工程技術(shù)資料及檔案管理制度

工程技術(shù)資料及檔案管理制度1范圍本制度適用于**發(fā)電有限公司一期工程從項(xiàng)目立項(xiàng)前準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工投產(chǎn)驗(yàn)收期間所有工程項(xiàng)目技術(shù)資料的收集、整理、移交等管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法(國(guó)檔發(fā)[1992]8號(hào))火力發(fā)電廠工程竣工圖文件編制規(guī)定(電力部電建[1996]666號(hào))火電企業(yè)檔案分類表(6-9大類)(2002)火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法(試行)(國(guó)電集工[2004]125號(hào))DA/T22-2000GB/T11322－2000DA／T28—2002歸檔文件整理規(guī)則科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范3公司技術(shù)檔案管理層次3.1公司工程技術(shù)檔案管理層次示意圖見圖1。公司領(lǐng)導(dǎo)綜合部主任公司檔案室工程部主任工程部資料室各部門兼職檔案員責(zé)3.2綜合部3.2.1公司檔案室的直接管理部門，負(fù)責(zé)建立規(guī)范的公司檔案室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。3.2.2負(fù)責(zé)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)的檔案法規(guī)，制定公司工程技術(shù)檔案管理制度，報(bào)公司批準(zhǔn)后，印發(fā)各部3.2.3及時(shí)向公司檔案室移交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項(xiàng)目資料。3.3公司檔案室3.3.1負(fù)責(zé)公司工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作，負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發(fā)放、借閱及其登記、微機(jī)錄入及編碼歸檔。3.3.2負(fù)責(zé)歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)備份。3.3.3負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門收集、整理相關(guān)工程技術(shù)資料。3.3.4負(fù)責(zé)檔案設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)管理，負(fù)責(zé)庫(kù)存工程技術(shù)檔案的安全及保密工作。3.3.5負(fù)責(zé)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)的資料整理工作。3.4工程部3.4.1建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。3.4.2督促參建各單位(包括監(jiān)理單位、施工單位、調(diào)試單位)嚴(yán)格遵守公司工程技術(shù)檔案資料管理3.4.3協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理的重大問(wèn)題。3.4.4審定經(jīng)過(guò)監(jiān)理單位審查的各類技術(shù)資料，并及時(shí)移交資料室。3.5工程部資料室3.5.1負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、技術(shù)協(xié)議、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室3.5.2負(fù)責(zé)各種工地會(huì)議紀(jì)要、施工措施、監(jiān)理月報(bào)、質(zhì)檢報(bào)驗(yàn)單等的接收整理、登記、發(fā)放和借閱。3.5.3負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單、變更單的接收、發(fā)放和登記。3.5.4負(fù)責(zé)進(jìn)口設(shè)備有關(guān)外文資料的翻譯。3.5.5參加設(shè)備開箱驗(yàn)收，收取設(shè)備開箱資料。3.5.6及時(shí)向公司檔案室移交上述各類需永久或長(zhǎng)期保存的資料檔案。3.5.7協(xié)助公司檔案室做好達(dá)標(biāo)投產(chǎn)要求的資料整理工作。3.6計(jì)劃部3.6.1負(fù)責(zé)提交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項(xiàng)目資料，包括工程項(xiàng)目的融資、貸款合同、協(xié)議，工程工程的設(shè)備合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄；設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)文件；工程項(xiàng)目的施工(含安裝)合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄；工程調(diào)試合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄等，工程監(jiān)理合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄；工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)文件；本部門發(fā)出的有關(guān)工程前期的依據(jù)性文件、報(bào)告、紀(jì)要、3.6.2負(fù)責(zé)4.5.1所述資料的收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。3.6.3負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時(shí)歸還。3.6.4負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。3.6.5負(fù)責(zé)與設(shè)備供貨方在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。3.6.6負(fù)責(zé)在新到設(shè)備領(lǐng)出開箱時(shí)通知工程部收取開箱資料。3.7生產(chǎn)準(zhǔn)備部3.7.1負(fù)責(zé)提交考核期的運(yùn)行材料，包括本企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)圖等必備圖紙，操作票、工作票、運(yùn)行日志等運(yùn)行臺(tái)帳，培訓(xùn)教材，考核期的生產(chǎn)記錄，考核期的事故分析、處理記錄及結(jié)論等。3.7.2負(fù)責(zé)4.6.1所述資料收集、積累以及移交公司工程技術(shù)檔案室之前的保存及管理。3.7.3負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時(shí)歸還。3.7.4負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。4管理內(nèi)容與方法4.1工程技術(shù)資料歸檔范圍4.1.1建設(shè)項(xiàng)目工程技術(shù)資料歸檔范圍，見國(guó)家電力公司電源建設(shè)部《火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)(2001年版)及其條文解釋》考核項(xiàng)目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定。4.1.2公司凡持有上條所述標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定之范圍中所列資料的，無(wú)論是由部門或者個(gè)人保管，均應(yīng)按本制。4.1.3對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文4.1.4所有歸檔的工程文件應(yīng)為原件。4.2工程技術(shù)資料管理4.2.1接收：技術(shù)檔案室在接收資料時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)資料名稱、份數(shù)、資料狀況(正、副本、原件、復(fù)印件、完好、齊全、破損)。4.2.2登記：充分利用基建MIS中的資料管理軟件，分類登記，登記后對(duì)照《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則火電企業(yè)檔案分類表(2002)》(6-9大類)中的分類，確保軟件自動(dòng)生成的檔案編號(hào)與分類表一4.2.3填寫卷盒封面、脊背。4.2.4排架。資料按類別分類排架：依照從上到下，從左到右的原則，卷盒(袋)正面向左。4.2.5資料的分發(fā)及借閱：4.2.5.1資料分發(fā)要填寫“文件和資料發(fā)放登記表”，借閱要填寫“資料借閱登記表”，簽字備查。4.2.5.2公司工程技術(shù)檔案資料原則上僅供公司內(nèi)部人員使用，外單位調(diào)閱檔案要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，4.2.5.3資料外借一般不超過(guò)1個(gè)月，最長(zhǎng)不超過(guò)3月。超過(guò)規(guī)定時(shí)間應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案室保存的4.2.5.4借閱資料要及時(shí)歸還。4.2.5.5對(duì)借出歸還的資料要認(rèn)真核對(duì)清點(diǎn)。4.2.5.6收到歸還的資料要及時(shí)放回原處，并在借閱登記表上注銷。4.2.5.7檔案室對(duì)借出資料每月匯總一次，對(duì)到期未還的資料發(fā)出催還通知。4.3工程技術(shù)檔案管理4.3.1收集4.3.1.1凡**發(fā)電有限公司2×600MW建設(shè)工程從項(xiàng)目立項(xiàng)前準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工投產(chǎn)驗(yàn)收期間，辦位歷史發(fā)展具有查考和憑證價(jià)值的科技文件材料(紙質(zhì)及其它載體)均需進(jìn)行收集。而事務(wù)性、臨時(shí)性、重復(fù)性且無(wú)查考利用價(jià)值則不需進(jìn)行收集。4.3.1.2具體歸檔范圍見國(guó)家電力公司電源建設(shè)部《火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)(2001年版)及其條文解釋》考核項(xiàng)目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定，并參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA／T28—2002)執(zhí)行。4.3.1.3檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持“五參加”(參加科研成果和科研項(xiàng)目鑒定；參加設(shè)備招、評(píng)標(biāo)，參加設(shè)備開箱；參加工程項(xiàng)目驗(yàn)收；參加重要的生產(chǎn)事故分析會(huì))，了解工程進(jìn)度及有關(guān)資料情況，以保證各類檔案資料及時(shí)、齊全、準(zhǔn)確的歸檔。4.3.2.1分類、組卷要遵循檔案文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，做4.3.2.2本公司工程技術(shù)檔案分類按《火電企業(yè)檔案分類表(6－9)大類》(2002)分類方法進(jìn)行分類，分類號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)構(gòu)成四級(jí)類目，各級(jí)類目均用0-9標(biāo)識(shí)。4.3.2.3在做好分類的基礎(chǔ)上，按各大類下的屬類進(jìn)行組卷、裝盒。4.3.3編號(hào)4.3.3.1對(duì)已組成的案卷編寫檔案號(hào)。4.3.3.2檔案號(hào)由目錄號(hào)(代號(hào))、分類號(hào)、案卷順序號(hào)構(gòu)成，表示方法如下：XXXX-XXXXX-XXXX-XXX類表”同)二級(jí)類號(hào)一級(jí)類號(hào)機(jī)組號(hào)目錄號(hào)(代號(hào))工期號(hào)1)6大類代號(hào)用年代標(biāo)識(shí)。3)8-9大類(從基本建設(shè)工程立項(xiàng)前準(zhǔn)備到工程竣工投產(chǎn)為止的文件材料)，目錄號(hào)的前兩位數(shù)代表工期號(hào)，后兩位數(shù)代表機(jī)組號(hào)(公用部分目錄號(hào)的后兩位用“00”標(biāo)識(shí))。4.3.4案卷的整理4.3.4.1卷內(nèi)文件排列1)管理性文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。2)設(shè)備資料要求文字材料在前，圖樣在后。3)施工記錄要求單位工程在前，分部在后。4.3.4.2裝訂不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統(tǒng)一尺寸。不得大于A4幅面(外文已裝訂資料除外)。且要求裝訂邊及底邊對(duì)齊。風(fēng)琴折疊法(反面在外)，圖標(biāo)欄在圖紙縱向右下角。4.3.5案卷的編目，用微機(jī)、檔案管理軟件進(jìn)行編目。4.3.5.1編寫案卷頁(yè)號(hào)。1)案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)。在右下角，背面在左下角編寫頁(yè)號(hào)。3)案卷封面、卷內(nèi)目錄(原有圖樣目錄除外)，卷內(nèi)備考表不編頁(yè)號(hào)。4.3.5.2案卷封面的編制1)案卷采用內(nèi)封面，內(nèi)封面與檔案一并裝入卷盒內(nèi)，放在卷首。名稱、代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱等。3)編制單位：填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。4)編制日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。5)保管期限，填寫其劃定的保管期限，按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》6)密級(jí)依據(jù)保密規(guī)定填寫。7)填寫檔案號(hào)。4.3.5.3案卷脊背的編制。1)案卷脊背用150白色書寫紙或g120g牛皮紙(與卷盒同色)，書寫(或打印脊背)。2)案卷脊背內(nèi)容包括檔案號(hào)和案卷題名。4.3.5.4卷內(nèi)目錄的編制1)順序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注，裝訂文件以件為單位編順序號(hào)，散裝文件(圖紙)以2)文件材料名稱即文件標(biāo)題全稱。3)文件編號(hào)：填寫文件的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)。4)責(zé)任者，填寫科技文件直接編制部門或主要責(zé)任者。5)日期、填寫編制科技文件材料的年、月、日。6)頁(yè)次：填寫每份文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)最后一份文件要標(biāo)注起止頁(yè)號(hào)。7)卷內(nèi)目錄排在案卷內(nèi)封面之后，科技文件材料首頁(yè)之前。4.3.5.5卷內(nèi)備考表的編制。1)卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及立卷人、立卷日期。2)卷內(nèi)備考表排列在科技文件尾頁(yè)之后。4.3.6檔案的排架與保管4.3.6.1檔案柜(架)依次從上到下，從左到右的原則進(jìn)行編號(hào)，檔案排架也依據(jù)從上到下，從左到右的方法。4.3.6.2本室檔案采用分類排架法，不同類別的檔案分別排架，同一類別的檔案按分類號(hào)及案卷順序號(hào)依次排列。4.3.6.3檔案保管應(yīng)做到“四不”即：不使檔案分散；不使檔案互相混亂；不使檔案丟失與泄密；不使檔案遭到損壞。4.3.7檔案的統(tǒng)計(jì)4.3.7.2根據(jù)檔案變動(dòng)情況，不定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)案卷數(shù)量統(tǒng)計(jì)。4.3.7.3每年進(jìn)行一次檔案利用率和檔案利用效果統(tǒng)計(jì)。4.3.8檔案的鑒定4.3.8.1對(duì)已過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、編目。4.3.8.2將編制的被鑒定檔案目錄及被鑒定檔案交檔案鑒定小組鑒定。4.3.8.3對(duì)已鑒定需銷毀的檔案另造“銷毀清冊(cè)”，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，必須注意保密并由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派人共同監(jiān)督。4.3.9檔案的檢索4.3.9.1利用計(jì)算機(jī)檢索4.3.9.2編制檔案案卷目錄(分類目錄)4.3.9.3編制檔案“案卷文件級(jí)目錄”。4.3.9.4根據(jù)檔案利用情況編制方便、實(shí)用的檔案檢索索引。5報(bào)告與記錄5.1報(bào)告5.1.1公司以外的其它人員借閱檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱。5.1.2發(fā)現(xiàn)借閱人員損壞檔案的現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)及時(shí)向主管部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。5.2記錄5.2.1接收檔案材料必須有交接記錄。5.2.2調(diào)、借、閱檔案材料必須有登記記錄。5.2.3安全檢查要有記錄。5.2.4年度檔案管理總結(jié)應(yīng)存檔備查。6檢查與考核6.1公司不定期組織有關(guān)人員對(duì)參建單位工程技術(shù)資料管理情況進(jìn)行抽查。6.2對(duì)本辦法中規(guī)定的檔案材料不自覺(jué)上交且長(zhǎng)期占為私有者，每件次扣罰責(zé)任部門200元。定時(shí)間，收到催還通知仍不歸還或辦理續(xù)借手續(xù)的，考核責(zé)任部門100元。6.6檔案資料遺失，每件次考核責(zé)任部門200元。6.7機(jī)密檔案材料不按規(guī)定收集、整理、利用，違背程序而泄密者，考核責(zé)任部門200元，重者依法追究責(zé)任人行政和刑事責(zé)任。附件：**發(fā)電公司工程技術(shù)檔案歸檔責(zé)任劃分表工程技術(shù)檔案歸檔責(zé)任劃分表序號(hào)序號(hào)文件材料名稱程環(huán)保、五通一平、消防、工業(yè)安全等方面的合同、協(xié)議、執(zhí)照、許可證等來(lái)往文件責(zé)任部門工程部工程部工程部工程部工程部計(jì)劃部財(cái)務(wù)部綜合部綜合部計(jì)劃部計(jì)劃部計(jì)劃部、工程部等1.開工報(bào)告、工程技術(shù)要求(圖紙會(huì)審紀(jì)錄)2.施工組織設(shè)計(jì)(包括方案、計(jì)劃、措施)3.原材料證明書4.建(構(gòu))筑物地基審查、交底紀(jì)要、記錄等5.建(構(gòu))筑物地基處理文件、記錄、備忘錄等6.廠區(qū)平面控制網(wǎng)、高程控制網(wǎng)、主廠房網(wǎng)等建(構(gòu))筑物的施工測(cè)量記錄7.建(構(gòu))筑和大型設(shè)備主要軸線定位放線測(cè)量記錄及高程測(cè)量記錄，沉降觀測(cè)記錄，變形、高程控制記錄及水準(zhǔn)點(diǎn)一覽表8.單位工程鋼筋跟蹤資料9.單位工程水泥跟蹤資料10.混凝土是試塊試驗(yàn)報(bào)告跟蹤資料11.主體結(jié)構(gòu)、重要部位試件和材料檢驗(yàn)、試驗(yàn)記錄及用材跟蹤記錄12.主要原材料、構(gòu)件及管子成品驗(yàn)收的證件與出廠試驗(yàn)報(bào)告13.土建、水工施工技術(shù)記錄、質(zhì)量評(píng)定記錄14.土建、水工隱蔽工程與中間檢查驗(yàn)收簽證15.管道水壓試驗(yàn)記錄計(jì)劃部、工程部計(jì)劃部、工程部計(jì)劃部、工程部部綜合部綜合部綜合部設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)院施工單位施工單位施工單位施工、監(jiān)理施工、監(jiān)理施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位16.預(yù)應(yīng)力混凝土輸水管管線壘底及基礎(chǔ)工程驗(yàn)收記錄施工單位17.施工過(guò)程中的缺陷，質(zhì)量問(wèn)題處理、分析與結(jié)論文件施工單位18.設(shè)計(jì)變更和鋼筋、管材代用證件施工單位19.舊貌、施工過(guò)程、隱蔽工程、施工工藝、完工的建筑物及構(gòu)造物的照片施工單位20.工程事故處理文件工程部、施工單位、理1.開工報(bào)告、技術(shù)要求、圖紙會(huì)審紀(jì)要。施工單位2.施工組織設(shè)計(jì)、方案、計(jì)劃、措施。施工單位3.材料出廠證件、重要的施工材料(如焊接、保溫、蓄電池材質(zhì)、機(jī)油、變施工單位壓器油等)性能證件、抽樣化驗(yàn)記錄和報(bào)告。4.設(shè)計(jì)變更通知單、工程聯(lián)系單與材料代用記錄。施工單位5.施工記錄、質(zhì)量驗(yàn)評(píng)記錄。施工單位6.隱蔽工程中間驗(yàn)收記錄與簽證。施工單位7.分部試運(yùn)前的各級(jí)質(zhì)量檢查、驗(yàn)收記錄與簽證。施工單位8.分部試運(yùn)的方案、措施、記錄與報(bào)告。施工單位9.設(shè)備安裝技術(shù)記錄和簽證施工單位10.熱工和電氣的儀表、保護(hù)、自動(dòng)、控制裝置校驗(yàn)記錄施工單位11.電纜敷設(shè)記錄原始安裝記錄施工單位12.主、再熱蒸汽和主給水管道支架彈簧安裝高度的記錄施工單位13.注明蠕脹測(cè)點(diǎn)、檢查管段、膨脹指示器、焊口及支架位置的主蒸汽、再熱施工單位蒸汽及主給水管道系統(tǒng)的單線立體圖14.焊接施工記錄施工單位14．1焊接工程一覽表施工單位14．2焊條、焊劑出廠證件和保管情況記錄施工單位14．3焊工資格復(fù)印證件或證件一覽表施工單位14．4受監(jiān)焊口焊接熱處理的檢驗(yàn)記錄和圖表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、實(shí)物抽樣試驗(yàn)報(bào)施工單位告主(再)熱蒸汽系統(tǒng)(熱段、冷段)、汽機(jī)導(dǎo)管和主給水系統(tǒng)等管道的焊接及熱處理的檢驗(yàn)記錄圖表、探傷底片、