備件采購入庫管理規(guī)范

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔備件采購入庫管理規(guī)范1目的規(guī)范備件采購及入庫流程，確保備件質(zhì)量，降低成本、提高備件供應(yīng)率。2適用范圍XX汽車全資及控股4S店。3術(shù)語和定義備件：為了縮短設(shè)備修理停歇時間或進行設(shè)備的維護檢修，而儲備的用于維修的配件，叫做備件。4職責(zé)4.1服務(wù)經(jīng)理職責(zé)4.1.1負責(zé)內(nèi)外部關(guān)系的協(xié)調(diào)和溝通。4.1.2合理控制備件庫存，加快資金周轉(zhuǎn)速度，減少庫存積壓。4.1.3對備件采購計劃進行審核，降低呆滯件比率。4.2備件主管職責(zé)4.2.1監(jiān)督工作人員做好備件的采購和入庫工作，合理調(diào)整庫存，加快資金周轉(zhuǎn)。4.2.2協(xié)調(diào)計劃、采購、入庫各崗位之間的工作關(guān)系，明確工作流程。4.2.3對備件采購計劃進行審核，降低呆滯件比率。4.2.4建立采購供應(yīng)商的業(yè)務(wù)檔案。4.3計劃員職責(zé)4.3.1計劃員應(yīng)與廠家、供貨商保持良好供求關(guān)系，了解掌握市場信息。4.3.2掌握備件的現(xiàn)有庫存，適時做出備件的采購計劃，熟悉維修業(yè)務(wù)對備件的需求，確保業(yè)務(wù)的正常開展。4.3.3根據(jù)供應(yīng)和經(jīng)營情況，適時做出庫存調(diào)整計劃，負責(zé)做好入庫驗收工作。4.3.4負責(zé)供貨商應(yīng)付款明細，與供應(yīng)商對賬。負責(zé)保管全部進貨明細單、提貨單、入庫單并歸類存。臨時管理進貨發(fā)票及運單，負責(zé)同財務(wù)、業(yè)務(wù)往來單位的賬務(wù)核對。4.3.5及時做好備件的入庫工作，以實收數(shù)量為準，打印入庫單并簽字確認。負責(zé)備件相關(guān)的財務(wù)核算及統(tǒng)計工作。4.4采購員職責(zé)4.4.1對計劃量進行建議，做好計劃的延續(xù)和補充工作，對備件供應(yīng)的及時性、正確性負責(zé)。4.4.2確保備件品質(zhì)的前提下，積極開發(fā)備件供應(yīng)商，降低采購費用，提高采購效率。4.4.3掌握不同運輸方式的運輸天數(shù)、費用等，進行定量分析，確定最佳采購方案。4.4.4加強采購管理，做到適時、適量、適質(zhì)、適價，并與供應(yīng)商保持良好的關(guān)系。4.4.5采購過程中，要強化驗貨工作，對備件的品牌、規(guī)格、數(shù)量等都要做到準確無誤，認真完成備件的第一次檢驗工作。4.4.6負責(zé)備件質(zhì)量、數(shù)量的異常處理，及時做好退換、退貨及索賠工作。4.4.7對急件、零星采購件，采購員要進行充分的詢價、比價、議價。4.5庫管員職責(zé)4.5.1入庫前要整理庫房，為新到備件的擺放提供空間。4.5.2貨物入庫驗收的工作中，庫房管理員要認真清點貨物數(shù)量，檢查質(zhì)量。4.5.3保管員負責(zé)根據(jù)核對好的入庫單據(jù)，備件上架，認真填寫卡片賬，做到賬物相符。4.6財務(wù)部職責(zé)4.6.1協(xié)助確定備件采購供應(yīng)商。4.6.2對備件采購的供應(yīng)商及備件采購價格進行審核。4.6.3及時審核入庫所有單據(jù)。4.6.3根據(jù)備件采購明細及供應(yīng)商協(xié)議進行付款。5管理內(nèi)容和要求5.1采購5.1.1各店根據(jù)集團《物資采購管理規(guī)范》制訂各店《備件采購管理規(guī)范》。5.1.2對于非本店品牌車輛的備件及輔料等汽車備件，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的供貨能力、供貨價格、供貨渠道、服務(wù)情況、結(jié)算方式等，并與財務(wù)部門一起選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。5.1.3經(jīng)備件主管同意，報服務(wù)經(jīng)理與財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準后，建立合作供應(yīng)商檔案，內(nèi)容包括合格供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)資質(zhì)證明、質(zhì)量檢驗報告單和供應(yīng)備件明細等復(fù)印件。5.1.4應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正規(guī)的合作協(xié)議。備件部門把供應(yīng)商詳細信息和供應(yīng)備件信息報財務(wù)部門備案，財務(wù)依據(jù)備案供應(yīng)商檔案進行付款。5.1.5對于沒有供應(yīng)商需緊急采購的備件及輔料，經(jīng)過服務(wù)經(jīng)理審核和總經(jīng)理的批準后進行采購。5.1.6財務(wù)對每筆入庫單進行審核，備件是否在指定供應(yīng)商處采購，對于在非指定供應(yīng)商或未經(jīng)總經(jīng)理同意的采購訂單不予付款。5.1.7備件部門要定期對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品及價格進行分析。5.1.8對于常用件的客戶訂單必須交納不少于備件銷售總金額50%的訂金，對于非常用備件的客戶訂單要收取不少于80%訂金后訂貨，特殊情況下由服務(wù)經(jīng)理或總經(jīng)理審批后訂貨。5.1.9各店要對備件供應(yīng)率進行統(tǒng)計分析，備件主管在確保備件供應(yīng)率的前提下提高備件周轉(zhuǎn)率。5.1.10根據(jù)現(xiàn)有庫存量情況，結(jié)合安全庫存和最佳庫存需要、各車型備件更換周期以及主機廠的備件供貨周期等方面因素制定備件采購計劃，由備件主管審核，服務(wù)經(jīng)理批準后，據(jù)此向主機廠備件部進行訂貨，原件由計劃員留存。5.1.11如出現(xiàn)急需備件情況，由備件銷售計劃員制定緊急訂單，由備件主管審核，服務(wù)經(jīng)理批準，據(jù)此向主機廠備件部進行訂貨，原件由計劃員留存。5.1.12向主機廠發(fā)出備件采購計劃后，計劃員及時對主機廠備件供應(yīng)情況進行跟蹤，以了解是否均能及時供貨，不能及時提供的備件時，應(yīng)及時通知服務(wù)部門并采取相應(yīng)的措施，以滿足維修服務(wù)的需求。5.1.13對于不常用、高成本備件的車間訂單，在備件需求單上要有相關(guān)的技工和技術(shù)總監(jiān)簽字確認。5.2備件入庫5.2.1在辦理入庫手續(xù)時，核對供應(yīng)商是否為合作供應(yīng)商及領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)是否完備，否則拒絕入庫，相關(guān)人員需在入庫單簽字。5.2.2備件庫保管員在辦理備件入庫手續(xù)時，必須認真清點核對所購物品與到貨清單中所列物品是否相符，并錄入系統(tǒng)。5.2.3入庫驗收工作中，采購員要協(xié)同計劃員、庫管員做好備件的第二次檢驗工作。5.2.4對驗收不合格的備件、輔料及外包，由備件經(jīng)理對不合格情況進行評審做出讓步、接收、退、換貨或報廢等相關(guān)處理，倉庫管理員負責(zé)處置，并保存相關(guān)記錄。5.2.5財務(wù)部門及時所有入庫單據(jù)審核，確保供應(yīng)商提供的明細單、實物及系統(tǒng)入庫明細一致。5.2.5備件庫24小時內(nèi)對入庫單據(jù)進行整理匯總。6引用文件《物資采購管理規(guī)范》7記錄文件（無）8文件歷史版次修改記錄版本號修改條款及內(nèi)容修訂時間擬制人審批人A/0新增2015-1-20XXXXXX附加說明：本規(guī)范自2015年1月20日發(fā)布實施擬制部門：XX汽車財務(wù)管理部管理部門：XX汽車財務(wù)管理部精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔標準程序文件項目部材料備件庫存管理流程當(dāng)前版本更改次數(shù):V1.0作者&創(chuàng)建日期潘星2011.03.31審核&審核日期:會簽批準人:修訂歷史更新次數(shù)更新日期修訂作者主要修訂摘要V0.02011.03.31潘星文件制定目錄1. 流程概述： 32. 業(yè)務(wù)流程說明 53. 流程的內(nèi)控點及防范措施 74 附件： 7流程概述：規(guī)范項目部材料備件使用管理的流程及標準要求。目的系統(tǒng)、有效地規(guī)范化各項目部的備件管理的流程。適用范圍本流程適用于本公司所有項目部。流程主人各項目部組織及職責(zé)公司采購部:對各項目部材料備件管理流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督考核；對項目部材料備件的采購調(diào)配工作負責(zé)；對各項目部材料備件采購管理流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督；對報廢備件處理工作負責(zé)；對材料備件計劃的匯總負責(zé)；對材料備件月度費用的預(yù)算負責(zé)；對材料備件質(zhì)量信息處理負責(zé)； 對每月備件盤點工作組織負責(zé)；對盤點問題閘口糾偏工作負責(zé)；項目經(jīng)理： 對流程考核監(jiān)管，閘口負責(zé)；項目部工長： 對本項目部所需材料備件使用管理進行監(jiān)管；對月度材料備件計劃的合理性負責(zé)；對關(guān)鍵備件的可修復(fù)性負責(zé)；對項目部報廢、閑置材料備件的可行性負責(zé)； 對本項目部人員調(diào)配負則；項目部庫管： 對每月本項目部所需材料備件的信息負責(zé)；對材料備件可修復(fù)性負責(zé)； 對材料備件現(xiàn)場使用、管理負責(zé)；對材料備件收貨信息錄入負責(zé)；對項目部材料備件管理工作負責(zé)；對項目部材料備件入庫驗收、出庫領(lǐng)用發(fā)放工作負責(zé)；對項目部材料備件各類臺帳工作負責(zé)；對工廠每月備件盤點工作的實施負責(zé)；項目部保管：對材料備件的安全性負責(zé)； 對項目部材料備件存放負責(zé)；業(yè)務(wù)流程說明采購入庫1、項目部工長根據(jù)本項目部的材料設(shè)備現(xiàn)狀制定備件需求計劃；2、庫管員根據(jù)倉庫的實際庫存對備件計劃進行校驗并會簽；3、項目經(jīng)理對項目部的材料備件計劃根據(jù)現(xiàn)狀進行審核、批準；4、公司材料部根據(jù)各項目部材料備件庫存信息進行審核、批準；5、材料部采購員根據(jù)批準的備件計劃提報月度費用預(yù)算、審批版計劃由材料部和項目部各存一份；6、材料部采購員對材料備件進行分類、尋源，貨比三家，并匯總貨比三家情況；7、材料部貨比三家結(jié)果進行會簽；8、材料部采購員根據(jù)材料備件計劃要求的內(nèi)容進行采購；9、供應(yīng)商進行備貨送貨；10、采購員、項目部庫管員、保管員共同在倉庫對材料備件實物從外觀、規(guī)格型號、品牌、數(shù)量進行共同驗收；11、項目部庫管員、保管員根據(jù)驗收情況在送貨單上共同簽字確認，作為材料備件入庫驗收見證性資料；12、項目部庫管員對驗收合格的材料備件實物入庫；13、項目部庫管員對入庫的材料備件登記控制臺帳；14、保管員協(xié)助項目部庫管員按照類別對材料備件進行歸類存放并建立材料備件卡；領(lǐng)用出庫15、各班組根據(jù)材料備件需求進行領(lǐng)用；16、各班組填寫領(lǐng)用單（內(nèi)容填寫齊全），班組負責(zé)人審核，項目部庫管員進行會簽，項目部工長批準；17、項目部庫管員根據(jù)材料備件領(lǐng)用單對進行發(fā)放（領(lǐng)用單填寫齊全），不允許事后補單，且應(yīng)遵循先入先出的原則，儀器工裝等非不可回收類材料，除初次領(lǐng)用外，必須以舊換新；18、項目部庫管員對支出的材料備件進行銷賬，保存領(lǐng)用單；19、班組將領(lǐng)用材料備件使用到所需位置；盤點退廢20、項目部庫管員對退庫舊件進行判定，能修復(fù)的進行修復(fù)；21、項目部庫管員對修復(fù)的備件優(yōu)先發(fā)放使用，領(lǐng)用單注明是修復(fù)備件；22、采購部按盤點要求每月組織盤點（主要盤點材料備件管理流程、庫存等）；23、項目部庫管員在項目部保管的配合下，按照要求對臺帳、實物、材料管理卡、進出流程等進行全面盤點；24、項目部庫管員根據(jù)不可修復(fù)的材料備件實物制定報廢明細；25、項目部工長對報廢的備件明細進行審核閘口；26、項目經(jīng)理對報廢備件明細進行批準；27、材料部對報廢的材料明細進行會簽，確認是否存在凈值；材料調(diào)撥28、項目部工長會同項目部庫管每月提報采購計劃時，同時排查本項目部可用的回收材料備件，確認后續(xù)不需繼續(xù)使用，匯總后進行提報可調(diào)撥材料清單；29、可調(diào)撥材料清單由工長編制，庫管會簽，交項目經(jīng)理審批后提報至材料部；30、材料部根據(jù)各項目部采購計劃和可調(diào)撥清單進行統(tǒng)一調(diào)配，填寫材料調(diào)撥單；31、材料調(diào)撥單由材料部編制，由材料調(diào)出項目部項目經(jīng)理和材料調(diào)入項目部項目經(jīng)理同時會簽確認后，進行調(diào)撥；調(diào)撥材料入庫流程，按照采購材料入庫流程進行。流程的內(nèi)控點及防范措施序號內(nèi)控點內(nèi)控措施01在進行02備件計劃校驗時，注意庫存量，不能超標材料部定期審查02在進行11收貨確認時，必須有一人以上進行確認收貨單必須有庫管員、保管員、工長、施工員兩人以上簽字確認03注意14中物品必須分類存放，按要求填寫備件卡，達到目視知數(shù)的程度。材料部頂起審查04注意16、17、18中備件臺帳、領(lǐng)料單、實物是否正確材料部定期審查05注意17領(lǐng)用儀器工裝等非不可回收類材料時必須以舊換新。如舊料丟失，則班組按照材料價值30%進行賠償。06注意22、23中備件盤點必須做到帳物卡三者統(tǒng)一，隨機備件、已修復(fù)部件不能列入庫存，只對數(shù)量和去向盤點材料部每月檢查07注意24中報廢明細中的備件為不可修復(fù)的材料部定期審查0831中，材料調(diào)撥必須由調(diào)出、調(diào)入雙方項目經(jīng)理確認后進行必須在調(diào)撥單填寫完畢后進行調(diào)撥、項目經(jīng)理拒絕調(diào)撥需說明原因09附件：月度備件計劃備件明細帳領(lǐng)料單