銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法模版

**農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法總則為規(guī)范**農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“本行”）會(huì)計(jì)檔案管理工作，維護(hù)本行會(huì)計(jì)檔案的安全完整，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案影像化，建立健全會(huì)計(jì)事后監(jiān)督機(jī)制，完善本行的內(nèi)部監(jiān)督管理，結(jié)合本行業(yè)務(wù)實(shí)際,特?cái)M定本辦法。會(huì)計(jì)檔案是本行會(huì)計(jì)工作的重要內(nèi)容，也是檔案工作的組建部份。會(huì)計(jì)檔案是重要的歷史資料文件資料,是本行歷年所有業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)的完整記錄和核算依據(jù)，是本行成長(zhǎng)發(fā)展歷史和經(jīng)濟(jì)部門資金活動(dòng)的重要資料文件資料,在一定時(shí)期內(nèi)起著會(huì)計(jì)檢查和事后查考的作用,因此必須認(rèn)真收集、整理,妥善管理，嚴(yán)格手續(xù)，防止散失和損毀，并建立健全會(huì)計(jì)檔案的保管、調(diào)閱和銷毀制度。本行會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證(又稱傳票)、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料文件資料。會(huì)計(jì)檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實(shí)用、易于保管的介質(zhì)保存。采用非紙介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)能滿足閱讀及打印要求。原始憑證、票據(jù)、協(xié)議等具備法律效力的資料文件資料,應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。會(huì)計(jì)檔案的上繳、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)等通過(guò)“會(huì)計(jì)檔案及事后監(jiān)督系統(tǒng)”操作,實(shí)現(xiàn)我行會(huì)計(jì)檔案管理的電子化、系統(tǒng)化、精細(xì)化。本行特定的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證可實(shí)現(xiàn)“會(huì)計(jì)檔案影像化”,以支持事后監(jiān)督工作的有效開(kāi)展?！皶?huì)計(jì)檔案影像化”,是指通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)化成電子影像后以電子資料文件的形式存儲(chǔ)，同時(shí)通過(guò)光學(xué)字符識(shí)別系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“ＯCR系統(tǒng)”）對(duì)掃描影像進(jìn)行檢測(cè)，與綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)流水進(jìn)行匹配。依據(jù)有關(guān)是否需要實(shí)現(xiàn)“會(huì)計(jì)檔案影像化”的要求，將會(huì)計(jì)檔案分為掃描類與非掃描類憑證。掃描類憑證需要實(shí)現(xiàn)“會(huì)計(jì)檔案影像化”要求，主要包括柜臺(tái)業(yè)務(wù)傳票。非掃描類憑證是除掃描類憑證外所有會(huì)計(jì)檔案憑證,包括除掃描類憑證外的其它會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料文件資料。本辦法適用于本行各營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)。部門職責(zé)及崗位設(shè)置總行會(huì)計(jì)結(jié)算部是本行會(huì)計(jì)檔案的管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度的擬定及完善;對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。一級(jí)支行營(yíng)業(yè)部（包括總行營(yíng)業(yè)部)負(fù)責(zé)轄屬營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)上繳的會(huì)計(jì)檔案的保管和調(diào)閱,依照規(guī)定整理并及時(shí)通過(guò)掃描儀將掃描類憑證轉(zhuǎn)化成電子資料文件。各營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)及時(shí)按質(zhì)整理并上送會(huì)計(jì)檔案,做好會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)登記與交接工作，以及會(huì)計(jì)檔案影像查詢等。依據(jù)有關(guān)各營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)，每機(jī)構(gòu)設(shè)置一名會(huì)計(jì)檔案管理員,由網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人或一名后臺(tái)擔(dān)任。會(huì)計(jì)檔案室的設(shè)置各一級(jí)支行設(shè)置會(huì)計(jì)檔案室，配備會(huì)計(jì)檔案管理人員,同時(shí)應(yīng)安排一間會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱室,方便會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記。會(huì)計(jì)檔案室空間要足夠大，可依據(jù)有關(guān)會(huì)計(jì)資料文件資料的數(shù)量要求,因地制宜,合理配置。會(huì)計(jì)檔案室如因條件限制,可采用多間檔案室解決,整體布局要合理。室內(nèi)做到防盜、防火、防潮、防塵、防磁、防有害生物、通風(fēng)透氣等要求。會(huì)計(jì)檔案的保管形式可采用兩種方式：一是用“機(jī)器移動(dòng)密集架”保管,二是用“資料文件柜”保管。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)做到妥善保管、分門別類、有序存放、方便查閱,防止檔案損毀、散失、泄密。會(huì)計(jì)檔案室的區(qū)域規(guī)劃、會(huì)計(jì)檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案，均須在“會(huì)計(jì)檔案及事后監(jiān)督系統(tǒng)”中進(jìn)行登記,要做到會(huì)計(jì)檔案實(shí)物與系統(tǒng)中的電子記錄內(nèi)容匹配、一一對(duì)應(yīng)。會(huì)計(jì)檔案須由專人管理，會(huì)計(jì)檔案管理員要求由責(zé)任心強(qiáng)，工作踏實(shí),有一定會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)的人員擔(dān)任。檔案員必須做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作,同時(shí)須負(fù)責(zé)檔案室的清潔、防火、防蟲等工作。會(huì)計(jì)檔案的保管期限會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久保管和定時(shí)保管兩種。定時(shí)保管又分為三年、五年、十年和十五年的保管期限。詳見(jiàn)“附件1會(huì)計(jì)檔案保管年限明細(xì)表”。會(huì)計(jì)檔案保管期限的計(jì)算自檔案所屬年度終了后的次年一月一日算起,如有必要可以延長(zhǎng),但未能縮短。對(duì)公賬戶、網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)、理財(cái)業(yè)務(wù)、基金業(yè)務(wù)及其它中間業(yè)務(wù)等的開(kāi)戶資料文件資料,其保管期限自該類業(yè)務(wù)關(guān)系終止所屬年度終了后的次年一月一日算起。同一介質(zhì)上有不同保管期限會(huì)計(jì)檔案的,應(yīng)按最長(zhǎng)期限保管。同一會(huì)計(jì)檔案采用不同介質(zhì)保存的,至少應(yīng)有一種介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案滿足保管期限的要求。對(duì)已付的公債、國(guó)庫(kù)券、國(guó)庫(kù)券收款單、金融債券、期票及其他債券、有價(jià)單證的保管年限,按關(guān)于發(fā)行辦法規(guī)定辦理。對(duì)使用電子計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)賬務(wù)核算數(shù)據(jù)和資料文件資料的磁盤、軟盤、光盤等,其保管年限與書面檔案相同。會(huì)計(jì)檔案的裝訂會(huì)計(jì)檔案須按要求由造成或產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案的機(jī)構(gòu)進(jìn)行及時(shí)整理裝訂。掃描類憑證必須當(dāng)天整理，以柜員為單位,按流水號(hào)的順序進(jìn)行排序,并進(jìn)行編號(hào)。核對(duì)無(wú)誤后，用鳳尾夾夾好上交會(huì)計(jì)檔案室。專夾保管的會(huì)計(jì)檔案,依據(jù)有關(guān)資料文件資料的數(shù)量，分種類按月（季、年）裝訂成冊(cè)。登記簿可單獨(dú)一本裝訂編號(hào)，也可同一名稱的按月（季、年）多本裝訂編號(hào)。非掃描類憑證應(yīng)裝訂牢固,裝訂成冊(cè)后不晃動(dòng)不松散不掉頁(yè)，檔案內(nèi)容不被遮擋。非掃描類會(huì)計(jì)檔案應(yīng)粘貼封面、封底，封面要注明單位名稱、起訖日期、編號(hào)、冊(cè)數(shù)、傳票張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，并加蓋裝訂（經(jīng)辦)人、復(fù)核人名章以及機(jī)構(gòu)公章。會(huì)計(jì)檔案封面、傳票、賬簿、報(bào)表、登記簿等,由總行會(huì)計(jì)結(jié)算部統(tǒng)一確定樣式，各支行統(tǒng)一使用。會(huì)計(jì)檔案的移交營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)造成或產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)及時(shí)上送到會(huì)計(jì)檔案室進(jìn)行管理。會(huì)計(jì)檔案在傳遞過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格交接手續(xù)，明確各方責(zé)任，防止會(huì)計(jì)資料文件資料丟失、泄密。會(huì)計(jì)檔案的移交，須在“會(huì)計(jì)檔案及事后監(jiān)督系統(tǒng)”中進(jìn)行登記,登記內(nèi)容要詳實(shí)、準(zhǔn)確，賬實(shí)相符。掃描類會(huì)計(jì)檔案原則上應(yīng)在下一工作日(本辦法中的工作日指周一至周五，法定節(jié)假日除外)內(nèi)上交。營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)因特殊情形未能及時(shí)上交業(yè)務(wù)憑證的，由營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人報(bào)一級(jí)支行營(yíng)業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延期上交。如延期天數(shù)超過(guò)三個(gè)工作日，需由營(yíng)業(yè)部經(jīng)理報(bào)總行會(huì)計(jì)結(jié)算部批準(zhǔn)。報(bào)表、賬簿在年終決算后的一個(gè)月內(nèi)上繳一級(jí)支行。各類日常登記簿是網(wǎng)點(diǎn)情形的記錄,可繼續(xù)使用，直至登記簿登記完畢后才上繳一級(jí)支行。專夾保管、電腦下載裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案,依據(jù)有關(guān)資料文件資料的使用情形,定時(shí)上繳一級(jí)支行。會(huì)計(jì)檔案可隨現(xiàn)金尾箱上繳，也可隨票據(jù)車或其他方式上繳，各一級(jí)支行可依據(jù)有關(guān)本行情形選取執(zhí)行。不論采用何種方式，整個(gè)操作流程必須確保安全。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),網(wǎng)點(diǎn)移交人員將需要上繳的會(huì)計(jì)檔案和一式兩份的移交表，在復(fù)核員見(jiàn)證下，裝入專用檔案箱(袋),用專用鎖鎖好。所有的裝箱交接手續(xù)在營(yíng)業(yè)廳攝像槍監(jiān)控下進(jìn)行。裝箱完畢后檔案箱交押運(yùn)員,移交人員和押運(yùn)員登記網(wǎng)點(diǎn)保管的《押運(yùn)物飾交接登記簿》。押運(yùn)人員將檔案箱押運(yùn)到一級(jí)支行,移交檔案保管員,押運(yùn)員和接收人員登記檔案員保管的《押運(yùn)物飾交接登記簿》。檔案員接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，在復(fù)核員的見(jiàn)證下,認(rèn)真檢查會(huì)計(jì)檔案是否齊全、完整,對(duì)照移交表逐項(xiàng)清點(diǎn)核對(duì),并做好入檔登記。交接完畢,有關(guān)人員在移交表上簽名(章）確認(rèn)。一級(jí)支行、營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)各留存一份移交表，專夾保管，定時(shí)裝訂成冊(cè),作為會(huì)計(jì)檔案保管。掃描類會(huì)計(jì)檔案的復(fù)核人為掃描員，非掃描類會(huì)計(jì)檔案的復(fù)核人為稽核人員。一級(jí)支行接收保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)封裝,個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同原二級(jí)支行或分理處經(jīng)辦人員共同拆封，以分清責(zé)任。會(huì)計(jì)檔案的影像化處理掃描類會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在憑證上交的T+1．5個(gè)工作日前(Ｔ為憑證上交的日期）履行會(huì)計(jì)檔案影像化處理,并整理整齊，塑封入包,移交會(huì)計(jì)檔案管理員入庫(kù)管理。法定節(jié)假日長(zhǎng)假后,以上工作履行時(shí)間可適當(dāng)延長(zhǎng)。詳細(xì)操作按《**農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)事后監(jiān)督操作規(guī)程》的要求執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案影像化處理的工作室,必須安裝攝像頭，非場(chǎng)地工作人員不得隨意進(jìn)入。工作人員進(jìn)入工作室,不得攜帶私人包袋,不得將室內(nèi)物飾隨便帶出。室內(nèi)要保持干凈整潔，嚴(yán)禁攜帶任何非辦公用物飾。業(yè)務(wù)人員對(duì)所有紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容有保密的義務(wù)，嚴(yán)禁丟失和外傳，未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)允許不得復(fù)制。會(huì)計(jì)檔案的管理檔案管理員須及時(shí)將接收保管的會(huì)計(jì)檔案入檔案室保管,在“會(huì)計(jì)檔案及事后監(jiān)督系統(tǒng)”進(jìn)行登記，系統(tǒng)自動(dòng)生成編號(hào)，并打印條形碼封簽（包含憑證編號(hào)和檔案信息)粘貼在會(huì)計(jì)檔案封面上。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)做到與“會(huì)計(jì)檔案及事后監(jiān)督系統(tǒng)”登記內(nèi)容相符,包括檔案內(nèi)容、擺放位置等。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)做到妥善保管，防止會(huì)計(jì)檔案損毀、散失、泄密。按規(guī)定需要雙備份的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)異地分別存放。檔案員要定時(shí)檢查會(huì)計(jì)檔案,及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。切實(shí)做好防磁、防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等工作,保證會(huì)計(jì)檔案的完整無(wú)缺。會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借，切實(shí)防止丟失和泄密。會(huì)計(jì)檔案室須設(shè)立《會(huì)計(jì)檔案調(diào)（查)閱登記簿》,檔案員須按登記簿規(guī)定的內(nèi)容做好詳盡記錄，由營(yíng)業(yè)部經(jīng)理和檔案員共同簽章，以備查考。**農(nóng)商行內(nèi)部人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由調(diào)閱人出具申請(qǐng)或檢查通知，并經(jīng)營(yíng)業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn)方可調(diào)閱;調(diào)閱的檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊(cè)，用后必須及時(shí)歸還。一般情形下，掃描類憑證不再調(diào)閱紙質(zhì)憑證。公、檢、法等有權(quán)單位要求調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案(包括會(huì)計(jì)檔案影像和紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案),按《關(guān)于印發(fā)〈**農(nóng)村商業(yè)股份有限公司協(xié)助查詢、凍結(jié)、扣劃工作管理辦法〉的通知》（**銀發(fā)〔*〕36號(hào)文）的要求處理,關(guān)于單位處理案件或特殊需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須持有總行正式公函介紹,經(jīng)一級(jí)支行行長(zhǎng)批準(zhǔn)方可查閱。查閱時(shí)，一級(jí)支行應(yīng)有專人在場(chǎng)陪同,代辦查閱，不準(zhǔn)將會(huì)計(jì)檔案交給查閱人放任不管。查閱人對(duì)處理案件時(shí)所需的證據(jù)和關(guān)于資料文件資料，可以抄錄、打印、復(fù)制或照相,但不得將原件抽出借走。調(diào)閱（查)會(huì)計(jì)檔案的申請(qǐng)書及公函附《會(huì)計(jì)檔案調(diào)(查）閱登記簿》保管。會(huì)計(jì)檔案庫(kù)內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案的管理，詳細(xì)操作按《**農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)事后監(jiān)督操作規(guī)程》要求執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的銷毀超過(guò)保管期限的會(huì)計(jì)檔案,由總行組織各一級(jí)支行統(tǒng)一銷毀。如有未了賬項(xiàng)待查,可對(duì)必須保留部份的會(huì)計(jì)檔案延期銷毀。一級(jí)支行對(duì)需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案造具《會(huì)計(jì)檔案銷毀審批表》及《會(huì)計(jì)檔案銷毀清單》,報(bào)經(jīng)總行會(huì)計(jì)結(jié)算部、監(jiān)察稽核部及會(huì)計(jì)結(jié)算部主管行長(zhǎng)審批。一級(jí)支行的會(huì)計(jì)檔案員、營(yíng)業(yè)部經(jīng)理、稽核部經(jīng)理必須依據(jù)有關(guān)已審批的清單逐本、逐冊(cè)與實(shí)物進(jìn)行核對(duì),確保賬、物相符后，方能封箱,標(biāo)明箱內(nèi)物飾及編號(hào)，且封箱的檔案員、營(yíng)業(yè)部經(jīng)理、稽核部經(jīng)理需共同簽名,明確責(zé)任，并將需銷毀的會(huì)計(jì)檔案集中單獨(dú)保管，不得混放。銷毀時(shí)應(yīng)由一級(jí)支行營(yíng)業(yè)部經(jīng)理、稽核部經(jīng)理、檔案管理員共同監(jiān)銷。銷毀時(shí)注意保密和安全,嚴(yán)防散失或發(fā)生流弊。特別是在銷毀裝箱上車時(shí)必須重新按編號(hào)逐一核實(shí)會(huì)計(jì)資料文件資料,嚴(yán)防會(huì)計(jì)資料文件資料散失或發(fā)生差錯(cuò)。在銷毀集中地，總行監(jiān)銷人員必須會(huì)同一級(jí)支行監(jiān)銷人員，對(duì)需銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行抽查,抽查比例不少于20%。符合規(guī)定的方可銷毀。如發(fā)現(xiàn)某箱或某冊(cè)檔案不符合銷毀要求的,該行所有的會(huì)計(jì)檔案所有不得銷毀，需查明原因,重新整理后再行處理。銷毀后,由銷毀人員、監(jiān)銷人員在《會(huì)計(jì)檔案銷毀情形表》上簽章并交關(guān)于部門留存?zhèn)浒?。?huì)計(jì)檔案的銷毀，須同時(shí)在“會(huì)計(jì)檔案及事后監(jiān)督系統(tǒng)”進(jìn)行登記,確保會(huì)計(jì)檔案庫(kù)與系統(tǒng)登記內(nèi)容賬實(shí)相符。計(jì)算機(jī)檔案的管理計(jì)算機(jī)是銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)的組建部份。借助電算化進(jìn)行業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和會(huì)計(jì)核算的，關(guān)于憑證,賬、表、資料文件等的備份電子數(shù)據(jù)都是重要的會(huì)計(jì)資料文件資料，必須按會(huì)計(jì)檔案管理,妥善保管。重要的備份磁介質(zhì)每年要進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性抽查，對(duì)有問(wèn)題的介質(zhì)須重新翻錄,實(shí)行雙備份,做好防磁、防火、防潮和防塵工作，并在備份盤(盒）上注明時(shí)間和內(nèi)容，以備查考。特定的磁介質(zhì)檔案須打印出書面檔案，作為原始數(shù)據(jù)裝訂保管,保管年限按會(huì)計(jì)檔案的管理