采購及報銷流程規(guī)定章程規(guī)章制度好

采購及報銷流程規(guī)定章程規(guī)章制度好采購及報銷流程規(guī)定章程規(guī)章制度好采買及報銷流程規(guī)定一、目的為了增強(qiáng)企業(yè)采買及報銷業(yè)務(wù)工作的管理，做到有章可循，預(yù)防采買及報銷過程中的各樣缺點(diǎn)，降低采買成本，提升采買及報銷業(yè)務(wù)的質(zhì)量和效率，特?cái)M訂本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定合用于企業(yè)所有物件（固定財(cái)富、勞保用品、辦公用品、節(jié)日慰勞品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采買。三、職責(zé)各部門對辦公用品或勞務(wù)需求應(yīng)依據(jù)需求物件或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬，按期由部門提交《采買申請單》（附件一）于行政部，行政部每個月按期匯總各部門的申購內(nèi)容，提交一份《x年x月采買需求申請總表》（附件二）由企業(yè)決議層進(jìn)行批復(fù)；關(guān)于已同意的申購內(nèi)容，財(cái)務(wù)部依據(jù)申購需求撥款或供給采買金額估算，行政部進(jìn)行協(xié)調(diào)及完成采買。行政部在辦理采買內(nèi)容時應(yīng)以資源最優(yōu)化和成本合理化為原則，經(jīng)過適合的渠道達(dá)成采買任務(wù)，如遇特別狀況或任務(wù)，需其余部門或人員參加采買，可于《x年x月采買需求申請總表》（附件二）內(nèi)標(biāo)明。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)遵照節(jié)儉節(jié)儉的原則，妥當(dāng)辦理部門內(nèi)提交的采買需求，對企業(yè)財(cái)富的使用和保留做好監(jiān)監(jiān)工作；各位職工有義務(wù)妥當(dāng)保留辦公用品及合理使用耗費(fèi)類辦公品，防止揮霍與浪費(fèi)。董事長有權(quán)對生產(chǎn)經(jīng)營采買、固定財(cái)富購買、維修等計(jì)劃做最后批復(fù)和調(diào)整。采買經(jīng)辦人在采買過程中需負(fù)責(zé)發(fā)票的采集和辦理結(jié)算，并對發(fā)票的真切性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)；所有單據(jù)齊備后于企業(yè)規(guī)按限期內(nèi)向財(cái)務(wù)部提交審察和報銷。行政部負(fù)責(zé)依照本制度第二條所波及的內(nèi)容對所有企業(yè)財(cái)富及物件做好登記存案，以及協(xié)調(diào)達(dá)成對各種固定財(cái)富的平時保護(hù)和定期檢修。四、采買作業(yè)操作流程物質(zhì)采買的申請與審批各部門依據(jù)工作計(jì)劃、實(shí)質(zhì)需要以及庫存狀況于每個月20**上報次月的采買計(jì)劃，填寫《采買申請單》（附件一），由部門負(fù)責(zé)人署名后交由行政部匯總。經(jīng)行政部初審后，由行政部填寫《x年x月采買需求申請總表》（附件二），將月度采買計(jì)劃提交企業(yè)決議層同意后執(zhí)行。未列入當(dāng)月采買計(jì)劃或高出計(jì)劃的暫時采買申請需先向行政部確認(rèn)庫存為零，且對實(shí)質(zhì)工作產(chǎn)生即時影響的狀況下，可依據(jù)實(shí)際狀況填寫《特別狀況采買申請單》（附件三），由部門負(fù)責(zé)人署名并與行政部交流后，提交企業(yè)決議層審批，批復(fù)后見告行政部執(zhí)行采買。除不行估計(jì)的特別用途外，原則上不受理一般辦公用品的暫時申請。采買比價行政部在采買前須對所需采買物件的渠道進(jìn)行認(rèn)識和多方選擇，依據(jù)《x年x月采買需求申請總表》（附件二）中注明估算，對預(yù)采買物件供給起碼2家或以上的供給商報價和聯(lián)系方式，若有需要可聯(lián)系供給商進(jìn)行實(shí)地觀察。所有采買及報銷業(yè)務(wù)應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部物價審察后方可報企業(yè)決策層簽批，后方可進(jìn)行采買和報銷。采買實(shí)行及物質(zhì)查收企業(yè)的采買及報銷業(yè)務(wù)一致由行政部負(fù)責(zé)辦理，其余部門或人員不得在未經(jīng)同意的狀況下自行采買。采買物質(zhì)運(yùn)到本企業(yè)時，先由行政部比較查對采買計(jì)劃，經(jīng)確認(rèn)無誤后進(jìn)行質(zhì)量查驗(yàn)，查驗(yàn)合格的物質(zhì)由行政部登記入庫，檢驗(yàn)不合格的物質(zhì)不得辦理入庫。物質(zhì)分派采買物質(zhì)分派以收到當(dāng)月各部門申請的先后次序，并依據(jù)實(shí)質(zhì)采買物質(zhì)數(shù)目進(jìn)行合理分派。由各部門申請人署名領(lǐng)取。領(lǐng)取記錄由行政部門負(fù)責(zé)保存?zhèn)洳椤齑嫖镔|(zhì)應(yīng)實(shí)時更新盤點(diǎn)，不出現(xiàn)重復(fù)購買或因分派不均而致使的重復(fù)支出。對分派的固定財(cái)富需由部門負(fù)責(zé)人署名查收，行政部門應(yīng)實(shí)時達(dá)成企業(yè)固定財(cái)富的登記存案。五、報銷采買發(fā)票按規(guī)定可以獲得增值稅發(fā)票的，一定討取增值稅發(fā)票；不可以獲得的，應(yīng)向供給商討取一般發(fā)票。行政部應(yīng)防止向不可以提供發(fā)票的供給商進(jìn)行采買，如遇特別狀況，應(yīng)向供給商索要收條并附帶有供給商名稱的付款憑據(jù)截圖。在報銷時需由行政部提交《x年x月采買入庫單》（附件四），連同有關(guān)憑據(jù)報經(jīng)財(cái)務(wù)部審察，并經(jīng)企業(yè)決議層同意后，出納人員方可予以報銷。財(cái)務(wù)部在對采買物件報銷時，應(yīng)該仔細(xì)審察采買清單及有關(guān)單據(jù)，對賬目結(jié)算不清、不切合本制度規(guī)定以及不切合稅務(wù)制度規(guī)定的報銷憑據(jù)財(cái)務(wù)部不得辦理有關(guān)報銷手續(xù)。六、責(zé)任不按規(guī)定程序及未經(jīng)審批采買的，由行政部或請購部門人員自行負(fù)責(zé)辦理；已經(jīng)與供方簽署購銷合同，致使企業(yè)因不可以履約而發(fā)生的損失由有關(guān)人員肩負(fù)所有責(zé)任及補(bǔ)償。經(jīng)審批的采買計(jì)劃和申請，行政部應(yīng)在采買限期內(nèi)采買到位，因非人為原由未能采買到位的部分應(yīng)實(shí)時與需求部門交流解決方案。經(jīng)查實(shí)為未經(jīng)比價致使采買價錢顯然高于正常采買渠道價錢的狀況（除有正當(dāng)原由解說外），價錢高出部分由采買人員自行肩負(fù)。提交供給商報價時，與供給商串聯(lián)抬高價錢，從中牟取私利；經(jīng)查實(shí)后由采買人員肩負(fù)相應(yīng)損失并接受企業(yè)處罰。物件使用部門一定依照實(shí)質(zhì)需要，填寫《采買申請單》（附件一）。因填寫不規(guī)范，致使沒法確認(rèn)請購物質(zhì)必需信息的，行政部有權(quán)拒絕采買。采買計(jì)劃及申請一定由請購部門指定專人提交行政部審批。對貪戀省事、亂報采買計(jì)劃，造成本企業(yè)流動資本使用浪費(fèi)的，依照采買物件實(shí)質(zhì)價值的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對有關(guān)責(zé)任人處以罰款。財(cái)務(wù)部一定仔細(xì)執(zhí)行審察監(jiān)察責(zé)任，對審察把關(guān)工作不嚴(yán)、不實(shí)時向企業(yè)決議層報告采買有關(guān)事實(shí)，并造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處罰。行政部一定對所有運(yùn)抵本企業(yè)的采買物件，依照采買合同規(guī)定的質(zhì)量要求進(jìn)行質(zhì)量查驗(yàn)。若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符時，一定實(shí)時報告企業(yè)決議層進(jìn)行辦理。禁止質(zhì)量不符的外購物件入庫。因查收人員玩忽職守造成經(jīng)濟(jì)損失的，賜予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處罰。行政部對查收合格的外購物件辦理入庫手續(xù)，并對入庫采買物件的數(shù)目負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)目不符時，應(yīng)該實(shí)時向企業(yè)決議層報告，同時妥當(dāng)保留該批采買物件等候辦理