如何制定個人工作計劃

任務1制定個人工作計劃文字型文檔是指只包含文字，沒有圖、表等其他對象的文檔，是日常辦公中應用最廣泛的Word文檔之一。文字型文檔雖然普通但并不意味著簡單，可以通過格式設置、版式調(diào)整以及各種效果的應用達到理想的效果。

下面將通過制作一份個人工作計劃來介紹如何進行文字型文檔的排版。第一頁，共五十二頁。2個人工作計劃制作效果第二頁，共五十二頁。目錄1.2任務分析1.3制定個人工作計劃拓展實訓綜合實踐1.1任務情境3第三頁，共五十二頁。1.1任務情境

剛工作不久的大學生小王在一家計算機公司做辦公室文員工作。在今天上午的例會上，經(jīng)理要求公司的每位員工根據(jù)自己的工作和職責制定一份本年度的個人工作計劃。作為公司的新員工，小王一定要好好表現(xiàn)嘍。4第四頁，共五十二頁。知識目標和能力目標知識目標：

Word2007的啟動與退出。熟悉Word2007工作環(huán)境。文字錄入的方法與技巧。文本的基本編輯操作。字符格式化的方法。段落格式化的方法。簡單的頁面設置及打印。文檔的保存方法。文件與文件夾的日常管理。能力目標：能夠根據(jù)工作職責制定出個人工作計劃，并進行簡單的編輯和排版。能夠利用所學知識對文字型文檔進行排版。5第五頁，共五十二頁。1.2任務分析工作計劃的內(nèi)容一般只包含文字，屬于文字型文檔。一份標準的文字型文檔通常具有以下特征：文檔標題位于頁面正中，字體較正文字體偏大，具有醒目、概括的作用。正文部分字體大小適中，段落結(jié)構清晰，再設置以適當?shù)奈淖指袷?，便可具有?guī)范、美觀的效果。文檔結(jié)尾的落款一般位于頁面偏右側(cè)，要求簡明、清晰、大小適中。6第六頁，共五十二頁。1.3制作員工考勤表1.3.2耳目一新的WORD2007工作界面1.3.1啟動WORD200771.3.3頁面設置1.3.5文本的基本編輯操作1.3.6設置文本格式1.3.4輸入文本內(nèi)容1.3.7打印文檔1.3.8保存文檔1.3.9關閉文檔與退出WORD第七頁，共五十二頁。1.3.1啟動WORD2007啟動Word的本質(zhì)，就是將Word程序調(diào)入計算機內(nèi)存，一切程序只有調(diào)入內(nèi)存中才能被執(zhí)行，這是計算機的基本工作原理。可以通過以下幾種方法啟動Word2007：8方法一：執(zhí)行【開始】—【所有程序】—【MicrosoftOffice】—【MicrosoftOfficeWord2007】菜單命令，如圖1-2所示，便可啟動Word應用程序。第八頁，共五十二頁。1.3.1啟動WORD20079方法二：雙擊桌面上的Word2007快捷方式圖標

，即可啟動Word應用程序。方法三：找到Word程序的可執(zhí)行文件，雙擊該文件啟動Word應用程序。第九頁，共五十二頁。1.3.2耳目一新的WORD2007工作界面10Word2007工作界面主要由Office按鈕、快速訪問工具欄、標題欄、選項卡菜單欄、文檔編輯區(qū)、狀態(tài)欄、滾動條、標尺等部分組成，如下圖所示。第十頁，共五十二頁。1.3.2耳目一新的WORD2007工作界面11【Office按鈕】位于Word窗口的左上角，單擊該按鈕會彈出一個下拉菜單，如圖1-4所示。該菜單相當于早期版本中的“文件”菜單。通過該菜單，用戶可以對文檔進行新建、打開、保存、打印、發(fā)送和退出等操作。1

Office按鈕第十一頁，共五十二頁。1.3.2耳目一新的WORD2007工作界面12默認情況下快速訪問工具欄位于【Office按鈕】的右側(cè)，它取代了早期版本中的工具欄，主要用于顯示各種常用工具和自定義工具。用戶使用它可以快速訪問頻繁使用的工具，如“新建、打開、保存、撤消、恢復、快速打印”等快捷按鈕，也可以單擊后面的【自定義快速訪問工具欄】按鈕自定義工具欄，如右圖所示。2快速訪問工具欄第十二頁，共五十二頁。1.3.2耳目一新的WORD2007工作界面13標題欄位于窗口的最上方，主要由標題和窗口操作按鈕組成。標題用于顯示當前文檔的標題和類型，窗口操作按鈕

用于設置窗口的最小化、最大化／還原和關閉。3標題欄4選項卡菜單欄選項卡菜單欄位于標題欄的下方，由選項卡和功能區(qū)組成，它取代了早期版本中的下拉菜單。第十三頁，共五十二頁。1.3.2耳目一新的WORD2007工作界面14每個選項卡都對應著各自的功能區(qū)，通過單擊選項卡可以在不同的功能區(qū)之間進行切換。功能區(qū)又由多個選項組組成，如【開始】功能區(qū)由【剪貼板】、【字體】、【段落】、【樣式】和【編輯】選項組組成，在每個選項組右下角都有一個啟動按鈕

，單擊該按鈕會彈出相應的對話框，如單擊【字體】選項組下的啟動按鈕，則彈出【字體】對話框。第十四頁，共五十二頁。1.3.2耳目一新的WORD2007工作界面15技巧將鼠標停留在選項卡菜單欄的任意位置，滾動鼠標滑輪，也可以實現(xiàn)功能區(qū)之間的切換。雙擊選項卡可完成該選項卡下功能區(qū)的“隱藏／顯示”切換。5文檔編輯區(qū)文檔編輯區(qū)位于Word窗口的中心位置，是窗口的重要組成部分。用戶可以在這里進行輸入、編輯等操作。在編輯區(qū)中會出現(xiàn)一個不停閃爍的光標“｜”用來提示用戶當前的編輯位置。第十五頁，共五十二頁。1.3.3頁面設置161設置紙張通常很多用戶是在完成文字錄入、編輯和排版工作之后，在打印文檔之前，才進行頁面設置。事實上，這種方式是不恰當?shù)?，因為頁面設置可以改變紙張大小、頁邊距、版面等整體的頁面結(jié)構和布局，容易導致已排好的版面重新發(fā)生錯亂。因此，在輸入具體內(nèi)容之前應首先進行頁面設置。（1）設置紙張大小操作步驟：切換到【頁面布局】選項卡，單擊【頁面設置】選項組中的【紙張大小】按鈕

，在彈出的下拉列表中選擇“A4（21厘米×29.7厘米）”即可。第十六頁，共五十二頁。1.3.3頁面設置17提示除Word提供的紙張大小外，還可以根據(jù)實際需要自定義紙張大小。操作步驟：單擊下圖下拉列表中的【其他頁面大小】選項，彈出【頁面設置】對話框；在【紙張大小】下拉列表中選擇“自定義大小”，在【寬度】和【高度】微調(diào)框中設置所需大小。第十七頁，共五十二頁。1.3.3頁面設置18（2）設置紙張方向操作步驟：在【頁面布局】選項卡中，單擊【頁面設置】選項組中的【紙張方向】按鈕

，在彈出的下拉列表中選擇“縱向”。第十八頁，共五十二頁。1.3.3頁面設置192設置頁邊距“頁邊距”是指文檔內(nèi)容與頁面頂端和底端的距離，包括：上邊距、下邊距、左邊距和右距。在頁邊距的可打印區(qū)域中插入圖片、頁眉和頁腳等，可使文檔更加美觀?？梢酝ㄟ^下面的方法設置頁邊距：切換到【頁面布局】選項卡，單擊【頁面設置】選項組中的【頁邊距】按鈕

，在彈出的下拉列表中找一下有沒有想要的頁邊距，如果沒有，可以選擇【自定義邊距】選項進行自定義設置。第十九頁，共五十二頁。1.3.4輸入文本內(nèi)容201選擇漢字輸入法的方法（1）使用鼠標單擊任務欄上的

圖標，從彈出的菜單中選取漢字輸入法。（2）使用鍵盤上的“Ctrl+Space”組合鍵，可以進行英文輸入法和默認中文輸入法之間的切換。（3）使用鍵盤上的“Ctrl+Shift”組合鍵，可以在各種漢字輸入法之間進行切換。相關知識漢字輸入法主要分為拼音輸入和字型輸入兩種。常用的漢字輸入法有：微軟拼音輸入法、智能ABC輸入法、搜狗拼音輸入法、五筆字型輸入法等。對于經(jīng)常使用的輸入法可以通過“控制面板”中的“輸入法”來定義熱鍵或?qū)⑵湓O置為默認的漢字輸入法。第二十頁，共五十二頁。1.3.4輸入文本內(nèi)容212輸入文本內(nèi)容

在錄入文本內(nèi)容過程中，應先進行單純錄入，然后再進行編輯排版。單純錄入的原則：（1）不要使用空格鍵進行字間距的調(diào)整以及居中方式、段落首行縮進等設置。（2）不要使用回車鍵對段落間距進行調(diào)整，當一個段落結(jié)束時，才按回車鍵。（3）不要使用連續(xù)按回車鍵產(chǎn)生空行的方法進行分頁設置。第二十一頁，共五十二頁。1.3.4輸入文本內(nèi)容222輸入文本內(nèi)容第二十二頁，共五十二頁。1.3.4輸入文本內(nèi)容233輸入符號和特殊符號文檔中除包含文字外有時還會包含一些符號和特殊符號。例如，需要錄入符號“★”，操作步驟為：步驟1：將光標定位到需要錄入符號的位置，切換到【插入】選項卡，單擊【符號】選項組中的【符號】按鈕。第二十三頁，共五十二頁。1.3.4輸入文本內(nèi)容24步驟2：在彈出的下拉列表中選擇需要輸入的符號，若沒有需要的符號，可選擇【其他符號】選項。第二十四頁，共五十二頁。1.3.4輸入文本內(nèi)容25步驟3：在彈出的對話框中，選擇需要插入的符號“★”，如下圖所示。第二十五頁，共五十二頁。1.3.4輸入文本內(nèi)容264

插入日期和時間在個人工作計劃文檔的末尾落款處插入當前日期，具體操作步驟：步驟1：將光標插入點定位到文檔落款需要添加日期的位置。步驟2：切換到【插入】選項卡，在【文本】選項組中單擊【日期和時間】按鈕。第二十六頁，共五十二頁。1.3.4輸入文本內(nèi)容274

插入日期和時間步驟3：在彈出的【日期和時間】對話框中，選擇需要的日期格式，單擊【確定】按鈕即可。

插入后效果如下圖所示。第二十七頁，共五十二頁。1.3.5文本的基本編輯操作281

選定文本（1）選定任意長文本將鼠標指針移動到需選定文本區(qū)的開始處，按下鼠標左鍵，拖動鼠標至要選定文本區(qū)的末端，然后松開鼠標左鍵。這時，被選定文本以反白形式顯示，如果要取消選定區(qū)域，在任意位置單擊鼠標左鍵。技巧碰到文本比較長時，拖動鼠標會非常不方便?？梢圆捎孟旅娴姆椒ㄟx定大區(qū)域文本：將鼠標指針置于需選定文本的開始位置，然后再將光標移動到需選定文本區(qū)的末端并同時按下“Shift”鍵。。第二十八頁，共五十二頁。1.3.5文本的基本編輯操作29（2）選定一行、一段文本和整篇文檔將鼠標指針移到起始行左邊的選定欄上，當鼠標指針形狀變?yōu)?/p>

時，單擊鼠標左鍵一次可選定一行文本，單擊左鍵兩次可選定該行所在段，單擊左鍵三次可選定整篇文檔。（3）選定連續(xù)的多行文本將鼠標指針移到起始行左邊的選定欄上，當鼠標指針形狀變?yōu)?/p>

時，按下鼠標左鍵向上或向下拖動即可選定連續(xù)的多行文本。第二十九頁，共五十二頁。1.3.5文本的基本編輯操作302移動和復制文本技巧按下“Ctrl+C”組合鍵，可快速將選定內(nèi)容復制到剪貼板。按下“Ctrl+X”組合鍵，可快速將選定內(nèi)容移動到剪貼板。按下“Ctrl+V”組合鍵，可快速將選定內(nèi)容復制到目標位置。

第三十頁，共五十二頁。1.3.5文本的基本編輯操作313刪除文本選定需要刪除的文本，單擊鍵盤上的“Delete”鍵，即可將選定內(nèi)容刪除。在Word窗口底部的狀態(tài)欄上能夠進行“插入／改寫”的狀態(tài)顯示，“插入／改寫”狀態(tài)可根據(jù)需要通過單擊鍵盤上的“Insert”鍵進行切換。第三十一頁，共五十二頁。1.3.6設置文本格式32格式要求如下圖所示第三十二頁，共五十二頁。1.3.6設置文本格式331

設置標題格式（1）選定標題行（2）設置標題行格式步驟1：選定標題行文本。步驟2：切換到【開始】選項卡，在【字體】選項組中單擊【字體】文本框右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要的中文字體。第三十三頁，共五十二頁。1.3.6設置文本格式341

設置標題格式（1）選定標題行（2）設置標題行格式步驟1：選定標題行文本。步驟2：切換到【開始】選項卡，在【字體】選項組中單擊【字體】文本框右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要的中文字體。第三十四頁，共五十二頁。1.3.6設置文本格式35步驟3：同樣的方法可進行字號、字型和字符顏色的設置。步驟4：在【段落】選項組中，單擊【居中】按鈕

即可使標題文字居中顯示。第三十五頁，共五十二頁。1.3.6設置文本格式362

設置正文格式（1）設置段落格式設置首行縮進為“2字符”的具體操作步驟：步驟1：選定需要進行首行縮進的段落。步驟2：切換到【開始】選項卡，單擊【段落】選項組右下角的啟動按鈕

，彈出【段落】對話框。第三十六頁，共五十二頁。1.3.6設置文本格式37步驟3：在【縮進和間距】—【縮進】—【特殊格式】下拉列表中選擇“首行縮進”，在【磅值】下拉列表中選擇“2字符”。步驟4：單擊“確定”按鈕，即可完成選中段落的首行縮進。第三十七頁，共五十二頁。1.3.6設置文本格式38設置行間距的具體操作步驟：步驟1：在右圖中，在【行距】下拉列表中選擇“多倍行距”，在【設置值】微調(diào)框中設置“1.2”。步驟2：單擊【確定】按鈕，即可完成選中段落的行間距設置。第三十八頁，共五十二頁。1.3.6設置文本格式392

設置正文格式（1）設置正文字體格式步驟：選中所有正文內(nèi)容，切換到【開始】選項卡，在【字體】選項組中的字體下拉列表中選擇“楷體GB-2312”，在【字號】下拉列表中選擇“小四號”，即可完成格式設置。設置完成的格式效果如下圖所示。第三十九頁，共五十二頁。1.3.7打印文檔401

打印預覽為了防止打印出來的文檔與預期效果存在差距，在正式打印之前，可以先通過“打印預覽”功能查看輸出效果。實現(xiàn)打印預覽的操作如下：步驟：單擊【Office按鈕】，在彈出的下拉菜單中依次執(zhí)行【打印】—【打印預覽】命令，如右圖所示。第四十頁，共五十二頁。1.3.7打印文檔412

打印設置

打印設置可以對打印范圍、打印份數(shù)、打印內(nèi)容等進行設置。本任務的打印要求為：頁面范圍：全部；打印份數(shù)：兩份。操作步驟如下：步驟1：單擊【Office按鈕】

，在彈出的下拉菜單中依次執(zhí)行【打印】—【打印（P）】命令。步驟2：在彈出的【打印】對話框中，對打印機名稱、頁面范圍、份數(shù)、是否手動雙面打印等進行設置。第四十一頁，共五十二頁。1.3.8保存文檔421

對新建文檔進行保存

步驟1：單擊【Office按鈕】

，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行【保存】命令。步驟2：彈出右圖所示的【另存為】對話框，在【保存位置】對應的列表框中設置當前文檔的保存路徑，在【文件名】文本框中設置文檔的名稱，在【保存類型】列表框中選擇文檔的類型。設置完成后單擊【保存】按鈕。第四十二頁，共五十二頁。1.3.8保存文檔432對原有文檔進行保存

可以通過以下三種操作方式對原文檔進行保存。（1）單擊【Office按鈕】，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行【保存】命令。（2）單擊快速訪問工具欄中的【保存】按鈕

。（3）按下“Ctrl+S”或“Shift+F12”組合鍵。3保存為Word97-Word2007兼容模式若安裝的是Word2007以下版本，則需要將文檔保存為Word97-Word2007兼容模式，操作步驟如下：步驟1：單擊【Office按鈕】

，在彈出的下拉菜單中依次執(zhí)行【另存為】—【W(wǎng)ord97-2003文檔】命令。第四十三頁，共五十二頁。1.3.8保存文檔44步驟2：彈出【另存為】對話框，設置好保存路徑和文件名后單擊【保存】按鈕。第四十四頁，共五十二頁。1.3.8保存文檔45技巧按下“Ctrl+N”組合鍵，可快速創(chuàng)建新的空白文檔。按下“Ctrl+O”或“Ctrl+F12”組合鍵，可快速打開【打開】對話框。按下“Ctrl+S”或“Shift+F12”組合鍵，可快速進行文檔保存或快速打開【另存為】對話框。按下“Ctrl+P”組合鍵，可快速打開【打印】對話框。第四十五頁，共五十二頁。1.3.9關閉文檔與退出WORD46

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關閉文檔的方法

定位到需要關閉的文檔，然后執(zhí)行下面任何一個操作都可關閉當前文檔。（1）單擊【Office按鈕】，在左側(cè)的下拉菜單中執(zhí)行【關閉】命令。（2）雙擊【Office按鈕】

。（3）把光標放在“標題欄”的任意位置單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【關閉】命令。（4）按下“Alt+F4”組合鍵。

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關閉文檔的方法若當前已打開多個Word文檔，單擊任意一個文檔的【Office按鈕】，在彈出的菜單中單擊位于右下角的

按鈕，即可將已打開的所有Word文檔關閉，同時退出Word程序。第四十六頁，共五十二頁。

拓展實訓

實訓1：制作羅紅霉素膠囊說明書制作要求如下：格式和頁面設置要求：

標題格式：字體：微軟雅黑；字號：小二號；字體顏色：深灰色；居中對齊。正文格式：中文字體：微軟雅黑；西文字體：自選；字號：小五號；行間距：1倍行距；加文字水印效果。紙張大?。鹤远x大小，寬度：12厘米