公司采購管理制度采購原則采購流程和采購紀(jì)律要求

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔盛世立元公司采購管理制度3一、目的為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司制度管理，健全企業(yè)采購管理制度，做到有章可循，預(yù)防采購過程中的各種漏洞和弊端，降低采購成本，監(jiān)督和控制不必要的開支，保證采購工作的正?；?、規(guī)范化，特制定此制度。二、適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司及下轄子公司的所有物品，包括產(chǎn)品、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品及設(shè)備、勞務(wù)技術(shù)、服務(wù)等的采購。采購原則1、采購必須堅持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量和價格”的性價比，凡500元以上的維修、服務(wù)等勞務(wù)、設(shè)備用具的采買項(xiàng)目，必須召集三家以上的供應(yīng)商報價，進(jìn)行比價，擇優(yōu)選取。價值在2萬元以上的設(shè)備的采購，必須采取招標(biāo)方式采購。2、100元以下的采購由各項(xiàng)目部自行采購；300元以下的報大區(qū)經(jīng)理批準(zhǔn)；500元以下報分管公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；500元以上的報公司總裁（董事長）批準(zhǔn)。3、公司總部的一般日常辦公用品及其它消耗用品由行政部負(fù)責(zé)采購，其他部門或人員不得自行采購。應(yīng)盡量采用月結(jié)方式作為付款條件與供應(yīng)商洽談。4、300元以上的進(jìn)貨及物料的采購由各需求部門向分管領(lǐng)導(dǎo)申請，董事長批準(zhǔn)后由行政部采買，需求部門派人監(jiān)督、跟蹤、協(xié)助采辦。5、國家明碼標(biāo)價壟斷經(jīng)營的特殊商品采購，以及政府有收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的行政事業(yè)性服務(wù)收費(fèi)不實(shí)行比價程序，公司只對采購物品或勞務(wù)的價格、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、質(zhì)量的真實(shí)性進(jìn)行審查。四、采購流程1、采購之前，采購經(jīng)辦人依照所購物件的品名、規(guī)格、數(shù)量、估算價格和總金額、需求日期及注意事項(xiàng)，填寫《物品采購申請單》。緊急采購時，由采購人員在《物品采購申請單》上注明“緊急采購”字樣，以便及時處理。若撤銷采購，應(yīng)立即通知行政部或采購人員，以免造成不必要的損失。2、采購金額在300元內(nèi)的《物品采購申請單》，交由公司行政部負(fù)責(zé)人審核簽字后，可立即執(zhí)行采買任務(wù)。采購金額在300元以上的《物品采購申請單》，報公司董事長審批后，方能進(jìn)行采購。董事長不在總部，須電話或短信請示匯報后方能執(zhí)行。3、財務(wù)部須仔細(xì)核對《物品采購申請單》及領(lǐng)導(dǎo)的簽字后，方可辦理借支采購或通知財務(wù)專員辦理轉(zhuǎn)款手續(xù)。4、采購人員按核準(zhǔn)的《物品采購申請單》向供應(yīng)商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場采購。五、采購經(jīng)辦人職責(zé)1、廣泛建立各類供應(yīng)商資料與價格記錄。2、做好采購商品或服務(wù)的市場行情的經(jīng)常性調(diào)查。3、認(rèn)真做好詢價、比價、議價及定購工作，涉及較專業(yè)的采買物品或服務(wù)，要做到不懂就問，嚴(yán)禁不懂裝懂。4、所購物品的品質(zhì)、數(shù)量發(fā)現(xiàn)異常，要先報告領(lǐng)導(dǎo)，并及時處理，同時做好物品或服務(wù)交期進(jìn)度的跟進(jìn)和控制。5、做好平時的采購記錄及對帳工作。六、采購方式1、集中計劃采購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。2、長期報價采購：凡辦公用物料、耗材、辦公設(shè)備維修維護(hù)等，須選定長期供應(yīng)商議定供貨價格。3、每年第一個月重新審定上年度供應(yīng)商，與供應(yīng)商洽談需兩人以上進(jìn)行，并對供應(yīng)商進(jìn)行評審，且作出相關(guān)評審記錄。七、采購票據(jù)報銷1、所有《物品采購申請單》經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人或董事長審核簽字后，均需復(fù)印一份交與財務(wù)部備案，并作為報帳時的附件。無領(lǐng)導(dǎo)簽批的《物品采購申請單》，財務(wù)一律不予報銷。2、物品采購無論金額大小，票據(jù)一律由經(jīng)辦人簽字，并由需求部門或分公司領(lǐng)導(dǎo)初審（總部由行政部負(fù)責(zé)人初審簽字），交董事長核準(zhǔn)簽字后方可交財務(wù)部核實(shí)報銷。3、大宗物品采購付款須見供應(yīng)商提供送貨單及我司開出的入庫單等單據(jù)方可結(jié)款或開支票，同時要認(rèn)真審核《采購合同》、發(fā)票或收款收據(jù)等有關(guān)單證，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證財務(wù)部門不得辦理相關(guān)手續(xù)。4、出納員須在接到經(jīng)董事長簽字或蓋“已審”章的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。八、采購紀(jì)律1、采購經(jīng)辦人應(yīng)盡職盡責(zé)，嚴(yán)禁在采購中收取供應(yīng)商任何形式的饋贈、回扣、賄賂，或向供應(yīng)商索要回扣、好處等，此類行為一律按貪污論處，一旦查實(shí)，立即開除。情節(jié)嚴(yán)重者提交公安機(jī)關(guān)處理。2、采購經(jīng)辦人不按采購程序，造成錯誤采購、購回物資無法退換且公司無使用價值的，由當(dāng)事人賠償，具體執(zhí)行按公司《責(zé)任追究和賠償制度》；3、不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負(fù)責(zé)處理，已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔(dān)。4、經(jīng)審批的采購申請，負(fù)責(zé)采購的部門和人員應(yīng)在規(guī)定采購期限內(nèi)采購到位，因沒有盡到責(zé)任不能按時采購而影響正常工作的，每發(fā)現(xiàn)查實(shí)一次罰款100～500元，給公司造成損失的按確定損失額的40%賠償。5、采購經(jīng)辦人缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致購入質(zhì)次價高的物品，或不貨比三家使公司支付的采購費(fèi)、服務(wù)費(fèi)遠(yuǎn)高于市場普遍行情的，價格高出部分由采購人員自行承擔(dān)。提交多家供應(yīng)商報價時，與供應(yīng)商串通抬高價格，從中謀取私利；或未認(rèn)真進(jìn)行比價而導(dǎo)致采購價格明顯過高；經(jīng)查實(shí)后由采購人員或承辦人員承擔(dān)100％的損失，損失額在5000元以上的責(zé)令其下崗。6、對采購經(jīng)辦人在采購中出現(xiàn)其他失誤的賠償，按公司《責(zé)任追究和賠償制度》執(zhí)行。九、本制度經(jīng)盛世立元公司董事長簽發(fā)后實(shí)施。盛世立元有限公司董事長簽發(fā)：______________2011年10月10日精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購部管理制度 一、總則1、為規(guī)范公司日常采購工作，特制定本制度。2、本制度適用于公司的日常采購活動。二、采購原則1、嚴(yán)格執(zhí)行詢議價程序物品采購，必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。2、采購會審、合同會簽制度物品采購，必須有相關(guān)部門參與，調(diào)研匯總各方意見，經(jīng)高管審核后生效。3、職責(zé)分離采購人員必須參與貨物和服務(wù)的驗(yàn)收，采購貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商協(xié)商完成。4、一致性原則采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購計劃單所列要求規(guī)格型號、數(shù)量相一致，在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改采購計劃單以參考。5、廉潔制度所有采購人員必須做到：（1）、自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本。（2）、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，增強(qiáng)法治觀念。（3）廉潔自律，不能向供應(yīng)商伸手。（4）、嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（5）、工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。（6）、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新貨品及市場信息。三、采購程序1、供應(yīng)商的選擇（1）、供應(yīng)商必須證照齊全，具有相關(guān)資質(zhì)。（2）、對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會同客服、銷售、采購部門對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計。（3）、在選擇供應(yīng)商時，必須進(jìn)行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象，供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素。（4）、為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。2、采購程序（1）、日常及其他零星物品的申請，由各使用部門應(yīng)認(rèn)真填寫采購計劃單后報采購部上級部門統(tǒng)一申請。對于較大數(shù)額物品的申請需要由總經(jīng)理審批，最后交采購部門采購。（2）、采購詢價、綜合評估、會簽合同，由采購部門協(xié)調(diào)財務(wù)及使用部門共同完成，報總經(jīng)理審批。使用部門負(fù)責(zé)采購物品的適用性，財務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價格調(diào)查、合同付款條款的審核，行政部門負(fù)責(zé)合同風(fēng)險條款的審查。采購部門負(fù)責(zé)合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及確認(rèn)售后服務(wù)事宜。（4）、采購過程中發(fā)生變化時，需求部門應(yīng)及時出具采購變更申請，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后交采購部執(zhí)行。（5）、行政部負(fù)責(zé)接收報告的出具。3、付款程序（1）、采購部根據(jù)合同約定的付款方式及付款時間向上級主管部門提出申請，各主管簽字，后附入庫單，交給財務(wù)部辦理付款手續(xù)。無論匯款還是支票要求復(fù)印存檔。（2）、發(fā)票：付款時必須索要發(fā)票，核對發(fā)票形式（普票或增值稅發(fā)票）內(nèi)容是否和合同約定一致，確認(rèn)后交給財務(wù)部核銷。四、違約處理（1）、貨物出現(xiàn)延期后，采購部應(yīng)及時通知相關(guān)部門。（2）、貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用部門提出意見，報部門經(jīng)理，交采購部處理。采購部接到意見后，將情況上報總經(jīng)理，并按投訴做緊急處理，將情況及時報給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商換貨或退貨。（3）、采購部與供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財務(wù)部核算損失，采購部負(fù)責(zé)追索。追索不成，由法院裁決。五、審計監(jiān)督在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結(jié)算過程中，必須有相關(guān)部門參與。財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)價格的核查及審計。采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。六、績效與評估1、制定采購績效評估的目的，包括以下項(xiàng)目：確保采購目標(biāo)之達(dá)成；提供改進(jìn)績效之依據(jù)；作為個人或部門的獎懲參考。作為升遷、培訓(xùn)的參考；提高采購人員的士氣。2、采購績效評估的指標(biāo)采購人員績效評估應(yīng)以“5R”為核心，即適時、適質(zhì)、適量、適價、適地，并用量化指標(biāo)作為考核之尺度。2．1時間績效由以下指標(biāo)考核時間管理績效：停工斷料影響工時；緊急采購（如空運(yùn)）的費(fèi)用差額。2．2質(zhì)量績效由以下指標(biāo)考核質(zhì)量管理績效：進(jìn)料質(zhì)量合格率；物資使用的不良率或退貨率。2．3數(shù)量績效呆滯物資金額；呆滯處理損失金額；庫存金額；庫存周轉(zhuǎn)率。3、采購績效評估的方式。采用目標(biāo)管理與工作表現(xiàn)考核相結(jié)合之方式進(jìn)行。3．1績效評估說明目標(biāo)管理考核占采購人員績效評估的70%；工作表現(xiàn)占績效評估的30%；兩次考核的總合即為采購人員之績效，即：績效分?jǐn)?shù)=目標(biāo)管理考核*70%+工作表現(xiàn)考核*30%3．2目標(biāo)管理考核規(guī)定公司制定年度目標(biāo)與預(yù)算；采購部根據(jù)公司營業(yè)目標(biāo)與預(yù)算，提出本部門次年度之工作目標(biāo)；采購部各級人員根據(jù)部門工作目標(biāo)，制定個人次年度之工作目標(biāo)