采購部的主要職能及作業(yè)流程采購人員的主要工作內(nèi)容

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔常州XX光電有限公司采購部的主要職能及作業(yè)流程文件編號：PZ-CGLC-001采購部的崗位配置：主管主管助理助理司機外協(xié)跟單采購員文員司機外協(xié)跟單采購員文員二．采購部職能：1．分析公司原財料市場品質(zhì)、價格等行情；2．尋找物料供應(yīng)來源，對每項物料的供貨渠道加以調(diào)查和掌握；3．與供應(yīng)商洽談，并安排上門參觀，建立供應(yīng)商的資料；4．要求報價，進行議價，有能力可進行估價，并作出比較；5．采購所需的物料；6．查進廠物料的數(shù)量及品質(zhì)；7．對供應(yīng)廠商的價格、品質(zhì)、交期、交量等作出評估；8．按采購合同或協(xié)議控制交貨期；9．呆料與廢料的預(yù)防與處理。三．采購人員的主要工作內(nèi)容：1．建立供應(yīng)商資料與價格記錄；2．對采購物料進行ABC分類；3．采購方式的決定；4．市場行情的經(jīng)常性調(diào)查；5．詢價、比價、議價及訂購作業(yè)；6．交期的進度控制；7．進料品質(zhì)、數(shù)量異常的處理；8．稅票資料的提供；9．付款整理與核查；四．作業(yè)流程1.適用范圍：生產(chǎn)物料采購及半成品（五金/木身/油漆/五金噴漆）發(fā)外加工序號作業(yè)流程要求和說明責(zé)任崗位1下達物料需求下達物料需求物控根據(jù)訂單和庫存情況，編制《物料需求計劃》PMC經(jīng)理編制《外發(fā)加工計劃》物控員PMC經(jīng)理2編制采購申請編制采購申請根據(jù)物料需求表和供應(yīng)商、價格等情況，一個工作日內(nèi)報呈《采購申請表》采購文員采購主管3審批采購申請審批采購申請PMC經(jīng)理1個工作小時審核交期和數(shù)量總經(jīng)理半個工作日內(nèi)審核供應(yīng)商和價格PMC經(jīng)理總經(jīng)理4下達采購合同下達采購合同采購主管根據(jù)總經(jīng)理批準的《價格表》和《采購申請單》審簽合同，并給財務(wù)及倉庫各一份合同；采購員采購主管5供方確認合同并回傳供方確認合同并回傳一個工作日內(nèi)簽名確認并回傳，如交期變更的，填寫《變更通知單》給PMC，如價格有變更的，經(jīng)總經(jīng)理確認后填寫《變更通知單》給財務(wù)及倉庫；采購員6進度跟催進度跟催根據(jù)合同及時跟進交期，如有交期異常，提前二天報《交期變更單》給PMC采購員7供應(yīng)商送貨供應(yīng)商送貨供應(yīng)商送貨到公司后，首先聯(lián)系采購部，采購員了解送貨情況采購員采購文員8開具到貨通知單開具到貨通知單核對供應(yīng)商送貨單上的物料名稱及編碼，如有未標名的，必須按同情況開具《到貨通知單》并與合同（傳真件）一同送往倉庫采購文員9暫收物料暫收物料根據(jù)《到貨通知單》和《合同》暫收物料，并通知QC檢驗收發(fā)員10檢驗檢驗1個工作小時出具檢驗結(jié)果，檢驗不合格的，開具《檢驗報告單》，一聯(lián)給采購，一聯(lián)給PMC來料QC11入庫入庫根據(jù)檢驗結(jié)果，合格的一個小時內(nèi)辦理入庫，入庫單、送貨單、到貨通知單于次日上午整理交財務(wù)文員收發(fā)員賬務(wù)員二．設(shè)備采購流程：1．由各部門主管寫《請購單》給生管，經(jīng)確認后報劉總批準，采購部主管提供三家以上報價及設(shè)備說明給劉總審核后再采購；三.文具用品/耗料及勞保用品：每月底由物控按上月使用量進行規(guī)劃請購，由行政部提供三家以上報價單，經(jīng)總經(jīng)理審核后采購；包材，耗料及勞保用品：每月底按月使用量進行請購（可分批必須保證安全庫存），由采購部進行采購，價格每三個月重新審核一次；四.委外加工的流程（機加工/折彎等）：五.零星現(xiàn)金采購(票據(jù)必須注明供應(yīng)商固定電話及移動電話)：限單批次在300元以下的現(xiàn)金采購，盡量在固定的幾家供應(yīng)商采購，如固定供應(yīng)商沒有此物料的，找多幾家供應(yīng)商進行比價，與采購主管協(xié)商，經(jīng)確認后采購；在300元以上至1000元以內(nèi)的現(xiàn)金采購，需提供二家以上供應(yīng)商，經(jīng)采購主管確認后采購，采購主管將此列為需稽查的物料；六．入倉管理：常規(guī)物料價格沒有異動的，《采購合同》可不需總經(jīng)理簽名。禁止物料到廠后臨時改高單價；禁止不良物料滯留倉庫超過三日以上；沒有《采購合同》的，倉庫不得入倉；外協(xié)配件或機加工件憑《到貨通知》入倉；七．對帳和付款流程：現(xiàn)金采購的貨款與個人費用分開報帳，任何貨款必須有入倉單才能報銷,每周一，周三，周五報帳，支借備用金超過1000元的，需報銷后再借；月結(jié)貨款：每月5日前供應(yīng)商需傳真上月對帳單，財務(wù)部對帳確認后回傳給供應(yīng)商，超過當月20日前未傳對賬單的，貨款順延至下月再付；現(xiàn)金付款：開票結(jié)付：精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔一、超市盤點的概念所謂超市盤點就是定期或不定期地對店內(nèi)的商品進行全部或部分的清點，以確實掌握該期間內(nèi)的實際損耗。對部分商品進行盤點，稱為周期盤點，每年一次對整個超市的商品進行盤點（生鮮除外），稱為年度盤點。超市盤點是衡量門店營運業(yè)績的重要指標，也是對一年的營運管理的綜合考核和回顧。因為盤點的數(shù)據(jù)直接反映的是損耗，所以門店年度盈利在盤點結(jié)束后才可以確定。盤點的損耗同樣反映門店營運上的失誤和管理上的漏洞，所以發(fā)現(xiàn)問題，改善管理，降低損耗是盤點的工作目標。超市盤點有多種，生鮮部門的每月兩次盤點；家電精品部門每日進行的特別商品的臺賬盤點；食品干貨、百貨部門為維護電腦庫存準確而每季度進行周期盤點；整個門店年末進行的年度盤點（大盤點）；新店開張3個月內(nèi)進行一次新店的新張盤點等。二、超市盤點的目的超市在營運過程中存在各種損耗，有的損耗是可以看見和控制的，但有的損耗是難以統(tǒng)計和計算的，如偷盜、帳面錯誤等。因此需要通過年度盤點來得知超市的盈虧狀況。通過盤點，可以達到如下目標：1、超市在本盤點周期內(nèi)的虧盈狀況。2、超市最準確的目前的庫存金額，將所有商品的電腦庫存數(shù)據(jù)恢復(fù)正確。3、得知損耗較大的營運部門、商品大組以及個別單品，以便在下一個營運年度加強管理，控制損耗。4、發(fā)掘并清除滯銷品、臨近過期商品，整理環(huán)境，清除死角。三、超市盤點的原則（一）真實：要求盤點所有的點數(shù)、資料必須是真實的，不允許作弊或弄虛作假，掩蓋漏洞和失誤。（二）準確：盤點的過程要求是準確無誤，無論是資料的輸入、陳列的核查、盤點的點數(shù)，都必須準確。（三）完整：所有盤點過程的流程，包括區(qū)域的規(guī)劃、盤點的原始資料、盤點點數(shù)等，都必須完整，不要遺漏區(qū)域、遺漏商品。（四）清楚：盤點過程屬于流水作業(yè)，不同的人員負責(zé)不同的工作，所以所有資料必須清楚，人員的書寫必須清楚，貨物的整理必須清楚，才能使盤點順利進行。（五）團隊精神：盤點是全店人員都參加的營運過程。為減少停業(yè)的損失，加快盤點的時間，超市各個部門必須有良好的配合協(xié)調(diào)意識，以大局為重，使整個盤點按計劃進行。四、超市盤點的計算公式盤損率%=（帳面庫存—盤點實際庫存）/盤點周期的總銷售金額*100%帳面庫存=上一年盤點庫存+盤點周期的采購成本±分店轉(zhuǎn)貨成本—盤點周期的銷售成本公式解釋：1、超市盤點的金額是按成本的價格為基礎(chǔ)進行計算的。2、超市盤點的實際庫存=σ單品盤點數(shù)*單品成本價格。3、轉(zhuǎn)出本店的，成本為“減”，轉(zhuǎn)入本店的，成本為“加”。4、超市盤點周期的總銷售金額與庫存成本必須同時是不含稅或同時含稅的金額。五、超市盤點的基本概念1、hht：電腦設(shè)備的一種?？梢詢Υ嫔唐返馁Y料和數(shù)據(jù)，相當于輸入終端記憶器。與主機聯(lián)網(wǎng)后，可以將數(shù)據(jù)傳輸給主機進行處理。2、初點：第一次進行的商品點數(shù)。3、復(fù)點：第二次進行的商品點數(shù)。4、抽點：對已經(jīng)經(jīng)過復(fù)點的商品進行抽查點數(shù)。5、三點：在二次盤點計數(shù)后，不能一致的商品，進行第三次或多于第三次的點數(shù)。6、點數(shù)單位：商品在點數(shù)時的計數(shù)單位。7、正常陳列區(qū)：指商品正常陳列銷售的貨架的區(qū)域總稱。8、貨架庫存區(qū)：指商品正常陳列銷售的貨架上方用來存放商品庫存區(qū)域的總稱。9、后倉：指非銷售區(qū)域的倉庫。10、周轉(zhuǎn)倉：指收貨部臨時用于存放商品庫存的區(qū)域。11、控制臺：在盤點進行中，設(shè)置的盤店控制中心。12、鎖庫：電腦中心對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進行“鎖住”的動作。鎖庫后系統(tǒng)不能收貨和銷售，不接受任何數(shù)據(jù)的更改。13、系統(tǒng)陳列圖：將樓面的陳列圖按盤點程序輸入電腦系統(tǒng)中。六、超市盤點的總流程如下是門店盤點的總流程：總部盤點通知↓門店盤點小組的成立↓盤點準備工作計劃↓盤點區(qū)域的規(guī)劃↓陳列圖的確認↓↓↓↓↓↓準備文具準備盤點表設(shè)置盤點圖人員安排商品整理盤點培訓(xùn)↓庫存區(qū)預(yù)盤點↓停止營業(yè)↓陳列區(qū)盤點↓盤點結(jié)果的確認↓盤點結(jié)束程序解釋：

總部盤點通知：總公司營運部下達所有下屬門店本營運年度的盤點安排，確定具體的盤點時間，組織財務(wù)、審計、監(jiān)盤小組到門店參與、監(jiān)督門店的年度盤點。

門店盤點小組的成立：門店在接到總部的通知后，提前于盤點日一個月前成立門店的盤點小組，全面進行年度盤點的準備工作。

盤點準備工作計劃：用倒計時的方式將盤點所需要進行的工作以清單的形式列印出來。

盤點區(qū)域的規(guī)劃：將所有需要盤點的區(qū)域進行編號規(guī)劃，將不需要盤點的區(qū)域劃分出去。

陳列圖的確認：對整個門店所有需要盤點的區(qū)域的陳列圖進行確認，并輸入電腦系統(tǒng)。

準備文具：準備所有盤點需要的文具、用具等。

準備盤點表：在庫存區(qū)預(yù)盤點之前，將所有的盤點表審核、準備完畢。

設(shè)置盤點圖：將門店所有陳列區(qū)域的商品陳列圖設(shè)置到電腦系統(tǒng)中。

人員安排：安排所有參加庫存區(qū)盤點、陳列區(qū)盤點的人員，以及盤點指揮中心和盤點資料處理中心的人員。詳細到如工作時間、就餐時間、報道地點等。

商品整理：在盤點進行前，對銷售區(qū)域、庫存區(qū)域的所有屬于盤點的商品進行整理，使其符合盤點的要求。

盤點培訓(xùn)：組織對盤點小組人員的培訓(xùn)、管理層的培訓(xùn)、參加盤點人員的培訓(xùn)。

庫存區(qū)預(yù)盤點：盤點日前一天對整個門店的庫存區(qū)域進行提前盤點，但資料與陳列區(qū)的盤點資料一起輸入。