公司內部業(yè)務檔案管理制度(造價)

業(yè)務檔案管理制度四川信德工程造價詢問有限公司二○○七年九月業(yè)務檔案管理制度目的為規(guī)范公司檔案工作，加強企業(yè)管理。適用范圍本制度適用于四川信德工程造價詢問有限公司（以下簡稱公司）。定義本單位檔案指公司在各項職能活動中形成的具有保存價值的文件和材料的總和。包括教化培訓、審計、詢問等各項業(yè)務活動中形成的檔案，及員工檔案資料。原則公司檔案工作實行“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則。檔案管理體制5.1公司檔案工作實行集中與分散管理相結合的體制。公司行政部為常年檔案管理部門，其他各部門為階段性日常管理部門。5.2行政部設立綜合檔案室，負責主體檔案的管理，并負責領導、協(xié)調、組織、管理公司的檔案工作，指定人員行使檔案管理職能。各專項檔案管理設置分工如下：行政管理類：包括各種管理制度、會議紀要、申請、通知、批文、紅頭文件、獲獎證書、企業(yè)管理、信息、宣揚照片、公司資料、政府來文、協(xié)會資料等，由行政部統(tǒng)一管理。業(yè)務技術類：包括歷來審計報告、經(jīng)濟簽證、詢問成果等。財務類：各種財務報銷憑證、票據(jù)等。人事類：包括公司合伙人及員工的人事資料檔案等。5.3各部門依據(jù)工作須要階段性保存工作資料等檔案。以上檔案除財務類檔案由財務保管，其余檔案均要求存儲一份電子文檔，在發(fā)報告時交行政部綜合管理。行政部運用單獨的電腦特地用于管理文件、檔案的電子文檔，每年刻錄一次，以光盤的形式備份，以便各部門查找資料。各部門交行政部的電子文檔為最終版，要求與發(fā)出報告（文件）時完全一樣。檔案材料的形成與歸檔6.1凡公司在各項業(yè)務工作中形成的具有保存價值的文件材料都必需歸檔（含照片、錄音、計算機磁盤等）。6.2企業(yè)文件材料歸檔的基本要求歸檔的文件必需完整。歸檔的文件材料必需精確地反映公司各項業(yè)務工作的真實內容和歷史過程。6.4歸檔時間在任務完成告一段落時，要將應歸檔的文件材料統(tǒng)一交由項目負責人審定，再由部門負責人簽字確認后，交行政部檔案室。(各部門的業(yè)務檔案必需在發(fā)出報告1月內，收集整理完備，裝訂成冊后交檔案室保管。裝訂時，原則上一個單位一冊，若資料太少可多單位成冊，但是必需分種類成冊，如：驗資類單獨成冊，不能驗資類和審計類、造價類等混放成冊)。6.5公司各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用常見的文件材料要適當增加歸檔份數(shù)。6.6公司工作人員因公外出參觀學習、考察和參與各種會議，收集獲得的文件材料要依據(jù)歸檔范圍的規(guī)定，剛好交行政部歸檔。檔案管理7.1檔案分類依據(jù)國家和有關部門檔案分類編號的規(guī)定，編制公司檔案分類編號法。分類編號要遵循文件的形成規(guī)律，并且要便于保管和供應利用。公司檔案分類：a行政管理類；b業(yè)務技術類；c財務類；d人事類；e其它7.2編制檔案總書目、檔案分類書目。7.3檔案保管接收檔案必需仔細驗收，（業(yè)務檔案必需有部門負責人親筆簽字，檔案內其它簽章也必需完備，檔案管理員才能接收）并辦理接交手續(xù),填寫《檔案移交登記表》（見附件一）。存放檔案必需有專用柜、架、排架，方法要科學和便于查找。照片、磁帶等的保管：存放照片、磁帶要用特制的密封盒和影集等，按編號依次排列。定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，剛好進行修補和復制，庫藏檔案因移交、作廢、遺失時，要查明緣由，保存依據(jù)。檔案實的一般要求：具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火等平安措施。7.4檔案鑒定檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：a對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應永久保存。b對企業(yè)在肯定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。c凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。檔案鑒定工作要由相關專業(yè)技術人員和行政人員成鑒定小組，干脆對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，并注明鑒定看法，由小組負責人簽名。鑒定工作應當定期進行，詳細依據(jù)實際須要確定。鑒定中發(fā)覺檔案不精確、不完整，應剛好責成有關人員負責修改、補充。銷毀檔案必需嚴格駕馭，慎重從事，銷毀前要造具清冊，填寫《作廢檔案銷毀清單》（見附件二），經(jīng)所長審批，并報行政部備案。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。8檔案的借閱8.1各部門因業(yè)務須要借閱檔案時，應填寫《借閱單》（見附件三），經(jīng)部門負責人和行政負責人核準后（特別資料需經(jīng)所長同意）方能借閱。8.2借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點和涂改，未經(jīng)批準不得復印檔案。8.3應于規(guī)定期限內歸還。借閱時間以一周為限，如有特別狀況需延長借閱期限時，應按借閱程序重新辦理。8.4嚴格遵守檔案的保密制度。9公司檔案管理按國家檔案局制發(fā)的《檔案管理方法》的有關規(guī)定執(zhí)行。10公司人事檔案管理依據(jù)組織部的有關規(guī)定執(zhí)行。11公司對本制度擁有最終說明權。12附件12.1附件一：《檔案移交登記表》12.2附件二：《作廢檔案銷毀清單》12.3附件三：《借閱單》四川信德工程造價詢問有限公司二○○七年九月附件一：《檔案移交登記表》檔案移交登記表日期檔案名稱及主要內容數(shù)量移交人、部門接收人 備注附件二：《作廢檔案銷毀清單》作廢檔案銷毀清單年月日銷毀檔號內容簡由檔案起訖年月核準：監(jiān)銷：銷毀執(zhí)行人：附件三：《借閱單》借閱單年月日類別借閱部門借閱人文件內容借閱用