學(xué)工部（學(xué)生處）文件管理制度

學(xué)工部（學(xué)生處）文件管理制度為規(guī)范文件處理的收文、發(fā)文、歸檔三個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)流程的管理，特制訂本制度。一、收文管理（一）文件的收?。簭奈募妮d體劃分，收文分為紙質(zhì)文件和網(wǎng)上文件兩類:.紙質(zhì)文件的收?。河赊k公室指定專人簽收，如文件送來(lái)時(shí)指定人暫時(shí)不在，可由其它人代為簽收，但簽收后要及時(shí)送指定人員。文件收取后，要及時(shí)對(duì)需要閱、辦的文件進(jìn)行收文登記。.網(wǎng)上文件的收取：由指定收文的同一人負(fù)責(zé)網(wǎng)上文件的收索、收取，對(duì)與處務(wù)工作有關(guān)的、具有指導(dǎo)意義的各級(jí)文件，要盡快推薦給領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員閱覽，必要時(shí)打印一份送有關(guān)人員傳閱。（二）、文件的傳閱、交辦、交辦時(shí)限：.文件的傳閱和管理由文件收取人負(fù)責(zé)。.對(duì)院辦簽轉(zhuǎn)學(xué)工部（處）的需要辦理的文件，必須在簽收的當(dāng)天送部（處）領(lǐng)導(dǎo)閱，部（處）領(lǐng)導(dǎo)按院領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)提出具體落實(shí)意見(jiàn)，并指定落實(shí)人員。如部（處）領(lǐng)導(dǎo)因事不能及時(shí)閱理，可將文件復(fù)印件送該文涉及的分管人員，分管人員按院領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)辦理落實(shí)。.送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)人員辦理的文件，文件管理人員要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點(diǎn)催辦,一般文件定期催辦。需辦理的文件一般要求在2天內(nèi)反饋處理情況；領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)限要求的，在時(shí)限內(nèi)辦結(jié)。.對(duì)文件落實(shí)情況，經(jīng)辦人員要在文件處理箋上進(jìn)行說(shuō)明，并簽上經(jīng)辦人姓名、日期。.對(duì)一般性需全處同志了解的政策性、信息類文件，收取人要負(fù)責(zé)交處內(nèi)每個(gè)同志傳閱。傳閱順序一般由領(lǐng)導(dǎo)到一般工作人員，文件傳閱的每一個(gè)環(huán)節(jié)一般不超過(guò)一天。二、發(fā)文管理（一）、需由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批的請(qǐng)示或報(bào)告類文件，按處領(lǐng)導(dǎo)要求擬好后，擬稿人編上統(tǒng)一發(fā)文號(hào)、簽字并送處領(lǐng)導(dǎo)審核；處領(lǐng)導(dǎo)審核后由擬稿人送院分管領(lǐng)導(dǎo)批示。（二）、以本處名義制發(fā)的下行文或平行文，且內(nèi)容僅涉及一般性日常工作或單項(xiàng)具體工作，經(jīng)請(qǐng)示處領(lǐng)導(dǎo)同意,由經(jīng)辦人擬文送處領(lǐng)導(dǎo)審核后可下發(fā)，進(jìn)行發(fā)文編號(hào)、登記。（三）、由本處負(fù)責(zé)向?qū)W院上一級(jí)主管部門報(bào)送的文件（材料），須先將有關(guān)文件（材料）報(bào)送學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審核，領(lǐng)導(dǎo)批示同意后，加蓋學(xué)院公章方可上報(bào)。三、文件的歸檔、借閱（一）文件歸檔：所有辦結(jié)、閱畢的文件和已分發(fā)的文件，都要交回辦公室由文件收取人負(fù)責(zé)管理。1、凡以處名義下發(fā)的文件，擬稿人要負(fù)責(zé)將2份文件送辦公室留存；2、請(qǐng)示、報(bào)告有領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)的原件，由經(jīng)辦人送辦公室留存；3、所有向上級(jí)主管部門上報(bào)的全套材料，要送辦公室留存一份。4、每年年終對(duì)全年檔案進(jìn)行全面清理，按檔案室要求將需由檔案室管理的文