(1到3)

對(duì)付別人的打擾當(dāng)基思在對(duì)理查德漫無邊際地大侃羽毛球比賽經(jīng)過的時(shí)候，圣彼得要理查德立刻制止他這種浪費(fèi)他人工作時(shí)間的行為。將錄像情節(jié)結(jié)合自己的經(jīng)歷，您將會(huì)采用什么辦法來對(duì)付他人的打擾？（而不會(huì)影響到兩人之間的關(guān)系）對(duì)付影響工作的打擾者：參閱《自學(xué)手冊(cè)》SSW-18頁的參考答案。

第4單元:如何管理他人錄像節(jié)選錄像第二部分“重生”的下半部分講述了如何管理員工，請(qǐng)?jiān)谟^看錄像的同時(shí)記下要點(diǎn)。下半部分中的要點(diǎn)參閱《自學(xué)手冊(cè)》SSW-19頁的參考答案。

您的授權(quán)計(jì)劃今后六個(gè)月之內(nèi)，您有哪些工作任務(wù)需要授權(quán)給團(tuán)隊(duì)成員？準(zhǔn)備授權(quán)的工作任務(wù)：

第5單元:行動(dòng)計(jì)劃回顧在課程開始時(shí)寫下的學(xué)習(xí)目標(biāo)。針對(duì)如何提高您的時(shí)間管理和自我管理能力，制定出你自己的行動(dòng)計(jì)劃。行動(dòng)計(jì)劃：參考答案 第2單元：忽視合理安排時(shí)間的后果理查德的錯(cuò)誤之處：對(duì)基思的打斷不加制止。想同時(shí)打多個(gè)電話。在電話里詳盡地指示伯納德該怎么做，而這本應(yīng)該由伯納德來決定的。沒有集中精力先完成重要的工作，如給多米尼克發(fā)電子郵件。忘記曾讓埃里卡來找他，隨后又不搭理她了。事先沒有計(jì)劃，結(jié)果他不得不到停車場(chǎng)去找總經(jīng)理。沒有履行諾言，他的總經(jīng)理在趕往芝加哥的路上對(duì)他說：“我叫你給我打個(gè)報(bào)告，你一直沒消息，我還以為你解決了?！弊约汗芾砟芰η啡?，卻責(zé)備他的助理簡(jiǎn)（“簡(jiǎn)，難道樣樣都要我管”）。錯(cuò)過了他兒子的生日聚會(huì)，忘記了曾和妻子約好去走訪一個(gè)朋友。其它幾點(diǎn)：他的助理簡(jiǎn)說到：“他在辦公室里把我整天弄得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，我不知道怎么辦?！彼目蛻粢晃回?cái)務(wù)總監(jiān)說到：“…你考慮清楚吧，理查德?！笔ケ说谜f到：“你這是被動(dòng)的管理！”，“你這不是在行使分派權(quán)力，是在放棄權(quán)力”，看到理查德不明白自己哪里做錯(cuò)了，圣彼得說到：“輕易的讓任何人打斷你的工作，把精力放在不相干的工作上，我是說你經(jīng)常插手本不需要你過問的事，工作上從不設(shè)立優(yōu)先級(jí)...浪費(fèi)別人或你自己的時(shí)間...你整天忙亂浪費(fèi)精力，根本沒時(shí)間去關(guān)心下屬?！钡?單元:如何自我管理 要點(diǎn)明確目標(biāo)：強(qiáng)調(diào)明確目標(biāo)的重要性。錄像中大多數(shù)要點(diǎn)是關(guān)于如何正確地處理好自己的工作事務(wù)，提高工作效率。但是我們很容易犯的錯(cuò)誤是偏離自己的工作目標(biāo)。讓大家多想一想：公司招聘我們是做什么的？重視目標(biāo)，工作安排才更合理有效。制定工作計(jì)劃：圣彼得說：“你為什么從來不計(jì)劃？”理查德回答到：“我倒想，只是沒有時(shí)間?！闭?yàn)檫@樣，他每天都是盲目地工作，像驢拉磨一樣，被動(dòng)地應(yīng)付出現(xiàn)的各種事情。制定工作方案：分析主動(dòng)性任務(wù)和應(yīng)對(duì)性任務(wù)的區(qū)別時(shí)，圣彼得是這樣解釋的：“主動(dòng)、積極性的工作是指那些能幫助你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的工作?！薄岸切?yīng)對(duì)性工作，是指，那些日常工作中不停出現(xiàn)的，你不得不去處理的那些工作?！贝_定先后次序。突出說明重要性工作和緊急性工作的區(qū)別。越是重要的工作，越要騰出更多時(shí)間來處理。越是緊急的工作，越要盡快去完成。正如圣彼得說的那樣，“主動(dòng)性工作幾乎往往都是重要的。”合理分配時(shí)間。在錄像中簡(jiǎn)是這樣認(rèn)為的：每天的首要任務(wù)就是處理電子郵件，這是應(yīng)對(duì)性的活兒，但是它往往是緊急的。事先周密安排好時(shí)間，對(duì)于確實(shí)重要的工作，有時(shí)甚至要抽出一整天時(shí)間，比如要和區(qū)域經(jīng)理在一起。安排時(shí)間接見來訪客人。對(duì)于重要的長(zhǎng)期計(jì)劃工作，要多安排些時(shí)間。有效利用一些輔助方法，比如專用圖表等。每天工作結(jié)束前要抽出十五分鐘時(shí)間，考慮一下第二天的工作計(jì)劃。（有人喜歡在每天開始工作前這樣做）就像簡(jiǎn)說的那樣：“幸福的出現(xiàn)需要計(jì)劃?！比绾螌?duì)付影響工作的打擾者：先打斷他的話，理查德不能由著他沒完沒了地說下去。站起來，這個(gè)動(dòng)作表示談話就要結(jié)束了。把握好時(shí)間，理查德是這樣說的：“你不是說只說幾句話嗎？”把握好談話內(nèi)容，理查德是這樣說的：“要想長(zhǎng)談我們另約時(shí)間吧”。通常還可以這么說：“你有什么事情需要我?guī)椭?？”，這樣可以使其他人直截了當(dāng)。態(tài)度要友善。要做到“對(duì)待他人，時(shí)間上要苛刻，態(tài)度上要和氣”。

第4單元:如何管理他人要點(diǎn)：定義：授權(quán)就意味著把自己的一部分工作分給他人去做。障礙：管理者要學(xué)會(huì)如何授權(quán)，必須先要克服兩個(gè)障礙：要舍得把自己喜歡的工作，分派給別人去做。正如圣彼得說的那樣：“對(duì)此有個(gè)說法，叫做長(zhǎng)大”?？朔謶中睦?，不要害怕工作局面失控。對(duì)此，圣彼得是這樣說的：“你可以把任務(wù)和權(quán)利委任下去，但責(zé)任還是你的”。但是經(jīng)過一定的培訓(xùn)和正確的計(jì)劃，完全可以把風(fēng)險(xiǎn)控制在最低程度。步驟。要做到有效授權(quán)，要清楚以下這些問題：哪項(xiàng)任務(wù)？由誰負(fù)責(zé)？如果讓他來做，能勝任嗎？如果要對(duì)他培訓(xùn)，需要多長(zhǎng)時(shí)間培訓(xùn)，他才能勝任工作？制定出培訓(xùn)計(jì)劃，讓被培訓(xùn)人員認(rèn)識(shí)到：自己需要多長(zhǎng)時(shí)間培訓(xùn)，才能夠完全勝任這項(xiàng)工作。支持和監(jiān)督.在給伯納德授權(quán)時(shí)，理查德差點(diǎn)釀成大錯(cuò)。一旦把工作分派出去，必須要：提供必要的支持，這并不是說要去干預(yù)別人的工作。對(duì)此圣彼得是這樣說的：“所以授權(quán)也是這樣，你是放手了，但是眼睛還看著?！痹陉P(guān)鍵處把關(guān)，監(jiān)督他們的工作進(jìn)展。如果把握好時(shí)機(jī)和方法，就不會(huì)顯得對(duì)別人指手劃腳。要點(diǎn)總結(jié) 錄像中的學(xué)習(xí)要點(diǎn)包括：自我管理把工作分成兩類-主動(dòng)性任務(wù)-應(yīng)對(duì)性任務(wù)按照工作的輕重緩急，確定處理的先后次序：-重要性（處理重要