2023年一文詳解審批流如何運作

一文詳解審批流如何運作class="size-fullwp-image-5797471aligncenter"src="/wp-files/2023/04/uAkQdGMjWVtN87q46djj.png"alt=""width="900"height="420"/>

1.什么是審批流？

審批流是一種流程，用于審核和批準懇求或文檔。它通常包括一系列步驟，每個步驟都需要一個或多個人來審核和決策。審批流通常用于規(guī)范化和優(yōu)化業(yè)務流程，以確保懇求得到適當?shù)膶彶楹团鷾?。其本質(zhì)是待審信息的流淌方式及決策過程。

即申請者【角色】【權(quán)限】（人或系統(tǒng)）供應待審信息【內(nèi)容】，交由相關(guān)審批人【角色】【權(quán)限】進行傳遞及處理【流程】【通知】，期間，每個審批者會基于自己的崗位職責與權(quán)限分工對待審信息進行核對（檢查/確認…）【動作】、推斷（通過/駁回）【動作】及協(xié)商（反饋看法…）【動作】，直至抵達最高決策層進行取舍。

2.審批流的重要性

1.提高決策質(zhì)量：審批流可以確保每個決策都經(jīng)過適當?shù)膶徍撕团鷾食绦?，從而削減錯誤和風險，并提高決策質(zhì)量。

2.提高工作效率：審批流可以規(guī)范組織內(nèi)部的工作流程，削減工作重疊和鋪張，提高工作效率。

3.保證合規(guī)性：審批流可以確保組織內(nèi)部的決策和行動符合法律、政策和規(guī)定的要求，避開因違規(guī)行為帶來的法律和聲譽風險。

4.提高透亮?????度：審批流可以讓組織內(nèi)部的審批過程變得透亮?????化，每個人都知道自己的責任和角色，從而提高組織內(nèi)部的信任和溝通效率。

3.審批流的構(gòu)成要素

審批流是一種軟件系統(tǒng)，用于管理和自動化審批流程。它由以下幾個要素構(gòu)成：

流程模型：流程模型是流程的規(guī)律結(jié)構(gòu)，用于定義流程的步驟、規(guī)章和決策。角色和權(quán)限：角色和權(quán)限是流程的執(zhí)行者，用于定義流程中的不同角色，并為每個角色安排不同的權(quán)限。待審信息：待審信息是流程中需要審批的信息，例如差旅申請、購買懇求等。動作和流轉(zhuǎn)：動作和流轉(zhuǎn)是流程中的主要操作，包括核對、推斷、協(xié)商等。通知和跟蹤：通知和跟蹤是流程中的幫助操作，用于發(fā)送通知和跟蹤流程的進度。審批流通常使用軟件來自動化流程，并可以在不同的組織中使用。它可以關(guān)心組織更有效地管理流程，并可以提高流程的效率和生產(chǎn)力。

一、流程模型

流程模型是流程的規(guī)律結(jié)構(gòu)，用于定義流程的步驟、規(guī)章和決策。流程模型可以使用圖表或圖形語言來表示，關(guān)心用戶理解流程的結(jié)構(gòu)和執(zhí)行方式。

流程模型包括以下幾個關(guān)鍵要素：

流程步驟：表示流程的執(zhí)行過程中的一個步驟或活動。流程步驟通常由流程的輸入、過程和輸出組成，是流程完成詳細任務的單位。

注：流程步驟不肯定包含發(fā)起發(fā)起人。發(fā)起人是流程的起點，是流程的發(fā)起者。流程步驟是流程模型中的基本元素，表示流程中的操作和流轉(zhuǎn)，而發(fā)起人是流程的起點，是流程的發(fā)起者。因此，流程步驟和發(fā)起人是不同的概念。

流轉(zhuǎn)條件：流轉(zhuǎn)條件是流程中的規(guī)章，用于掌握流程的流轉(zhuǎn)。

流轉(zhuǎn)條件是流程模型中的一種元素，用于打算流程在某個節(jié)點處流轉(zhuǎn)到哪條路徑。流轉(zhuǎn)條件一般依據(jù)流程的業(yè)務規(guī)律或目標來設定。

決策點（交給誰審批）：決策點是流程中的關(guān)鍵節(jié)點，用于打算流程的下一步操作。

Q：流轉(zhuǎn)條件會獨立于決策點存在嗎？

A：一般來說，流程模型中的流轉(zhuǎn)條件是與決策節(jié)點相關(guān)的。流轉(zhuǎn)條件通常用來打算流程在決策節(jié)點處流轉(zhuǎn)到哪條路徑。因此，流轉(zhuǎn)條件通常不會脫離決策節(jié)點獨立存在。

但是，在某些狀況下，流程模型中可能會消失流轉(zhuǎn)條件與決策節(jié)點無關(guān)的狀況。例如，在某些流程模型工具中，可能會供應流程變量或條件類型的元素，可以在流程模型中賦值或使用，并不肯定與決策節(jié)點相關(guān)。

總的來說，流轉(zhuǎn)條件通常是與決策節(jié)點相關(guān)的，但也有可能會脫離決策節(jié)點獨立存在，詳細狀況取決于流程模型的目的和使用的流程模型工具。

例如，在一個請假業(yè)務中，流程步驟是：提交請假申請》審批申請》結(jié)束。流轉(zhuǎn)條件是：可能依據(jù)提交人是誰來設定，假如職級是經(jīng)理或請假天數(shù)超過3天交由總經(jīng)理審批（決策點），否則流轉(zhuǎn)到經(jīng)理審批（決策點）的路徑?？偟膩碚f，流轉(zhuǎn)條件一般依據(jù)流程的業(yè)務規(guī)律或目標來設定，以便在流程執(zhí)行過程中依據(jù)條件選擇合適的路徑。

1.協(xié)同辦公正臺-飛書-請假業(yè)務

表單設計：字段信息組成

流轉(zhuǎn)條件就是當提交人是誰、假期類型是什么、請假時長在什么天或小時范圍內(nèi)。

注：飛書這里用的是請假控件組，因沒有新增其它表單控件，所以流轉(zhuǎn)條件這里只顯示了系統(tǒng)內(nèi)置的?？丶M的優(yōu)點是對于大部分用戶場景已經(jīng)夠用，避開用戶范錯，易上手。缺點是缺乏敏捷性。

2.低代碼平臺-輕流-請假業(yè)務

表單設計：字段信息組成

流轉(zhuǎn)條件：表單設計內(nèi)的全部字段都可用來作為條件，推斷符，值組成。這里其實就是一個規(guī)章引擎。

什么是規(guī)章引擎？

用于依據(jù)一組規(guī)章來打算如何處理特定的數(shù)據(jù)或業(yè)務規(guī)律。規(guī)章引擎通常包含一組規(guī)章和規(guī)章執(zhí)行引擎，能夠自動識別規(guī)章并依據(jù)規(guī)章執(zhí)行相應的操作。

二、角色和權(quán)限

角色和權(quán)限是流程管理中的重要概念，用于定義流程中的不同角色，并為每個角色安排不同的權(quán)限。

角色表示流程中的角色，如流程發(fā)起人、審批人、執(zhí)行人等。角色通常是一組共享相同職責和權(quán)限的用戶的集合。

權(quán)限表示流程中每個角色所具有的權(quán)限，如流程發(fā)起人的權(quán)限是發(fā)起流程、撤銷流程等；審批人的權(quán)限是審批流程、駁回流程等。

角色和權(quán)限是流程的執(zhí)行者，在流程的執(zhí)行過程中起到關(guān)鍵作用。角色和權(quán)限的設置可以關(guān)心流程更加有序和順暢地執(zhí)行，提高流程的效率。

在設計中應考慮以下因素：

流程的業(yè)務規(guī)律：需要充分了解流程的業(yè)務流程，并確定每個角色所擔當?shù)穆氊熀蜋?quán)限。組織架構(gòu)：流程角色和權(quán)限的設置應符合組織的架構(gòu)，避開消失沖突和沖突。平安性：流程的權(quán)限設置應考慮平安性，避開消失漏洞和風險。三、待審信息

待審信息是指流程中需要審批的信息，也稱為待審材料。待審信息通常包括文件、申請表、申請信息等。

待審信息是流程中的重要要素，在流程中起著決策和跟蹤的作用。流程的審批人員通?；诖龑徯畔⑦M行審批決策，并依據(jù)待審信息進行流程的跟蹤和管理。

待審信息在流程中通常由發(fā)起人提交，并由審批人員進行審批和處理。待審信息可以是電子文檔，也可以是紙質(zhì)文檔。

例如：

1.協(xié)同辦公正臺-飛書-請假業(yè)務

表單設計中所涉及假期類型、開頭時間、結(jié)束時間、請假時長、請假事由等字段就是要讓發(fā)起人填寫的待審信息。

2.低代碼平臺-輕流-請假業(yè)務

表單設計中所涉及申請人姓名、請假類型、開頭時間、結(jié)束時間、請假時長、請假事由、上傳附件等字段就是要讓發(fā)起人填寫的待審信息。

四、動作和流轉(zhuǎn)

動作和流轉(zhuǎn)是流程管理的重要概念，指流程中的主要操作和流程的流轉(zhuǎn)方式。

動作指的是流程中的一個步驟或者任務。一個流程可以由多個動作組成，每個動作都有一個特定的目的，并且由某個角色負責執(zhí)行。

在設計流程時，需要清楚地定義流程中的每一個動作，包括動作的責任人、執(zhí)行時間、執(zhí)行條件和流轉(zhuǎn)方式等。同時，還需要對動作的執(zhí)行狀況進行跟蹤和管理，以保證流程的有序執(zhí)行。

通過：一般指的是審批人在審批流程中批準了申請或者懇求。通過緣由可以是可選的，也可以是必填的，這取決于實際業(yè)務需要。

駁回修改：一般是指審批人在審批流程中拒絕了申請或者懇求，并指示發(fā)起人修改后重新提交。駁回修改緣由通常是必填的，由于這能夠關(guān)心發(fā)起人知道如何修改才能達到被批準的目的。駁回修改動作可以把流程駁回到發(fā)起人，也可以駁回到上一個審批環(huán)節(jié)，或者駁回到指定的之前的某個審批環(huán)節(jié)。

重新提交：一般是指發(fā)起人在收到駁回修改的通知后，修改了申請或者懇求并再次提交給審批人進行審批。

撤回：一般由發(fā)起人撤回審批流程。這是由于發(fā)起人是流程的起點，擁有最高的權(quán)限。撤回審批流程的選項通常由系統(tǒng)的配置項打算，因此需要留意撤回是否可用。

流轉(zhuǎn)指的是流程從一個動作流向另一個動作的過程。流轉(zhuǎn)可以是線性的，也可以是分支的。線性流轉(zhuǎn)指流程根據(jù)一個固定的挨次流轉(zhuǎn)，每個動作的執(zhí)行都是前一個動作的后繼。分支流轉(zhuǎn)指流程在執(zhí)行過程中可以依據(jù)不同的條件進行分支，流向不同的動作。

流轉(zhuǎn)方式的選擇會對流程的執(zhí)行效率和簡單度產(chǎn)生影響。在設計流程時，需要綜合考慮流程的業(yè)務特點、組織結(jié)構(gòu)和資源狀況，合理選擇流轉(zhuǎn)方式，以保證流程的有效執(zhí)行。常見的流轉(zhuǎn)方式包括：

線性流轉(zhuǎn)：指流程根據(jù)一個固定的挨次流轉(zhuǎn)，每個動作的執(zhí)行都是前一個動作的后繼。分支流轉(zhuǎn)：指流程在執(zhí)行過程中可以依據(jù)不同的條件進行分支，流向不同的動作。分支流轉(zhuǎn)可以使流程更加敏捷，適應多種不同的狀況。循環(huán)流轉(zhuǎn)：指流程在執(zhí)行過程中會不斷重復執(zhí)行某一個動作或一組動作。循環(huán)流轉(zhuǎn)常用于重復性的任務或者處理大批量的數(shù)據(jù)。并行流轉(zhuǎn)：指流程在執(zhí)行過程中可以同時執(zhí)行多個動作。并行流轉(zhuǎn)可以提高流程的執(zhí)行效率，但需要留意避開資源沖突和協(xié)調(diào)問題。五、通知和跟蹤

通知和跟蹤是流程管理的重要概念，指流程中的幫助操作，用于發(fā)送通知和跟蹤流程的進度。

通知是指流程中發(fā)送的通知信息，用于告知流程參加者流程的進展狀況或需要留意的事項。通知可以是電子郵件、短信、系統(tǒng)消息等形式。

跟蹤是指流程中跟蹤流程的進度，用于查看流程的執(zhí)行狀況、狀態(tài)等信息。跟蹤通常使用軟件工具進行，可以關(guān)心用戶更好地管理流程。

通知和跟蹤是流程中的重要要素，可以關(guān)心流程更加有效地執(zhí)行，提高流程的效率和生產(chǎn)力。

例如：

1.協(xié)同辦公正臺-飛書-請假業(yè)務

（1）通知

不支持自定義通知渠道，相關(guān)信息呈現(xiàn)由系統(tǒng)固定。

（2）跟蹤

2.低代碼平臺-輕流-請假業(yè)務

（1）通知

可以直接添加Q-Robot：選擇發(fā)送郵件、發(fā)送短信渠道。

（2）發(fā)送郵件

選擇收/發(fā)件人，填寫郵件主題、郵件正文（支持插入字段，字段信息來源于表單數(shù)據(jù)可直接引用），附件。

（3）發(fā)送短信

選擇收件人，選擇短信模板。（短信模板需通過短信服務商審核）

（4）跟蹤

六、思索如何接入第三方平臺

在設計審批流系統(tǒng)時，考慮接入第三方平臺需要考慮以下幾點：

數(shù)據(jù)交互：需要考慮如何與第三方平臺進行數(shù)據(jù)交互，例如通過API接口進行數(shù)據(jù)傳輸。數(shù)據(jù)平安：需要考慮如何保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的平安性。用戶認證：需要考慮如何讓用戶在第三方平臺上進行身份認證，例如通過OAuth或者其他身份驗證方式。平臺兼容性：需要考慮如何保證系統(tǒng)在不同平臺上的兼容性。開發(fā)成本：需要考慮第三方平臺對系統(tǒng)開發(fā)的影響，例如對開發(fā)成本的影響。1.數(shù)據(jù)交互

在審批流系統(tǒng)設計中，數(shù)據(jù)交互是一個重要的部分。對于第三方平臺，需要考慮如何使用API或其他方式與第三方平臺進行數(shù)據(jù)交互，這樣才能在審批流程中使用第三方平臺的數(shù)據(jù)。

詳細來說，需要考慮以下幾點：

數(shù)據(jù)格式：確定與第三方平臺進行數(shù)據(jù)交互時使用的數(shù)據(jù)格式，例如JSON,XML等數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議：確定使用哪種協(xié)議進行數(shù)據(jù)傳輸，例如HTTP,HTTPS等API文檔：確定第三方平臺供應的API文檔，并確保系統(tǒng)能夠與之兼容數(shù)據(jù)存儲：考慮如何存儲第三方平臺的數(shù)據(jù)，在審批流程中使用。數(shù)據(jù)更新：考慮如何在審批流程中更新第三方平臺的數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)平安

在審批流系統(tǒng)設計中，數(shù)據(jù)平安是特別重要的。特殊是對于與第三方平臺進行數(shù)據(jù)交互的狀況，需要更加重視數(shù)據(jù)平安。

詳細來說，可以考慮以下幾點來保證數(shù)據(jù)平安：

數(shù)據(jù)加密：使用加密技術(shù)，如SSL/TLS，對數(shù)據(jù)進行加密，保證在傳輸過程中的數(shù)據(jù)平安。身份認證：使用身份認證技術(shù)，如OAuth,JWT等，確保只有授權(quán)的用戶可以訪問數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)訪問掌握：對數(shù)據(jù)進行訪問掌握，確保只有授權(quán)的用戶才能訪問數(shù)據(jù)。審計日志：記錄每一次數(shù)據(jù)訪問的審計日志，便于檢測和預防數(shù)據(jù)泄露。平安策略：制定并定期更新平安策略，對系統(tǒng)進行平安評估和測試。3.用戶認證

在審批流系統(tǒng)設計中，用戶認證是特別重要的。對于第三方平臺，需要確保用戶在第三方平臺上進行身份認證。

詳細來說，可以考慮以下幾點來實現(xiàn)用戶認證：

使用第三方認證服務，如OAuth,OpenIDConnect等，允許用戶在第三方平臺上進行身份認證。使用單點登錄（SSO）機制，允許用戶在多個應用程序之間共享身份認證信息。使用自定義認證機制，例如用戶名/密碼等，在第三方平臺上進行身份認證。使用多因素身份驗證（MFA），允許用戶使用多種認證方式，例如手機驗證碼，生物識別等。使用第三方認證供應商，例如Auth0,Okta等，來簡化用戶認證流程。4.平臺兼容性

在審批流系統(tǒng)設計中，平臺兼容性是特別重要的。需要確保系統(tǒng)能夠在多種平臺上運行。

詳細來說，可以考慮以下幾點來實現(xiàn)平臺兼容性：

使用跨平臺的編程語言，例如JavaScript,Python等，可以在多種平臺上運行。使用跨平臺框架，如ReactNative,Xamarin等，可以在多種平臺上運行。使用跨平臺的數(shù)據(jù)庫，例如MySQL,MongoDB等，可以在多種平臺上運行。使用跨平臺的協(xié)議，例如HTTP,