文件收集與整理

2023/4/231什么是檔案?平常工作中要收集什么材料?檔案材料的保管?檔案的整理?現(xiàn)在是1頁\一共有74頁\編輯于星期六檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案的兩大天然屬性：查考、憑證三個要求：原始性、真實性、有效性2023/4/232現(xiàn)在是2頁\一共有74頁\編輯于星期六文書檔案專業(yè)檔案：教學（教務和學籍）、教科研科技檔案：校安工程會計檔案電子檔案人事檔案其他檔案：資助檔案2023/4/233學校檔案的主要門類現(xiàn)在是3頁\一共有74頁\編輯于星期六歸檔文件收集主要講兩個問題：1.歸檔文件的收集內容；2.歸檔文件的收集方法與要求。2023/4/234現(xiàn)在是4頁\一共有74頁\編輯于星期六一、廣義上收集文件材料的范圍

如果按照文件的外在特征和內在特性，一個立檔單位從廣義上應收集的文件材料大致有：紅頭文件、白頭文件、內部文件、證明性文件、契約性文件、報道性文件、記載性文件和公布性文件。歸檔文件收集內容文書檔案的收集范圍現(xiàn)在是5頁\一共有74頁\編輯于星期六

1．收集“紅頭文件”。所謂“紅頭文件”，是指文件首頁上方的有關內容和格式套紅印制的公文，如通知、通報、請示、批復、報告、決議、決定、意見、函、紀要等。

2．收集“白頭文件”。所謂“白頭文件”，是指文件首頁即為白紙黑字的文件材料，如會議材料、經驗介紹、領導講話、人民來信、典型調查、專題報告等。現(xiàn)在是6頁\一共有74頁\編輯于星期六

3．收集本單位內部使用的文件。如各種會議記錄，內部使用的規(guī)章制度、工作計劃、總結，某些花名冊、統(tǒng)計表、登記表等。

4．收集證明性文件。如黨、團、工會組織關系介紹信及存根，干部職工分配、調動工作時的行政、工資關系介紹信及存根；屬國有資產的房產證、土地證等。

5．收集契約性文件。如協(xié)議書、合同、意向書等?，F(xiàn)在是7頁\一共有74頁\編輯于星期六

6．收集報道性文件。如新聞媒體關于本單位重要事件的新聞報道通稿、照片、錄音錄像帶，本單位領導答記者問等。

7．收集記載性文件。如年鑒、志書、大事記、組織沿革、工作日記等。

8．收集公布性文件。如通告、公告等?，F(xiàn)在是8頁\一共有74頁\編輯于星期六

二、以“我”為主，全面收集本單位形成的文件“我”，即本單位。本單位制發(fā)的文件，是與本單位的工作活動同步形成、不可再生的原始記錄，其內容直接地、系統(tǒng)地、全面地記載了本單位的各項活動，反映了本單位的基本面貌。本單位的文件如果從全縣、全市、全省、全國的意義上講，其價值可能無足輕重，但是對于本單位而言，它就是最重要的文件了。現(xiàn)在是9頁\一共有74頁\編輯于星期六因為沒有任何其他單位的文件可以代替本單位文件的內容。因此，收集時，每個立檔單位都應該充分重視收集本單位的文件，把本單位形成的文件作為文件收集的主體，進行全面收集。假如收集時少收漏收了某些文件，那么今后很可能因這些文件無處彌補而引為憾事。現(xiàn)在是10頁\一共有74頁\編輯于星期六

三、以“我”為主，重點收集外單位形成并直接針對本單位人和事的文件

外單位制發(fā)的與本單位工作有直接針對性的文件材料，從一個側面記載和反映了本單位的工作活動，因而應作為收集的重點。所謂“有直接針對性的文件材料”從文件的來源看，主要指以下幾種：現(xiàn)在是11頁\一共有74頁\編輯于星期六1．上級機關文件。上級機關的文件，其內容必須同本單位工作有較密切的關系，如果缺少了這部分文件，就不能全面、完整、系統(tǒng)地反映本單位工作的主要情況和基本面貌。所謂有較為密切的關系是指：上級機關文件內容必須記載、反映本單位工作情況；必須屬于本單位專業(yè)主管工作和職責范圍內的工作，并需要貫徹執(zhí)行的；必須是針對本單位的并需要直接辦理的；必須屬于本單位進行工作的依據(jù)和需要執(zhí)行的方針、政策等等?，F(xiàn)在是12頁\一共有74頁\編輯于星期六

2．同級機關文件。部分黨委和政府的職能部門，如教育局、組織部、編辦、公務員局等部門形成的內容針對本單位（或包括本單位在內）的諸如人事任免、機構編制、下達計劃等文件材料。這些同級或不相隸屬機關形成的此類文件亦具有很強的直接針對性。現(xiàn)在是13頁\一共有74頁\編輯于星期六

3．下級機關文件。下級單位某些文件材料實際上是本單位工作活動直接的具體反映，其直接針對性是不言而喻的。如本單位指定下級匯報、總結的材料，下級向本單位的請示、報告，上報的統(tǒng)計表冊、典型專題材料，以及下級向本單位反映的重要情況、問題和建議等?，F(xiàn)在是14頁\一共有74頁\編輯于星期六概括地講，外單位形成、與本單位有密切聯(lián)系即有“直接針對性”的文件主要有以下幾個方面：（1)上級的批復與下級的請示。（2)有關本單位人員各種具體問題的。（3)有關本單位機構、編制問題的。（4)有關本單位各種計劃、控制數(shù)字的。（5)以上級機關名義轉發(fā)的本單位文件。（6)文件內容針對本單位主要職能的。現(xiàn)在是15頁\一共有74頁\編輯于星期六

四、以“我”為主收集文件的意義一個立檔單位是“個體”，一個行政區(qū)域內幾十個立檔單位則是“整體”。假如每個立檔單位在收集時都以“我”為主，那么幾十個立檔單位的文件材料匯集起來記錄的將是“整體”的情況。比如，某縣級市有部、委、辦、局、學校、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道共135個一級單位，如果每個立檔單位都把自己形成的文件和針對本單位人和事的外來文件收齊，全市135個單位的文件的“集體記憶”就能全面反映該市各行各業(yè)某年度、某年代或某個歷史階段的總體面貌。現(xiàn)在是16頁\一共有74頁\編輯于星期六反之，若這135個單位都忽視收集自己形成（或針對本單位）的文件材料，反而刻意收集那些與本單位職能無直接針對性的從中央到地方的各級黨政領導機關的文件材料，如果是這樣，收集工作則走進了誤區(qū)，其后果一是自己的文件收集得殘缺不全，反映不了本單位的歷史狀況，二是若干年后這135個單位的檔案移交給當?shù)貦n案館，將造成檔案館館藏大量的、無意義的重復?，F(xiàn)在是17頁\一共有74頁\編輯于星期六因此，以“我”為主是文件收集中十分重要的問題。在具體操作時必須注意兩點：第一，確定哪些文件是重點收集的對象，不能一概而論地認為紅頭文件、上級文件都很重要，主要應從文件內容是否反映本單位職能活動和基本面貌方面考慮。第二，每個立檔單位的工作活動都不是孤立的，它都和上下左右的單位保持著一定的聯(lián)系。本單位和外單位的這種聯(lián)系是一個有機的整體，只有把自己形成的文件和針對本單位人和事的外來文件兩者很好地結合起來，才能確?！拔摇眴挝晃募凝R全完整。現(xiàn)在是18頁\一共有74頁\編輯于星期六文書檔案黨群文件行政管理文件財務管理文件人事管理文件后勤管理文件現(xiàn)在是19頁\一共有74頁\編輯于星期六

主要由學籍管理、教學管理、業(yè)務考績等材料組成。教學檔案是學校主要職能活動形成的材料，學校的歷史就體現(xiàn)在教學檔案的完整程度上?，F(xiàn)在是20頁\一共有74頁\編輯于星期六[學籍管理]1.新生錄取名冊（永久）2.新生花名冊（永久）3.本校畢業(yè)生花名冊（永久）4.本校畢業(yè)生情況統(tǒng)計（永久）5.本校畢業(yè)生畢業(yè)證書存根（永久）6.本校學生學籍卡（永久）7.本校學生變動情況統(tǒng)計（永久）8.本校入學通知書存根（永久）9.本校殘疾兒童名冊及測試結果（永久）10.學生獎勵、處分的材料（永久）11.學歷證明存根（永久）現(xiàn)在是21頁\一共有74頁\編輯于星期六[教學管理]1.市教育局、教研室關于公布學生各項競賽獲獎的通知2.本校表彰三好學生、品學兼優(yōu)、獎學金獲獎名單3.本?？傉n程表、人課時表、作息時間表4.本校質量驗收統(tǒng)計5.本校體育成績及體質健康評價表6.本校學生綜合素質評定報告冊7.本校教學衛(wèi)生監(jiān)測、統(tǒng)計材料8.本校各科教學計劃9.本校第二課堂活動意見、總結及活動材料10.本校第二課堂活動記載冊11.本校校務工作日志12.本校各教研組工作手冊13.本校班主任工作手冊14.本校各科備課筆記查閱情況記載15.本校各科作業(yè)查閱情況記載現(xiàn)在是22頁\一共有74頁\編輯于星期六16.本校隨堂聽課情況記載17.本校調代課記錄18.本校各科樣卷19.本校各科總評成績統(tǒng)計20.本校各科試卷分析表21.本校體育課外活動記載22.本校體育小型競賽安排及成績記錄23.本校體育運動隊訓練資料24.本校新教師培訓材料25.本校各科教師教學競賽材料（校內）26.本校學生學科競賽材料（校內）27.各科優(yōu)秀教案及評課稿28.本校畢業(yè)生健康卡29.本校校歷、周歷、作息時間、考試安排、值班記錄及有關統(tǒng)計表30.本校領導國旗下講話現(xiàn)在是23頁\一共有74頁\編輯于星期六[業(yè)務考績]1.專業(yè)技術職務評審表2.學歷、學位證書復印件3.職稱資格證書復印件4.教師資格證書、聘書復印件5.職稱計算機合格證6.普通話證書7.教育教學能力證書復印件8.專業(yè)培訓證書復印件9.獲獎證書復印件10.年度考核表復印件11.學年考核表12.教育教學論文鑒定表13.班主任材料14.公開課材料15.指導學生競賽獲獎材料16.指導青年教師材料17.其他教育教學成果材料現(xiàn)在是24頁\一共有74頁\編輯于星期六歸檔文件案卷級整理工作流程第一步：第二步：第三步：第四步：

2023/4/2325立卷準備收集文件材料劃分歸檔和不歸檔文件材料歸檔文件不歸檔文件另行處理區(qū)分歸檔文件材料的立卷年度當年度立卷文件它年立卷文件歸入相應年度現(xiàn)在是25頁\一共有74頁\編輯于星期六

歸檔文件案卷級整理工作流程第五步：第六步：第七步：2023/4/2326區(qū)分文件材料作者的級別地方上級業(yè)務上級本級文件業(yè)務下級平行級確定文件材料的類別歸屬A類B類C類D類E類區(qū)分各類內文件材料的保管期限永久文件長期文件短期文件現(xiàn)在是26頁\一共有74頁\編輯于星期六

歸檔文件案卷級整理工作流程第八步：第九步：第十步：第十一步：第十二步：2023/4/2327案卷組合卷內文件排列擬寫案卷標題編頁號填寫卷內、全引目錄和備考表填寫卷內目錄填寫全引目錄填寫備考表現(xiàn)在是27頁\一共有74頁\編輯于星期六歸檔文件案卷級整理工作流程第十三步：第十四步：第十五步：第十六步：第十七步：第十八步2023/4/2328裝訂案卷填寫案卷封面編制目錄號、案卷號、歸檔號和填寫卷脊填寫案卷目錄撰寫文書立卷說明案卷排列現(xiàn)在是28頁\一共有74頁\編輯于星期六

是指會計憑證、會計帳簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。會計檔案當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。現(xiàn)在是29頁\一共有74頁\編輯于星期六（1）會計憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證。（2）會計帳簿：總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿。（3）財務報告：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表附表、附注及文字說明，其他財務報表。（4）其他：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)材料，會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。注意：采用電子計算機進行會計核算的單位，應將打印出的紙質文件與電子文件一并歸檔。二、內容（收集、歸檔范圍）現(xiàn)在是30頁\一共有74頁\編輯于星期六分類方案歸檔范圍保管期限備注種類類別會計文件材料（Zk）憑證（Zkp）1、各種原始憑證、記帳憑證和匯總憑證30年

帳簿（Zkz）1、明細分類、分戶帳；日記帳、總帳30年

2、銀行存款帳、現(xiàn)金出納帳30年

3、固定資產明細帳（固定資產報廢后存5年）

財務報告（Zkb）1、年度預、決算報表永久

2、月報表、季報表10年

其它（Zkq）1、會計移交清冊30年

2、會計檔案保管清冊、銷毀清冊永久

3、銀行對帳單、銀行余額調節(jié)表10年

會計檔案歸檔范圍及保管期限

現(xiàn)在是31頁\一共有74頁\編輯于星期六各經辦科室，在每年第一季度前，將上一年形成的電子文件整理完畢后移交綜合檔案工作人員；電子文件起名格式：文號+文件正題名如：莆政法〔2014〕56號關于開展年度總結的通知.doc綜合檔案工作人員負責將各科室上交的電子文件集中排序，用一次性寫入光盤備份復制兩套，存放在綜合檔案室，并將集中起來的電子文件在單機上提供利用。原生電子文件的收集、利用32現(xiàn)在是32頁\一共有74頁\編輯于星期六每年收集完整文件材料并進行檔案組卷整理后，建立電子檔案目錄，同時掛接電子文件。*電子檔案目錄的錄入有福建省地方標準，全省統(tǒng)一。這個需要檔案管理軟件的配合，有需要的話，可以到市檔案局復制一套單機版的機關檔案室軟件進行使用，目前政務網(wǎng)上的網(wǎng)絡版的檔案管理軟件暫不能進行掛接原文。（保密安全問題）原生電子文件的收集、利用33現(xiàn)在是33頁\一共有74頁\編輯于星期六將本單位在一個年度內每次會議或者活動所形成的照片歸為一類，每一類放入一個文件夾，按時間先后分開。文件夾取名規(guī)則：年度時間（如：20140521）+會議或者活動名稱。文件夾內建立一文件“說明.txt”,在txt文本內，編寫對“組文件夾”內所有照片內容的概括說明，編寫出包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者、其他相關信息在內的綜合說明，人物要標明照相時的身份、職務及其照片中的位居順序。數(shù)碼照片的收集、利用34現(xiàn)在是34頁\一共有74頁\編輯于星期六數(shù)碼照片的收集、利用35刻錄光盤（1）刻錄要求：數(shù)碼照片檔案應定期刻錄成光盤保管。為保證圖像數(shù)據(jù)的安全，應采用只讀型光盤作為存儲載體，最好使用質量好、容量大的單片盒裝DVD光盤?？啼洉r選擇“一次性寫入”方式，并使用低速刻錄方法。刻錄光盤時，應一式三套：一套封存保管，一套供查閱利用，一套移交市檔案局，套別分別用字母A、B、C表示。現(xiàn)在是35頁\一共有74頁\編輯于星期六數(shù)碼照片的收集、利用36刻錄光盤（1）刻錄要求：數(shù)碼照片檔案應定期刻錄成光盤保管。為保證圖像數(shù)據(jù)的安全，應采用只讀型光盤作為存儲載體，最好使用質量好、容量大的單片盒裝DVD光盤?？啼洉r選擇“一次性寫入”方式，并使用低速刻錄方法?？啼浌獗P時，應一式三套：一套封存保管，一套供查閱利用，一套移交市檔案局，套別分別用字母A、B、C表示?，F(xiàn)在是36頁\一共有74頁\編輯于星期六數(shù)碼照片的收集、利用37（2）刻錄內容：按時間順序排列的數(shù)碼照片文件夾，在文件夾里是順序排列的數(shù)碼照片及說明文件。（3）光盤封面光盤封面結構為：單位名稱＋年度＋數(shù)碼照片+套別?，F(xiàn)在是37頁\一共有74頁\編輯于星期六檔案庫房不能在底層、也不能在頂層，要設置在環(huán)境安全的地方檔案庫房要做到八防：1.防火2．防潮3．防塵4．防有害生物5．防盜6．防光7．防蟲霉8．防水

檔案的保管現(xiàn)在是38頁\一共有74頁\編輯于星期六

文件收集方法

一、按收發(fā)文登記簿收集

《收文登記簿》和《發(fā)文登記簿》是立檔單位公文收進和發(fā)出的流水登記簿冊。按收發(fā)文登記簿收集文件的方法是：現(xiàn)在是39頁\一共有74頁\編輯于星期六

1．發(fā)文。本單位的發(fā)文，要指定專人負責登記、編號、蓋章。文件在蓋章后應當即留下兩份存檔（一份作為檔案保存，另一份留待編輯《發(fā)文匯集》用）。凡未交定稿的正件不發(fā)；用不規(guī)范字跡材料擬寫、審核、簽發(fā)公文的要退回重寫；定稿、附件不齊的不予蓋章。這樣，在把住發(fā)文質量的同時，控制了發(fā)文的存檔數(shù)量，保證了發(fā)文的完整和準確?，F(xiàn)在是40頁\一共有74頁\編輯于星期六

檔案人員如果未身兼文書收發(fā)（或機要）一職，則應主動及時地收集發(fā)文，不等不拖，盡可能做到在文件發(fā)出的同時收齊印件、定稿、附件或被轉發(fā)件等。在翌年初按《發(fā)文登記簿》清收文件時，要寧寬勿嚴，先把文件收齊，至于是否歸檔，可留待下一道工序鑒別?，F(xiàn)在是41頁\一共有74頁\編輯于星期六

2．收文。

對外單位的來文，要根據(jù)本單位具體情況建立收文登記制度。大單位來往文件多，可按行文關系分上級來文、下級來文、同級來文分類登記。中小單位可按收文流水順序登記。來文份數(shù)較多的，在公文處理的同時留足歸檔份數(shù)。來文只有一份而且需要歸檔的，要在文件處理單上加蓋明顯戳記，如“此件辦（閱）后退回歸檔”字樣，并在《收文登記簿》中登記標題處加蓋“歸檔”印章，現(xiàn)在是42頁\一共有74頁\編輯于星期六文件辦完退回后，即在“歸檔”處打鉤，表示文件已存檔。對領導有重要批示的文件，如能夠復印的，可在登記的同時將原件存檔，復印件送經辦部門或人員。一般情況下，按《收文登記簿》收集文件是在一個工作年度結束之后進行。收集時，要對照《收文登記簿》的記載一一收齊。對某些滯留在外的文件，要按照收文辦理程序追蹤收集。現(xiàn)在是43頁\一共有74頁\編輯于星期六

二、按“賬外文件明細表”收集如果把《收文登記簿》和《發(fā)文登記簿》比作兩本“賬”，那么賬外文件就是指未經《收文登記簿》和《發(fā)文登記簿》登記的文件材料，如會議記錄、領導講話、典型材料、表冊、協(xié)議、介紹信、大事記等?，F(xiàn)在是44頁\一共有74頁\編輯于星期六賬外文件中蘊藏著極為重要的信息資源，它對某些賬內文件（收發(fā)文登記簿）起著重要的補充作用。如果不注重賬外文件的收集，往往會影響檔案的齊全和室藏檔案的整體作用發(fā)揮，也影響檔案信息資源的有效利用。由此可見，賬外文件收集是整個檔案收集工作中的一部分。立檔單位的檔案室應根據(jù)本單位工作活動和文件形成的規(guī)律，將必須收集的賬外文件列出明細表，登記入賬，適時收集?，F(xiàn)在是45頁\一共有74頁\編輯于星期六

為了保證賬外文件材料收集的順利進行，應從以下幾個方面開展工作：

（一）普及檔案法律知識，印發(fā)文件歸檔范圍立檔單位要通過一定的方式和途徑普及檔案法律知識，使本單位人員明了檔案法律中關于檔案必須集中統(tǒng)一管理的原則和個人不得據(jù)有公務文件的規(guī)定；打印分發(fā)本單位文件材料歸檔范圍，使領導和有關人員熟悉本崗位需要歸檔的文件種類，適時將辦完的文件材料歸檔?，F(xiàn)在是46頁\一共有74頁\編輯于星期六

（二）建立文件送交制度立檔單位要建立工作人員送交文件材料制度，對各工作人員職責范圍內產生的文件材料，特別是不帶版頭、沒有發(fā)文字號的白頭文件，要列入收集歸檔范圍。凡外出開會、學習、考察、參觀帶回的文件材料，要先登記后借閱。對領導經辦的賬外文件，如請領導批閱的文件、親啟件、負責同志來往的重要文件、領導講話稿、向上級匯報工作的提綱、檢查工作形成的文件等，由秘書負責定期收集并歸檔。單位召開的大型會議，由會議秘書組指定專人現(xiàn)在是47頁\一共有74頁\編輯于星期六負責會議材料的收集；小型專業(yè)會議或部門牽頭召開的會議，由會議主辦部門指定專人負責會議材料的收集；領導機構召開的例會，如黨委會議、局長辦公會議、校長辦公會議等，所形成的會議材料，由會議記錄人負責收集；參加上級機關（包括業(yè)務主管部門）召開的各種會議帶回來的材料，其中與本單位工作活動有密切聯(lián)系的部分，由與會人員集中后交本單位檔案部門?，F(xiàn)在是48頁\一共有74頁\編輯于星期六

（三）不斷疏通賬外文件收集渠道立檔單位檔案室一方面要重視平時收集，經常深入各業(yè)務部門清查各類賬外文件，了解各經辦人員手中所掌握的文件材料，了解業(yè)務部門的活動情況及賬外文件形成的原因，使整個收集工作心中有數(shù)，做到有的放矢，隨時收集，及時歸檔，而不要等到年終再去查、找、對；另一方面檔案室應做好檔案信息開發(fā)利用工作，為領導和各職能部門提供方便，使之愿意把自己經辦和工作中形成的賬外文件交出來?，F(xiàn)在是49頁\一共有74頁\編輯于星期六

（四）以必要可行的措施，控制賬外文件的收集可將部門和人員的崗位職責與年度考核、效能建設、獎懲措施掛鉤；對外出公干人員，應規(guī)定必須先向檔案部門移交帶回的文件，后到財務部門報銷費用開支；對調離人員，應規(guī)定必須先移交個人手頭保存的文件，后到人事部門辦理調動手續(xù)?，F(xiàn)在是50頁\一共有74頁\編輯于星期六

三、“四個結合”收集法一是全面動員與個別清收相結合。立檔單位在年初或年終收集整理檔案時，都分別在單位干部職工大會和辦公會議上作清退文件的動員，要求各部門限期清退。每次動員后，檔案人員要及時到各部門督促收集。對單位領導和因公外出人員存有的文件材料，則進行個別清收。

現(xiàn)在是51頁\一共有74頁\編輯于星期六二是一般要求和指名要求相結合。如遇有的部門因其他原因不能將文件材料清退盡的，由檔案人員按收文簿逐文核對檢查和回憶，一旦發(fā)現(xiàn)短少的文件，就具體指名催收。三是發(fā)動員工主動清退和檔案人員具體幫助相結合。在全面發(fā)動的同時，辦公室組織檔案人員到各部門逐個了解收集或清退文件的進度，及時發(fā)現(xiàn)和幫助解決工作中存在的問題?，F(xiàn)在是52頁\一共有74頁\編輯于星期六四是清退“賬內文件”和收集“賬外文件”相結合?！百~外文件”因未作收發(fā)文登記，所以收集比較困難?？砂l(fā)動有關部門的人員以普查和回憶的方式，理線索，跟蹤追跡。對某些無“賬”可查的會議文件及重要的專題材料，進行逐年、逐季或逐月回憶，開了哪些會，誰參加，再找組織會議的部門和人員要文件，文件不齊的，盡可能補充配套?，F(xiàn)在是53頁\一共有74頁\編輯于星期六

四、“把關收集法”第一關：收文發(fā)文關。收發(fā)文要盡快登記，避免漏登。收集時，應與收發(fā)文登記簿核對，凡登記在冊尤其是應收集歸檔的，一件也不能少，如發(fā)現(xiàn)缺少，要查明原因，及時收回或設法予以補救。第二關：工作計劃關。收集人員要了解本單位及各部門年度工作計劃，弄清一年內要完成哪些工作任務，有計劃地查詢、催收文件材料。現(xiàn)在是54頁\一共有74頁\編輯于星期六第三關：蓋章用印關。凡加蓋單位公章的文件都要留足歸檔份數(shù)，以免事后收集。第四關：內部文件關。了解本單位內部文件的形成者和種類，適時進行收集。第五關：外出人員關。通過相關制度和控制措施，及時收集外出人員帶回的文件材料。第六關：臨時活動關。掌握本單位臨時性大型活動，主動收集文件材料。現(xiàn)在是55頁\一共有74頁\編輯于星期六

第三節(jié)文件收集要求

一、要完整地收集文件材料

（一）要注意收集范圍的完整性

收集文件材料時，應當把本單位所有的部門和可能形成或存留文件的個人納入收集范圍，列為收集對象，以整個單位為收集圈的外延，進行全方位立體式收集，不留盲區(qū)和死角，最大限度地收齊本單位在一定時期內形成的全部文件材料。為此，檔案人員應當做到：現(xiàn)在是56頁\一共有74頁\編輯于星期六1．全面了解本單位的基本職能和內部各機構的職責，從總體上把握單位與部門開展職能活動的規(guī)律、特點以及文件材料在形成、分散、流動、管理和使用等方面的信息；根據(jù)所了解、所把握的情況，對每個部門及有關人員形成的、應收集的文件材料的范圍、種類、數(shù)量等作出規(guī)定，并以制度的形式予以確認實施?，F(xiàn)在是57頁\一共有74頁\編輯于星期六2．把文件材料的形成、積累、整理納入各部門的具體職責和工作人員崗位責任制，并對部門文件材料的形成與積累進行必要的指導，把完整地收集文件材料落到實處。

（二）要注意單項活動形成的文件材料的完整性對每一項具體的活動所形成的文件材料，要逐份收集，避免缺漏，以求達到整個活動形成的文件材料的齊全完整?，F(xiàn)在是58頁\一共有74頁\編輯于星期六例如，某次會議形成18份文件材料，會議結束后收集了18份，那么這次會議的文件材料就收集得很完整。為此，可以依據(jù)系統(tǒng)論的原理開展文件材料的收集工作：

1．同一問題的文件材料，可以從提出問題、處理問題、解決問題的角度逐一收集。

2．同一會議的文件材料，可以根據(jù)會議議程表或文件清單逐一收集。

3．同一事件的文件材料，可以從材料的形成、調查處理、結束過程逐一收集。

4．同一專題的文件材料，可以根據(jù)專題的發(fā)展過程逐一收集?，F(xiàn)在是59頁\一共有74頁\編輯于星期六

（三）要注意保持有密切聯(lián)系的文件邏輯上的完整性和單份文件形式上的完整性有些文件，如請示與批復、轉發(fā)件與被轉發(fā)件、正件與附件、印件與定稿，它們之間具有相互依存的因果邏輯關系。保持這種邏輯關聯(lián)，就是保持文件的完整性，如果缺了其中之一，比如有印件而無定稿、有正件卻無附件，有轉發(fā)件但缺被轉發(fā)件，則破壞了文件之間邏輯上的完整性。另外，對單份文件而言，文件的張頁亦要保持完整?，F(xiàn)在是60頁\一共有74頁\編輯于星期六

二、要準確地收集文件材料文件的準確性，除了文件正文內容的真實性、有效性等要求之外，主要是指每份應當收集的文件，其印件內容與定稿內容要相符；印件要蓋有公章；公文的擬稿、審核、簽發(fā)手續(xù)要完備；原始記錄要有具體的時間和確切的地點；所收集的公文的格式和字跡材料，要符合國家標準《黨政機關公文格式》、《發(fā)文稿紙格式》和《黨政機關公文處理工作條例》的規(guī)定。這就要求檔案人員應當關注文件的形成質量，把檔案管理對文件質量的要求貫穿于公文處理過程，做到超前控制?，F(xiàn)在是61頁\一共有74頁\編輯于星期六

第四節(jié)建立歸檔制度在正常情況下，立檔單位檔案室的收集工作主要是指單位內部文件材料的歸檔。所以，各立檔單位建立健全歸檔制度十分必要，它不僅能確保檔案室有連綿不斷的檔案來源，為開展各項業(yè)務工作提供條件，而且也是為國家積累檔案財富的重要保證。現(xiàn)在是62頁\一共有74頁\編輯于星期六在一個立檔單位，如果文件整理和檔案管理由單位檔案員一人兼管，則由檔案員負責本單位文件材料的歸檔工作。如果文件由本單位各業(yè)務部門（處室、科室、股室）收集整理，則由各業(yè)務部門兼職檔案員負責本部門文件的歸檔工作；立檔單位檔案員對各部門兼職檔案員進行指導，督促其按時歸檔。現(xiàn)在是63頁\一共有74頁\編輯于星期六

一、規(guī)定性文件關于歸檔和歸檔制度的表述《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有?！薄皣乙?guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔?！爆F(xiàn)在是64頁\一共有74頁\編輯于星期六《<中華人民共和國檔案法>實施辦法》規(guī)定：“按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規(guī)定，應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔?！爆F(xiàn)在是65頁\一共有74頁\編輯于星期六