物資采購管理制度為加強(qiáng)采購計劃管理降低采購成本

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔物資采購管理制度一、目的：為加強(qiáng)采購計劃管理，規(guī)范采購工作，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，降低采購成本，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司對外采購與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料及非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購（以下統(tǒng)稱為采購物品）。三、職責(zé)權(quán)限1、總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購管理制度的審批；2、分管副總、財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)采購管理制度的審核；3、人力資源行政部負(fù)責(zé)采購管理制度的制定。4、經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品（物資）的采購由采購部負(fù)責(zé)；非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購由人力資源行政部負(fù)責(zé)。四、采購原則1、詢價比價原則物品采購必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。2、一致性原則采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超過請購量的5—10%。3、低價搜索原則采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。4、廉潔原則（1）自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。（3）嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。（5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標(biāo)采購原則凡大宗或經(jīng)常使用的物品，都應(yīng)通過詢議價或招標(biāo)的形式，由采購、財務(wù)等相關(guān)部門共同參與，定出一段時間內(nèi)（一年或半年）的供應(yīng)商、價格，簽訂供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標(biāo)間隔時限外，還應(yīng)隨時掌握市場行情，調(diào)整采購價格。6、審計監(jiān)督原則：采購人員要自覺接受財務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，公司有權(quán)對相關(guān)人員依照公司《員工獎懲制度》等進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。五、采購流程1、采購申請：經(jīng)營性物品采購,（物資）需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營的實際需要，由采購部負(fù)責(zé)采購物品，非經(jīng)營性物品采購,每月25日前由人力資源行政部負(fù)責(zé)采購物品。每月25日前，需求部門提出采購申請，填寫《請購單》，請購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術(shù)指標(biāo)的，須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。按采購申請流程，由各相關(guān)部門審批，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購部門采購。各審核環(huán)節(jié)對采購申請?zhí)岢鲎h異者，應(yīng)于2個工作日內(nèi)將意見反饋給采購申請部門。2、詢價比價議價：（1）每一種物品（物資）原則上需三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行報價。（2）采購員接到報價單后，需進(jìn)行比價、議價，并填寫《詢價記錄表》，按低價原則進(jìn)行采購。（3）屬下列情況者，無須進(jìn)行比價、議價：獨(dú)家代理、獨(dú)家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。3、樣品提供和確認(rèn)：（1）若須進(jìn)行樣品提供和確認(rèn)的，須確定送樣周期，由采購人員負(fù)責(zé)追蹤，收到樣品后，須第一時間送交需求部門進(jìn)行確認(rèn)，必要時需會同財務(wù)部等部門相關(guān)人員予以確認(rèn)。（2）對于需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。4、供應(yīng)商選擇：（1）具有合法經(jīng)營主體者。（2）品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)等條件良好者。（3）信譽(yù)良好者。（4）客戶認(rèn)可的供應(yīng)商。采購人員須建立供應(yīng)商信息臺帳。5、合同簽定：（1）供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。（2）交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)合同的核定條款進(jìn)行處理。6、進(jìn)度跟催（1）為確保準(zhǔn)時交貨，采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應(yīng)。（2）若采購物品（物資）無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會需求部門。7、驗收入庫：采購物品（物資）到公司后，屬經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品（物資）、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、大宗勞保用品等經(jīng)需求部門驗收，辦公用品等常用品經(jīng)庫管驗收合格后，庫管開具《入庫單》，按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的，由驗收部門通知采購部門，2日內(nèi)辦理換（退）貨手續(xù)。8、對帳付款：采購物品（物資）辦理入庫后，由采購員憑《入庫單》按合同或約定的付款方式辦理付款手續(xù)。9、采購流程圖：（附后）六、考核凡違反本制度的人員，依照公司相關(guān)管理制度進(jìn)行處罰。七、本制度解釋權(quán)歸人力資源行政部，自2013年1月1日起執(zhí)行。八、本制度附件：1、《請購單》2、《采購詢價記錄表》采購流程圖流程作業(yè)要求記錄表單責(zé)任單位/人采購申請采購申請驗收入庫對帳/整理付款資料詢價比價議價樣品提供確認(rèn)簽訂采購合同進(jìn)度跟催供應(yīng)商選擇接收請購單驗收入庫對帳/整理付款資料詢價比價議價樣品提供確認(rèn)簽訂采購合同進(jìn)度跟催供應(yīng)商選擇接收請購單1、物資需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營實際需要填寫請購單請購單需求部門1、接收已核準(zhǔn)的請購單請購單采購員1、采購人員依需求緩急，參考采購歷史記錄或供應(yīng)商所提供的資料，至少精選兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行比價和議價詢價記錄表采購員1、以滿足需求部門所提出的性能、指標(biāo)、品質(zhì)為原則申請單采購員1、依優(yōu)質(zhì)低價原則進(jìn)行選擇詢價記錄表需求部門/企管部/采購員1、依據(jù)供需雙方確定的條件簽訂合同采購合同采購員1、依據(jù)合同或約定的交貨期進(jìn)行跟蹤確認(rèn)，發(fā)生異常及時處理采購合同采購員1、按采購需求進(jìn)行驗收，辦理入庫手續(xù)入庫單庫管員/需求部門1、庫管員按已辦妥的請購單、送貨單整理匯總2、采購員根據(jù)庫管員提供的相關(guān)資料進(jìn)行對帳，到財務(wù)部辦理付款送貨單發(fā)票支付憑證庫管員采購員請購單申請單位：申請日期：年月日編號：序號物品名稱廠家/品牌緩急程度規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途需用日期庫存請購數(shù)量備注經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：申請部門分管領(lǐng)導(dǎo)：采購部（人力資源行政部）審核：審核部門分管領(lǐng)導(dǎo)：財務(wù)負(fù)責(zé)人：總經(jīng)理：庫管：采購詢價記錄表編號：序號物料名稱規(guī)格/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)付款及開票方式單位數(shù)量單價合計報價單位報價人聯(lián)系方式擬定供應(yīng)商采購員：采購部門負(fù)責(zé)人：分管領(lǐng)導(dǎo)：財務(wù)負(fù)責(zé)人：總經(jīng)理：采購物品驗收單編號：序號品名規(guī)格型號單位數(shù)量驗收意見請購單號驗收部門負(fù)責(zé)人：驗收經(jīng)辦精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔物資采購與倉庫管理制度總則1、為健全和完善公司采購管理制度,規(guī)范公司的物資采購行為，對物資采購價格實施有效監(jiān)控,降低采購成本,結(jié)合公司實際，特制定本制度。2、物資采購的原則：（1）無采購計劃不采購；（2）未經(jīng)審價不采購；（3）物資采購成本實行比質(zhì)比價；（4）物資采購優(yōu)先選擇廠家及其直銷單位供貨,減少中間環(huán)節(jié)。第二章職責(zé)3、各部門：部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制訂采購計劃申請，并協(xié)助進(jìn)行物資核對、清點(diǎn)入庫；4、綜合部：負(fù)責(zé)審核采購計劃，包括計劃內(nèi)和計劃外采購申請。第三章采購物資的分類5、物資分類（1）A類：辦公、勞保用品以及各部門日常耗材（如維修材料、農(nóng)藥等）,單價＜1000元（2）B類：辦公設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)，單價≥1000元或≤5000元（3）特殊類：大金額固定資產(chǎn)，單價＞5000元第四章采購、入庫、報銷流程6、提出采購申請各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)下月的物資預(yù)計用量及月末庫存情況，一般情況在每月25日之前以《采購申請單》的方式提出下個月的物資采購計劃，寫明物資名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等（如有特殊情況，須備注說明）。7、審核采購計劃月度物資采購計劃由需求部門負(fù)責(zé)人于每月25日前提出書面采購申請，依據(jù)采購物資的類別分別送交項目經(jīng)理、總經(jīng)理核批。根據(jù)各類物資情況，審批流程如下：A類物資：各部門負(fù)責(zé)人提出申請后，由綜合部匯總統(tǒng)計，并報項目部經(jīng)理審核通過后轉(zhuǎn)至采購專員下單采購。B/特殊類物資：除履行A類物資審批流程，在項目部負(fù)責(zé)人審核通過后流向總經(jīng)理進(jìn)行審批，審批通過后方可下單采購。8、物資的采購（1）采購人員由2人以上組成。在采購物資過程中，要做到貨比三家，在保證質(zhì)量的前提下，盡量降低采購成本，并注明采購時間、地點(diǎn)，便于公司核實。（2）所有發(fā)生的費(fèi)用支出，經(jīng)辦人都要以書面形式進(jìn)行事前請示，填寫采購計劃單，注明預(yù)購物品的使用處，如遇特殊情況，應(yīng)提前電話請示，并及時補(bǔ)出采購計劃單。凡不符合規(guī)定的費(fèi)用支出，財務(wù)人員有權(quán)不予受理。（3）公司財務(wù)部有權(quán)利及義務(wù)對當(dāng)月報銷的物資采購、各項費(fèi)用的票據(jù)進(jìn)行抽查、核實，辦公室予以協(xié)助。如經(jīng)核實，報銷額與實際發(fā)生額存在差異，經(jīng)辦人無法做出合理解釋的，無論金額大小，公司將對經(jīng)辦人予以辭退處理。（4）遇緊急情況急需的物品（500元以下），在得到項目經(jīng)理同意下，可臨時豁免，事后補(bǔ)填臨時采購計劃單且寫明原因。（5）凡購進(jìn)物料、工具等，尤其是定制品，應(yīng)先取樣品，征得申請部門同意后，才可進(jìn)行采購或定制。（6）采購人員在支付費(fèi)用及采購物資前需借款時，由經(jīng)辦人填寫《借款單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，財務(wù)部根據(jù)相關(guān)合同、協(xié)議辦理借款。9、供應(yīng)商的選擇（1）采購人員在采購物資時要選用符合要求、可以月結(jié)的供應(yīng)商，并在公司指定的合格供應(yīng)商名單內(nèi)進(jìn)行采購；對新型、首次購買的物資，在公司沒有指定供應(yīng)商的情況下，采購人員需配合項目部綜合部人員一起搜集供應(yīng)商和產(chǎn)品的信息，協(xié)助完成新供應(yīng)商的確定。（2)財務(wù)部、綜合部應(yīng)對定點(diǎn)供應(yīng)商實行動態(tài)考核管理,隨時掌握其供貨物資的質(zhì)量價格和市場同類物資的比照情況。凡發(fā)現(xiàn)有欺詐行為,價格比其他供應(yīng)商同類物資明顯偏高的,應(yīng)立即取消其定點(diǎn)供貨資格。10、物資入庫（1）入庫時需登記的內(nèi)容為：日期、時間、名稱、數(shù)量、品種、重量、有效期及類別等于入庫本上，并要與明細(xì)、發(fā)票相吻合。（2）入庫時需開箱/盒查驗物品的質(zhì)量，若倉庫保管員無法把握時，可請申請部門負(fù)責(zé)人協(xié)助，并對查驗的物品簽字認(rèn)可。（3）采購的設(shè)備開箱后，若有技術(shù)資料和隨機(jī)文件，需交辦公室檔案管理員處統(tǒng)一存檔，安裝和使用人員需閱用這些資料，可辦理借閱手續(xù)。（4）物資采購入庫后，領(lǐng)用物資時，填寫物資出庫領(lǐng)用單，并做好登記，建立物資臺帳。11、報銷經(jīng)驗收合格無誤的物資采購入庫后，采購人員以《費(fèi)用報銷單》的形式于每月28日之前，向公司財務(wù)部提出報銷申請，并附上經(jīng)審批完成的物資采購清單、入庫單及相應(yīng)發(fā)票。第五章倉庫儲存管理制度12、物品在倉庫內(nèi)儲存，應(yīng)按不同種類分別堆放。物品要先進(jìn)先出，定期翻堆，當(dāng)需使用時可快捷提出。13、倉庫保管員要注意防火防盜，確保所有物資的安全存放。14、保管員要對倉庫的物品做到經(jīng)常檢查，對保存時間長的物品要主動向部門領(lǐng)導(dǎo)反映情況，對破損的或超保質(zhì)期的物品應(yīng)及時提出處理意見。第六章工具的借用制度15、臨時借用工具，由使用人填寫臨時借用工具表，經(jīng)批準(zhǔn)后，向倉庫管理員申請領(lǐng)取，并在員工工具借用登記本上登記。在交還時，應(yīng)在該表上寫明交還時間并簽收，簽收時應(yīng)檢查工具及其附件是否完好無損，若發(fā)現(xiàn)問題立即登記，并向部門負(fù)責(zé)人反映。16、個人領(lǐng)用工具的品種根據(jù)需要配備，由使用人提出申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到倉庫領(lǐng)用，并辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用后個人負(fù)責(zé)使用保管，離開公司時交還，倉庫管理人需作簽收記錄。17、公共領(lǐng)用工具由主管工作的負(fù)責(zé)人或領(lǐng)班申請，部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)（附表），領(lǐng)用后由申請人或指定專人負(fù)責(zé)保管。18、工具調(diào)換原則上以舊換新，發(fā)生丟失和毀損，由保管者寫明原因，向上一級領(lǐng)導(dǎo)報告，屬人為的丟失和毀損，由責(zé)任人按當(dāng)時工具的價格賠償；屬長期使用正常磨損或損壞，金額在300元以內(nèi)由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)辦理報廢手續(xù)；金額在300元以上的物品由部門負(fù)責(zé)人以上至副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可辦理報廢手續(xù)。19、工具一律不得帶出項目部，特殊情況經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理正式手續(xù)后方可借出。第七章物資領(lǐng)用制度20、工作人員到倉庫領(lǐng)料之前，先要填好物品領(lǐng)料單，注明數(shù)量、規(guī)格、名稱、施工內(nèi)容、安裝位置等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到倉庫領(lǐng)取。21、物品領(lǐng)用一般原則上以舊換新，但在實施過程中可先領(lǐng)后交，若發(fā)生多領(lǐng)，應(yīng)主動歸還。22、若施工中確需新增的物品，被盜或遺失的物品，需在領(lǐng)料單上注明，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后備案。第八章物品報廢制度23、工作人員以舊換新的舊料，如燈具、閥門和礦棉板等集中到一定數(shù)量作報廢處理，對有回收利用價值的金屬、塑料可集中送至廢品回收站，所得款項交財務(wù)入帳。24、申請設(shè)備報廢，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人同意