央企公文及應(yīng)用課件

公文與應(yīng)用生產(chǎn)管理部二00八年六月二十六日1

主要內(nèi)容一、公文種類及用途二、公文的規(guī)范性三、公文管理四、公文的應(yīng)用2

公文

公文，即公務(wù)文書的簡稱，是數(shù)量眾多的應(yīng)用文中的一種，在我國歷史上由來已久。它是人們管理國家、處理政務(wù)以及記載各類活動的工具。2001年1月日，國家行政機關(guān)施行由國務(wù)院頒發(fā)的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。海洋石油工程股份有限公司，依據(jù)《總公司公文管理辦法》結(jié)合實際制定了公司的《行政公文管理辦法》。公文處理的規(guī)范化、制度化、標準化是優(yōu)秀企業(yè)管理的重要標志。3一、公文種類及用途公務(wù)文書的簡稱，屬于應(yīng)用文廣義的公文，是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)而形成的文字材料。

公文的含義狹義的公文，是指黨政機關(guān)處理公務(wù)時所使用的公文。4一、公文種類及用途第一類：法定文書，指國家行政部門依法明確規(guī)定的正式的行政公文

公文的種類第二類：事務(wù)文書，指黨政機關(guān)、社會團體及企事業(yè)單位在公務(wù)活動中普遍使用的法定公文之外的文書。第三類：行業(yè)文書，指國家機關(guān)職能部門、社會團體及企事業(yè)單位在行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)處理有關(guān)事宜中普遍使用的法定公文之外的文書。5一、公文種類及用途

公文的分類上行文：下級機關(guān)向上級機關(guān)報遞的公文（報告、請示）請求指示平行文：同級機關(guān)或不同隸屬單位往來的公文（函)之間平等商榷下行文：上級機關(guān)向所屬下級發(fā)送的公文（決定、指示、通告、通報、會議紀要）體現(xiàn)上級向下級實施管理與指導(dǎo)的職能1、按來源：收文、發(fā)文、對外文件、內(nèi)部文件2、按行政關(guān)系：上行文、平行文、下行文3、按照性質(zhì)、作用：指揮性、公布性、報請性、知照性、記錄性4、按時限要求：特級、緊急、常規(guī)、限時送達5、按保密要求：保密、非保密6一、公文種類及用途

常用公文種類

決定

意見通知報告通報請示批復(fù)函會議紀要7

意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。報告：適用于向上級機關(guān)回報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。函：適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向同級有關(guān)主管部門請求批準和答復(fù)審批事項等。會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。一、公文種類及用途8二、公文的規(guī)范性1、文種規(guī)范。不同的文種不同的功能：傳達黨和國家的路線、方針、政策，上級機關(guān)指示發(fā)布行政管理規(guī)章制度實施行政措施請示和答復(fù)問題報告工作商洽工作布置任務(wù)9二、公文的規(guī)范性2、格式規(guī)范。公文的格式是人們在長期使用過程中逐漸積累過約定的慣用程式，能使人們在傳播信息、處理事務(wù)和解決問題中節(jié)約時間成本、提高工作效率。例：公司目前使用的《請示報簽》、會議紀要等標準格式（公司網(wǎng)頁常用表格）10二、公文的規(guī)范性3、行文規(guī)范。公文的行文要求比別的應(yīng)用文更嚴格，《國家行政公文處理辦法》及《總公司行政公文管理》對此作了明確的規(guī)定。公司行政管理規(guī)定中對此也有相應(yīng)的管理要求。格式：眉首、主體、版記三部分11二、公文的規(guī)范性眉首（文頭）1.公文份數(shù)序號2.秘密等級和保密期限3.緊急程度4.發(fā)文機關(guān)標識5.發(fā)文字號6.簽發(fā)人代字、年代、序號海油工程生〔2008〕86號12二、公文的規(guī)范性主體（正文）1.公文標題（完整）2.主送機關(guān)3.公文正文（核心）4.附件5.成文時間（會議通過的文件已通過獲批準時間為準）6.印章13二、公文的規(guī)范性版記（文尾）1、附注2、主題詞3、抄送4、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間5、版心中的反線6、版記的位置14

排版規(guī)格和印制裝訂要求：1.正文3號仿宋體，每面22行，每行28個字。行距28。2.公文應(yīng)左側(cè)裝訂。3.頁碼：用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，版心下邊緣之下一行，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。

三、公文的管理15三、公文的管理

公文的特定格式會議紀要不加蓋公章一條武文線（上粗下細）一條文武線（上細下粗）首頁不顯示頁碼信函式格式會議紀要格式16三、公文的管理行文規(guī)則1、公司公文分為一級行文和二級行文；2、向下級機關(guān)的重要行文應(yīng)同時抄送直接上級機關(guān)；3、行文要根據(jù)隸屬關(guān)系，一般不得越級請示和報告，確需越級請示時，應(yīng)抄送被越過的上級機關(guān)；4、請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)；5、除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，一般情況下不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送請示、意見、報告。6、報告中不得夾帶請示事項。17三、公文的管理草擬公文要求1、草擬公文要做到情況確實、觀點明確、字詞規(guī)范、直述不曲，即采用公文式語言，篇幅力求簡短。2、標題一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。如果采用規(guī)范文頭的公文，標題中的發(fā)文機關(guān)可以省略；標題中不用標點符號，為了明確可以采用空格的形式。3、公文中不能出現(xiàn)“今年”、“去年”、“明年”等用語。4、公文中的數(shù)字除成文時間及約定成俗的用語均應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。5、引用公文應(yīng)先引標題，后引發(fā)文字號；引用外文應(yīng)當注明中文含義。6、使用規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。7、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。18三、公文的管理請示報簽1、《請示報簽》是分公司和機關(guān)各部室向公司領(lǐng)導(dǎo)請示工作的內(nèi)部文書；2、請示的事項要具體、明確，格式要規(guī)范；后附必要的支持文件以供公司領(lǐng)導(dǎo)批示時參考；3、《請示報簽》僅限于各單位在自己的職責范圍內(nèi)不能協(xié)調(diào)解決的事情；4、公司辦公室負責請示報簽的辦理工作；5、各單位不要將《請示報簽》直接送公司領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一歸口分公司辦公室；6、處理完畢后要及時返回到公司辦公室.19三、公文的管理公文的歸檔公文整理規(guī)則保持文件之間的有機聯(lián)系便于保管和利用歸檔文件的分類方法保管期限－年度－機構(gòu)按照公司文件歸檔管理規(guī)定執(zhí)行20四、公文的應(yīng)用--基本途徑和方法一、從公文中學習公文（閱讀、學習、模仿可了解公文格式、語言特點、構(gòu)成要素、版式字體等基本常識，增加感性認識）二、向筆桿子學習公文（學習豐富的寫作經(jīng)驗，快速掌握起草程序、格式規(guī)范、處理過程、寫作要領(lǐng)、寫作要求及細節(jié)性技巧性的實踐經(jīng)驗）三、從書本中學習公文（選擇幾種公文寫作書籍，結(jié)合實際對比著學習，可系統(tǒng)學習公文寫作知識，從整體上提高寫作水平，尤其是理論水平）四、從雜志中學習公文（體現(xiàn)最新成果或最新規(guī)定的介紹，可學習寫作技巧、典型公文的分析、疑難問題的解答以及寫作實踐的體會，從中可得到多方面的啟迪）五、從工作中學習公文（撰寫和工作是公文寫作中的兩個輪子，“合二而一”相輔相成。應(yīng)掌握工作中的規(guī)定、程序與生產(chǎn)管理過程、知曉職能部門管理關(guān)系及職責、了解工作的歷史及現(xiàn)狀，提高觀察、分析、解決問題的能力，構(gòu)成寬厚的公文寫作的知識平臺）六、從研究中學習公文（理論聯(lián)系實際）21四、公文的應(yīng)用—撰寫總結(jié)人類總得不斷地總結(jié)經(jīng)驗，有所發(fā)現(xiàn)，有所發(fā)明，有所創(chuàng)造，有所前進---毛澤東的至理明言包括：總結(jié)成績、總結(jié)問題；總結(jié)經(jīng)驗、總結(jié)教訓(xùn)；感性的認識、具體的措施；理性的升華、抽象的升華。總結(jié)需要具體而不空泛，科學而不臆斷，全面而不片面。撰寫總結(jié)的過程就是“比較”的過程，全方位、多視角、細致入微，總結(jié)才能全面深刻，第一步是比較，如何比較：（年度總結(jié)為例）1、與年度計劃比較完成的程度（年度職代會、工作會要求，工作計劃）2、與公司領(lǐng)導(dǎo)的要求相比較（回顧領(lǐng)導(dǎo)會議、紀要提出的要求，對比符合程度、分析差距）3、與歷年工作完成情況比較（工作量、工作深度，衡量與時俱進趨勢）4、與系統(tǒng)、行業(yè)及國際先進比較（透視視野及境界的寬廣，追求的高遠，確定下一年度的工作目標）22四、公文的應(yīng)用—撰寫總結(jié)通過比較發(fā)現(xiàn)：是否完成了年度既定的工作任務(wù)；是否符合上級領(lǐng)導(dǎo)不斷提出的新要求；有無進步和差距比較要求：

量化(絕對數(shù)字的增減幅度、相對數(shù)字的升降比例如：工作量、成本、進度、安全、質(zhì)量等）不能量化（質(zhì)的比較,如：進度滯后原因)23四、公文的應(yīng)用—撰寫總結(jié)第二步是綜合分析：要對比較的各種結(jié)果綜合分析，分析造成的原因。既要強調(diào)主觀內(nèi)因，又不回避客觀外因；

尋覓執(zhí)行過程中各環(huán)