廣州電子報(bào)送系統(tǒng)使用說明

使用說明TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument".產(chǎn)品說明 1\o"CurrentDocument".軟件功能 1\o"CurrentDocument".系統(tǒng)需求 1\o"CurrentDocument".安裝盤說明 2\o"CurrentDocument".軟件安裝與卸載 2\o"CurrentDocument".入門 2\o"CurrentDocument"檔案組卷及移交 2\o"CurrentDocument"電子目錄報(bào)送及匯總 3\o"CurrentDocument".用戶管理 3\o"CurrentDocument".電子報(bào)送系統(tǒng) 4\o"CurrentDocument"檔案接收 6\o"CurrentDocument"檔案著錄 7\o"CurrentDocument"編目打印 11\o"CurrentDocument"移交登記 13\o"CurrentDocument"綜合查詢 13\o"CurrentDocument"數(shù)據(jù)備份及還原 14\o"CurrentDocument".數(shù)據(jù)管理 15\o"CurrentDocument"數(shù)據(jù)導(dǎo)出 15\o"CurrentDocument"數(shù)據(jù)整理與合并 16\o"CurrentDocument"十.如何管理多個(gè)項(xiàng)目 19\o"CurrentDocument"十一.如何修改工程名稱 19\o"CurrentDocument"十二.數(shù)據(jù)如何移植 21\o"CurrentDocument"十三.附加說明 21#產(chǎn)品說明本產(chǎn)品包裝清單如下：安裝盤一張用戶手冊一份加密狗一個(gè)軟件功能檔案管理檔案接收檔案著錄編目打印檔案移交輔助管理幫助庫管理備份數(shù)據(jù)庫還原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)導(dǎo)出數(shù)據(jù)整理項(xiàng)目管理新建項(xiàng)目修改項(xiàng)目名稱用戶管理新增用戶系統(tǒng)需求硬件需求：Pentium133以上128MB以上內(nèi)存，1G以上空閑硬盤空間一個(gè)USB1.1或者2.0接口一個(gè)光盤驅(qū)動(dòng)器（CD-ROM）軟件需求：MicrosoftOffice2003操作系統(tǒng)：Windows2003/WindowsXP

安裝盤說明取光盤需注意：需從中間往下按，然后光盤自動(dòng)彈出，即可取出（如圖1）；圖1圖1軟件安裝與卸載把光盤放入光驅(qū)內(nèi)。雙擊光驅(qū)（圖2），進(jìn)入光盤，光盤包括視頻、安裝文件、安裝說明；雙擊安裝文件（圖3）即可安裝；在安裝過程中，如果用戶的電腦上安裝有殺毒軟件（瑞星、金山、衛(wèi)士360、卡巴斯基等），會出現(xiàn)信任提示，用戶需選擇“允許此操作”后，點(diǎn)“確定”才能把軟件完全正確安裝到你的電腦；或者把殺毒軟件暫時(shí)關(guān)閉，然后再進(jìn)行安裝；BD-ROM

驅(qū)動(dòng)器(E::)建設(shè)工程BD-ROM

驅(qū)動(dòng)器(E::)建設(shè)工程檔案電圖2 圖3入門本節(jié)主要簡單闡述如何使用本系統(tǒng)完成一個(gè)建設(shè)工程的檔案組卷以及目錄報(bào)送工作。檔案組卷及移交首先，使用用戶管理為自己添加一個(gè)用戶。然后，插入U(xiǎn)SB加密鎖，稍待片刻啟動(dòng)電子報(bào)送系統(tǒng)。用剛才添加的用戶名和密碼登錄。登錄時(shí)請選擇您是建設(shè)單位或者是施工單位等其他類型的單位。第一次使用本系統(tǒng)的話會要求你輸入建設(shè)工程名稱。如果您是建設(shè)單位的話，通過檔案管理模塊中的檔案著錄功能，在項(xiàng)目級著錄中輸入工程概況表信息；然后啟動(dòng)案卷級著錄，錄入此項(xiàng)目的所有案卷的信息，包括案卷內(nèi)容、編制單位、編制時(shí)間等等；然后啟動(dòng)文件級著重，輸入指定案卷的文件級信息，包括文件題名、責(zé)任者、圖文號、編制時(shí)間等等。如果您是其他類型的單位，那么你僅需要進(jìn)行案卷級著錄和文件級著錄。在所有項(xiàng)目級、案卷級、文件級信息輸入完畢之后，在移交上級單位或者檔案館之前，進(jìn)行移交登記，然后在編目打印功能中將移交書、移交目錄封面、工程概況表、案卷目錄、案卷封面、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄打印出來進(jìn)行移交。電子目錄報(bào)送及匯總?cè)绻ㄔO(shè)單位想把電子目錄報(bào)送檔案館，那么登錄數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)后，通過數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，可以將該項(xiàng)目的項(xiàng)目級、案卷級、文件級信息導(dǎo)出為指定文件，然后將導(dǎo)出的文件用磁盤或者光盤報(bào)送便可。施工單位也可以參照上述方式向建設(shè)單位報(bào)送電子目錄。如果建設(shè)單位希望直接把施工單位整理好的電子目錄與自己的目錄匯總，以減少整理的工作量，那么在接收了施工單位報(bào)送的電子目錄之后，請?jiān)陔娮訄?bào)送系統(tǒng)中進(jìn)行檔案接收;然后通過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整理功能對匯總的目錄的案卷級、文件級信息進(jìn)行檢查，甚至可以試打案卷目錄、卷內(nèi)目錄等；在確認(rèn)匯總后的目錄沒有問題之后，直接修改卷號并合并到本單位數(shù)據(jù)庫中。用戶管理用戶管理功能主要是用來添加，刪除用戶以及修改用戶信息的。啟動(dòng)用戶管理程序后，必須先用超級管理員身份登錄，如下圖圖4超級管理員用戶名為sysAdmin，密碼為admin。登錄成功進(jìn)入如下界面進(jìn)行用戶管理

圖5超級管理員的用戶名及帳號不允許修改。除超級管理員外，所有用戶的姓名、密碼、帳號都必須輸入。電子報(bào)送系統(tǒng)電子報(bào)送系統(tǒng)是根據(jù)《廣州市城市建設(shè)檔案分類大綱》及《廣州市建設(shè)工程檔案編制指南》設(shè)計(jì)開發(fā)的專門的檔案管理軟件。插入U(xiǎn)SB加密鎖后，啟動(dòng)系統(tǒng)。首先要登錄「用戶登陸H&H&lslv判荊勇TSS第用1一號碼號碼1帳密單性圖6登錄的用戶名和密碼是您在“用戶管理”中設(shè)定的帳號和密碼。登錄成功后進(jìn)入電子報(bào)送系統(tǒng)。如果您是第一次使用本系統(tǒng)，則要求輸入工程名稱并選擇工程類型，如下圖：圖7如果您已經(jīng)輸入過工程名稱，則進(jìn)入如下界面：

圖8電子報(bào)送系統(tǒng)主要包括檔案管理、輔助管理、系統(tǒng)設(shè)置、工具、數(shù)據(jù)管理、幫助幾大模塊圖9檔案管理模塊包括檔案接收、檔案著錄、編目打印、檔案利用、檔案移交、綜合查詢功能。圖10輔助管理模塊主要包括標(biāo)準(zhǔn)管理、清除自動(dòng)完成記錄以及是否使用案卷內(nèi)容、卷內(nèi)文件、分部工程標(biāo)準(zhǔn)輔助著錄等功能。標(biāo)準(zhǔn)管理可以查看、編輯檔案分類、案卷內(nèi)容題名、卷內(nèi)文件題名等標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)都可以指定是否使用。本系統(tǒng)的大多數(shù)輸入框都具有自動(dòng)完成功能，可以將用戶輸入過的文字保存，在用戶下次輸入時(shí)根據(jù)輸入信息進(jìn)行提示（詳見“六、附加說明”）。清除自動(dòng)完成記錄功能就是將用戶在使用過程中遺留的文字記錄全部清除，使得系統(tǒng)運(yùn)行更快。

圖11系統(tǒng)設(shè)置功能可以注銷當(dāng)前用戶用其他用戶重新登錄，也可以通過“用戶資料管理”修改當(dāng)前用戶的密碼。圖12為了保護(hù)用戶的工作，本系統(tǒng)還提供了備份數(shù)據(jù)庫和還原數(shù)據(jù)庫的手段，但是，只有超級管理員（sysAdmin）才能進(jìn)行還原數(shù)據(jù)庫操作。止匕外，超級管理員還可以定期進(jìn)行壓縮數(shù)據(jù)庫操作，以提高運(yùn)行效率、減少存儲空間占用。8.1檔案接收圖13當(dāng)施工單位將檔案整理完畢移交建設(shè)單位時(shí)。建設(shè)單位應(yīng)該做好接收登記。并將對方移交的數(shù)據(jù)庫文件的存放位置添入“電子文件目錄”項(xiàng)。

8.2檔案著錄檔案著錄可以著錄建筑工程、市政工程和管線工程三類型檔案，根據(jù)你第一次使用本系統(tǒng)選擇的工程類型進(jìn)入不同界面。每個(gè)類型的工程又都包括項(xiàng)目級、案卷級、文件級三級著錄，根據(jù)登錄時(shí)選擇的單位類型進(jìn)入不同的著錄內(nèi)容。項(xiàng)目級著錄僅建設(shè)單位需要進(jìn)行項(xiàng)目級著錄。點(diǎn)擊“項(xiàng)目級”按鈕后，則出現(xiàn)圖16界面著錄該項(xiàng)

目的詳細(xì)信息。增添更多刪除單項(xiàng)工程?向前更多向后更多》單項(xiàng)工程名稱結(jié)構(gòu)類型開工時(shí)間竣工時(shí)間地T建筑面積（平方米）高度（米）辱敵地上工程名稱建筑工程1工程地點(diǎn)區(qū) 路 街 號責(zé)任者建設(shè)單位地形圖號一地理圖號―1勘察單位建設(shè)用地規(guī)劃許可證號用地許可證設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位建設(shè)工程規(guī)劃訐可證號規(guī)劃許可證施工單位專業(yè)特征移交目錄陽總卷數(shù)底圖（張1點(diǎn)擊進(jìn)入案卷級著錄?用尸名：?用戶一「秘交單位d案卷級著錄］口通用概況表總投資（萬元）底片（張）點(diǎn)擊使用通圖16目的詳細(xì)信息。增添更多刪除單項(xiàng)工程?向前更多向后更多》單項(xiàng)工程名稱結(jié)構(gòu)類型開工時(shí)間竣工時(shí)間地T建筑面積（平方米）高度（米）辱敵地上工程名稱建筑工程1工程地點(diǎn)區(qū) 路 街 號責(zé)任者建設(shè)單位地形圖號一地理圖號―1勘察單位建設(shè)用地規(guī)劃許可證號用地許可證設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位建設(shè)工程規(guī)劃訐可證號規(guī)劃許可證施工單位專業(yè)特征移交目錄陽總卷數(shù)底圖（張1點(diǎn)擊進(jìn)入案卷級著錄?用尸名：?用戶一「秘交單位d案卷級著錄］口通用概況表總投資（萬元）底片（張）點(diǎn)擊使用通圖16|大名一數(shù)字10:062009-03-13圖16為建筑工程項(xiàng)目級著錄表單。該表單參照“建筑工程項(xiàng)目概況表”設(shè)計(jì)（市政工程、管線工程的項(xiàng)目級著錄表單參照“市政工程項(xiàng)目概況表”及“管線工程項(xiàng)目概況表”，操作大同小異，不一一介紹。如果你覺得難以參照此三項(xiàng)概況表的話，可以點(diǎn)擊“通用概況表”使用通用概況表著錄，如圖17）。如果您一次輸入的專業(yè)特征超過三個(gè)單項(xiàng)工程，則在輸入三個(gè)后按“保存”，然后按“刷新”，則“添加更多”按鈕可用，此時(shí)你可按“添加更多”繼續(xù)輸入新的單項(xiàng)工程；選中單項(xiàng)工程名稱前的復(fù)選框，按“刪除單項(xiàng)工程”可以刪除選中的單項(xiàng)工程。所有信息輸入完畢后。按“保存”保存信息，按“取消”不保存信息直接退出，按“關(guān)閉”退出項(xiàng)目級著錄。按“案卷級著錄”輸入此項(xiàng)目的案卷信息。案卷級著錄點(diǎn)擊“案卷級”可進(jìn)行案卷級著錄。_li5>lx|-案卷目錄寺向文件施工及境收記錄編制單位深圳市四季青園林花卉有限公司2006年2007年名稱卷內(nèi)熨件起始時(shí)間卷內(nèi)文件這止時(shí)間圖18左邊是案卷目錄預(yù)覽?！八⑿履夸洝卑粹o可以重新生成案卷目錄。鼠標(biāo)點(diǎn)擊有下劃點(diǎn)擊將所有案卷的工程名稱更新點(diǎn)擊“案卷級”可進(jìn)行案卷級著錄。_li5>lx|-案卷目錄寺向文件施工及境收記錄編制單位深圳市四季青園林花卉有限公司2006年2007年名稱卷內(nèi)熨件起始時(shí)間卷內(nèi)文件這止時(shí)間圖18左邊是案卷目錄預(yù)覽?！八⑿履夸洝卑粹o可以重新生成案卷目錄。鼠標(biāo)點(diǎn)擊有下劃點(diǎn)擊將所有案卷的工程名稱更新為概況表中工程點(diǎn)擊調(diào)整案卷順序點(diǎn)擊著錄線的卷號，則右邊顯示該案卷的詳細(xì)內(nèi)容?！疤砑影妇怼碧砑右恍掳妇?；“重新著錄”修改選中的案卷；“刪除案卷”刪除選擇案卷。如果已經(jīng)選擇了“使用案卷內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)輔助”，則鼠標(biāo)點(diǎn)擊“卷內(nèi)文件內(nèi)容”錄入框或者光標(biāo)在此框時(shí)按鍵盤下箭頭均可顯示預(yù)設(shè)的案卷內(nèi)容（標(biāo)題）標(biāo)準(zhǔn)（預(yù)設(shè)值見“輔助管理”菜單中的“標(biāo)準(zhǔn)管理”）。點(diǎn)擊案卷目錄預(yù)覽上方的“同步工程名稱”可將所有案卷的工程名稱更新為概況表中工程名稱。點(diǎn)擊案卷目錄預(yù)覽上方的“調(diào)整順序”可在圖18界面中調(diào)整案卷順序。調(diào)整方法為選中相應(yīng)案卷后按“T上移”、“I下移”移動(dòng)到合適位置，按“保存”即可自動(dòng)調(diào)整卷號。點(diǎn)擊“文件級著錄”則進(jìn)行圖19界面進(jìn)行選定案卷的文件級著錄

文件級著錄（卷內(nèi)目錄）建設(shè)工程者案電子報(bào)送宗經(jīng)-［文件級管理-001]d檔案管理輔助管理系統(tǒng)設(shè)置工具數(shù)據(jù)管理窗口幫助退出「卷內(nèi)目錄「文件級通用著錄單項(xiàng)目皴案卷緩檔號：001文件題名001工程準(zhǔn)備階段文件序號工程準(zhǔn)備階段文件1立項(xiàng)申請報(bào)告及批復(fù)點(diǎn)擊著備考表頁依責(zé)任者2B此文件需要排序文（圖）號形成時(shí)間保管期限永久內(nèi)部囹刷新目錄|文件級著錄（卷內(nèi)目錄）建設(shè)工程者案電子報(bào)送宗經(jīng)-［文件級管理-001]d檔案管理輔助管理系統(tǒng)設(shè)置工具數(shù)據(jù)管理窗口幫助退出「卷內(nèi)目錄「文件級通用著錄單項(xiàng)目皴案卷緩檔號：001文件題名001工程準(zhǔn)備階段文件序號工程準(zhǔn)備階段文件1立項(xiàng)申請報(bào)告及批復(fù)點(diǎn)擊著備考表頁依責(zé)任者2B此文件需要排序文（圖）號形成時(shí)間保管期限永久內(nèi)部囹刷新目錄|圖20在案卷級著錄界面點(diǎn)擊“文件級著錄”，所選案卷的卷內(nèi)文件著錄表單產(chǎn)界面如上圖。圖20的左邊為卷內(nèi)目錄預(yù)覽，操作類似圖18的案卷目錄預(yù)覽。右邊為文件級通用著錄單?！疤砑游募眲t在選中文件后一新文件，“重新著錄”則修改選中文件，“插入文件“則在選中文件前插入一新文件?！皠h除文件”則刪除選中文件。如果已經(jīng)選擇了“使用卷內(nèi)文件標(biāo)準(zhǔn)輔助”，鼠標(biāo)點(diǎn)擊“文件題名”錄入框或者光標(biāo)在此框時(shí)按鍵盤下箭頭均可顯示預(yù)設(shè)的文件題名標(biāo)準(zhǔn)（預(yù)設(shè)值見“輔助管理”菜單中的“標(biāo)準(zhǔn)管理”）。如果某些文件需要打印序號的話，則選擇“此文件需要排序”。（默認(rèn)為選定）

點(diǎn)擊“卷內(nèi)備考表著錄”則打開如圖21所示卷內(nèi)備考表著錄表單。文件材料、文字材料、圖樣材料頁數(shù)，照片張數(shù)都必須輸入。如果沒有請輸入“0”。立卷人和審核人雖不打印，但仍需錄入備查。圖218.3編目打印圖22點(diǎn)擊“檔案移交書”、“移交目錄封面”、“項(xiàng)目概況表”、“案卷目錄”均出現(xiàn)類似圖22的界面。在此界面目檢索出符合條件的項(xiàng)目進(jìn)行打印。注意需要點(diǎn)擊檢索按鈕，“檢索結(jié)果”中才顯示符合條件的結(jié)果，您覺得正確的話按“預(yù)覽”或者“打印”即可預(yù)覽或者打印。

其中“檔案移交書”、不打印出“經(jīng)手人”和“負(fù)責(zé)人”，需另行手簽。默認(rèn)檢索條件是“工程名稱”“等于"“XXXX工程（您在項(xiàng)目概況表中著錄的工程名稱）”。x|&建設(shè)工程者案電子報(bào)送系裝x|&建設(shè)工程者案電子報(bào)送系裝圖23點(diǎn)擊“案卷封面”、“卷內(nèi)備考表”均出現(xiàn)類似圖23界面。操作類似圖22。其中“卷內(nèi)備考表”不打印出“立卷人”和“審核人”，需另行手簽。圖24點(diǎn)擊“卷內(nèi)目錄”出現(xiàn)圖24界面。操作類似圖22。8.4移交登記圖25在移交之前，建議進(jìn)行移交登記。只有進(jìn)行移交登記并且輸入移交時(shí)間，才能打印移交書?！敖?jīng)手人”和“負(fù)責(zé)人”雖不打印，但仍需錄入備查。．從像砌BI中查找8.5綜合查詢從像砌BI中查找分類查詢蹤合查詢分類查詢r(jià)最大化結(jié)果窗口*□工程名稱分項(xiàng)分部工程或?qū)I(yè)名稱卷內(nèi)文件內(nèi)容編制單位卷內(nèi)文件開始時(shí)間卷內(nèi)文件結(jié)束時(shí)間-黑面一脊寬保管期限密級圖26“分類查詢”界面如圖26。點(diǎn)擊查詢結(jié)果中的某一行，會出現(xiàn)對應(yīng)的著錄界面讓您修

改。8.6數(shù)據(jù)備份及還原圖27為了保護(hù)用戶的工作，我們提供了數(shù)據(jù)庫備份手段，用戶選擇路徑，輸入文件名后，按“保存”即可將數(shù)據(jù)庫備份到指定位置。圖28使用超級管理員(sysAdmin)登錄的話，還可以壓縮數(shù)據(jù)庫的操作。這樣可以提高運(yùn)行速度和增加磁盤空間。操作前會如圖28提示數(shù)據(jù)庫大小，操作完成會出現(xiàn)如圖29提示。圖29

圖30超級管理員(sysAdmin)還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)庫還原操作，可以將數(shù)據(jù)庫還原到用戶某個(gè)時(shí)期的備份文件的狀態(tài)。但是，還原后的數(shù)據(jù)完全被此備份文件中的數(shù)據(jù)覆蓋，此操作不能恢復(fù)，建議操作前一刻你對當(dāng)前數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份。圖31數(shù)據(jù)管理建設(shè)單位、各施工單位可以用此功能將自己整理的檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出后移交上級單位或者將各下級施工單位整理好并移交給自己的檔案數(shù)據(jù)和自己數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。從電子報(bào)送系統(tǒng)菜單啟動(dòng)或直接打開系統(tǒng)，登錄成功后，出現(xiàn)圖32所示主界面圖32數(shù)據(jù)導(dǎo)出點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”出現(xiàn)圖33界面選擇要導(dǎo)出檔案的工程。

圖33導(dǎo)出的文件默認(rèn)路徑為系統(tǒng)安裝路徑下的DataBak文件夾下名為用戶登錄名＋拼音(DAOCHU)+當(dāng)前日期的文件。如果你覺得此路徑不好記憶，可以選擇新路徑。圖34導(dǎo)出完成后彈出消息框顯示導(dǎo)出的文件所在的位置。請記錄好此文件位置。此文件即為你向上級單位移交的電子目錄文件。將此文件拷進(jìn)軟盤或者刻錄進(jìn)光盤向上級單位移交即可，如建設(shè)單位向檔案館移交，施工單位向建設(shè)單位移交。數(shù)據(jù)整理與合并在數(shù)據(jù)導(dǎo)出或者合并之前，您還可以通過“數(shù)據(jù)整理”來檢查和編輯您所導(dǎo)出或匯總的數(shù)據(jù)文件中的某項(xiàng)工程的案卷級內(nèi)容和文件級內(nèi)容。在圖35中點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)整理”后，會要求您打開哪個(gè)數(shù)據(jù)文件，如下圖

圖35選擇了數(shù)據(jù)文件后，出現(xiàn)如下界面圖36圖37圖35選擇了數(shù)據(jù)文件后，出現(xiàn)如下界面圖36圖37如圖36所示，您可以對數(shù)據(jù)文件中的項(xiàng)目的案卷級內(nèi)容和文件級內(nèi)容進(jìn)行檢查和編輯；如圖37所示，您也可以進(jìn)行打印預(yù)覽，以檢查最后效果。操作方式類似“檔案著錄”的“案卷級”著錄和“文件級”著錄。請參照圖18至圖20。

者通過智能化排序自動(dòng)修改），選擇“合并”將下級單位上報(bào)的數(shù)據(jù)文件中的案卷級和文件級數(shù)據(jù)合并到您單位電子報(bào)送系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。合并過程如下圖，如卷號和本單位數(shù)據(jù)庫中案卷卷號重復(fù)，系統(tǒng)會進(jìn)行提示并自動(dòng)忽略合并該重復(fù)卷。圖39十.如何管理多個(gè)項(xiàng)目打開項(xiàng)目管理.exe，登錄成功之后，在項(xiàng)目管理窗口進(jìn)行多項(xiàng)目管理中列表中的項(xiàng)目，按此按,則可打開電子報(bào)送系統(tǒng)，整編選中項(xiàng)目電子目錄5.2圖打開項(xiàng)目管理.exe，登錄成功之后，在項(xiàng)目管理窗口進(jìn)行多項(xiàng)目管理中列表中的項(xiàng)目，按此按,則可打開電子報(bào)送系統(tǒng)，整編選中項(xiàng)目電子目錄5.2圖40圖41一.如何修改工程名稱打開項(xiàng)目管理.exe，登錄成功之后，在項(xiàng)目管理窗口進(jìn)行修改工程名稱，雙擊需要修改的工程，當(dāng)信息框出現(xiàn)該項(xiàng)目相關(guān)信息時(shí)，點(diǎn)擊修改項(xiàng)目名稱按鈕，進(jìn)行項(xiàng)目名稱修改；如圖42

圖42點(diǎn)擊完